企業(yè)采購管理業(yè)務(wù)流程與規(guī)程制度匯編【3條流程+3份實用制度】

企業(yè)采購管理業(yè)務(wù)流程與規(guī)程制度匯編 1 采購管理目標(biāo) 1 1 采購業(yè)務(wù)目標(biāo) 采購業(yè)務(wù)目標(biāo)主要是指企業(yè)在一定條件下購買生產(chǎn)、經(jīng)營所需物資過程中應(yīng)達(dá)到的目標(biāo)。具體內(nèi)容如圖 2-1所示。 圖 2-1 采購業(yè)務(wù)目標(biāo) 1 2 采購財務(wù)目標(biāo) 采購財務(wù)目標(biāo)是指企業(yè)通過對采購活動進(jìn)行內(nèi)部控制，確保資金安全以及最大化利用。具體內(nèi)容如圖 2-2所示。 圖 2-2 采購財 務(wù)目標(biāo) 2 采購業(yè)務(wù)風(fēng)險 1 采購經(jīng)營風(fēng)險 采購經(jīng)營風(fēng)險是指企業(yè)在采購經(jīng)營活動過程中可能存在的風(fēng)險。具體如圖 2-3所示。 目標(biāo) 1 按照企業(yè)內(nèi)部會計制度，真實、準(zhǔn)確、完整地核算物資價值以及相關(guān)債權(quán)債務(wù) 目標(biāo) 2 確保資金支付安全 目標(biāo) 3 減少資金的占用 目標(biāo) 4 規(guī)范付款方式與程序及與供應(yīng)商對賬的工作程序，確保付款正確，減少資金損失 目標(biāo) 1 按質(zhì)按量按時完成采購任務(wù)，經(jīng)濟(jì)高效地滿足企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的物資需求，確保供應(yīng)穩(wěn)定 目標(biāo) 2 建立“統(tǒng)一管理、統(tǒng) 一采購、統(tǒng)一儲備、統(tǒng)一結(jié)算”的物資采購供應(yīng)管理體制 目標(biāo) 3 在全球范圍內(nèi)搜索資源，追求物資采購性能價格比最優(yōu)和供應(yīng)總成本最低 目標(biāo) 4 實行協(xié)議采購、招標(biāo)采購和詢比價采購三者結(jié)合，提高物資供應(yīng)效率 目標(biāo) 5 爭取獲得有利付款條件與付款方式，保證按照合同結(jié)算條款履行資金支付責(zé)任 目標(biāo) 6 及時組織資金，嚴(yán)格審查付款手續(xù)，降低付款風(fēng)險 目標(biāo) 7 強(qiáng)化物資供應(yīng)過程控制，增強(qiáng)物資供應(yīng)工作主動權(quán) 目標(biāo) 8 物資采購過程公開、規(guī)范有序、合規(guī)合法 目標(biāo) 9 物資采購合同或協(xié)議符合國家 法律法規(guī)、外貿(mào)政策和企業(yè)內(nèi)部規(guī)章制度 圖 2-3 采購經(jīng)營風(fēng)險 2 采購財務(wù)風(fēng)險 采購財務(wù)風(fēng)險是指企業(yè)在采購活動的會計核算過程中出現(xiàn)的風(fēng)險。具體如圖 3-4所示。 采購行為違反國家法律法規(guī)，可能遭受外部處罰、經(jīng)濟(jì)損失和信譽(yù)損失 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 1 制度不健全或有漏洞，制度執(zhí)行不到位和監(jiān)督考核不力，導(dǎo)致違紀(jì)違規(guī)問題發(fā)生 內(nèi)容內(nèi)容 內(nèi)容 2 物資需求計劃不 明確、不及時，變更頻繁，不能夠有效滿足企業(yè)運(yùn)營發(fā)展的需求 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 3 請購依據(jù)不充分、不合理，相關(guān)審批程序不規(guī)范、不正確，可能導(dǎo)致企業(yè)資產(chǎn)損失、資源浪費(fèi)或舞弊現(xiàn)象發(fā)生 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 4 物資供應(yīng)過程控制能力弱，采購物資質(zhì)量不能滿足技術(shù)要求，影響企業(yè)運(yùn)營發(fā)展 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 5 分散對外采購，不能形成整體和批量采購優(yōu)勢，造成采購資金的浪費(fèi)和流失 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 6 供應(yīng)商選擇不當(dāng)，指定或變相指定供應(yīng)商，給企業(yè)造成 經(jīng)濟(jì)損失，滋生腐敗 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 7 物資采購一單一價、一單一招標(biāo)、一單一簽約，供需關(guān)系不穩(wěn)定，供應(yīng)費(fèi)用增加 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 8 重復(fù)儲備、庫存結(jié)構(gòu)不合理，儲備資金占用大 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 9 采購驗收程序不規(guī)范，可能造成資產(chǎn)損失或賬實不符 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 10 采購合同或協(xié)議條款權(quán)責(zé)不清，審批程序不當(dāng)，或不符合國家相關(guān)規(guī)定及貿(mào)易政策，導(dǎo)致經(jīng)濟(jì)糾紛和經(jīng)濟(jì)損失 內(nèi)容 內(nèi)容 11 圖 2-4 采購財務(wù)風(fēng)險 資金分散使用，付款時間、方式 、金額不恰當(dāng)造成資金效益的流失 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 1 結(jié)算不及時，多記、錯記、漏記物資入庫、庫存或應(yīng)付賬款，導(dǎo)致財務(wù)數(shù)據(jù)不準(zhǔn)確、不完整 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 2 會計核算不規(guī)范，不能如實反映財務(wù)狀況，影響財務(wù)報告的真實性 內(nèi)容 內(nèi)容 內(nèi)容 3 3 采購管理業(yè)務(wù)流程 3 1 請購與審批控制流程 請購與審批控制流程 業(yè)務(wù)流程 序號 責(zé)任 部門 /人 配合 /支持 部門 不相容 職責(zé) 監(jiān)督檢查 方法 相關(guān) 制度 1 需求 部門 采購部 審核 審批 檢查需求單等是否填寫規(guī)范、資料是否完備 采購授權(quán)與審批制度 2 采購部 審核 審批 檢查采購需求匯總表單是否填寫正確、規(guī)范 采購授權(quán)與審批制度 3 采購部 倉儲部 監(jiān)督需求分析、庫存分析方法是否科學(xué)、合理 采購授權(quán)與審批制度 4 采購部 審核 審批 檢查申請單是否填寫規(guī)范、資料是否齊全 采購授權(quán)與審批制度 5 財務(wù)部、主管 副總、 總經(jīng)理 采購 申請 檢查是否按規(guī)定權(quán)限范圍進(jìn)行審批，有無越權(quán)現(xiàn)象 采購授權(quán)與審批制度 6 采購部 審核 審批 檢查采購方案是否科學(xué)，是否經(jīng)過審批程序 采購授權(quán)與審批制度 7 采購部 倉儲部、 質(zhì)檢部 監(jiān)督采購過程是否符合國家與企業(yè)相關(guān)規(guī)定 采購與驗收控制細(xì)則 1根據(jù)需求提出 采購需求申請 2 匯總各部門的 采購需求 3庫存分析、物資需求分析 4編制采購申請單，提出申請 5權(quán)限范圍內(nèi)審批 6制定并完善采購實施方案 7實施采購 3 2 采購與驗收控制流程 采購與驗收控制流程 業(yè)務(wù)流程 序號 責(zé)任 部門 /人 配合 /支持 部門 不相容 職責(zé) 監(jiān)督檢查 方法 相關(guān) 制度 1 采購部 相關(guān)部門 審核 檢查采購活動是否按照計劃與方案進(jìn)行 采購與驗收控制細(xì)則 2 采購部 技術(shù)部、 生產(chǎn)部、 質(zhì)檢部 審核 審批 檢查是否按規(guī)定篩選供應(yīng)商、采購價格是否合理 采購與驗收控制細(xì)則、供應(yīng)商評價管理辦法 3 采購部 總經(jīng)理 法務(wù)部、 行政部 審核 審批 檢查采購合同是否符合國家與企業(yè)規(guī)定，是否經(jīng)審批程序 采購與驗收控制細(xì)則、 合同法 4 倉儲部 采購部 檢查是否執(zhí)行到貨核對、物資與采購單是否相符 采購與驗收控制細(xì)則 5 質(zhì)檢部 采購部、 倉儲部 采購 檢查是否按照規(guī)定的驗收程序進(jìn)行驗收 采購與驗收控制細(xì)則 6 質(zhì)檢部 采購部、 倉儲部 審核 審批 檢查質(zhì)檢報告內(nèi)容的真實性和數(shù)據(jù)的準(zhǔn)確性 采購與驗收控制細(xì)則 7 采購部 倉儲部、 供應(yīng)商 審批 檢查解決方案的可行性以及是否符合企業(yè)利益 采購與驗收控制細(xì)則 8 倉儲部 采購部 檢查入庫臺賬編制是否規(guī)范，賬實是否相符 采購與驗收控制細(xì)則 1制定并執(zhí) 行采購計劃與方案 2供應(yīng)商篩選、談判，確定價格 3簽訂采購合同或協(xié)議 4到貨核對 5物資驗收 6出具驗收報告 7相關(guān)問題處理 8物資入庫與臺賬登記 4 采購管理業(yè)務(wù)流程相關(guān)細(xì)則、辦法、規(guī)定、制度 4 1 采購授權(quán)與審批制度 制度名稱 采購授權(quán)與審批制度 制度編號 受控狀態(tài) 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 生效日期 第 1章 總則 第 1條 目的 為加強(qiáng)物資采購管理 ，明確采購授權(quán)范圍與審批權(quán)限，規(guī)范公司的采購審批工作，提高采購效率，特制定本制度。 第 2條 適用范圍 本制度適用于公司正常運(yùn)營發(fā)展所需所有物資的采購作業(yè)，包括原材料、設(shè)備、辦公用品等。 第 3條 公司執(zhí)行采購各相關(guān)部門及崗位責(zé)任制 1采購部是公司物資采購的歸口管理部門，負(fù)責(zé)物資需求信息的匯總、提出采購申請、制訂采購計劃、供應(yīng)商選擇與管理、價格談判、參與采購驗收及結(jié)算付款申請等工作。 物資需求部門填制物資需求單，經(jīng)部門主管審批簽字后報采購部匯總審核。 3質(zhì)檢部負(fù)責(zé)采購物資的質(zhì)量檢驗，出具驗收報告等工作。 4倉儲部協(xié)助開展物資驗收工作，辦理物資入庫手續(xù)及進(jìn)行物資登記與保管。 5財務(wù)部負(fù)責(zé)按采購合同進(jìn)行采購付款審核、辦理付款作業(yè)并做相關(guān)賬務(wù)處理。 第 4條 采購作業(yè)需明確各不相容崗位職責(zé)分離的原則，以達(dá)成有效的采購制約與監(jiān)督。 1請購與審批崗位分離。 供應(yīng)商選擇與審批崗位分離。 3采購合同或協(xié)議的擬定與審核、審批崗位分離。 4采購、驗收與記錄崗位分離。 5付款申請、審批與執(zhí)行崗位分離。 第 2章 采購申請審批 第 5條 年度采購計劃的制訂與審批 1各部門必須在每年 12 月底之前做好采購部下發(fā)的第二 年度物資計劃申請表填報工作。 在填報第二年度物資計劃申請表時，各部門應(yīng)根據(jù)公司下達(dá)的年度工作任務(wù)情況制訂出全年運(yùn)營發(fā)展所需的物資用量計劃，確保本部門計劃符合運(yùn)營和發(fā)展的需要。 3各部門物資需求計劃經(jīng)部門經(jīng)理審核簽字后提交采購部。 4采購部匯總和審定各部門的年度需求，編制年度采購計劃，提交主管副總進(jìn)行審核。 5年度采購計劃經(jīng)主管副總審批通過后，采購部將其作為最終采購計劃反饋至相關(guān)部門。 第 6條 月度采購計劃的制訂與審批 1各物資使用部門于每月 25日前根據(jù)次月工作計劃填寫物資需求單，由部門經(jīng)理簽字 后交采購部。 倉儲部相關(guān)人員根據(jù)庫存情況向采購部提供相關(guān)存貨數(shù)據(jù)，并提供相關(guān)物資的采購預(yù)警。 3采購部匯總各部門的物資需求單并根據(jù)庫存對其進(jìn)行修正后，編制月度采購申請計劃（如下表所示）報相關(guān)權(quán)限范圍內(nèi)的領(lǐng)導(dǎo)審批。 月度采購申請計劃 編號： 年 月 日 名稱 規(guī)格 請購數(shù)量 庫存數(shù)量 采購數(shù)量 一次交貨 分批交貨 交貨日期 備注 4審批工作在每月 28 日前完成。 5采購人員根據(jù)審批結(jié)果實施采購。 6采購部及時將各部門未列入公司采購計劃的項目反饋到各部門。 第 7條 采購相關(guān)人員需嚴(yán)格執(zhí)行采購申請審批權(quán)限規(guī)定（如下表所示）。 采購申請審批權(quán)限規(guī)定 采購項目 采購金額（元） 審批人 屬統(tǒng)購項目的原料、物料及其他物資 / 部門經(jīng)理、總經(jīng)理 非屬統(tǒng)購項目的原料、物料及其他物資 生產(chǎn)性設(shè)備 3 000 元以下 采購部經(jīng)理 3 000 10 000 元 部門經(jīng)理、采購部 經(jīng)理 10 000元以上 部門經(jīng)理、總經(jīng)理 非生產(chǎn)性設(shè)備 300元以下 采購部經(jīng)理 300 2 000 元 部門經(jīng)理、采購部經(jīng)理 2 000 元以上 部門經(jīng)理、總經(jīng)理 辦公用品 300元以下 采購部經(jīng)理 300 5 000 元 部門經(jīng)理、采購部經(jīng)理 5 000 元以上 部門經(jīng)理、總經(jīng)理 第 8條 審批工作原則 1采購申請按權(quán)限規(guī)定，逐級審批，總經(jīng)理行使最后審批權(quán)。 審批內(nèi)容主要是確定是否應(yīng)采購、按什么標(biāo)準(zhǔn)采購以及采購的數(shù)量、質(zhì)量。 3審批的經(jīng)濟(jì)性原則是指在滿足公司生產(chǎn)經(jīng)營需求的前提下最 大限度地減少開支。 第 9條 對預(yù)算外請購單的審批，除執(zhí)行以上審批手續(xù)外，一律報總經(jīng)理審批。 第 10條 采購計劃增補(bǔ)審批程序 1相關(guān)部門經(jīng)理審批增補(bǔ)需求計劃申請表，將增補(bǔ)需求計劃申請表遞送采購部。 采購部接到相關(guān)部門報送的增補(bǔ)需求計劃申請表后一個工作日內(nèi)編制月度增補(bǔ)采購計劃。 3采購部經(jīng)理半個工作日內(nèi)審批月度增補(bǔ)采購計劃。 4主管副總一個工作日內(nèi)審批采購部經(jīng)理審批同意的非生產(chǎn)類和 5萬元以上的生產(chǎn)類月度增補(bǔ)采購計劃。 5采購部將采購部經(jīng)理或主管副總審批同意的月度增補(bǔ)采購計劃報財務(wù)部。 6財務(wù)部經(jīng)理根據(jù)資金狀況，針對月度增補(bǔ)采購計劃簽署部門意見，半個工作日內(nèi)將 5萬元以內(nèi)的生產(chǎn)類增補(bǔ)計劃直接反饋給采購部門，非生產(chǎn)類的和采購金額超 5 萬元的生產(chǎn)類增補(bǔ)計劃由主管財務(wù)的副總在半個工作日內(nèi)審批。 7將主管財務(wù)副總同意后的月度增補(bǔ)采購計劃反饋給采購部，采購部去除價格因素抄送需求部門。 第 11 條 撤銷請購的審批流程 1原請購部門通知采購部門停止采購，同時于物資需求單的第一、二聯(lián)加蓋紅色“撤銷”戳記并注明撤銷原因。 若未執(zhí)行采購，則采購部于原請購單上加蓋“撤銷”章后，轉(zhuǎn)原請購部。 3若已簽訂采購 合同且請購單已送倉儲部待辦收料，采購部應(yīng)通知撤銷部門，并由倉儲部據(jù)此將請購單退回原請購部門。 第 12條 緊急采購的審批程序 1請購部門填寫緊急采購申請審批單（如下表所示），注明需采購物資的基本信息，如名稱、規(guī)格、型號、底價、建議價格等，同時詳細(xì)說明緊急采購的原因，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，交公司領(lǐng)導(dǎo)審批。 緊急采購申請審批單 物資名稱 型號 /規(guī)格 用途 底價 參考價格 請購數(shù)量 請購原因 請購部門經(jīng)理確認(rèn) 主管副總 /總經(jīng)理審批 申請部門： 申請人： 申請日期： 緊急采購的物資價值在 5 000（含）元以下的，請購部門需報采購總監(jiān)審批，審批同意后，轉(zhuǎn)交采購部實施緊急采購作業(yè)。 3緊急采購的物資價值在 5 000元以上的，請購部門需報公司總經(jīng)理審批，審批同意后，轉(zhuǎn)交采購部實施緊急采購作業(yè)。 4特殊情況下，請購部門可直接請示公司總經(jīng)理，在緊急采購后補(bǔ)辦相關(guān)審批手續(xù)。 5對于一些低值易耗生產(chǎn)物資的緊急采購，允許由采購部經(jīng)理直接審批先行采購，再補(bǔ)充相關(guān)手續(xù)與文件。 第 3章 采購合同審批 第 13條 合同簽署前，有關(guān)責(zé)任人應(yīng)當(dāng)對合同初稿會審稿所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查。合同審查的具體分工和流程如下。 1公司財務(wù)部主要負(fù)責(zé)對合同價款的形成依據(jù)、款項收取或支付條件等條款進(jìn)行審查并提出意見。 法律顧問主要對合同內(nèi)容條款的合法性進(jìn)行審查并提出審查意見。 3主管副總負(fù)責(zé)對合同所涉內(nèi)容進(jìn)行全面審查并提出審查意見。 4總經(jīng)理根據(jù)相關(guān)部門所提意見、辦理程序的規(guī)范性以及其他認(rèn)為需要審查的內(nèi)容對合同進(jìn)行審閱并簽署意見。 5采購部經(jīng)理在審查后簽字認(rèn)可合同文本。 6采購部根據(jù)總經(jīng)理的審查意見修改合同文本，并將總經(jīng) 理審查意見、合同簽署相關(guān)附件等文件再次報送審查后，由公司總經(jīng)理或受總經(jīng)理授權(quán)的相關(guān)人員正式簽署合同。 第 14條 公司根據(jù)對初稿會審稿修訂簽審后的合同定稿簽訂合同，零星物資根據(jù)財務(wù)部、設(shè)備部、使用部門簽署的零星物資采購合同主要條款會簽表簽訂合同。 第 15條 采購簽約權(quán)限規(guī)定 1公司采購部經(jīng)理有權(quán)簽署采購標(biāo)的額在 5 000 元以下的采購合同。 公司主管副總有權(quán)簽署合同標(biāo)的額在 5 000 10 000 元的采購合同。 3合同標(biāo)的額在 20 000 元以上的采購合同需由公司總經(jīng)理簽署。 4公司直屬分支機(jī)構(gòu)和分公司 采購合同在公司總經(jīng)理的授權(quán)范圍內(nèi)簽署。 第 4章 采購驗收審批 第 16條 質(zhì)檢人員根據(jù)公司的檢驗程序執(zhí)行抽檢、判定，根據(jù)檢驗結(jié)果填寫檢驗報告，經(jīng)采購部、倉儲部、質(zhì)檢部會簽后報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，其審批權(quán)限與采購簽約的權(quán)限規(guī)定相同。 第 17條 若采購物資規(guī)格、數(shù)量或質(zhì)量與采購訂單或合同有差異，采購部需及時與供應(yīng)商聯(lián)系，協(xié)商解決辦法，并報主管副總或公司總經(jīng)理審批。 第 18條 特采申請與審批程序規(guī)定 1經(jīng)質(zhì)檢部負(fù)責(zé)人確認(rèn)為不合格物資后，采購部根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需求決定是否申請?zhí)夭?，使用部門也可根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營情況提出特采 申請。 申請?zhí)夭蓵r，必須詳細(xì)填寫特采作業(yè)申請書，寫明不合格原因及特采原因。 3由采購部召集技術(shù)部、質(zhì)檢部、使用部門相關(guān)負(fù)責(zé)人召開會審會議，針對不合格原因、采購合同、技術(shù)工藝進(jìn)行分析并得出結(jié)論，與會人員簽署是否同意特采申請的處理意見。 4會審意見呈交采購總監(jiān)、公司總經(jīng)理進(jìn)行審核并簽署最后意見。 第 5章 附則 第 19條 本制度由總經(jīng)理批準(zhǔn)后執(zhí)行、修改或廢止。 第 20條 本制度實施后，凡既有的類似規(guī)定自行終止，與本制度相抵觸的，以本制度為準(zhǔn)，與國家有關(guān)規(guī)定相抵觸的，以國家有關(guān)規(guī)定為準(zhǔn)。 編制日期 審核日期 批準(zhǔn)日期 修改標(biāo)記 修改處數(shù) 修改日期 4 2 采購與驗收控制細(xì)則 細(xì)則名稱 采購與驗收控制細(xì)則 細(xì)則編號 受控狀態(tài) 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 生效日期 第 1章 總則 第 1條 目的 為規(guī)范公司采購與驗收作業(yè)，明確采購及驗收人員的工作職責(zé)，加強(qiáng)采購過程控制與采購質(zhì)量控制，特制定本細(xì)則。 第 2條 適用范圍 公司的采購活動以及采購物資驗收活動均應(yīng)遵照本細(xì)則辦理。 第 3條 職責(zé) 1采購部負(fù)責(zé)采購的計劃、組織與實施工作。 倉儲部收貨人員負(fù)責(zé)物資的清點(diǎn)、登記以及按照實 際數(shù)量填報驗收單等工作。 3質(zhì)檢部人員根據(jù)標(biāo)準(zhǔn)嚴(yán)格執(zhí)行質(zhì)量檢查驗收，不合格品驗收不予通過。 第 4條 控制原則 1結(jié)合生產(chǎn)經(jīng)營需要開展物資采購工作，保障原材料和各項物資的連續(xù)供應(yīng)。 在保障供應(yīng)的前提下，選擇優(yōu)質(zhì)物資，確保采購物資質(zhì)量合格。 3開拓貨源基地，優(yōu)化供應(yīng)渠道，降低采購成本。 4驗收工作嚴(yán)格執(zhí)行公司驗收標(biāo)準(zhǔn)，杜絕違規(guī)、違法及暗箱操作。 第 2章 采購申請與審批 第 5條 物資需求部門填寫物資需求單，詳細(xì)注明需求物資的品名、型號、技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、數(shù)量、預(yù)計價格、需求原因、要求到位時間等，并提交部門經(jīng)理審批。 第 6 條 物資需求部門將經(jīng)部門經(jīng)理審批通過后的物資需求單提交采購部，采購部匯總并結(jié)合年度采購計劃和庫存情況編制公司的采購申請單，按權(quán)限規(guī)定報相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批。 第 7 章 采購部將經(jīng)審批通過的采購申請單交財務(wù)部，財務(wù)部根據(jù)本期預(yù)算及財務(wù)總監(jiān)的意見審核批準(zhǔn)并蓋章。 第 8條 若無法于需用日期辦妥采購申請單，必須及時通知請購部門。 第 9 條 物資需求部門若需要變更申請采購 物資的規(guī)格或數(shù)量，必須立即通知采購部，及時根據(jù)實際情況更改采購計劃。 第 10 條 緊急采購應(yīng)填寫緊急采購申請表，經(jīng)部門經(jīng)理審批后，由公司采購總監(jiān)核準(zhǔn)后才能列入采購范圍。 第 11 條 緊急采購時，由請購部門于“備注”欄注明原因并加蓋“緊急采購”章，以急件卷宗遞送。 第 12條 材料檢驗須試車方能實施者，物資需求部門應(yīng)于“備注”欄注明“試車檢驗”及“預(yù)定試車期限”。 第 13條 免開請購單事項規(guī)定如下。 公司規(guī)定零星采購及小額零星采購物資項目、招待用品采購項目免開請購單，請購部門填寫行政總務(wù)品申請單委托 行政部辦理。 第 3章 采購過程管理 第 14條 公司采購部根據(jù)采購物資的性質(zhì)選擇采購方式，一般采用招標(biāo)采購、詢價議價采購、定價采購、公開市場采購等方式（如下表所示）。 采購方式說明表 采購方式 采用說明 適用范圍 招標(biāo)采購 1對物資采購的所有條件，包括物資名稱、規(guī)格、數(shù)量、交貨日期、付款條件、罰則以及投標(biāo)押金等信息予以詳細(xì)列表，登報公告 在規(guī)定時限內(nèi)收齊投標(biāo)供應(yīng)商的標(biāo)書并準(zhǔn)備開標(biāo)工作 3根據(jù)供應(yīng)商報價、服務(wù)等進(jìn)行評標(biāo)，確定中標(biāo)單位 4招標(biāo)過程出現(xiàn)舞弊行為或結(jié)果高于底價時，采購人員有權(quán)廢標(biāo)，以議價處 理 對于大宗、貴重和批量性物資的采購可采取招標(biāo)采購的方式 詢價、議價采購 1選擇 3家以上符合采購條件的供應(yīng)商作為詢價對象 供應(yīng)商提供報價的物資規(guī)格與請購規(guī)格不同時，采購人員應(yīng)送需求部門確認(rèn) 3對于已核定的材料，采購部必須經(jīng)常分析或收集資料，作為降低成本的依據(jù) 4針對品質(zhì)、交期、服務(wù)等方面進(jìn)行談判 對于市場供應(yīng)充足的材料、用品或項目物資，可采用詢價議價方式獲得最優(yōu)價格 定價采購 通過定價以現(xiàn)款收購 采購物資數(shù)量巨大、無法由一兩家供應(yīng)商全部提供，或是市面上該物資匱乏時，可采用定價采購的方式 公開市場采購 公開市場采購是指采購人員在公開交易或拍賣場所進(jìn)行的隨時動機(jī)式的采購，價格的變動較為頻繁 一般適合用于大宗物料的采購 第 15條 供應(yīng)商選擇程序 1采購人員應(yīng)不定期收集供應(yīng)商信息，收集內(nèi)容包括供應(yīng)商的資質(zhì)、經(jīng)營范圍、服務(wù)質(zhì)量等。 采購人員應(yīng)從生產(chǎn)需求、價格、質(zhì)量、服務(wù)、數(shù)量、供貨周期、合作歷史記錄等角度考察供應(yīng)商，根據(jù)考察結(jié)果編寫供應(yīng)商情況分析表，詳細(xì)登記供應(yīng)商各方面的情況。 3采購部經(jīng)理根據(jù)供應(yīng)商情況分析表初步篩選符合條件的供應(yīng)商，分析各供應(yīng)商優(yōu)劣，確定兩家以上備選合作供應(yīng)商。 4采購 部相關(guān)人員與備選供應(yīng)商談判，主要以產(chǎn)品規(guī)格、交貨期確認(rèn)、價格和后期服務(wù)為重點(diǎn)談判項目，其中，采購價格要符合公司底價制定要求。 5采購部相關(guān)人員根據(jù)談判結(jié)果擬定供應(yīng)商選定方案，報主管副總與總經(jīng)理審核。 6采購部根據(jù)審批結(jié)果選定供應(yīng)商，并擬定采購合同。 第 16條 采購部協(xié)同生產(chǎn)部經(jīng)理、質(zhì)檢部經(jīng)理、財務(wù)部經(jīng)理、法務(wù)人員等召開采購合同評審會，根據(jù)供應(yīng)商情況分析表等對采購合同進(jìn)行評審，提出評審意見，并確定供應(yīng)商的采購份額。 第 17條 若采購合同金額在總經(jīng)理審批權(quán)限內(nèi)，采購合同由公司總經(jīng)理批準(zhǔn)執(zhí)行；若采購合 同金額超出總經(jīng)理審批權(quán)限，采購合同需上報董事會審批，同時遞交評審會意見。 第 18條 采購部代表公司簽署采購合同，采購部人員執(zhí)行采購，并將采購申請表和采購合同轉(zhuǎn)交財務(wù)部進(jìn)行結(jié)算付款。 第 19條 采購部人員負(fù)責(zé)跟進(jìn)供應(yīng)商履約情況，填寫采購工作日報并上報相關(guān)部門，確保按進(jìn)度完成采購作業(yè)。 第 4章 采購價格管理 第 20條 公司各有關(guān)單位和部門均有義務(wù)協(xié)助提供價格訊息，以便采購部進(jìn)行比價參考。 第 21條 采購部根據(jù)調(diào)查價格信息對采購物資成本進(jìn)行分析，目的在于確定物資成本的合理性和適當(dāng)性。進(jìn)行成本分析 的項目包括以下 7項。 1物資的制作方法和生產(chǎn)工藝。 物資制作所需的特殊設(shè)備和工具。 3物資生產(chǎn)所耗費(fèi)的直接或間接的人工成本。 4物資生產(chǎn)所耗費(fèi)的直接或間接的材料成本。 5物資生產(chǎn)制造所需費(fèi)用或者外包費(fèi)用。 6物資營銷費(fèi)用。 7物資管理費(fèi)用以及稅收。 第 22條 公司通過對物資價格的計算（如下表所示）確定供應(yīng)商的價格底線，協(xié)助進(jìn)行采購談判。 物資價格計算說明表 計算公式 ZdcbYaXP )( 說明 P 物資的價格 X 物資生產(chǎn)制造所需材料的用量 a 物資所需材料的單價 Y 物資生產(chǎn)制造所需要的 標(biāo)準(zhǔn)時間（主要作業(yè)時間 +作業(yè)準(zhǔn)備時間） b 單位時間的工資率 c 單位時間的費(fèi)用 d 修正系數(shù)，主要指非正常狀態(tài)下的特殊情況，包括趕貨、試用樣品的生產(chǎn)等 Z 物資生產(chǎn)商的預(yù)期利潤 第 23條 采購價格審核審批。 1采購人員詢價、議價完成后，于請購單上填寫詢價或議價結(jié)果，必要時附上書面說明。 采購部經(jīng)理進(jìn)行審核，認(rèn)為需要再進(jìn)一步議價時，退回采購人員重新議價，或由采購部經(jīng)理親自與供應(yīng)商議價，并將議價結(jié)果報公司主管副總與總經(jīng)理審核。 3主管副總、總經(jīng)理均可視需要再行議價或要求采購 部進(jìn)一步議價。 第 24條 已核定的采購單價如需上漲或降低，應(yīng)以單價審核單形式重新報批，且附上書面的原因說明。 第 25條 對于單價漲跌的審核，應(yīng)參照價格的審核審批流程執(zhí)行。 第 26條 采購數(shù)量或頻率有明顯增加時，應(yīng)要求供應(yīng)商適當(dāng)降低單價。 第 5章 采購物資驗收 第 27條 采購驗收時必須有采購人員、質(zhì)檢員、收貨員三方同時在場，指定的第一驗收人員不在時可讓替補(bǔ)驗收員驗收，但必須有指定的三方人員驗收。 第 28 條 驗收結(jié)束后，采購人員、質(zhì)檢員、收貨員三方應(yīng)當(dāng)在驗收單（如下表所示）上簽字，方可報送財 務(wù)部做賬務(wù)處理。 驗收單 類別 申請?zhí)柎a 廠商名稱 約交日期 收貨日期 統(tǒng)一發(fā)票號碼 材料 半成品 成品 序號 訂單 號碼 品名 規(guī)格 材料 編號 申請 數(shù)量 單位 實收 單價 金額 累計 數(shù)量 數(shù)量 件數(shù) 備注 檢驗結(jié)果 檢驗人 第 29條 內(nèi)購物資核單點(diǎn)收 1物資運(yùn)達(dá)后，收貨人員應(yīng)檢查供應(yīng)商所提供的發(fā)票、送貨單、出廠檢驗報告等資料是否齊全，并核查送貨單上的物資名稱、編碼、規(guī)格、訂單編號等內(nèi)容是否填 寫完備。 收貨員點(diǎn)收時，應(yīng)先核對其送貨單內(nèi)容與訂購單有無錯誤或是否存在超交現(xiàn)象，并核對實物。 3收貨員如發(fā)現(xiàn)數(shù)量、品種、規(guī)格有異時，應(yīng)通知采購部處理，對于數(shù)量短缺的，應(yīng)由供應(yīng)商在送貨單上注明，并由供方送貨人員簽名確