業(yè)務外包管理制度和流程匯編【含6個管理制度+6條流程】

業(yè)務外包管理制度和流程匯編 1 業(yè)務外包管理風險與關鍵環(huán)節(jié)控制 1.1 業(yè)務外包管理風險 企業(yè)在開展業(yè)務外包活動時，至少應關注圖 14 1 所列的可能涉及到的風險。 圖 14 1 業(yè)務外包管理中存在的風險示意圖 1.2 業(yè)務外包關鍵環(huán)節(jié)控制 企業(yè)在實施業(yè)務外包內部控制時，應當強化對下列關鍵方面或者關鍵環(huán)節(jié)的控制，具體如圖14 2 所示。 圖 14 2 業(yè)務 外包管理關鍵環(huán)節(jié)示意圖 2 職責分工與授權批準 2.1 業(yè)務外包管理控制崗位職責 企業(yè)在進行業(yè)務外包時，會涉及到以下的管理控制部門或崗位，這些部門的崗位職責權限和不相容職責如表 14 1 所示。 表 14 1 業(yè)務外包管理控制崗位職責一覽表 風險 1 業(yè)務外包違反國家法律、法規(guī)，可能遭受外部處罰，導致經(jīng)濟損失和信譽損失 風險 2 業(yè)務外包未經(jīng)適當審核或超越授權審批，可能因重大差錯、舞弊、欺詐行為而導致?lián)p失 風險 3 業(yè)務外包策略不科學、承包方選 擇不合理，可能導致企業(yè)核心資產遭受損失 風險 4 業(yè)務外包流程為恰當履行或監(jiān)控不當，可能導致企業(yè)外包戰(zhàn)略失敗或經(jīng)營效率低下 風險 5 業(yè)務外包信息保護措施不當，可能導致企業(yè)商業(yè)秘密泄露 風險 6 業(yè)務外包會計處不當，可能導致財務報告信息失真 關鍵環(huán)節(jié) 1 加強業(yè)務外包崗位責任控制，規(guī)范授權審核制度和外包業(yè)務歸口管理制度 關鍵環(huán)節(jié) 2 加強外包策略制定和承包方選擇的控制，外包策略應科學合理，承包方選擇依據(jù)應當充分，外包合同協(xié)議應靈活規(guī)范 關鍵環(huán)節(jié) 3 加強外包業(yè)務流程的控制，包括對固定資產使 用、外部存貨的管理 關鍵環(huán)節(jié) 4 按有關規(guī)定對外包業(yè)務進行會計處理 業(yè)務外包管理控制崗位 主要職責 不相容職責 1. 董事會及其審計委員會 審議、審批重大或核心業(yè)務外包項目計劃書 申請與執(zhí)行業(yè)務外包項目計劃 2. 董事長、總裁 審批外包業(yè)務流程管理制度 審議非核心業(yè)務或涉及金額較少的外包項目計劃書 審定最終的承包方 審議、批準外包合同書 審批外包業(yè)務付費款項 審議因承包方提供附加產品而產生的額外付費 申請與執(zhí)行業(yè)務外包項目計劃 訂立外包業(yè)務合同書 支付外包業(yè)務付費款項 3. 財務總監(jiān) 審核外包業(yè)務固定資產、流動資產、存貨各項制度 審批盤虧盤盈的資產、存貨 審批資產、存貨的會計處理結果 編制外包業(yè)務固定資產、流動資產、存貨各項制度 執(zhí)行會計處理 4. 法律顧問 審核外包的法律協(xié)議或合同文件 參與外包業(yè)務的談判 解釋協(xié)議或合同條款，處理相關法律事務 審批外包合同協(xié)議 5. 歸口管理部門負責人 審核外包業(yè)務流程制度，并監(jiān)督其執(zhí)行情況 審核經(jīng)遴選留下的承包方資質，確定 13個承包方 審核外包合同 培訓涉及業(yè)務外包流程的員工 定期檢查和評價外包業(yè)務進展情況 主持驗收外包業(yè)務成果 確認外包業(yè)務付費款項 審核外包項目計劃書 審批外包合同 審批外包業(yè)務流程管理制度 審批外包業(yè)務付費款項 擬定外包業(yè)務流程管理制度 跟蹤監(jiān)督外包業(yè)務流程管理制度的執(zhí)行情況 6.歸口管理部門專員 根據(jù)承包方資質標準及遴選辦法，審核承包方資質并進行初步遴選 初步 接洽，訂立外包合同 提出外包業(yè)務的初步檢驗成果，參與項目的正式驗收 確認承包方最終提供的產品（服務）的差異，提出改進意見或建議 協(xié)調處理與承包方之間，以及各承包商之間的爭議 申請外包業(yè)務正常及額外付費款項 審核、審批外包合同 審核、審批外包業(yè)務流程管理制度 審核、審批外包業(yè)務正常及額外付費款項 7. 職能部門相關負責人 組織下屬人員編制外包項目計劃書，并進行初步審核 審核外包項目計劃書 8.資產管理部門負責人財務部經(jīng)理 組織編制外包業(yè)務固定資產、流動資產、存貨各項制度 ，并進行審核 審查外包業(yè)務承包方對企業(yè)固定資產、流動資產、存貨的使用情況 定期對承包方庫存存貨進行檢查 組織開展資產、存貨的盤點工作 對盤虧盤盈的資產、存貨進行會計處理 9. 財務部經(jīng)理 根據(jù)成本收益情況，評估業(yè)務外包項目計劃 審核外包業(yè)務相關的會計處理 審核外包業(yè)務付費款項 審核、確認業(yè)務外包中的退款及折扣金額 執(zhí)行會計處理 審批外包業(yè)務付費款項 計算業(yè)務外包中的退款及折扣金額 10. 財務部會計人員 預測業(yè)務外包項目計劃成本一收益 對外包過程中涉及企業(yè)資產存量、增 量變動進行會計處理 對經(jīng)過審核、審批的盤虧盤盈資產及存貨進行會計處理 計算業(yè)務外包中的退款及折扣金額 審核相關會計處理 審核、審批外包業(yè)務付費款項 審核業(yè)務外包退款及折扣金額 11. 財務部出納人員 支付合同或協(xié)議規(guī)定的或經(jīng)批準的外包業(yè) 計算、確認業(yè)務外包中的退款及務費用 折扣金額 2.2 業(yè)務外包授權審批制度 制度名稱 業(yè)務外包授權審批制度 受控狀態(tài) 編 號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 第 1 章 總則 第 1 條 為了使企業(yè)業(yè)務外包活動更加規(guī)范、有序，明確 各部門和相關崗位在業(yè)務外包管理工作中的授權范圍及審批權限，根據(jù)國家法律法規(guī)及公司章程的規(guī)定，特制定本制度。 第 2 條 本制度適用于企業(yè)在對采購、設計、加工、銷售、營銷、物流、資產管理、人力資源、客戶服務等業(yè)務進行外包時涉及的授權審批事項。 第 2 章 業(yè)務外包的授權審批范圍及內容 第 3 條 業(yè)務外包申請的授權審批 1企業(yè)相關部門編制外包項目計劃書，具體闡述業(yè)務外包背景、外包內容、實施程序、主要風險和預期收益等信息。 2相關部門負責人審核計劃書。 3董事長、總裁對計劃書進行審議。 4采購、設計、物流、人 力資源管理、客戶服務等非核心業(yè)務，或涉及金額小于 3 000 萬元的外包項目，由董事長、總裁辦公室審議批準。 5加工、銷售、營銷、資產管理等核心業(yè)務，或涉及金額達 3 000 萬元（含）以上的外包項目，由董事長、總裁審核后，提交董事會及其審計委員會審議批準。 第 4 條 外包合同簽訂的授權審批 1外包業(yè)務歸口管理部門對承包方進行資質審核及遴選后，引入合格的外包合作伙伴。根據(jù)外包業(yè)務性質不同，擬定不同形式的合同文本。 2歸口管理部門負責人會同法律顧問對合同進行初審。初審通過后，根據(jù)合同金額交由不同級別管理層審批。 3合同金額在 300 萬元以內的外包協(xié)議，由總裁審批。 4合同金額在 300 3 000 萬元的外包協(xié)議，由董事長審批。 5合同金額在 3 000 萬元以上的外包協(xié)議，提交董事會或股東（大）會審批。 第 5 條 外包業(yè)務費用支付的授權審批 1歸口管理部門接到承包方付款請求后，在評價外包業(yè)務項目的基礎上對其提交的付款申請進行全面確認，修改或刪除不合理部分，計算付款凈金額。 2由部門負責人會同法律顧問對付款申請進行審核，并簽發(fā)支付證書。 3財會人員對支付證書進行審核，財務部門負責人復審合格后，根據(jù)支付金額交由不 同級別管理層審批。 4單次涉及金額在 300 萬元以內的申請，由總裁審批； 300 3 000 萬元的申請，由董事長審批； 3 000萬元以上的申請，由董事會或股東（大）會審批。 5財務部門負責人確認審批程序無誤后，由財會人員給予支付。 第 3 章 授權期間與授權調整 第 6 條 總裁及以上級別的被授權人，其授權有效期根據(jù)公司章程中規(guī)定執(zhí)行 第 7 條 外包業(yè)務歸口管理部門的被授權人，其授權有效期自外包項目啟動時始至外包項目結束時終。 第 8 條 發(fā)生下列情況時，授權機構可調整或撤銷原授權。 1受權人發(fā)生重大越權行為。 2受權人的行為失當造成重大經(jīng)營風險或法律責任。 3經(jīng)營環(huán)境、內部機構和管理體制發(fā)生重大變化。 4業(yè)務外包計劃發(fā)生重大變化。 5其他情況。 第 4 章 附則 第 9 條 業(yè)務外包項目所涉及的授權審批應當在授權范圍內進行，不得超越審批權限。 第 10 條 違反規(guī)定不履行或不完全履行授權審批的行為，要追究相關責任人的責任，進行經(jīng)濟處罰和行政處罰。 第 11 條 本制度由總經(jīng)辦負責制定和解釋，經(jīng)總裁審批后執(zhí)行。 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數(shù) 修改日期 3 外包策略及承包方 選擇 3.1 外包業(yè)務承包方選擇流程 部門 步驟 董事會及審計委員會 簽訂 合同 外包 申請 開標 評標 其他相關部門 董事長（總裁） 編制外包項目計劃書 審議 外包 準備 審議 歸口管理部門 招標 階段 確定歸口管理部門 審核 確定承包方資質標準及遴選辦法 編制招標合同 發(fā)布招標合同 招標報名及資質預審 制定標底 組織開標 評標、討論定標 發(fā)放中標通知書 擬定業(yè)務外包合同 簽訂業(yè)務外包合同 審批 審核 審批 審核 擬定合同 簽訂合同 協(xié)助評標 3.2 技術服務外包合同范例 文本名稱 技術服務外包合同范例 受控狀態(tài) 編 號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 技術服務外包合同 合同編號： 委托方（以下稱甲方）： 服務方（以下稱乙方）： 法定代表人： 法定代表人： 地 址： 地 址： 郵政編碼： 郵政編碼： 聯(lián)系電話： 聯(lián)系電話： 甲、乙雙方本著互利互惠的原則，就甲方 技術服務問題，經(jīng)友好協(xié)商，根據(jù)中華人民共和國合同法有關技術合同的規(guī)定及其他相關法律法規(guī)的規(guī)定，同意就以下條款訂立本合同，共同信守執(zhí)行。 第 1 條 技術服務名稱、內容、方式和要求 1 1 甲方需要就 技術項目（全稱）委托乙方提供技術服務。 1 2 甲方委托乙方提供的技術服務包括 等方面，具體參見本合同附件技術服務外包具體內容。 1 3 本合同約定的技術服務采用 等方式實現(xiàn)，具體參見本合同附件技術服務方式。 1 4 本合同約定的技術服務應達到標準水平為 。 第 2 條 合同履行期限、地點 2 1 甲方協(xié)作事項應在 日內完成；乙方應在本合同生效后 日內完成技術服務項目。 2 2 合同履行地點根據(jù)服務方式不同，可在甲、乙方所在地，亦可約定雙方同意的其他地點。 第 3 條 甲方的主要義務 3 1 為了使乙方順利開展服務工作，在合同生效 日后甲方向乙方提供有關技術 背景及有關技術數(shù)據(jù)、原始設計文件、樣品材料等資料。 3 2 甲方向乙方提供工作場所及必要的工作條件，包括交通、食宿（標準）等。 3 3 甲方根據(jù)乙方要求及時補充說明有關情況，追加、修補有關資料、數(shù)據(jù)。 3 4 向乙方支付約定的技術服務費用，費用金額及付款方式詳見本合同第五條。 3 5 其他 。 第 4 條 乙方的主要義務 4 1 認真制訂和實施技術服務的計劃，按合同預定期限交付技術服務項目成果。 4 2 乙方在按 照甲方要求提供技術服務過程中，應嚴格遵守所在地法律以及甲方有關制度。 4 3 在甲方需要時，乙方有義務告知技術服務項目的實施進度和現(xiàn)狀，并提供階段性匯報，匯報頻度及方式如下： 。 4 4 保存確切系統(tǒng)的技術服務檔案和賬目，確保費用開支的正當、合理。 4 5 其他 。 第 5 條 技術服務費用支付 5 1 乙方為甲方提供合同約定的服務內容，甲方向乙方支付費用總計 ，包括以下事項： 。 5 2 甲方按照如下方式支付上述費用： 。 5 3 甲方報銷乙方提供技術服務過程中產生的開支，可報銷的開支類型、報銷憑證及流程詳見附件技術服務項目費用報銷說明。 第 6 條 保密條款 6 1 甲方向乙方提供的技術資料、數(shù)據(jù)，乙方負有保密的義務。未經(jīng)甲方允許，乙方不得引用、發(fā)表和向第三者提供。 6 2 乙方在提供服務過程中，對所獲知的甲方機密信息及重大業(yè)務事項負有保密義務。 6 3 保密義務同樣適用于有關未經(jīng)注冊或未被授予專利權的發(fā)明文件和信息。 6 4 除以上保密事項，甲方有權根據(jù)技術服務項目實施情況和外界環(huán)境的變化，更新、修正保密 條款。 6 5 乙方 有違反本協(xié)議的情形，無論故意與過失，應當立即停止侵害，并在第一時間采取一切必要措施防止保密信息的擴散，盡最大可能消除影響。 同時乙方需 承擔違約責任 并向甲方 支付違約金，違約金的具體數(shù)額由雙方協(xié)商確定。 6 6 不論合同是否變更、解除或終止，本合同中的保密條款不受限制而繼續(xù)有效，甲乙雙方繼續(xù)承擔約定的保密義務。 第 7 條 驗收標準及方式 7 1 甲乙雙方本著科學、公正、實事求是的原則，嚴格按照本合同約定的服務內容和要求進行驗收，由甲方出具驗收證明。具體標準參照附件技術服務驗收標準 。 7 2 甲方根據(jù)技術服務項目的實際情況，采用鑒定會、專家評估的方式驗收或甲方單方認可視為驗收通過。 7 3 經(jīng)甲方驗收，乙方最終提供的服務與合同約定有差異的，在 期限內由乙方進行調整。 第 8 條 合同中止及違約責任 8 1 甲、乙一方單方面中止或暫停合同，必須提前一個月書面通知對方。因沒有提前通知而造成的損失，由違約方承擔責任并按照以下標準支付違約金： 。 8 2 因乙方原因導致本合同未完整履行，甲方有權向乙方索賠，標準如下： 。 8 3 合同爭議解決方式如下： 。 第 9 條 附則 9 1 本合同未盡事宜，雙方應首先友好協(xié)商解決。 9 2 本合同自雙方當事人簽字蓋章之日起生效。 9 3 本合同一式二份，甲、乙雙方各執(zhí)一份。 第 10 條 附件 10 1 技術服務外包具體內容 10 2 技術服務方式 10 3 技術服務驗收標準 甲 方： 乙 方： 開戶銀行： 開戶銀行： 賬 號： 賬 號： 單位蓋章： 單位蓋章： 代表簽字： 代表簽字： 年 月 日 年 月 日 編制日期 審核日期 批準日期 修改標記 修改處數(shù) 修改日期 4 外包業(yè)務流程控制 4.1 業(yè)務外包需求識別流程 部門 步驟 董事會及其審計委員會 形成 業(yè)務外包需求說明書 需求 調查 相關職能部門 總裁 擬訂業(yè)務外包需求調查計劃 確定 外包 需求 審核 歸口整理部門專員 組織開展 需求調查 收集信息 需求信息 配合 分析識別 編寫外包需求分析報告 審核 審批 審批 配合 確認需求目標 確認需求范圍 審核 審批 編寫業(yè)務外包需求說明書 配合 執(zhí)行業(yè)務外包需求說明書 歸口管理部門負責人 4.2 外包業(yè)務控制流程 部門 步驟 董事會及審計委員會 合同終止 準備 階段 外包 實施 相關職能部門 董事長（總裁） 制定外包戰(zhàn)略 審議 歸口管理部門 簽訂 外包 合同 審議 確定外包業(yè)務內容 編制外包項目計劃書 分析評估 審議 審批 審核 選擇承包方 擬定外包合同 簽訂外包合同 向承包方提供必要的協(xié)作條件 定期檢查和評價外包業(yè)務進展 驗收外包業(yè)務產品（服務） 告知承包方進行差異調整 外包合同到期，項目驗收合格后交接關鍵技術資料 開具或提供付費證書 審核 審核 4.3 外包業(yè)務管理制度 制度名稱 外包業(yè)務管理制度 受控狀態(tài) 編 號 執(zhí)行部門 監(jiān)督部門 考證部門 第 1 章 總則 第 1 條 目的 為使本企業(yè)外包業(yè)務流程順暢合理 ，規(guī)范參與業(yè)務外包人員的行為，確保業(yè)務外包期間企業(yè)資產安全，維護企業(yè)利益，實現(xiàn)業(yè)務外包的戰(zhàn)略目標，特制定本制度。 第 2 條 適用范圍 本制度適用于本企業(yè)所有業(yè)務外包活動的管理。 第 3 條 外包業(yè)務的界定 本制度所指的外包業(yè)務，主要是指為實現(xiàn)企業(yè)的戰(zhàn)略經(jīng)營目標，通過合同或協(xié)議等形式約定由外部服務提供商（以下簡稱為“承包方”）提供的某些部分或全部業(yè)務。 第 2 章 外包業(yè)務流程 第 4 條 制定外包戰(zhàn)略 1在決定是否將業(yè)務項目外包時，應考慮以下三個方面的因素。 （ 1）此項業(yè)務是否是利用本企業(yè)沒有的設備、生產系統(tǒng)、 專業(yè)人員及專門技術。 （ 2）此項業(yè)務外包可以降低成本。 （ 3）此項業(yè)務外包能夠產生比自己運作更多的利益等。 2準確把握企業(yè)核心競爭力與盈利環(huán)節(jié)，避免將企業(yè)核心業(yè)務外包。 第 5 條 編制外包項目計劃書 企業(yè)在確定業(yè)務外包內容后，指定與該項業(yè)務相關的職能部門編制計劃書。計劃書主要包括以下內容。 1業(yè)務外包的背景，如企業(yè)外部環(huán)境要求及企業(yè)中長期發(fā)展戰(zhàn)略。 2業(yè)務外包內容，將部分還是全部業(yè)務職能交由承包商提供。 3業(yè)務外包的具體實施程序。 4業(yè)務外包的主要風險和預期收益。 5其他相關內容。 第 6 條 成 立外包業(yè)務歸口管理部門 1外包項目計劃書通過審核后，成立外包業(yè)務歸口管理部門，由業(yè)務部門負責人、有關咨詢專家、外包項目協(xié)調管理人員、合同協(xié)商管理人員等組成，必要時還應包括法律及財會專業(yè)人員。 2業(yè)務歸口管理部門負責業(yè)務外包項目的具體實施，確保業(yè)務外包流程的順利執(zhí)行。 第 7 條 選擇承包方 1外包業(yè)務歸口管理部門發(fā)布投標公告，并與候選承包商建立聯(lián)系，發(fā)放外包項目競標邀請書及相關材料。參與競標的候選承包商應在指定期限之內提交投標書及相關材料，主要內容包括項目解決方案、實施計劃、資源配置、報價等。 2歸口管理部門對承包方進行資質預審，評估承包方的綜合能力。評估因素主要包括 5 個方面。 （ 1）承包方類似項目的經(jīng)驗、服務能力、資格認證和信譽。 （ 2）承包方是否與本公司存在直接或潛在的競爭關系。 （ 3）承包方在知識產權保護方面的力度和效果。 （ 4）承包方的性價比是否合適； （ 5）其他因素。 3確定標底并進行公開招標。 4組織企業(yè)其他職能部門進行開標、評標、定標。歸口管理部門給出候選承包方的綜合競爭力排名，會同相關管理層及其他職能部門負責人分析與候選承包方建立外包合同的風險，根據(jù)實際情況挑選出一家或幾家公 司作為業(yè)務承包方。 5歸口管理部門和承包方就外包項目合同的主要條款進行談判，達成共識，由合同雙方代表簽署外包項目合同。 第 8 條 歸口管理部門負責培訓涉及外包業(yè)務流程的員工，確保員工正確理解和掌握業(yè)務外包項目相關政策制度。 第 9 條 歸口管理部門根據(jù)合同約定，為承包方提供必要協(xié)作條件，并指定專人定期檢查和評估項目進展情況。 第 10 條 項目結束或合同到期時，歸口管理部門負責對外包業(yè)務產品（服務）進行驗收。如承包方最終提供的產品（服務）與合同約定不一致，及時告知承包方進行調整。 第 11 條 與承包方 就最終產品（服務）達成一致后，由承包方提交費用支付申請，歸口管理部門對申請書進行審核。審核通過后，開具付款證書，按照公司規(guī)定程序審批，支付承包方費用。 第 12 條 對于因承包方原因導致外包合同未完整履行的，歸口管理部門負責向承包方索賠。 1指定專人對承包方認可的賠償事項進行跟蹤、報告，及時收回相關款項并追究責任人責任。 2采用法律手段解決長期未決賠款。 3若終止對承包方的索賠，由歸口管理部門提出申請，詳細說明終止索賠理由，報公司總裁以上級別管理層審批后執(zhí)行并備案。 第 3 章 業(yè)務外包流程中的資產存貨管 理 第 13 條 固定資產管理 1對于企業(yè)所有或有優(yōu)先購買權的固定資產，如因業(yè)務需要交由承包方使用的，要求承包方按照本企業(yè)固定資產管理制度使用和管理。 2業(yè)務外包歸口管理部門指定專人定期檢查承包方使用和管理固定資產的情況。 3交由承包方使用但所有權歸本企業(yè)的資產，只能用于外包業(yè)務活動。未經(jīng)企業(yè)相關領導人員同意，擅自將固定資產挪作他用的承包方，相關部門應對其采取警告直至解除合同的措施。 第 14 條 流動資產管理 1業(yè)務外包過程中形成的原材料、產成品等流動資產，歸口管理部門要求承包方遵循本企業(yè)制定的相關管理政策，如防火、防盜、防未經(jīng)授權接觸和未經(jīng)批準轉移等。