秘書處職能手冊.doc

目 錄第一章 秘書處工作職責(zé)1第二章 秘書處崗位職能2第三章 秘書處工作制度4第一節(jié) 公文管理辦法4第二節(jié) 文件管理辦法8第三節(jié) 報告管理辦法11第四節(jié) 會議管理辦法13第五節(jié) 督辦管理辦法16第六節(jié) 檔案管理辦法18第七節(jié) 保密管理辦法20第八節(jié) 對外接待管理辦法23第九節(jié) 總經(jīng)理日程安排管理辦法25第十節(jié) 秘書行為準則與基本素養(yǎng)28第四章 工作流程30第五章 模板、范文37第一節(jié) 文件管理表單37第二節(jié) 報告管理表單44第三節(jié) 會議管理表單52第四節(jié) 公文范本64第五節(jié) 總經(jīng)理日程安排表單70第一章 秘書處工作職責(zé)一、在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下處理日常工作、協(xié)調(diào)部門工作，監(jiān)督各部門認真及時貫徹事業(yè)部各項工作決策、指令。二、負責(zé)總經(jīng)理日程管理，包括會議安排、文件簽批安排、總經(jīng)理日程安排。三、負責(zé)文書工作，包括事業(yè)部各類文件的起草、打印、收發(fā)、傳閱、歸檔、作廢、銷毀等工作。四、負責(zé)信息、綜合資料的收集整理，為總經(jīng)理決策提供有價值信息，發(fā)揮參謀作用。五、負責(zé)會務(wù)管理，包括會議室的管理使用、會議議程安排、會議提案收集、會議材料準備、會議通知、會議簽到、會議記錄、會議紀要和會議簡報的制發(fā)。六、負責(zé)會議決議的督辦、反饋工作。七、負責(zé)各部門周、月、季、半年、全年計劃、總結(jié)以及報告的收集、整理和上報工作。八、負責(zé)總經(jīng)理報告、匯報、致辭的起草工作。九、負責(zé)文件、信息、機要保密工作。十、負責(zé)電話記錄、電子郵件的傳接。十一、負責(zé)完成總經(jīng)理交辦的其他工作。第二章 秘書處崗位職能一、總經(jīng)理助理、秘書處主任崗位職責(zé)（一）在行政副總領(lǐng)導(dǎo)下協(xié)助完成總經(jīng)理交辦的工作任務(wù)；（二）協(xié)助行政副總做好秘書處團隊、文化、制度建設(shè)，定期對秘書處人員進行業(yè)務(wù)技能培訓(xùn)；（三）協(xié)助行政副總制定秘書處整體工作規(guī)劃、工作計劃及報告； （四）協(xié)助行政副總對秘書處的相關(guān)管理工作進行全面監(jiān)督指導(dǎo)；（五）協(xié)助行政副總參與制定、執(zhí)行事業(yè)部內(nèi)部管理機構(gòu)設(shè)置及各類規(guī)章制度、有關(guān)方案；（六）負責(zé)起草、修改以事業(yè)部名義送發(fā)的各類公文函件、請示、報告，領(lǐng)導(dǎo)報告、講話、致辭等；（七）負責(zé)匯總實際工作遇到的問題，提出建設(shè)性意見并及時呈報行政副總；（八）負責(zé)督導(dǎo)秘書做好事業(yè)部文件及重要檔案資料的編號、打印、收發(fā)、整理、登記、歸檔和保管工作；（九）負責(zé)秘書處保密工作；（十）負責(zé)對外聯(lián)系、督辦、催辦事項及領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他臨時性工作。 二、秘書崗位職責(zé)（一）總經(jīng)理辦公室事務(wù)管理1負責(zé)總經(jīng)理工作期間日常事務(wù)管理；2負責(zé)總經(jīng)理日程安排，包括總經(jīng)理活動、內(nèi)外部接待安排、預(yù)約工作、商務(wù)活動安排；3負責(zé)總經(jīng)理辦公室客人來訪預(yù)約、登記、接待及服務(wù)工作； 4負責(zé)總經(jīng)理文件和信函收發(fā)、分送及電話接聽等工作；5負責(zé)總經(jīng)理私人物品、辦公用品管理、單據(jù)整理等工作；6負責(zé)總經(jīng)理辦公室整理工作，每天總經(jīng)理下班后，關(guān)閉門窗、電腦、電源，整理辦公室備品，做好保潔工作； 7負責(zé)總經(jīng)理交辦的其他工作。 （二）文件、檔案、保密管理、督辦工作8負責(zé)事業(yè)部日常文件信函、報告等材料的起草、打印、收發(fā)、登記、轉(zhuǎn)遞、催辦工作，做到手續(xù)完備、及時準確；9負責(zé)外來文件的分類、登記工作，并放入待處理文件夾內(nèi)，便于總經(jīng)理查閱；10外來公函、通知及文字材料，及時呈報總經(jīng)理批閱，根據(jù)總經(jīng)理批示辦理；11重要和緊急文件，須提醒總經(jīng)理；12每天將呈報總經(jīng)理批閱的文件清理一次，并核對登記記錄，及時按照總經(jīng)理批示進行傳閱并做好登記；13根據(jù)檔案管理要求做好文件登記、立卷、歸檔工作；14做好借閱檔案的登記、回收工作；15不可私自對外界透露與公司有關(guān)信息，不可私自外借公司文件；16做好督辦工作。（三）會務(wù)管理17負責(zé)會議室安排、會議提案收集、會議程序擬定，以及會議通知；18負責(zé)會議材料準備、會議簽到及記錄；19負責(zé)會議備品準備、會場布置檢查；20負責(zé)會議紀錄、會議紀要、事業(yè)部簡報制發(fā)。（四）其他工作21負責(zé)秘書處辦公用品的保管、發(fā)放登記等工作；22負責(zé)本部門辦公和接待區(qū)域的整體環(huán)境的整潔，創(chuàng)造良好的辦公和接待環(huán)境；23負責(zé)秘書處日志記錄；24接聽電話、妥當應(yīng)答，并做好電話記錄；25完成總經(jīng)理、行政副總、總經(jīng)理助理交辦的其他事項，并對其負責(zé)。第三章 秘書處工作制度第一節(jié) 公文管理辦法第一條 依據(jù)國家行政機關(guān)公文格式（GB/T9704-1999），結(jié)合事業(yè)部實際，特制定本辦法。第二條 公文管理辦法概念。公文管理制度是對事業(yè)部業(yè)務(wù)文書進行系統(tǒng)化、規(guī)范化、標準化、信息化管理的專項制度。第三條 公文管理辦法制定依據(jù)。貫徹執(zhí)行事業(yè)部各項決議和指令，記錄事業(yè)部經(jīng)營管理活動全部信息。第四條 公文的范圍1.內(nèi)部公文：事業(yè)部與下屬部門、下屬部門之間因組織、管理工作或業(yè)務(wù)而進行的往來文書，分為：（1）上行文（如：請示、報告、意見、提案等）；（2）下行文（如：通知、批復(fù)、章程、制度、命令、決定、指令、公告、通報等）；（3）平行文（如：函等）。2.外部公文：事業(yè)部或事業(yè)部下屬部門與政府機關(guān)、企事業(yè)單位、社會團體或個人等外界進行往來的文書，大致可分為行政類、經(jīng)濟類、法律類、外交類、書信類、研討類、新聞類、禮儀類等，如請示、報告、函電賀信、合同協(xié)議等；第五條 公文用字。文字從左至右橫寫、橫排。批語用3號楷體字，公文標題用2號小標宋體字，正文用3號仿宋體字，正文一般每頁排22行，每行排28個字（詳見模板）。第六條 公文結(jié)構(gòu)層次序數(shù)。第一層為“一、”，第二層為“（一）”，第三層為“1.”，第四層為“（1）”。第七條 公文用紙。一般采用國際標準A4型（210mm297mm），左側(cè)裝訂。張貼的公文用紙大小，根據(jù)實際需要確定。第八條 公文寫作1.寫作要求。遵循現(xiàn)代應(yīng)用文寫作要求，簡明扼要，語言措辭力求準確規(guī)范。2.格式要求。內(nèi)部公文除遵循既定的各類公文寫作格式外，加注事業(yè)部統(tǒng)一文眉、頁尾，外部公文視行文內(nèi)容加蓋事業(yè)部印章（詳見模板）。公文一般由秘密等級和保密期限、緊急程度、發(fā)文機關(guān)標識、發(fā)文字號、簽發(fā)人、標題、主送機關(guān)、正文、附件說明、成文日期、印章、附注、附件、主題詞、抄送機關(guān)、印發(fā)機關(guān)和印發(fā)日期等部分組成。秘密等級和保密期限。涉及事業(yè)部秘密的公文應(yīng)當標明秘密等級和保密期限。秘密等級用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字；如需同時標識保密期限，標識方法與秘密等級相同，秘密等級和保密期限之間用“”隔開?！敖^密”、“機密”公文應(yīng)在公文首頁左上角標明份數(shù)序號。緊急程度。緊急公文應(yīng)當根據(jù)緊急程度分別標明“特急”、“急件”。用3號黑體字頂格標識在版心右上角第1行，兩字之間空1字。如需同時標注秘密等級與緊急程度，秘密等級頂格標識在版心右上角第1行，緊急程度頂格標識在版心右上角第2行。電報應(yīng)當分別標明“特提”、“特急”、“加急”、“平急”。3.發(fā)文標識。由事業(yè)部全稱或規(guī)范化簡稱后加“文件”二字組成。發(fā)文標識字體使用小標宋體字，用紅色標識（如人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部文件）。4.發(fā)文字號。由事業(yè)部代字、文種代字、年份和序號組成。如：下行文、平行文通常采用“事業(yè)部發(fā)（函）2009號”。各部門呈報的報告、請示由“事業(yè)部代字+部門代字+年+號”組成，如“事業(yè)部人資2009號”組成。發(fā)文字號一般在發(fā)文標識下空2行，用3號仿宋體字，在紅色反線之上4mm處居中排布。文種代字一般用“發(fā)”（上行、平行、下行文件）和“函”（平行、下行文件）2種。年份一律采用公元紀年全稱用六角括號“”括起，如2009，不得使用09之類簡稱。序號為每年同一文種按發(fā)出時間順序編流水號，序號不編虛位（即1不編為001），不加“第”字。5.簽發(fā)人。分公司、各部門上報的公文應(yīng)當注明簽發(fā)人、會簽人姓名。其中，“請示”應(yīng)當在附注處注明聯(lián)系人（應(yīng)為分公司、各部門的具體承辦人員）的姓名和電話。簽發(fā)人姓名一律在紅色反線之上居右空1字，簽發(fā)人用3號仿宋體字，簽發(fā)人后標全角冒號，冒號后用3號楷體字標識簽發(fā)人姓名。6.公文標題。公文標題應(yīng)準確、簡要概括公文主要內(nèi)容并標明公文種類，一般應(yīng)標明發(fā)文分公司、部門。如轉(zhuǎn)發(fā)文件原件標題過長時，可用原件發(fā)文字號代替，如“人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部關(guān)于轉(zhuǎn)發(fā)發(fā)2009號文件的通知”。公文標題中文種部分必須符合法定行文關(guān)系，與公文的內(nèi)容性質(zhì)相吻合。公文標題中除法規(guī)、規(guī)章名稱加書名號外，一般不用標點符號。公文標題在紅色反線下空2行，可分一行或多行居中排列；回行時，要做到詞意完整、排列對稱、間距恰當。7.主送。指公文的主要受理機關(guān)、單位、部門，應(yīng)當使用全稱或者規(guī)范化簡稱、統(tǒng)稱。在標題下空1行，左側(cè)頂各用3號仿宋體字標識，回行時仍頂格；最后一個主送機關(guān)名稱后標全角冒號。命令（令）、決定、會議紀要的主送機關(guān)寫于主題詞之下版權(quán)欄之上，“主送”二字用“已發(fā)”代替，后加冒號。最后一個發(fā)送單位后加句號。主送機關(guān)的全稱、特稱、單位概念，均應(yīng)使用統(tǒng)一文字表達形式，不得前后不一。8.公文正文。主送部門名稱下1行，每自然段左空2字，回行頂格。數(shù)字和年份不能回行。正文要簡明扼要，層次清楚。9.附件。公文如有附件，在正文下空1行左空2字用3號仿宋體字標識“附件”，后標全角冒號和名稱。附件如有序號使用阿拉伯數(shù)碼（如：“附件：1.”）；附件名稱后不加標點符號。附件應(yīng)與公文正文一起裝訂，并在附件左上角第1行頂格標識“附件”，有序號時標識序號；附件的序號和名稱前后標識應(yīng)一致。如附件與公文正文不能一起裝訂，應(yīng)在附件左上角第1行頂格標識公文的發(fā)文字號并在其后標識附件（或帶序號）。10.成文日期。成文日期以負責(zé)人簽發(fā)的日期為準，電報以發(fā)出日期為準。并用漢字將年、月、日標全，“零”寫為“”。11.印章。公文除“會議紀要”和以電報形式發(fā)出的以外，一律加蓋印章。加蓋印章要端正、居中。當公文排版后所剩空白處不能容下印章位置時，應(yīng)采取調(diào)整行距、字距的措施解決，務(wù)使印章與正文同處一面，不得采取標識“此頁無正文”的方法解決。12.附注。公文如有附注（需要說明的其他事項），如“此件以傳真形式發(fā)出”、“此件不登報”等，應(yīng)居左空2字加圓括號標識在成文日期下1行。13.主題詞。公文應(yīng)當標注主題詞。上行文按照上級機關(guān)的要求標注主題詞?！爸黝}詞”三字用3號黑體字，居左頂格標識，后標全角冒號。詞目用3號小標宋體字；詞目之間空1字，并刊于抄送欄橫線之上。14.抄送部門。抄送部門在主題詞下1行；左右各空1字，用3號仿宋體字標識“抄送”，后標全角冒號；抄送部門依上級單位、平行單位、下級單位、部門次序排列，抄送部門間用逗號隔開，在最后一個抄送部門后標句號。15.印發(fā)單位和印發(fā)日期。印發(fā)單位是指公文的印制主管部門；印發(fā)日期以公文付印日期為準。印發(fā)單位和印發(fā)日期位于抄送單位之下，占1行位置；用3號仿宋體字。印發(fā)單位左空1字，印發(fā)日期右空1字。印發(fā)日期用阿拉伯數(shù)碼標識，并在印發(fā)單位和印發(fā)日期橫線右下角刊字“共印份”。第九條 擬文。公文的起草、打印、校稿均由發(fā)文部門自行負責(zé)，秘書處負責(zé)以事業(yè)部名義制發(fā)的文件起草。第十條 公文的處理流程1.上行文。提報事業(yè)部的文件均由秘書處秘書負責(zé)接收、處理。各部門按規(guī)定起草后將公文遞交秘書處辦理公文審批手續(xù)（附公文處理/審批專用單），呈總經(jīng)理批閱。秘書處秘書負責(zé)提醒總經(jīng)理對公文進行及時批復(fù)，并將批復(fù)的內(nèi)容轉(zhuǎn)送發(fā)文部門及相關(guān)負責(zé)人，同時進行收文登記（登記時間要精確）。提報董事會、政府部門的公文由秘書處負責(zé)制發(fā)、送達；2.下行文。由秘書處根據(jù)事業(yè)部決議或總經(jīng)理意圖起草，并以事業(yè)部名義發(fā)送至各職能部門，并予以收文登記；3.平行文。指事業(yè)部之間、事業(yè)部內(nèi)部門之間的文件。對外部公司的文件由秘書處負責(zé)起草，用事業(yè)部文頭制發(fā)。事業(yè)部內(nèi)部門間的協(xié)商函由部門負責(zé)起草，并報秘書處存檔備案。第十一條 附經(jīng)營管理事業(yè)部常用公文模板、范本。第二節(jié) 文件管理辦法第一條 目的保證事業(yè)部文件管理科學(xué)、規(guī)范化，實現(xiàn)文件處理精確、及時，提高文件處理效率。第二條 定義 秘書處根據(jù)總經(jīng)理指示對于事業(yè)部通行文件進行綜合管理，主要由文件制定、歸類，借閱、保存管理等構(gòu)成。 第三條 文件類型按照文件發(fā)布去向，可分為上行文、平行文、下行文、泛行文四類。1. 上行文：事業(yè)部向董事會或政府相關(guān)部門的發(fā)文。2. 平行文：事業(yè)部向其他平行部門的發(fā)文。3. 下行文：事業(yè)部對所屬各部門、團隊的行文。4. 泛行文：可以同時上行、下行、平行及社會公布的一種行文（如行政公文中的公告，通告等）。按文件密級，可分為絕密、秘密、機密、普通、傳閱五類。1.絕密：極為重要并且不得向無關(guān)人員泄露內(nèi)容的文件。2.秘密：次級重要并且所涉及內(nèi)容不能像無關(guān)人員透露的文件。3.機密：不能向公司以外人員透露內(nèi)容的文件。4.普通：非機密文件。5.傳閱：經(jīng)營管理事業(yè)部內(nèi)部傳閱或傳達的文件。第四條 發(fā)布形式根據(jù)發(fā)布文件公開性、重要性，按時效、節(jié)約、環(huán)保原則，確定以下發(fā)布形式。1.上行文：OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)2.平行文：OA辦公系統(tǒng)、電子郵件、紙質(zhì)3.下行文：電子郵件、紙質(zhì)4.泛行文：公司網(wǎng)站、電子郵件注：以電子郵件、紙質(zhì)形式發(fā)布文件時，視必要程度，接受者須簽收登記。第五條 文件管理原則 文件制定遵循實用性、可操作性原則；文件管理遵循保密性、可追溯性原則。第六條 文件制定根據(jù)指示和規(guī)定，負責(zé)文件的起草、轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)、回收、歸檔工作。1.文件起草：根據(jù)總經(jīng)理要求，負責(zé)總經(jīng)辦相關(guān)文件的起草工作。2.文件審核：秘書處起草文件后，須報送行政副總或總經(jīng)理審核批準。3.文件編號：領(lǐng)導(dǎo)審核批準后，對文件進行編號、印發(fā)、登記。4.文件轉(zhuǎn)發(fā)：部門需要秘書處轉(zhuǎn)發(fā)的文件，呈報上級領(lǐng)導(dǎo)批準后，由秘書處負責(zé)轉(zhuǎn)發(fā)、印發(fā)，如有必要，進行回收、歸檔。第七條 文件收發(fā) 事業(yè)部（本事業(yè)部與董事會、其他事業(yè)部之間的書信、文件、傳票、小包裹等）以及事業(yè)部下屬部門文件的收發(fā)、分發(fā)等均按本制度，由秘書處執(zhí)行、管理。1.文件接收：文件由秘書處接收，進行登記、分類，經(jīng)秘書處主任審核、整理后呈報總經(jīng)理審批。2.文件發(fā)送：根據(jù)文件發(fā)布類型、領(lǐng)導(dǎo)簽批指示，進行呈報或發(fā)送，如需傳閱進行逐步登記。第八條 文件歸檔 1.歸檔范圍：歸檔的文件材料必須按年度立卷，事業(yè)部內(nèi)部在工作活動中形成的各種有保存價值的文件材料，均按本辦法規(guī)定，分別立卷歸檔。包括：（1）會議材料，包括會議通知、報告、決議、總結(jié)、領(lǐng)導(dǎo)講話、典型發(fā)言、會議簡報、會議紀要等。 （2）董事會關(guān)于事業(yè)部的決定、決議、指示、命令等文件材料。 （3）事業(yè)部對外的正式發(fā)文及與其他事業(yè)部或政府來往的文書。（4）事業(yè)部的各種工作計劃、總結(jié)、報告、請示、批復(fù)、會議紀要、統(tǒng)計報表及簡報。 （5）事業(yè)部與有關(guān)單位簽訂的合同、協(xié)議書等文件材料。 （6）事業(yè)部負責(zé)人任免的文件材料以及關(guān)于職工獎勵、處分的文件材料。 （7）事業(yè)部職工勞動、工資、福利方面的文件材料。（8）事業(yè)部的歷史沿革、大事記及反映事業(yè)部重要活動的剪報、照片、錄音、錄像等。2.文件保管：文件按內(nèi)容整理后，分為兩類保管：一類是尚未完結(jié)的文書，一類是可以歸檔的文件。全部完結(jié)的文書，分別按所屬部門、文件機密程度、整理編號和保存年限進行整理與編輯，并在文件保存簿上做好登記，歸檔保存。按文書類別不同，保存年限不同。（1）凡屬于規(guī)則、指令、決議、訴訟、重要契約、證書、統(tǒng)計及會計文書，以及員工人事勞資文書等歸于永久保存文書。（2）類似永久保存文件性質(zhì)，沒有必要永久保存的文書，如合議書、志愿書、違約書、往來公文、復(fù)命書、報告書和重要往來信函等，可保存十年。（3）保存期從編輯之日起計算，次重要且沒有必要保存十年的文書，可保存五年。3.借閱復(fù)制：借閱或復(fù)制有關(guān)文件,須填寫文件借閱復(fù)制申請表，行政副總或總經(jīng)理簽批后方可借閱或復(fù)制，須在借出當日17時前歸還。4.作廢銷毀：填寫文件作廢審批表、文件銷毀申請表對所有失效文件進行登記備案，經(jīng)行政副總或總經(jīng)理審批后進行銷毀。銷毀須由兩人以上共同執(zhí)行并簽字。第九條 本辦法解釋權(quán)歸屬人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部秘書處所有。如與事業(yè)部其他制度相抵觸，以其他制度為準。第三節(jié) 報告管理辦法第一條 目的：提升經(jīng)營管理事業(yè)部內(nèi)控管理水平，強化管理溝通意識，增強工作計劃有效性，為經(jīng)營管理事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)決策提供及時、準確依據(jù)。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部各項目公司及部門。第三條 定義：本辦法中報告包括經(jīng)營管理事業(yè)部下屬各運營、營銷、市場開發(fā)團隊以及人力資源、行政辦、品牌管理中心等各職能部門負責(zé)人，定期或?qū)崟r向事業(yè)部總經(jīng)理進行述職報告的行為；各事業(yè)部或項目經(jīng)營團隊之間需協(xié)同或通報事項；經(jīng)營管理事業(yè)部向董事會進行的工作匯報行為等。第四條 報告分類主要包括例行報告、專項報告和其他報告三種。1.例行報告：根據(jù)本辦法要求在規(guī)定時間內(nèi)必須上報的計劃、總結(jié)等資料，包括月報（月工作計劃、總結(jié)）、季報（季度工作計劃、總結(jié)）和年度報告（年度工作計劃、總結(jié)）三種（詳見附表）；2.專項報告：針對某項具體工作或按總經(jīng)理要求臨時上交的報告，包括主動報告（即事件報告，符合以下標準，可按此類上報：給事業(yè)部整體運營帶來重大影響的行為或事件；阻礙某一項目營銷或運營正常有序開展的行為或事件；危及或影響到事業(yè)部財產(chǎn)、員工人身安全的行為或事件；可能損害到事業(yè)部正常經(jīng)營或利益的自然災(zāi)害，如地震、水災(zāi)、臺風(fēng)等不可抗力因素）、復(fù)命報告（針對總經(jīng)理臨時問詢提交的報告）等；3.其他報告：工作簡報、口頭報告等。第五條 報告形式主要有紙質(zhì)文件、電子版本等形式。紙質(zhì)文件指參照本辦法附件范本制定并打印出的報告；電子版本即存儲于某種存儲設(shè)備中未打印出的報告；當出現(xiàn)緊急情況不便以上述形式上報時，也可使用口頭、短信、電話等形式。第六條 報告標準：報告應(yīng)全面體現(xiàn)報告人、報告對象、報告事項、計劃完成時限、完成標準、實際完成情況及未完成原因等因素。第七條 與董事會溝通1.每月初首個星期一，事業(yè)部向董事會提交每月一次的例行工作匯報；2.月工作匯報包括當月工作匯報、下一階段工作重點等，主要圍繞市場開發(fā)、項目營銷與運營等方面工作進行綜述；3.秘書處匯總報表，經(jīng)事業(yè)部總經(jīng)理審批通過，上報公司并收取回執(zhí)；4.戴總批示后，秘書處收取批示并呈報事業(yè)部總經(jīng)理批閱，督辦各部門執(zhí)行指示情況，并及時將結(jié)果反饋給總經(jīng)理。第八條 事業(yè)部間溝通指與其他各事業(yè)部以及各項目團隊之間的工作交流、協(xié)調(diào)與信息共享。主要溝通方式有簡報和工作協(xié)調(diào)函等,通過紙質(zhì)文件和電子版本兩種形式發(fā)行。1.簡報指事業(yè)部及事業(yè)部下屬部門根據(jù)具體工作進展總結(jié)的經(jīng)驗、教訓(xùn)；2.事業(yè)部工作協(xié)同函指本事業(yè)部需要其他事業(yè)部或各項目團隊予以工作配合、支持或協(xié)調(diào)時，按本辦法范本制定并發(fā)送的函。第九條 事業(yè)部內(nèi)部溝通事業(yè)部內(nèi)部溝通是指事業(yè)部與下屬部門及部門之間的溝通，主要有例行報告、專項報告及簡報三種形式。1.例行報告：各部門須在每周一12時前上交周工作計劃、總結(jié)；每月第三個工作日12時之前上交月工作計劃、總結(jié)；每季度初五個工作日內(nèi)上交季工作計劃；6月25日前上交年中工作總結(jié)（表格、書面）；12月25日前上交年度工作總結(jié)（表格、書面）。報告須及時交至秘書處，如有特殊情況不能及時上交，應(yīng)提前三個工作日知會秘書處負責(zé)人，并填寫報告延遲說明表報總經(jīng)理。2.專項報告：要求各部門根據(jù)具體工作實際及時反映問題，便于總經(jīng)理對工作進展情況實時把握，并做出準確決策。根據(jù)主動與復(fù)命兩種報告類型，流程不同。（1）主動報告：秘書處接收后對報告進行審核分類后呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)及時傳達給上報部門。（2）復(fù)命報告：秘書處傳達總經(jīng)理問詢至相關(guān)部門負責(zé)人，臨近報告前給予提醒，及時接收報告并呈送總經(jīng)理，如有批復(fù)及時傳達。（3）簡報：部門簡報由部門負責(zé)人指定專人結(jié)合部門工作進展制定，每季度一期，力求增強簡報編寫部門凝聚力、榮譽感，激發(fā)事業(yè)部其他部門創(chuàng)造力，形成爭優(yōu)創(chuàng)先的良性循環(huán)。部門委派專人制作交由秘書處審核，經(jīng)秘書處主任審批，印制后于事業(yè)部內(nèi)部發(fā)行，如有必要傳閱后歸檔。第四節(jié) 會議管理辦法第一條 目的：為規(guī)范事業(yè)部各項會議及培訓(xùn)流程，統(tǒng)一會議管理模式，減少會議數(shù)量、縮短會議時間、提高會議質(zhì)量，特制定本辦法。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部各項目公司及部門。第三條 會議形式：見面會議、視頻會議、電話會議等。第四條 會議安排：事業(yè)部會議分為總經(jīng)理辦公會議、部門會議、專項會議、事業(yè)部年度大會及其他臨時性會議等。1.總經(jīng)理辦公會議。由總經(jīng)理主持，事業(yè)部高管參加，圍繞重大事件及決策展開，全面掌控事業(yè)部發(fā)展目標及管理動向。秘書處負責(zé)人列席會議并負責(zé)會議紀要的整理和分發(fā)（會議安排詳見附表）。2.部門會議。事業(yè)部所屬各職能部門負責(zé)人組織召開的會議，包括日、周、月例會。會后形成會議紀要，1個工作日內(nèi)將會議紀要備份呈報至秘書處存檔備案。3.專項會議。事業(yè)部總經(jīng)理確定會議主題及參加會議人員，秘書處下發(fā)會議通知，指定召開時間、地點、會議主題，并在會后形成會議紀要，跟進督辦。 4.事業(yè)部年度大會。總結(jié)全年工作情況，布署工作任務(wù)，表彰獎勵先進部門及個人。此項會議由秘書處具體組織實施，并制發(fā)會議簡報。5.其他臨時性、凡涉及到多個部門負責(zé)人參加的會議或由于工作需要臨時召開的會議，會議召集部門應(yīng)在召開前1-2天將總經(jīng)理批準后的會議通知單報秘書處，由秘書處進行統(tǒng)一安排。第五條 會議管理1秘書處負責(zé)會議計劃管理，各類會議經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)批準后到秘書處登記備案，秘書處每周、月編排會議安排表；2凡公司已列入會議計劃的會議，如需改期，或遇特殊情況需臨時安排其它會議，組織部門應(yīng)提前2天報總經(jīng)理審批并報秘書處調(diào)整會議計劃，未經(jīng)秘書處調(diào)整的，任何人（部門）不得隨意調(diào)整正常會議計劃。3各部門工作例會必須服從事業(yè)部的統(tǒng)一安排，各部門小會不得安排在公司例會同期召開，應(yīng)堅持小會服從大會、局部服從整體的原則。4會議一經(jīng)確定，與會人員應(yīng)預(yù)先做好各項工作安排，原則上不可請假、遲到或缺席，遇特殊情況須提前向總經(jīng)理請假，獲得批準后方可指派專人代為參加，會后應(yīng)主動詢問會議內(nèi)容及交辦事項，確保會議布署的各項工作按時保質(zhì)完成并對工作結(jié)果負責(zé)。5各類會議資料除自行存檔外，應(yīng)提交秘書處立卷、存檔。第六條 會議準備1事業(yè)部級會議由秘書處制發(fā)會議通知，編排會議日程，準備會議相關(guān)資料，負責(zé)會議簽到、會議記錄和紀要制發(fā)；2行政辦公室負責(zé)準備會議所需相關(guān)設(shè)備用品，并檢查是否正常工作；3禮儀部負責(zé)會議服務(wù)工作；4企劃部負責(zé)會議攝影和攝像工作。 第七條 會議紀律1與會人員須嚴格按照會議時間出席，提前十分鐘到達會議室，并填寫會議簽到表；2與會人員在開會期間不得交頭接耳、大聲喧嘩或隨意進出，應(yīng)按次序發(fā)言，如有急需說明事項，應(yīng)向會議組織者示意獲準后發(fā)言；3周會、月會等例行會議要求與會人員主要圍繞當期的工作重點、存在的問題和解決的辦法、措施，以及總結(jié)的成功經(jīng)驗或失敗教訓(xùn)，下一步工作重點以及需要其他部門或團隊予以協(xié)同的事項等展開；4會議期間，與會人員須將手機關(guān)機或調(diào)成振動狀態(tài)，不準接聽電話，如有重要電話應(yīng)向會議組織者請假后離場接聽，以免影響會議效果。違者將予以100元處罰；5任何人員不得無故缺席會議，如確有緊急情況，須提前請假（中層干部以上人員請假需總經(jīng)理批準，其它人員需向會議組織部門請假），否則視為缺席。違者將視情節(jié)嚴重性予以100元以上處罰。第八條 會議紀要管理1本著真實有效的原則撰寫會議記錄，并要求與會人員在會議記錄文件上簽字確認，形成會議紀要文件，并由總經(jīng)理審批后下發(fā)至與會人員；2事業(yè)部所有會議紀要由秘書處負責(zé)分類管理，指定專人負責(zé)備份、編號、登記、存檔；3申請借閱會議紀要須嚴格參照借閱流程，辦理相關(guān)審批手續(xù)；4所借閱的會議紀要檔案須在借閱當日17時前歸還，如不能按期歸還，須再次辦理延期借閱手續(xù)；5所借閱的會議紀要檔案嚴禁復(fù)印留存；6借閱期間借閱人須保證資料的完整，歸還時如發(fā)現(xiàn)資料破損或改動，則依照獎懲辦法對當事人進行處罰。第九條 會議決議督辦1督辦范圍：周例會、月例會、各項專項會議決議等；2事項督辦形式：會后由秘書處指定專人進行跟進督辦，每次督辦須做好記錄工作以備查閱，督辦形式主要包括：電話、手機短信、傳真、郵箱、現(xiàn)場跟進督辦、調(diào)閱部門會議紀要；3督辦事項記錄要求：督辦人員必須準確詳實了解所跟進事項進展情況，并如實填寫會議決議跟進表。督辦人員應(yīng)根據(jù)所跟進事項實際情況實時或定期向主管副總經(jīng)理、總經(jīng)理上報會議決議跟進記錄表。 第十條 附會議管理表格、流程。第五節(jié) 督辦管理辦法第一條 督辦目的：為協(xié)助總經(jīng)理對經(jīng)營管理事業(yè)部各項工作有效管理與跟進，進一步完善內(nèi)控管理體系，提升管理水平，降低運作成本，特制定本督辦管理辦法。第二條 適用范圍：人和商業(yè)控股有限公司經(jīng)營管理事業(yè)部各項目公司及部門。第三條 督辦工作職能1.補充完善事業(yè)部內(nèi)控管理體系，有效提升管理水平；2.記錄總經(jīng)理日常工作計劃，并進行分類管理督辦；3.搜集各項目團隊及部門例行工作計劃、總結(jié)并進行統(tǒng)籌管理；4.重點工作跟蹤，定期反饋總經(jīng)理，提供及時有效的決策依據(jù)；5.其他總經(jīng)理交辦事項的督辦管理。第四條 督辦原則1.為決策服務(wù)原則：提供決策依據(jù)，樹立宏觀統(tǒng)籌、高度協(xié)同的服務(wù)理念；2.實事求是原則：督辦工作人員要全面、準確地了解情況，講真話、報實情；3.督而不決原則：秘書處在督辦過程中具有監(jiān)督監(jiān)察權(quán)，不得擅自決策和替代督辦對象的職能工作；4.時效性原則：督辦工作快速、高效，確保督辦事項在規(guī)定時間內(nèi)完成；5.保密性原則：秘書處要嚴格遵守事業(yè)部保密制度，避免信息泄露。一旦泄密將按照事業(yè)部相關(guān)規(guī)定處罰。第五條 督辦對象：各項目公司和部門主要負責(zé)人，以及其他需督辦人員。第六條 督辦方式：OA辦公系統(tǒng)、電話、傳真、郵件、晤談及其他合理有效方式等。第七條 督辦范圍分為五個層面：1.運營管理層面：針對商城的環(huán)境設(shè)施、客戶服務(wù)、人員管理、物業(yè)安全、物流配送、后勤保障和應(yīng)急機制的督辦管理。2.營銷管理層面：針對市場調(diào)研、文化建設(shè)、品牌定位與傳播、營銷戰(zhàn)略、公關(guān)策劃、招商開業(yè)、促銷活動等進行督辦管理。3.市場開發(fā)層面：針對市場開發(fā)策略、政府接洽、商圈概述、選址意向等市場開發(fā)各項工作進行督辦管理； 4.行政管理層面：針對日常行政事務(wù)、會議管理、公共關(guān)系、文書檔案、后勤管理和安全保衛(wèi)等進行督辦管理。5.人力資源層面：針對公司人員招聘、崗位異動、人員流失、員工晤談、員工關(guān)懷、員工培訓(xùn)、績效考核等工作進行督辦管理。第八條 督辦內(nèi)容分為三級：一級督辦內(nèi)容包括集團公司的重大戰(zhàn)略部署，重要會議決策，總經(jīng)理重要指示；二級督辦內(nèi)容包括例行督辦、計劃督辦和領(lǐng)導(dǎo)交辦事項督辦等；三級督辦內(nèi)容包括公司高管的臨時指示，職能部門的工作完成情況等。第九條 督辦問責(zé)規(guī)范1.問責(zé)目的：提升督辦人員工作效率，增強自身管理意識，更好的服務(wù)于事業(yè)部決策層，提升內(nèi)控管理水平。2.問責(zé)對象：督辦組內(nèi)部工作人員3.問責(zé)內(nèi)容：（1）工作缺乏主動性；（2）工作落實不力；（3）虛報、瞞報督辦事項；（4）泄露公司機密。4.問責(zé)方式：誡勉談話、通報批評、績效調(diào)整、勸退、辭退。第十條 督辦工作流程1.督辦類型：督辦分為例行督辦、專項督辦及領(lǐng)導(dǎo)交辦事項督辦等三種類型。所謂例行督辦是指定期對事業(yè)部各項目公司和部門例行工作的督辦。專項督辦是指對各項目公司和部門專項工作的督辦。領(lǐng)導(dǎo)交辦事項督辦則是指領(lǐng)導(dǎo)直接交辦的督辦類工作。2.督辦流程：督辦工作立項向督辦對象下達督辦通知依據(jù)督辦事項進展情況向督辦對象有效提醒整理督辦信息并形成督辦報告呈報領(lǐng)導(dǎo)批閱根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批閱指令進行跟進提醒督辦事項完成后形成報告并存檔反饋。第十一條 附則1.本管理辦法解釋權(quán)歸經(jīng)營管理事業(yè)部秘書處；2.本管理辦法自公布之日起實施；3.附督辦問責(zé)記錄表、誡勉談話記錄表。第六節(jié) 檔案管理辦法第一條 管理部門。事業(yè)部秘書處設(shè)立綜合性檔案室，并指定專人負責(zé)檔案管理工作。人資、財務(wù)、營銷、運營、網(wǎng)絡(luò)等專業(yè)檔案可由相應(yīng)職能部門負責(zé)管理。第二條 歸檔范圍。包括但不限于下列具有保存價值的各種載體形式的文件材料：1管理文件：在經(jīng)營活動中具有重要依據(jù)的各類文件，包括規(guī)章制度、部門工作職責(zé)、年度工作總結(jié)和計劃、大事記；各類公文、會議紀要、業(yè)務(wù)來往函件和傳真件等；2立項文件：包括項目的可行性報告、評估報告和合作合同、章程等文件，以及政府部門關(guān)于項目立項的各種批復(fù)文件等；3證照文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類證件、執(zhí)照等；4資信文件：驗資、審計、評估報告等；5合同文件：經(jīng)營活動中產(chǎn)生的各類合同、協(xié)議等；6項目開發(fā)報批文件：征地文件、規(guī)劃報建文件、施工及竣工驗收文件等；7設(shè)備和技術(shù)文件：設(shè)備、技術(shù)資料等；8國家有關(guān)行業(yè)發(fā)展的政策、法律、法規(guī)等文件；上級主管部門、單位的來文等9聲像信息類：事業(yè)部具有重要價值或用于營銷策劃廣告的照片、錄音、錄像、電子文件及內(nèi)部網(wǎng)絡(luò)資料等。10其他需要歸檔的重要文件。第三條 收集歸檔1檔案在形成過程中，檔案員應(yīng)及時對有關(guān)文字材料和圖樣進行系統(tǒng)收集和整理，不遺漏、不丟失，保證全部資料能夠真實、完整、齊全地移交檔案室歸檔。 2凡屬歸檔范圍的文件，檔案員應(yīng)在文件辦理完畢一個工作日內(nèi)將原件及時歸檔，不得私自留存；文件的復(fù)印件可存于本部門備查。3以事業(yè)部名義發(fā)出的日常文件、各類會議紀要、往來函件和傳真件等由秘書處負責(zé)收集、整理，按年度立卷歸檔。4為避免歸檔檔案的遺漏和混亂，檔案員要認真核對歸檔檔案的名稱、份數(shù)、原件或復(fù)印件等情況。經(jīng)辦人要設(shè)立檔案歸檔簽收本，列明檔案的名稱、份數(shù)及必要說明并辦理簽收手續(xù)。各部門資料員每月應(yīng)與檔案管理員核對檔案的歸檔情況。第四條 分類編目。檔案管理員應(yīng)根據(jù)歸檔范圍對歸檔文件進行分類整理、電腦登記、編號、備份、歸檔和建立檢索目錄，提高檔案利用率，保證檔案管理工作順利進行。第五條 檔案保管1檔案室必須做好防火、防潮、防蛀、防盜工作，保持檔案完好無缺；一旦出現(xiàn)險情，必須立即向有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)報告。2嚴禁無關(guān)人員進入檔案室；非檔案管理人員無故不許在檔案室逗留。3檔案發(fā)生損毀或丟失時，根據(jù)所造成損失的大小，按規(guī)定對有關(guān)責(zé)任人進行處罰。第六條 檔案借閱1借閱任何文件資料，必須辦理書面審批及借閱登記手續(xù)，歸還存檔時，經(jīng)檢查無誤方可辦理注銷手續(xù)；2借閱非機密性文件（包括復(fù)印件），須秘書處負責(zé)人批準；借出原件，須報行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)審批；3因辦理相關(guān)政府事務(wù)所需的資料，須經(jīng)行政副總批準方可借出；4借閱機密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)行政副總經(jīng)理批準；絕密性文件（包括復(fù)印件），須經(jīng)總經(jīng)理批準；5外部人員來查閱資料，應(yīng)出具其單位書面證明，并經(jīng)行政副總經(jīng)理以上領(lǐng)導(dǎo)批準，方可查閱；6任何人借閱檔案原件，原則上不準拆散案卷、折頁、摘抄、復(fù)制；不準在文件上作記號、涂改，污損文件。確因工作原因需要摘抄、復(fù)制，須經(jīng)秘書處負責(zé)人批準；7借閱檔案者必須嚴守公司機密，絕不能將檔案資料內(nèi)容外泄；由于泄漏機密而給公司造成損失者，將按獎懲規(guī)定對其進行處罰直至追究其法律責(zé)任。第七條 檔案移交檔案需移交時，應(yīng)將檔案移交的詳細目錄上報行政副總經(jīng)理或以上領(lǐng)導(dǎo)審批，方可移交。第八條 檔案銷毀檔案銷毀須經(jīng)總經(jīng)理批準，并由檔案管理員和秘書處負責(zé)人同時在場監(jiān)督。第九條 其他人事、財務(wù)、營銷、運營等專業(yè)檔案的管理可根據(jù)其特點增加其他要求，但必須遵守本規(guī)定基本原則，并由各職能部門負責(zé)。第七節(jié) 保密管理辦法第一條 保密范圍：1政府、董事會下發(fā)的內(nèi)部參閱、秘密級以上文件；2重大決策中的秘密事項；3尚未付諸實施的經(jīng)營戰(zhàn)略、經(jīng)營方向、經(jīng)營規(guī)劃、經(jīng)營項目及經(jīng)營決策；4開發(fā)報建、設(shè)計施工、訴訟或仲裁事項及糾紛的解決方案等；5章程、合同、協(xié)議、意向書、制度、規(guī)定及可行性研究報告；6各部門上報、下發(fā)和相互交換的內(nèi)部文件、資料；7各部門每個時期的工作計劃、總結(jié)和情況綜合文件、資料；8各類行政、業(yè)務(wù)會議的文件、資料、記錄錄音、錄像、紀要；9財務(wù)運作、資金運作計劃、統(tǒng)計報表，財務(wù)預(yù)決算報告及各類財務(wù)報表、金融管理部門的原始數(shù)據(jù)、資料；10人事檔案，員工個人工資、獎金及勞務(wù)性收入資料，員工情況綜合材料；11在經(jīng)營過程中形成的市場調(diào)查、預(yù)測、投資項目可行性研究、項目招商、項目評估、項目進展情況等專題報告及有關(guān)資料；12招商、營銷策略等資料；13招投標資料、底價及競爭對手的有關(guān)情況等；14工程預(yù)算、結(jié)算書和各種圖紙；15事業(yè)部管理層住址、電話、行蹤；16所有印章、財務(wù)用章、法人章等；17各部門所掌握的尚未進入市場或尚未公開的各類信息；18意外或突發(fā)事件，其它經(jīng)公司確定應(yīng)當保密的事項。第二條 密級確定：屬保密范圍的文件、資料、圖紙等，應(yīng)分類編定為秘密、機密、絕密三個密級。1公司經(jīng)營發(fā)展中，直接影響公司權(quán)益的重要決策文件資料為絕密級；2公司的規(guī)劃、公司經(jīng)營情況、重要會議記錄為機密級；3公司人事檔案、財務(wù)報表、統(tǒng)計資料、法律訴訟資料、合同、協(xié)議、員工工資性收入、尚未進入市場或尚未公開的各類信息及其它為秘密級。第三條 保密措施1密件應(yīng)由各級行政管理部門分別蓋上相應(yīng)密級的印章。2密件應(yīng)有專人監(jiān)制、保管，存放在保險箱或保險柜內(nèi)；條件一時不具備的，也應(yīng)存放在上鎖的資料柜、抽屜內(nèi)。3機密級（含）以上的文件傳閱至公司領(lǐng)導(dǎo)；秘密級文件傳閱各副總以上級別人員。非經(jīng)以上人員批準，不得復(fù)制、摘抄或傳閱。4密件的制作、收發(fā)、傳遞、使用、復(fù)制、摘抄、保存和銷毀，由秘書處或主管副總經(jīng)理指定專人執(zhí)行；采用電腦存取、處理、傳遞的公司秘密由經(jīng)辦人或電腦管理員負責(zé)保密。5外出攜帶密件，由指定人員負責(zé)保密并采取必要的安全措施。6查閱、借閱密件，須要經(jīng)總經(jīng)理同意，并經(jīng)密件保存部門負責(zé)人審批后，方可借閱。機密件須先經(jīng)秘書處負責(zé)人審批，再經(jīng)行政副總批準后方能借閱，并要求當日歸還。7凡涉及保密內(nèi)容的底稿、資料、文件、筆記簿等，廢棄時必須銷毀。8秘書處檔案室、打字室和有關(guān)部門資料室設(shè)為保密室，未經(jīng)同意，無關(guān)人員不得擅自進入保密室。各領(lǐng)導(dǎo)的辦公室，未經(jīng)本人同意，不得進入。9全體員工要嚴格遵守保密制度，預(yù)防丟失或被竊取文件資料；不準在私人交往和通信中泄露公司秘密；不準在公共場所談?wù)摴久孛?；在正常的工作交往中要注意保守公司秘密?0具有屬于公司秘密內(nèi)容的會議及其他活動，主辦部門應(yīng)采取下列保密措施：（1）選擇具備保密條件的會議場所；（2）根據(jù)工作需要，限定參加會議人員的范圍，對參加涉及密級事項的人員予以指定；（3）依照保密規(guī)定使用會議設(shè)備和管理會議文件；（4）確定會議內(nèi)容是否傳達及傳達范圍。11任何員工發(fā)現(xiàn)公司秘密已經(jīng)被泄露或可能被泄露時，應(yīng)當立即采取補救措施并及時報告秘書處負責(zé)人及主管領(lǐng)導(dǎo)處理。12各部門在經(jīng)營中如遇有可能給公司造成負面影響的緊急情況，在場員工應(yīng)立即處理，無法處理時應(yīng)立即向部門負責(zé)人報告。對有負面影響的突發(fā)事件除有義務(wù)協(xié)助司法機關(guān)調(diào)查取證外，不得對外發(fā)布任何消息；確有必要時對外發(fā)言時，應(yīng)由籌建處負責(zé)人以上領(lǐng)導(dǎo)指定專人進行或在統(tǒng)一口徑的情況下經(jīng)籌建處負責(zé)人同意或認可后進行。13.員工請長假、長休、辭職，必須將與公司業(yè)務(wù)有關(guān)的書面資料、合同協(xié)議、客戶檔案、電子文檔填寫詳細清單并上交部門負責(zé)人。第四條 公司員工應(yīng)與公司簽訂保密協(xié)議，公司有權(quán)對其進行背景調(diào)查。第五條 本制度規(guī)定的泄密是指下列行為之一：1本事業(yè)部秘密被不應(yīng)知悉者知悉的；2使事業(yè)部秘密超出了限定的接觸范圍，而不能證明未被不應(yīng)知悉者知悉的。第六條 罰則出現(xiàn)下列情況之一的，予以警告、經(jīng)濟處罰、辭退，情節(jié)嚴重的依據(jù)公司法、保密法、刑法有關(guān)規(guī)定，追究法律責(zé)任。1、泄露公司秘密，尚未造成嚴重后果或經(jīng)濟損失的；2、違反保密管理程序的；3、泄露公司秘密但采取有效補救措施的；4、故意或過失泄露公司秘密，造成嚴重后果或重大經(jīng)濟損失的；5、違反保密制度規(guī)定，為他人竊取、刺探、收買或違章提供公司秘密的；6、利用職權(quán)強制他人違反保密規(guī)定的。第八節(jié) 對外接待管理辦法第一條 為使事業(yè)部接待工作有所遵循，特制定本制度。第二條 本制度適用于事業(yè)部接待工作。第三條 秘書處、行政辦公室負責(zé)制度解釋。第四條 接待事務(wù)分類A類：貴賓接待。指公司領(lǐng)導(dǎo)重要客人、公司重要客戶、主流媒體、外賓及參觀團或政府部門的接待；B類：業(yè)務(wù)接待。指營銷客戶的接待；C類：普通接待。指一般來客的接待。第五條 接待場所管理1總經(jīng)理辦公室、會議室用于貴賓接待；2VIP商務(wù)室用于業(yè)務(wù)接待；3休閑廳用于普通接待，待客必須在指定區(qū)域。第六條 接待職責(zé)分工1接待是窗口工作，對于塑造企業(yè)良好形象具有十分重要的意義，相關(guān)部門人員必須高度重視、規(guī)范操行。2接待內(nèi)容包括：迎客引入、詢問讓座、接待洽談、參觀介紹及招待服務(wù)等。分工如下：（1）警衛(wèi)值班：提供安全保障及來客導(dǎo)入；（2）禮儀中心：提供一般接待良好環(huán)境的保障及備品準備，協(xié)理貴賓室、商務(wù)室定時清掃工作；（3）總臺文員：提供信息溝通保障、調(diào)度控制及來客記錄；（4）經(jīng)辦部門：負責(zé)接待洽談并陪同始終；（5）秘書處：管理總經(jīng)理辦公室、貴賓室，負責(zé)招待服務(wù)并陪同洽談及參觀。3.行政辦公室主任對接待工作負全面責(zé)任。第七條 接待方式1貴賓接待：秘書迎接來客于總經(jīng)理辦公室或會議室入座，事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)陪客接待，以咖啡、冷飲、熱茶、名煙、水果等招待，如需就餐由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)或指定專人陪同安排于酒店就餐。2業(yè)務(wù)接待：營銷部門、招商主辦人員迎接客戶于商務(wù)室洽談，以香煙、飲料、糖果等招待。如需就餐，原則上安排工作餐，營銷、招商經(jīng)辦人陪同。如需安排外出就餐，由副總或指派人員陪同。3普通接待：業(yè)務(wù)部門接待并服務(wù)，以純凈水招待，如需就餐由部門指定人員陪同于餐廳就餐。第八條 接待規(guī)則1接待一般程序：警衛(wèi)值班問清來由后指導(dǎo)路線并通報總臺，總臺禮儀、文員禮貌詢問后讓座于休閑廳并通報接待部門及服務(wù)人員，接待經(jīng)辦人員請來客到專門接待室接待洽談。2接待禮儀要點：（1）接待人員須嚴格遵守事業(yè)部相關(guān)規(guī)定，不準有任何越格行為發(fā)生；（2）總臺禮儀、文員于接待進行時，須密切注視接待動態(tài)，做好控制指揮工作，保證規(guī)范進行；（3）接待過程中如有來客提出辦理限制事宜，須婉言解釋、禮貌拒絕。3.接待用品準備：（1）通用備品：煙及配套用品、水及水具、糖果、報紙、便箋及鉛筆等；（2）特殊備品：速溶咖啡、冷飲、茶品及專用茶具、水果等。 4環(huán)境標準：（1）物品擺放整齊，表面無灰塵；（2）地面干凈，空氣流通清新；（3）室溫適宜，燈光適中，演示設(shè)備調(diào)好待機；（4）備品齊全。 5、參觀規(guī)定（1）參觀須請示行政副總經(jīng)理批準；（2）參觀介紹由禮儀或部門接待人員負責(zé)；（3）參觀所到之處，工作人員須集中精力做事，不得東張西望，更不許與參觀人員交談。如有必要可禮貌示意。第九節(jié) 總經(jīng)理日程管理辦法第一條 日程是總經(jīng)理的工作質(zhì)量、工作效率、工作成果的表現(xiàn)之一，總經(jīng)理工作日程安排是秘書處的一項基本工作，是輔助工作的基礎(chǔ)，安排好總經(jīng)理日程，有利于總經(jīng)理高效工作，更全面地處理事業(yè)部各方面事務(wù)。第二條 日程安排原則1了解總經(jīng)理的日常工作、近期業(yè)務(wù)重點、作息習(xí)慣、身體狀況； 2優(yōu)化工作方法，細心觀察總經(jīng)理的工作習(xí)慣與做事風(fēng)格，主動適應(yīng)其工作節(jié)拍； 3了解公事業(yè)部業(yè)務(wù)發(fā)展情況，特別是業(yè)務(wù)進展情況；4對計劃內(nèi)事情預(yù)先寫入日程，及時整理日程表，以免安排沖突；5明確工作事項優(yōu)先級，在處理事務(wù)時注意理順、排序，分清輕重緩急，酌情安排處理；6定期與總經(jīng)理溝通，使雙方的要求、需求和可能會遇到情況的處理原則達成共識，以利工作開展；7日程安排做到張弛有度、松緊適當。第三條 秘書處負責(zé)總經(jīng)理工作日程計劃安排。1每周確定總經(jīng)理工作計劃安排表；2依據(jù)計劃安排制定每日總經(jīng)理工作備忘錄；3每天將總經(jīng)理交辦的工作及完成、進展情況登記匯總。第四條 總經(jīng)理工作安排包括：日程安排、出差日程安排、會議安排、大型活動和突發(fā)來訪等部分組成。1日常工作安排：總經(jīng)理日常工作分為兩種，即事先有計劃的相對固定的工作（匯報、會議、出差、接待、文件簽批等）和突發(fā)性工作（臨時安排事項）。秘書處每日需將計劃內(nèi)事項預(yù)先填入擬好的日程表中，同時靈活安排突發(fā)隨機事件。各部門需提交總經(jīng)理處理或決定的事務(wù)，一律提交秘書處予以登記安排，以便列入總經(jīng)理日程表中；各部門每日在上午8：