融資租賃公司內部運作制度

精選文庫 融資租賃公司內部運作制度第一章 融資租賃有限公司檔案管理和公章管理制度第一條檔案是公司的重要資源，公章是公司對外開展業(yè)務活動并承擔相應法律責任的主要依據。為了加強檔案和公章的科學管理，規(guī)范檔案和公章管理行為，維護檔案和公章安全，提高檔案和公章使用效率，根據國家現行法律和公司的實際情況制定本制度。第二條檔案分為行政檔案，業(yè)務檔案，財務檔案，法務檔案；檔案的保存形式有文字檔案，電子檔案（包括照片、錄像、音像資料）和實物檔案（包括實物憑證、身份憑證等）。第三條檔案實行專人專職和集中管理制度。檔案管理人員應該勤勉盡責，以維護檔案安全，保守檔案秘密和方便檔案使用為己任，充分發(fā)揮檔案管理服務于公司發(fā)展的作用。第四條公章是本公司能夠對外開展活動的所有公章。包括：行政公章、財務公章、合同專用章、法人代表公章、董事會章、股東大會章。第五條本制度適用于公司全部檔案和公章管理。第二章檔案的分類第六條行政檔案 是公司在行政和人力資源運作過程中發(fā)生的檔案資料。它分為：1、公司工商登記檔案：公司在工商局注冊登記的全部資料（公司成立及變更批文、股東會決議、董事會決議、董事個人資料及簽字樣本、企業(yè)法人營業(yè)執(zhí)照、稅務登記證、組織機構代碼證、驗資報告、審計報告等）；2、公司機要檔案：重要會議的決議、紀要、記錄、錄像；由主要領導簽發(fā)的文件、函件、批示、答復、講話稿、傳真件等；3、公司榮譽檔案：公司獲得的各種獎勵證書、獎牌、資質、資信評級、品牌，對外交往的重要活動記錄、錄像、照片等；4、公司人力資源檔案：勞動合同、員工基本資料及其相關的擔保資料、任職文件、保險、考核記錄、培訓記錄、離職審計或審批等；5、公司財產檔案：房產所有權資料、房產租賃權資料、車輛登記證書、行駛證、車輛保險單、計算機及其網絡的硬件和軟件資料、重大辦公設施或設備的資料；第七條業(yè)務檔案 是公司對每一筆業(yè)務從受理、調查、審查到業(yè)務發(fā)生、跟蹤檢查、擔保責任解除等環(huán)節(jié)辦理過程的系統(tǒng)記錄，是擔保業(yè)務操作的重要依據。它分為：1、直接租賃類：企業(yè)（個人）：業(yè)務主辦完成的項目調查表、風險管理部落實到反擔保措施、內部評審、和支付憑證、融資租賃合同、買賣合同、反擔保措施中的各項合同（包括物權憑證、實物及其它約定的保證手段等）、授權書及其委托公證、租后管理資料等。2、售后回購類：業(yè)務主辦完成的項目調查表、風險管理部落實到反擔保措施、內部評審、借款合同（主合同）和支付憑證、融資租賃合同、買賣合同、反擔保措施中的各項合同（包括物權憑證、實物及其它約定的保證手段等）、授權書及其委托公證、租后管理資料等。3、項目資料、合同書、其他與項目或者合作有關的全部資料。第八條法務檔案是公司案件在司法程序過程中留下的各種法律文書、證據材料、資產證明文件及其它與案件有關的資料。它分為：1、法律文書類：訴訟案件的起訴書、保全申請書、開庭傳票、授權委托書、答辯狀、代理詞、法庭開庭記錄、法院調解書、判決書、裁定書、執(zhí)行申請書、執(zhí)行裁定書、和解協(xié)議書等；2、證據文書類：公司提交的案件證據、對方提交的案件證據、申請法院調查的證據等；3、其他：辦案人員的研究記錄、摘要；案件討論會記錄、策劃方案等。第九條財務檔案是公司財務管理過程中形成的重要憑證。它分為：1、資金往來的檔案；2、帳務記錄和處理檔案；3、各類報表檔案。第十條其他檔案。除上述分類文件之外的重要文件等。第三章檔案的管理第十一條檔案的分類建立。檔案資料應該及時移交檔案管理員。檔案管理員應當建立文字檔案和電子檔案。第十二條檔案的規(guī)范整理：對文字檔案按照A4紙進行統(tǒng)一的整理，小于A4紙的資料應在A4紙上粘貼，編上頁號，制作封面和目錄裝訂成冊；重要的文字檔案應該有2人分工管理或者雙鎖管理，任何一人是不能獨立取出該檔案的。對電子檔案應有電子版本目錄，方便員工查找和使用。檔案實行集中保存。第十三條使用：員工使用檔案原則上應盡量使用電子文檔。確實需要使用原件應該辦理檔案借閱審批手續(xù)，檔案管理員憑借閱人所在部門主管簽字和公司分管檔案工作的領導簽字審批單提供檔案并對借閱人及借閱的檔案進行登記，借閱人使用后及時歸還。第十四條維護：公司為檔案維護提供必要的條件，包括專用的檔案室、檔案柜、保險箱、光盤、移動存儲器等。檔案管理員應做好文字檔案和電子檔案的維護工作，除了要防止檔案丟失、受損、泄密，切實維護檔案安全。第四章檔案管理職責第十五條檔案管理員的職責：1、維護檔案完整與安全職責：檔案管理員接收檔案資料后，以維護檔案完整和安全為目的進行應分類整理、保存；因檔案整理混亂或檔案完整性受到破壞等，檔案管理員應承擔工作嚴重失職的責任，公司依照員工管理制度的相關規(guī)定予以處罰。2、檔案管理員為了維護檔案安全，在出現緊急情況或重大風險等情況下有權獨立做出處理再匯報；檔案管理員有權制止任何干擾或破壞檔案管理行為的事情。3、泄漏檔案機密的職責：檔案管理員的應嚴格保守檔案機密，未經批準不得隨意向任何人以任何方式透露檔案內容。泄漏檔案秘密給公司造成損失的，公司有權給予相當于本人2個月工資額度的處罰直至解除勞動合同；尚未造成損失的給予記過處分并扣發(fā)相當于本人當月工資額度的30%。4、檔案管理員怠于履行檔案管理職責，造成公司員工抱怨或投訴的，經查實，給予批評直至處以相應的罰款，罰款金額為本人當月工資額的5%。第十六條檔案使用人的職責：1、使用檔案應辦理借閱手續(xù)，檔案使用人應合理使用并維護檔案的完整。損害檔案或者從檔案中故意抽出部分資料等應承擔損害檔案完整的責任。公司有權處以相當于借閱人2個月工資的罰款；情節(jié)嚴重的，應賠償損失。2、借閱人不得泄露檔案秘密，泄漏檔案秘密給公司造成損失的，公司有權給予相當于本人2個月工資額度的處罰直至解除勞動合同。尚未造成損失的，公司給予記過處分并扣發(fā)相當于本人當月工資額度的30%。第十七條檔案審批人的職責：審批檔案借閱的負責人應認真核實借閱的理由、用途、使用范圍、使用期限等，因審批失職或利用職務之便故意為借閱人提供“方便”，給公司造成損失的應承擔玩忽職守或者營私舞弊的責任。公司有權處以相當于審批人2個月工資的罰款；情節(jié)嚴重的，應賠償損失。第五章公章管理第十八條公章存放管理實行最高密級管理。有專人、有專柜、有獨立密碼，且密碼管理和專柜鑰匙由主管公章的負責人管理，確保公章存放安全。第十九條公章使用管理實行嚴格的審批使用制度。其流程是：1、公司所出具的與擔保業(yè)務有關的文件資料需加蓋公章的必須由評審委員會審議。實行先登記后審批。2、使用人在法務部領取公章登記表；3、使用人填寫公章登記表；4、公司副總經理簽字；5、公司總經理審批簽字；6、公司法務部主管最后對蓋章的文件內容合法性和審批領導簽字的真實性進行核實，并簽名確認；7、公司公章主管負責人做最終的確認審核并報董事長書面同意，方可加蓋公章。公章管理人應該及時核對上述簽字與蓋章的文件內容一致后在文件的合適位置加蓋公章，不得拖延。公章要求清晰、完整，不偏不歪。8、任何公章一律不準帶出公司。如遇特殊情況須將公章帶出公司，必須由公司主管公章的負責人一同外出。第二十條公章管理人發(fā)現審批內容與蓋章的文件不符的有權拒絕蓋章，在向公章使用人說明理由的同時，應該將拒絕蓋章的事件及時報告登記表中所有簽字的相關人員，并提請審批領導再次確認后予以蓋章。第二十一條違反公章管理的處罰：1、公章管理人的職責：公章管理人在管理公司公章過程中，包括公章存放、密碼保密、公章維護、專柜鑰匙管理、用印登記表管理、蓋章操作等違反本制度，不按照規(guī)定保存公章或專柜鑰匙、不按照規(guī)定流程加蓋公章，尚未給公司造成損失的，公司將給予本人月工資30%的處罰；給公司造成損失的視情節(jié)輕重公司有權給予降級直至解除勞動合同的處罰。2、公章審批人職責：審批人違反本制度或者營私舞弊或者利用職務之便謀取個人利益或者損害公司利益等情形的，公司有權給予本人月工資30%的處罰，可以并處降級、免職直至解除勞動合同的處罰。3、公章使用人的職責：公章使用人使用公章時應該誠信履行職責，嚴禁違反公司經營宗旨使用公章，更不能利用工作上的便利為自己或公司之外的任何人謀取不正當的利益。使用人違反本規(guī)定公司有權給予本人月工資30%的處罰，可以并處降級、免職直至解除勞動合同的處罰。租賃公司各崗位人員工作職責及管理制度一、公司經理：1、全面負責公司經營管理工作，組織實施年度經營計劃和租賃業(yè)務承接、合同簽訂與履行、租賃費回收等工作。分管合同、財務等工作。2、認真貫徹執(zhí)行國家的法律法規(guī)和集團公司的決議決策，負責程公司各項管理制度的貫徹落實。3、負責制定和組織實施本單位各級管理人員的崗位目標責任制等制度，建立健全管理保證體系，明確人員職責和目標。4、負責開拓市場，搞好業(yè)務對象的社會信譽度調查，認真洽談并簽署有關租賃合同，保證經營目標的實現。5、負責組織編制安全措施計劃并貫徹實施。6、負責制定陳欠款回收計劃，并親自組織回收。對正常程序無法回收款項的，要積極經法律咨詢通過款確保應收款的回收。7、認真搞好員工隊伍建設，嚴格按員工守則及其實施細則、崗位目標責任制對所屬人員進行考核。二、會計1、遵守國家法律法規(guī)，嚴格按照公司的財務管理制度及其他各項規(guī)章制度的規(guī)定辦理業(yè)務。2、嚴格按公司財務部要求設置各類賬本，及時準確登記各類明細帳。3、每月定期與出納和對賬（銀行帳、現金帳），做到賬實相符、賬證相符、賬賬相符。4、及時準確按規(guī)定的程序計算核對租賃費；并提示負責人及時催收。5、定期報賬，并按公司財務部要求上報各種報表。6、做好相關財務資料、質量安全體系運行文件的整理存檔工作。7、負責合同的審核傳遞、登記、分發(fā)及歸檔工作。三、出納1、遵守國家法律法規(guī)，嚴格按照公司的財務管理制度及其他各項規(guī)章制度的規(guī)定辦理業(yè)務。2、嚴格按公司財務部要求設置各類賬本，及時準確登記各類明細帳。3、必須按批準的用途使用資金；單據記載內容必須與真實發(fā)生的業(yè)務一致，不得擅自變通；認真審核原始憑證，對不符合手續(xù)的單據堅決退回，發(fā)現有違規(guī)的情況及時向分管領導匯報；4、每日盤點現金，確保日清月結、賬實相符；定期與公司會計對賬，保證賬實相符、賬證相符、賬賬相符；5、每日收取的款項必須及時報告公司，嚴禁坐支；嚴禁私設小金庫；6、及時準確的按公司財務部要求上報各種報表；做好相關財務資料的整理存檔工作。歸集質量安全體系運行文件、整理會議紀要。7、完成領導交辦的其它工作任務。四、業(yè)務經辦部門為公司租賃業(yè)務部（一）、對申請租賃的客戶進行初審，確定是否達到基本條件，決定是否受理；（二）、收集申請人提供的有關材料，審核材料的真實性和完整性；（三）、租賃前調查，編寫詳細、客觀、全面的調查報告，提出初審意見，報項目審核委員會（以下簡稱委核會）審批，對調查結果負責；（四）、對未獲批準的項目，及時向企業(yè)說明情況，對獲批準的，辦理租賃合同，并確保合同簽訂符合法律要求；（五）、辦理公證、保險及抵（質）押物權利登記，落實有效登記，取回權利憑證并妥善保管；（六）、監(jiān)督設備租賃款按合同約定用途使用，制定具體監(jiān)控措施；（七）、定期對租賃項目進行監(jiān)督檢查，跟蹤租賃設備使用情況，發(fā)現問題匯報，采取對策；（八）、定期報送租賃統(tǒng)計報表（含逾期項目本金、欠息）；（九）、參與項目竣工驗收，及時了解項目建設情況；（十）、及時掌握企業(yè)資金狀況，按時收回到期租金；（十一）、對申請租賃展期的客戶，調查展期理由是否充分，客觀真實，驗收展期資料是否真實；（十二）、對逾期租金采取各種有效措施進行催收，及時發(fā)出“逾期租金催收通知書”，取得回執(zhí)，交業(yè)務員員歸檔保管，保證訴訟時效的延續(xù)；（十三）、初審擬核銷租賃項目是否符合條件，收集有關資料，審核材料的真實性，撰寫呆賬核銷申請報告；（十四）、租賃項目檔案保存要完整并設置租金明細臺賬，隨時記錄租金的動態(tài)；（十五）、租賃本息收回后，對項目進行總評價，編寫項目總結，報公司管理部門。風控部門一、項目初審1、公司業(yè)務部根據人員和業(yè)務量的實際情況，確定第一調查人和第二調查人。第一調查人為項目負責人，負主要調查責任，第二調查人協(xié)辦。2、項目初審主要是通過資料審核和實地調查，獲取租賃項目、項目承擔企業(yè)及反擔保人真實、全面的信息，通過綜合分析、比較、評價，形成最后綜合性的評定和結論，即項目調查報告。3、資料審核是項目初審的開始階段，是對申請租賃企業(yè)提供的資料、信息進行搜集、整理和審核，以確定這些信息的有效性、完整性和真實性。對上述資料，信息審核過程中需要進一步明確、補充、核實之處以及發(fā)現的漏洞、疑點即是下一步進行實地調查的重點。資料審核要點：(1)按“清單”要求提供的材料是否齊全、有效，要求提供的文件是否為原件，復印件是否和原件一致，復印材料是否加蓋公章。各種文件是否在有效期內，應年檢的是否已辦理手續(xù)；(2)各有關文件的相關內容要核對一致，邏輯關系要正確，通過對企業(yè)成立批文、合同、章程、董事會決議、驗資報告、立項批文、可行性研究報告、資信等級、環(huán)保及市場準入等具體文件的審核，了解借款人(擔保申請人)和反擔保人是否具備資格，是否合法。(3)財務報表是否由會計師事務所出具了審計報告，是否有保留意見報告，初步分析財務狀況，記錄疑點，以便實地調查核實。(4)對反擔保人提供的文件資料的審核與以上三項基本相同，重點是審核反擔保人提供的反擔保措施是否符合擔保法和有關法律法規(guī)(如房地產、土地)及有關抵押登記管理辦法的規(guī)定，抵押物、質物的權屬(權力憑證)是否明晰。二、實地調查項目初審過程中，部門負責人、項目負責人與協(xié)辦人(至少雙人下戶)應到借款人和反擔保人及有關部門進行實地調查，實地調查至少要進行一次，公司負責人根據具體情況參與調查。進行調查前，要列出調查提綱，明確調查目標，以保證調查的質量和效率。實地調查要點：1、訪問企業(yè)，會見有關當事人，了解企業(yè)和項目背景、市場競爭范圍、銷售和利潤、資源的供應等情況；弄清借款用途和還款來源；考察企業(yè)管理團隊的整體素質(文化程度、主要經歷、技術專長、經營決策、市場開拓、遵紀守法等方面)，了解主要領導人的信用狀況和能力。2、對需要進一步核實的材料，要求企業(yè)提供原件核對；3、考察主要生產、經營場所，通過走、看、問，判斷企業(yè)實際生產、經營情況，印證有關資料記載和有關當事人介紹的情況；4、對財務報表的調查審核，通過采用抽查大項的方式，審核企業(yè)是否做到了賬表、賬賬、賬證、賬實四相符，核實資產、負債、權益是否有虛假；5、察看抵押物、質物。以房地產抵押的，要察看、了解抵押物的面積、用途、結構、竣工時間、原價和凈值、周邊環(huán)境等；以動產抵押、質押的，要察看、了解抵押物、質物的規(guī)格、型號、質量、原價和凈值、用途等；以匯票、本票、債券、存款單、倉單、提單等出質的，要察看權力憑證原件，識別真假，必要時請有關部門鑒定。三、綜合分析1、分析、判斷借款人(擔保申請人)的主體資格、清償債務意愿及是否能嚴格履行合同條款；2、分析經濟環(huán)境對租賃項目和項目承擔企業(yè)的影響，主要包括：項目產品在行業(yè)中的地位、產品經濟壽命期、技術、工藝先進程度，市場結構和市場競爭能力，市場風險程度及政府的管制程度等；3.分析借款人的還款能力。通過財務分析和現金流量分析，掌握借款人的財務狀況和償債能力，預測借款人的未來發(fā)展趨勢。財務分析的主要內容：(1)償債能力(財務杠桿比率)(2)盈利能力(盈利比率)(3)營運能力(效率比率)(4)資產質量(5)資金結構(6)預測近三年的發(fā)展趨勢。現金流量分析是預計在未來的還款期間內，是否能夠產生足夠的現金流量償還銀行借款。4、分析反擔保人的擔保資格和擔保能力。重點分析擔保方式的可操作性，抵押、質押是否合法合規(guī)，與抵押物、質押物的流動性相關的預期變現難易程度、交易成本和價格的穩(wěn)定性及可預見性；5、基本風險度分析。四、融資租賃項目評審與決策1、融資租賃項目的評審包括兩個環(huán)節(jié)，即部門審核和會議評審。2、項目初審工作結束后，項目負責人將企業(yè)提交的各項資料和項目調查報告提交風控部，部門負責人組織人員對上述資料進行評審。部門評審的重點是項目資料和項目調查報告。風控部審核的主要內容有：(1)項目資料的真實性、完整性、正確性；(2)對反擔保措施提出意見；(3)對企業(yè)的報審資料從法律角度加以審核；(4)對項目的風險度進行評價；(5)對企業(yè)的財務狀況進行評價。3、風控部評審完畢后，將融資租賃項目評審書連同其他資料一并提交會議評審。4、會議評審的組織機構是公司項目評審會員會，成員由公司總經理、部門負責人組成，主任委員由公司總經理擔任。評審委員會日常工作由風控部負責；參加會議人員從合法性、安全性、效益性等方面對項目進行綜合分析并提出具體意見；會議評審采用簽字表決制，參加會議評審人員須在融資租賃項目評審書上明確填寫同意或不同意并簽字，不得棄權，三分之二以上的評審人員同意視為項目評審通過。五、項目合同的簽訂1、項目正式批準后，由客戶經理通知項目承擔企業(yè)辦理擔保手續(xù)，通知包括以下內容：公司同意融資租賃項目的決定、繳納融資租賃項目費用的金額、付款期限的方式、辦理擔保手續(xù)應備資料和其他準備工作。2、項目負責人為合同經辦人,簽約程序如下：(1)準備(或擬定)空白法律合同文本，包括買賣合同、租賃合同及其他須準備的法律文書；(2)由業(yè)務部、風控部、法律顧問審核上述合同文本，對需要調整和修改的合同條款應及時與對方當事人協(xié)商、談判，將修改意見報總經理審定；(3)涉及到股東、法人代表、董事會成員、共有人、反擔保人(自然人)等簽字蓋章的情況，當事人必須當面簽字、蓋章，我公司至少應有二人在現場；3、辦理完簽約手續(xù)的項目資料移交擔保部檔案管理員統(tǒng)一管理。重要合同和證件：包括借款合同、保證合同、反擔保合同等須單獨