第五節(jié)MicrosoftOffice的基本操作

1、一、Microsoft Word的基本操作（一）創(chuàng)建和保存文檔、創(chuàng)建文檔啟動Word，開始程序Microsoft OfficeWord 2003，自動建立一個(gè)文檔1單擊“新建”按鈕文件新建空白文檔（常用）自動創(chuàng)建默認(rèn)文件名：文檔1、文檔2、文檔3等2、保存文件單擊工具欄中的“保存”按鈕；文件保存；CTRL+S輸入文件名，類型默認(rèn)為.DOC、另存為作副本保存，文件另存為保存（二）打開和關(guān)閉文檔1、打開文檔文件打開或“打開”按鈕，找到文件打開找到文件名，雙擊可自動打開2、關(guān)閉文檔關(guān)閉當(dāng)前文檔使用的文檔窗口（不包括Word的窗口），文件關(guān)閉、單擊“”（關(guān)閉窗口）按鈕、Ctrl+F4或Ctrl+W，如

2、未存盤，提示保存。（三）Word 2003的界面、標(biāo)題欄：最大化還原按鈕，但不能同時(shí)存在。、菜單欄：九個(gè)下拉式菜單、工具欄：可在視圖工具欄，再選擇對應(yīng)的內(nèi)容。、繪圖工具欄：包括自選圖形、藝術(shù)字、陰影樣式和三維效果樣式等，如果不存在，視圖工具欄繪圖中設(shè)置。5、狀態(tài)欄：提供頁、節(jié)、光標(biāo)位置等信息。6、標(biāo)尺：水平和垂直標(biāo)尺，默認(rèn)情況下以字符個(gè)數(shù)為單位。7、視圖方式按鈕：可在5種視圖中進(jìn)行切換。常用的文檔視圖有：普通視圖，只關(guān)注文檔內(nèi)容而不關(guān)注格式，不顯示文檔的復(fù)雜格式和頁面設(shè)置，只顯示水平標(biāo)尺；頁面視圖，顯示所有的元素和格式，如頁眉和頁腳，頁邊距，分頁符，分欄符等，顯示水平標(biāo)尺和垂直標(biāo)尺。（四）文檔

3、的基本操作1、輸入文本光標(biāo)的移動：鼠標(biāo)單擊, 光標(biāo)移動鍵Home 行首 End行尾Ctrl+Home文檔的開頭(文首) Ctrl+End 文檔的結(jié)尾(文尾)插入符號或特殊符號，可選定符號，單擊“插入”或雙擊所選字符，例如： 等。2、編輯文本選擇文字：拖動單擊開始，按住Shift，單擊結(jié)尾選定一個(gè)段落：在段落中三擊。編輯全選CtrlShift+End 可以選擇到所在行的行尾。3、移動、復(fù)制和刪除文本復(fù)制：選定文字復(fù)制目標(biāo)位置粘貼復(fù)制：復(fù)制按鈕；編輯復(fù)制；右擊復(fù)制；Ctrl+C移動：選定文字剪切目標(biāo)位置粘貼。刪除：單個(gè)文字：Delete鍵或Backspace鍵多個(gè)文字：選定文字，按Delete鍵,

4、如誤刪了，可按工具欄中的“撤消”按鈕或Ctrl+Z4、查找和替換文本編輯查找或Ctrl+F，出現(xiàn)“查找和替換”對話框，輸入要查找的內(nèi)容編輯替換，輸入要查找的內(nèi)容和替換的內(nèi)容，可選擇高級選項(xiàng)，如：區(qū)分大小寫、字體等內(nèi)容。（五）表格和圖形的處理1、創(chuàng)建表格方法：表格插入表格，輸入列數(shù)和行數(shù)等，如：列行。單擊表格下拉工具欄中的“插入表格”按鈕，拖動即可制作表格。繪制表格：表格繪制表格，單擊“繪制表格”按鈕，可用“擦除”按鈕擦去畫錯(cuò)的線條。2、編輯表格（1）插入行、列及單元格表格插入列（在左側(cè)），列（在右側(cè)），行（在上方），行（在下方）1、刪除行或列（2）表格刪除列、行、單元格，彈出對話框：有右邊單元

5、格左移，下方單元格上移，刪除整行，刪除整列等選項(xiàng)（3）移動選定剪切目標(biāo)位置粘貼，如：將指定的行、列進(jìn)行互換。（4）拆分單元格單擊單元格，表格拆分單元格拆分為1列3行（5）合并單元格選中所要合并的單元格，表格合并單元格3、插入和編輯圖片在“插入圖片”的菜單中，可插入圖片、藝術(shù)字等內(nèi)容。插入圖片：插入圖片剪貼畫或繪圖工具欄中的“插入剪貼畫”按鈕插入圖片來自文件，查找范圍，找到圖片插入，注意圖片與文字的環(huán)繞方式的設(shè)置。4、繪制圖形插入圖片自選圖形或單擊繪圖工具欄中的“自選圖形”，如果不存在可選擇：“視圖”“工具欄”“繪圖”，打開“繪圖”工具欄。單擊繪圖工具欄，自選圖形如：基本形狀中的禁止符、笑臉等，

6、設(shè)置有：陰影按鈕、三維效果按鈕，在繪圖工具欄的按鈕。（六）格式編排1、字體格式字體對話框中包括：字體、字形、字號等內(nèi)容格式字體；右擊字體；工具欄中的字體；在“頁面設(shè)置”的“文檔網(wǎng)格”中有“字體設(shè)置”。1、設(shè)置字體，常用的四種字體：宋體、仿宋、楷體、黑體。2、設(shè)置字形字形指字的形狀有傾斜和加粗兩種，選項(xiàng)有：常規(guī)、傾斜、加粗、加粗傾斜3、設(shè)置字號指字的大小，有兩種單位號：數(shù)值越大，字號越小，如：三號四號磅：磅值越大，字號越大，如：2821，可輸入任意的數(shù)值，設(shè)置字的大小4、其他內(nèi)容：顏色、下劃線、上標(biāo)、下標(biāo)等5、設(shè)置字符間隔指文字與文字之間的距離，格式字體，選“字符間距”標(biāo)簽2、段落格式啟動方法：

7、格式段落或右擊段落或工具欄（對齊方式）1、對齊方式兩端對齊，從左開始，以回車結(jié)束，默認(rèn)的對齊方式居中、左對齊、右對齊、分散對齊。2、段落縮進(jìn)首行縮進(jìn)：首行向文檔內(nèi)部縮進(jìn)，一般為2個(gè)字符懸掛縮進(jìn)：首行文字不縮進(jìn)，非首行文字向內(nèi)縮進(jìn)3、段落間距中心段和位于其上下段之間的距離，即段前、段后4、行間距行與行之間的垂直距離。特別強(qiáng)調(diào)：格式刷，可用來復(fù)制文字格式和段落格式，雙擊，可多次使用格式刷。3、設(shè)置邊框和底紋格式邊框和底紋，單擊“底紋”標(biāo)簽確定底紋只能對文字、段落添加。4、頁面設(shè)置文件頁面設(shè)置視圖頁眉和頁腳頁面設(shè)置可進(jìn)行上、下、左、右邊距的設(shè)置，默認(rèn)紙型為A4，方向?yàn)榭v向。頁面設(shè)置好之后，可進(jìn)行文檔

8、的打印預(yù)覽和打印打印預(yù)覽：文件打印預(yù)覽或工具欄上的“打印預(yù)覽”按鈕打?。何募蛴≡诔Ｓ霉ぞ邫谥械摹按蛴　卑粹o在打印預(yù)覽中的“打印”按鈕只有文件打印的方法中出現(xiàn)對話框，可進(jìn)行打印頁數(shù)的設(shè)置，即頁碼范圍，如：1，3，5-12，15，其中表示連續(xù)的多頁，逗號表示單頁。副本可選擇份數(shù)，雙面打?。涸凇按蛴　睂υ捒?，打印下拉列表中選項(xiàng)奇數(shù)頁和偶數(shù)頁，分別打印即可或人工雙面。（七）頁眉和頁腳1、創(chuàng)建視圖頁眉和頁腳，頁眉：位于文檔的最上方；頁腳：位于文檔的最下方2、編輯可在頁眉和頁腳中輸入需要的內(nèi)容并進(jìn)行字體等的設(shè)置。在視圖頁眉和頁腳頁面設(shè)置，可設(shè)置“首頁不同，奇偶頁不同”等內(nèi)容。二、Microsoft Ex

9、cel的基本操作（一）Excel 2003的啟動與退出1、Excel 2003的啟動（1）開始程序Microsoft Office Microsoft Office Excel 2003（2）雙擊桌面上的Excel圖標(biāo)如果不存在，先找到Microsoft Excel右擊發(fā)送到桌面快捷方式，生成Microsoft Excel圖標(biāo)（3）雙擊Excel文件，可以啟動Excel。2、Excel 2003的退出（1）單擊“”按鈕（2）單擊控制圖標(biāo)關(guān)閉（3）雙擊控制圖標(biāo)（4）文件退出（5）Alt（二）Excel 2003的窗口組成由標(biāo)題欄、菜單欄、工具欄、名稱框、編輯欄、工作表區(qū)、工作表標(biāo)簽、滾動條、狀態(tài)

10、欄和任務(wù)窗格等組成。標(biāo)題欄：默認(rèn)為Book1、Book2、Book3等（三）新建工作簿1、文件新建，選擇常用標(biāo)簽中的工作簿確定2、單擊工具欄中的“新建”按鈕，默認(rèn)的工作表為sheet1。（四）保存和打開工作簿1、保存（1）文件保存或單擊工具欄中的“保存”按鈕。（2）文件另存為，單擊“保存”。2、打開（1）文件打開或單擊工具欄中的“打開”按鈕。（2）開始我最近的文檔，可以打開最近編輯過的文檔。（五）工作簿的基本操作1、基本概念（1）工作簿工作簿指用來存儲和處理工作數(shù)據(jù)的文件，默認(rèn)為Book1,Book2,Book3等。（2）工作表工作表是65536行和256列所構(gòu)成的一個(gè)表格，不能單獨(dú)存在，必須

11、包含在工作簿中，默認(rèn)為sheet1,sheet2,sheet3等。一個(gè)工作簿中可以擁有多個(gè)不同類型的工作表。（3）單元格表格中的每個(gè)格子，稱為單元格（cell）列用，.IV。共256列（左右）行用，.65536表示（上下）單元格的命名：先列后行（先字母后數(shù)字）：表示第1列第2行；：表示第列第4行AC100：表示第AC列第100行（4）單元格區(qū)域選中的一個(gè)或多個(gè)單元格?；顒訂卧瘢杭垂鈽?biāo)所在的單元格，四周有黑框，在數(shù)據(jù)編輯區(qū)的左邊顯示出名稱，如：單擊，則左邊也顯示為填充柄：活動單元格的右下角的小方塊，鼠標(biāo)定位到填充柄指針變?yōu)閷?shí)心的“”號，可復(fù)制數(shù)據(jù)、公式等（5）編輯欄也稱公式編輯區(qū)，用來輸入和編

12、輯單元格、表格中的數(shù)據(jù)或公式（6）工作表標(biāo)簽顯示工作表的名稱，默認(rèn)Sheet1、sheet2、sheet3，單擊激活相應(yīng)的工作表2、輸入數(shù)據(jù)（1）選定單元格，單擊對應(yīng)的單元格或在數(shù)據(jù)編緝區(qū)中輸對應(yīng)單元格的名稱，如：AC100。（2）可直接輸入文本，數(shù)字等數(shù)據(jù)，按回車結(jié)束，文本自動左對齊（從左右），數(shù)字自動為右對齊（從右左），負(fù)數(shù)用“”或用括號括起來。（3）日期、時(shí)間的輸入，如有特殊要求，必須進(jìn)行設(shè)置，在“工作表的格式設(shè)置”再講述，日期、時(shí)間均是數(shù)字型。（4）自動輸入數(shù)據(jù) 已知規(guī)律數(shù)據(jù)的自動填充如：星期一星期日、st 2nd 3rd 、一月、二月、January February。單擊選定第一個(gè)

13、單元格，輸入第一個(gè)，拖動填充柄。 利用序列生成器填充規(guī)律數(shù)據(jù)編輯填充序列，可按等差序列、等比序列進(jìn)行填充。等差序列：后一個(gè)減去前一個(gè)為常數(shù)。如：1，2，3等比序列：后一個(gè)除以前一個(gè)為常數(shù)。如：2，4，8 自動填寫自定義序列選擇“工具”“選項(xiàng)”，單擊“自定義序列”標(biāo)簽。（六）工作表的基本操作1、選定單元格拖動可選擇多個(gè)連續(xù)的單元格。單擊行首選擇整行。單擊列號可選擇整列。2、工作表的選中、插入、刪除（1）工作表的選中單個(gè)工作表單擊工作表標(biāo)簽連續(xù)多個(gè)單擊第一個(gè)，按住Shift，單擊最后一個(gè)不連續(xù)多個(gè)單擊第一個(gè)，按住Ctrl，再單擊。右擊選定全部工作表（2）工作表的插入插入工作表右擊插入（3）刪除工作

14、表編輯刪除工作表右擊刪除（4）移動和復(fù)制編輯移動或復(fù)制工作表右擊移動或復(fù)制工作表復(fù)制就是建立副本，否則為移動在同一個(gè)工作簿中，可拖動，移動感工作表的位置按住Ctrl拖動表示復(fù)制，出現(xiàn)“”號（5）重命名工作表格式工作表重命名右擊重命名，輸入新名稱并回車3、工作表的格式設(shè)置（1）單元格格式設(shè)置方法：選中要設(shè)置的單元格，格式單元格或右擊設(shè)置單元格格式。彈出對話框，有“數(shù)字”、“對齊”、“字體”、“邊框”、“圖案”等選項(xiàng)。1）數(shù)字格式 特殊文本的輸入編號：輸入01-01自動轉(zhuǎn)為月日，8/4自動轉(zhuǎn)為8月4日電話號碼：自動去掉前面的“”,右對齊的數(shù)值身份證：，.中間出現(xiàn)“”符號，“”代表的是科學(xué)計(jì)數(shù)法。必

15、須進(jìn)行類型設(shè)置。 在“數(shù)字”標(biāo)簽中還可設(shè)置日期、時(shí)間的格式。 在“數(shù)字”標(biāo)簽中還可以設(shè)置設(shè)置小數(shù)位位數(shù)。2）對齊格式選擇“對齊”標(biāo)簽，可設(shè)置水平對齊，垂直對齊，自動換行，縮小字體填充，合并單元格等內(nèi)容。3）字體選擇“字體”標(biāo)簽，內(nèi)容包括字體、字型、字號、顏色等確定也可在“格式工具欄”中設(shè)置。4）選擇“邊框”標(biāo)簽，設(shè)置邊框。5）選擇“圖案”標(biāo)簽，可設(shè)置底紋。（2）條件格式將滿足條件的單元格的數(shù)據(jù)突出顯示，如：成績小于80的總分設(shè)置為紅色加粗。方法：格式條件格式（3）自動套用格式設(shè)置格式自動套用格式4、工作表中的計(jì)算（1）使用公式進(jìn)行計(jì)算可在單元格或編輯欄中輸入公式，以“”開始，后面接一個(gè)或多個(gè)單

16、元格地址、數(shù)值和數(shù)學(xué)運(yùn)算符等。1）基本運(yùn)算符 算術(shù)運(yùn)算符：* 比較運(yùn)算符： = = 文本運(yùn)算符： & 引用運(yùn)算符冒號：兩個(gè)引用之間的所有單元格逗號：將多個(gè)引用合并為一個(gè)引用。3）運(yùn)算選中運(yùn)算單元格輸入公式，以“”開頭按回車，按Ctrl+，可在公式和非公式之間切換或在“工具”“選項(xiàng)”中的“視圖”選項(xiàng)卡中設(shè)置。舉例，如：求工資表中的應(yīng)發(fā)工資先計(jì)算出一個(gè)再拖動或復(fù)制粘貼（均可復(fù)制公式）4）公式和數(shù)值的復(fù)制或移動可在“編輯”“選擇性粘貼”中選擇“數(shù)值”即可。（2）使用函數(shù)進(jìn)行計(jì)算1）函數(shù)的特點(diǎn)函數(shù)名（表達(dá)式）函數(shù)名為英文字母，后面必須緊接著為括號，括號內(nèi)為單元格地址、數(shù)值等。如：=sum(B2：B5)

17、2）使用方法 插入函數(shù)，出現(xiàn)“粘貼函數(shù)”對話框，選擇相應(yīng)的函數(shù)，再依提示操作。 使用“”按鈕求和。3）函數(shù)舉例如：sum( )、average( )等。如：的使用方法： 選定所在的行、列的單元格區(qū)域 單擊工具欄上的“”按鈕（自動求和）（七）Excel 2003數(shù)據(jù)管理1、建立數(shù)據(jù)清單創(chuàng)建一個(gè)Excel 的工作表。2、數(shù)據(jù)的排序（1）選定排序區(qū)域中的任意一個(gè)單元格（2）數(shù)據(jù)排序，彈出對話框，按要求設(shè)置。（3）確定分類匯總的結(jié)果，即還原。3、數(shù)據(jù)的篩選顯示出滿足條件的記錄。（1）自動篩選 單擊工作表的任意一個(gè)單元格 數(shù)據(jù)篩選自動篩選 單擊要篩選的下箭頭 自定義設(shè)置兩個(gè)條件：同時(shí)滿足用“與”（）；只滿足其中一個(gè)用“或”（） 確定（2）高級篩選建立篩選條件，條件區(qū)域的第一行是所有作為篩選條件的字段名，條件區(qū)域的