外貿(mào)公司 工廠外貿(mào)部門 外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理規(guī)章制度 規(guī)范[精制研究]

1、外貿(mào)業(yè)務(wù)員管理1.管理如要做到公正，公開，絕對(duì)需要員工的配合！如果員工藏有私心，不向主管匯報(bào)客戶情況甚至隱藏客戶信息，導(dǎo)致管理者無法作出判斷及相關(guān)決策。要做到公平公正，員工之間，員工與主管之間需要互相監(jiān)督。要做到完全公開，管理者必須有實(shí)權(quán)審核及審批各種單據(jù)，并對(duì)各種單據(jù)進(jìn)行存檔及公共管理，以方便后來的員工查閱參考。2.如要建立一個(gè)好的團(tuán)隊(duì)及競(jìng)爭(zhēng)機(jī)制，管理者必須對(duì)業(yè)務(wù)員的薪資有一定影響。管理者每月應(yīng)對(duì)部門業(yè)務(wù)員進(jìn)行各項(xiàng)考核，包括銷售技巧，付費(fèi)平臺(tái)發(fā)布信息數(shù)量，免費(fèi)平臺(tái)廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量，所簽訂的銷售合同數(shù)量，達(dá)成訂單金額。公司應(yīng)針對(duì)這些考核數(shù)據(jù)給員工發(fā)放獎(jiǎng)金，而不是僅僅與底薪掛鉤，因?yàn)榈仔皆鞠?/p>

2、差也不大，員工積極性并不能得到很大提升。通過考核制度發(fā)放獎(jiǎng)金既能調(diào)動(dòng)業(yè)務(wù)員工作的積極性，也能為公司贏得更多的客戶及銷售額。3. 關(guān)于現(xiàn)在劃分的區(qū)域，雖然做到了區(qū)域平分，但是不可能做到完全平等?？傆袇^(qū)域相對(duì)好的和一般的。完全按區(qū)域分問題在于免費(fèi)平臺(tái)，現(xiàn)在原則上是誰接到了另外一個(gè)人區(qū)域的詢盤要給對(duì)方，但如果此業(yè)務(wù)員有私心不拿出來（當(dāng)然現(xiàn)在我們有公開制度），或者是覺得自己的努力結(jié)果給別人了不甘心，因此沒有那么努力了。這時(shí)我們需要考核制度（免費(fèi)平臺(tái)廣告發(fā)布的網(wǎng)站數(shù)量）來約束。深入一步來說，如果他繼續(xù)努力在更多的平臺(tái)發(fā)布更多的信息，但是還是別人區(qū)域的詢盤，這時(shí)他的積極性會(huì)大大下降。這樣的情況是否可以考慮

3、算團(tuán)隊(duì)業(yè)績(jī)或者按50%比例平分業(yè)績(jī)？關(guān)于業(yè)務(wù)員的管理工作，如果要做到完善制度，必須嚴(yán)格按以下制度執(zhí)行，以確保公司的利益最大化。紅色字體是我標(biāo)出的特別需要注意的。（一） 日常工作1. 8：40之前打開電腦，查收郵件，查看詢價(jià)信息。2. 綜合整理一天要做的事情，列出每天的六點(diǎn)計(jì)劃，把要處理的事情分為四類：（1） 緊急；（2）重要；（3）日常（4） 臨時(shí) 3. 和在線的客戶進(jìn)行及時(shí)溝通，聊天記錄要進(jìn)行文檔保存。重要信息要摘出來存入備忘錄。 4. 工作結(jié)束之前確認(rèn)一天的工作結(jié)果，將六點(diǎn)計(jì)劃中完成和未完成的標(biāo)注出來。注明完成進(jìn)度，如有未完成的工作，寫清未完成的原因。 5. 每周一上午9點(diǎn)部門經(jīng)理給業(yè)務(wù)員

4、開晨會(huì)，安排本周工作計(jì)劃，每周五下午三點(diǎn)前交本周工作總結(jié)，并于下午5點(diǎn)開總結(jié)會(huì)議，做工作反饋和總結(jié)。 總結(jié)內(nèi)容應(yīng)包括：（1） 所有在跟蹤的客戶名稱，國家，感興趣產(chǎn)品，本周進(jìn)程，下周計(jì)劃。（2） 總結(jié)一周內(nèi)遇到的技術(shù)性問題。（3） 總結(jié)在業(yè)務(wù)上遇到的問題6. 每月對(duì)自己的訂單進(jìn)行總結(jié)，列明合同號(hào)，合同金額，合同數(shù)量，價(jià)格條款，交貨期，目前進(jìn)行狀態(tài)，下一步該怎么進(jìn)行，對(duì)本月簽單量，款項(xiàng)回收情況進(jìn)行總結(jié)。7 對(duì)客戶進(jìn)行總結(jié)，對(duì)于每一個(gè)客戶的要求，對(duì)產(chǎn)品，單據(jù)，包裝的要求作總結(jié)，進(jìn)行客戶評(píng)價(jià)分析。8. 對(duì)自己的整體業(yè)務(wù)進(jìn)行匯總，做自我分析評(píng)價(jià)，制訂半年的工作目標(biāo)和計(jì)劃。（二） 客戶開發(fā)前期工作1. 收

5、到詢盤及報(bào)價(jià)時(shí)，要及時(shí)跟部門經(jīng)理確認(rèn)是否已有同事聯(lián)系，如沒有，及時(shí)跟蹤和處理。2. 在與客戶商談過程中，有涉及到技術(shù)指標(biāo)的問題，即時(shí)與部門經(jīng)理或研發(fā)部門溝通，并記錄該信息。如有客戶要求公司沒有的證書，需要跟公司及辦證機(jī)構(gòu)聯(lián)系，進(jìn)行辦理。3. 業(yè)務(wù)員在郵寄樣品前，必須向客戶收取樣品費(fèi)用，快遞費(fèi)或取得客戶到付帳號(hào)。不能取得樣品費(fèi)又不能到付，須經(jīng)部門經(jīng)理及總經(jīng)理批準(zhǔn)才可郵寄。并將郵寄信息，快遞單據(jù)整理存檔。確認(rèn)客戶收到樣品后一個(gè)星期，須跟蹤樣品測(cè)試結(jié)果。（三） 報(bào)價(jià)及合同簽定1. 收到客戶詢盤及報(bào)價(jià)時(shí)，原則上按報(bào)價(jià)單報(bào)價(jià)，如最終報(bào)價(jià)低于報(bào)價(jià)單，應(yīng)與部門經(jīng)理確認(rèn)相關(guān)信息后在給客戶報(bào)價(jià)，做報(bào)價(jià)單或形式發(fā)

6、票給客戶，并要求客戶簽字回傳。2. 收到客戶簽字確認(rèn)形式發(fā)票后，嚴(yán)格按照公司合同范本制作銷售合同。銷售合同必須包含全部客戶所需單據(jù)，需支付的訂金。需支付傭金需與客戶簽定傭金協(xié)議。3. 將填寫完整的合同，傭金協(xié)議等遞交部門經(jīng)理審核，總經(jīng)理審批。4. 合同蓋章后，掃描發(fā)給客戶確認(rèn)簽字。5. 如客戶對(duì)銷售合同有異議，合同修改后重新確認(rèn)。6. 雙方簽字蓋章后，合同簽訂完畢，須將簽字蓋章原件備案。（四） 安排生產(chǎn)（備貨）非常重要：應(yīng)安排專門的跟單員安排生產(chǎn)訂單及報(bào)關(guān)發(fā)貨?。ú块T配備一個(gè)專門的跟單員，歸部門經(jīng)理管理。不能業(yè)務(wù)員一條龍操作。）您或許會(huì)覺得成本會(huì)增加，但這絕對(duì)是必要的！1. 業(yè)務(wù)員在收到財(cái)務(wù)確

7、認(rèn)預(yù)付款已收到或信用證原件已收到通知后，通知跟單員在速達(dá)5000中及時(shí)制作銷售訂單，經(jīng)部門經(jīng)理簽字后，安排生產(chǎn)。2. 業(yè)務(wù)員需要和生產(chǎn)部計(jì)劃好生產(chǎn)包裝，發(fā)貨和單據(jù)制作的時(shí)間表。3. 業(yè)務(wù)員應(yīng)每天與跟單員溝通生產(chǎn)狀況和相關(guān)商檢，保險(xiǎn)，定船定航班情況。4. 業(yè)務(wù)員需要根據(jù)合同內(nèi)容提前準(zhǔn)備發(fā)票箱單給跟單員安排發(fā)貨。5. 跟單員負(fù)責(zé)統(tǒng)計(jì)每天的發(fā)貨記錄，并公布在部門白板統(tǒng)計(jì)本上。（五） 發(fā)貨1. FOB條款下，客戶如指定貨代，及時(shí)與客戶確認(rèn)貨代信息，如果是CIF條款，或FOB條款但由我公司負(fù)責(zé)確認(rèn)貨代公司，須及時(shí)聯(lián)系貨代，確認(rèn)合適的輪班和發(fā)貨時(shí)間。2. 貨物報(bào)關(guān)出口后，把所有單據(jù)包括商業(yè)發(fā)票，箱單，原產(chǎn)

8、地證，提單等掃描存檔，并發(fā)給客戶，進(jìn)行確認(rèn)。（六） 文件資料管理業(yè)務(wù)人員正在處理的合同訂單，以及已經(jīng)完成的訂單（合同，發(fā)票，箱單等），必須保留紙質(zhì)復(fù)印件，并分類歸檔到桌面不同的文件夾中，文件夾應(yīng)注明標(biāo)識(shí)已完成訂單，待處理訂單。以便當(dāng)事人不在場(chǎng)的情況下，其他人能盡快幫助處理緊急事件。 （七） 電腦管理 1. 電腦密碼一律在部門經(jīng)理，總經(jīng)理處備案。 2. 業(yè)務(wù)人員的電腦E盤統(tǒng)一設(shè)置為業(yè)務(wù)盤，部門經(jīng)理，總經(jīng)理有權(quán)查看。客戶資料半年進(jìn)行一次光盤刻錄，進(jìn)行數(shù)據(jù)備份。 （八）E盤文件管理1. 所有與客戶往來及與發(fā)貨有關(guān)文件，必須保留掃描件。掃描文件與往來電子文件，按固定格式統(tǒng)一存放在E盤，保證所有資料在E

9、盤對(duì)應(yīng)的文件夾下都能找到。E盤：高級(jí)客戶 ：客戶-Business Report-Customer File-Packing-Shipping document 低級(jí)客戶： 客戶-郵件 潛在客戶： 客戶-郵件 2. 文件存放說明：Business Report 下存放業(yè)務(wù)進(jìn)展，工作總結(jié)。Customer File下存放來往郵件，傳真，及報(bào)價(jià)。Packing下放置與包裝有關(guān)的文件，圖片。Shipping document下按合同號(hào)設(shè)置文件夾，分別存放各合同與出貨有關(guān)的單據(jù)。保證所有與客戶有關(guān)的往來文件，原件及復(fù)印件能在對(duì)應(yīng)的文件夾都能找到。 （九）郵件管理 統(tǒng)一使用Foxmail管理。郵件記錄需在F盤保存。總經(jīng)理，部門經(jīng)理有權(quán)查看工作郵箱。 （十）產(chǎn)品報(bào)價(jià)程序 業(yè)務(wù)人員對(duì)外報(bào)價(jià)不得低于底價(jià)，如有特殊情況低于底價(jià)時(shí)，需要向總經(jīng)理，主管，提出書面或郵件申請(qǐng)，審批單價(jià)后才可對(duì)外報(bào)價(jià)。（十一）合同號(hào)登記本 業(yè)務(wù)員簽訂合同后，必須及時(shí)在合同號(hào)登記本上進(jìn)行登記，并將合同交于部門經(jīng)理歸檔于公共文件柜。具體包括：合同簽訂日期，合同號(hào)，客戶名稱