采購部管理流程及實(shí)施細(xì)則

1、采 購 部 管 理 流 程 及 實(shí) 施 細(xì) 則目的為了明確部門職責(zé)及物料采購流程，降低采購成本，提高外購物料產(chǎn)品質(zhì)量和準(zhǔn)時(shí)到貨率，提升供應(yīng)鏈的管理水平，特制定本細(xì)則。適用范圍適用于公司采購部與生產(chǎn)部，質(zhì)檢部，倉庫，財(cái)務(wù)部及物料供應(yīng)商之間有關(guān)物料供應(yīng)管理控制的過程。制定原則3.1強(qiáng)化計(jì)劃性，責(zé)任心，成本控制的原則。3.2公平、公正、公開透明的采購原則。3.3具體工作程序，標(biāo)準(zhǔn)及要求。具體實(shí)施細(xì)則一、物資采購審批流程：1、 生產(chǎn)物資的采購審批流程生產(chǎn)計(jì)劃科根據(jù)銷售下達(dá)的銷售合同訂單制定生產(chǎn)bom表下發(fā)各相關(guān)部門，技術(shù)科依據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃科下達(dá)的生產(chǎn)bom表編制物料bom表轉(zhuǎn)倉庫進(jìn)行物料平衡，確定需購材料

2、數(shù)量轉(zhuǎn)生產(chǎn)計(jì)劃科確定需購材料到貨時(shí)間，物料bom表應(yīng)在技術(shù)科編制完成后4小時(shí)內(nèi)下發(fā)到采購部進(jìn)行材料采購工作。2、 銷售部三包件及配件零售材料的審批流程: 由銷售、售后內(nèi)勤接到三包件需求通知后,編制物料采購申請(qǐng)單,由客戶服務(wù)部部長(zhǎng)審核,銷售總監(jiān)批準(zhǔn),交倉庫填寫庫存數(shù)量確定需購材料數(shù)量，轉(zhuǎn)生產(chǎn)計(jì)劃科下發(fā)材料計(jì)劃單到采購部，由采購部進(jìn)行采購。3、 設(shè)備及工具的審批流程：由直接指導(dǎo)或從事該項(xiàng)工作的人員填寫請(qǐng)購單，經(jīng)部門主管審核，生產(chǎn)總監(jiān)批準(zhǔn)后交采購部，采購部根據(jù)需求，制定材料采購計(jì)劃單，由采購部部長(zhǎng)審批后給予采購。4、 樣品試制物料的審批流程：如技術(shù)部生產(chǎn)樣品需用某種物料，公司未有此物料或?yàn)樾略鑫锪蠒r(shí)

3、，由技術(shù)部人員填寫請(qǐng)購單及圖紙資料和技術(shù)參數(shù)，經(jīng)部門主管審核，生產(chǎn)總監(jiān)批準(zhǔn)后交采購部，由采購部依元件規(guī)格資料要求尋找供應(yīng)商采購。采購實(shí)施1、詢價(jià)、比價(jià)、議價(jià)、定價(jià)作業(yè) 1.1采購物料明細(xì)表 采購員根據(jù)生產(chǎn)計(jì)劃科下發(fā)的材料計(jì)劃單和各部門遞交的請(qǐng)購單編制采購物料明細(xì)表，采購物料明細(xì)表應(yīng)詳細(xì)標(biāo)注材料名稱、型號(hào)/規(guī)格/材質(zhì)、單位、訂購量、到貨時(shí)間等資料，經(jīng)采購部部長(zhǎng)審批后下達(dá)供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)、比價(jià)工作。 1.2比價(jià)、議價(jià) 本公司所有物料采購必須向經(jīng)公司認(rèn)可后的合格供應(yīng)商購買，以有信譽(yù)、有能力的供應(yīng)商為詢價(jià)對(duì)象。采購人員在合格供應(yīng)商中選擇三家以上供應(yīng)商進(jìn)行詢價(jià)，以利于比價(jià)作業(yè)進(jìn)行，并從中挑選在品質(zhì)、價(jià)格、

4、交期與服務(wù)等方面符合公司要求的供應(yīng)商；議價(jià)過程必須明確交貨周期、訂購量、品質(zhì)標(biāo)準(zhǔn)、價(jià)格條件、包裝要求、貨款支付周期等。采購人員將比價(jià)、議價(jià)結(jié)果報(bào)采購部部長(zhǎng)審批。 1.3采購合同的簽訂 采購員依據(jù)議價(jià)結(jié)果選擇合適的供應(yīng)商，經(jīng)采購部部長(zhǎng)審核批準(zhǔn)后簽訂采購合同，并按采購合同所約定的付款方式進(jìn)行付款。采購員應(yīng)及時(shí)根據(jù)采購合同在erp系統(tǒng)中錄入采購訂單，系統(tǒng)中沒有檔案的應(yīng)及時(shí)按照公司規(guī)定提報(bào)給系統(tǒng)管理員增加存貨檔案。2、采購物資的交期控制 2.1采購合同審批及資金申請(qǐng)采購合同簽訂后，根據(jù)所簽合同的付款方式填寫付款申請(qǐng)表，由采購部長(zhǎng)審批后交生產(chǎn)總監(jiān)審批、財(cái)務(wù)總監(jiān)審批后付款，并及時(shí)通知供貨商安排生產(chǎn)、發(fā)貨。

5、2.2采購合同的跟蹤 采購人員在采購合同生效后，采購員要在采購實(shí)施中的各個(gè)階段以電話或傳真形式聯(lián)絡(luò)供應(yīng)商，跟催交期。急單采購要將約定交期回復(fù)需求部門，如有異常不能按既定交期交貨時(shí)，應(yīng)以書面形式，注明異常原因及預(yù)定交貨日期第一時(shí)間轉(zhuǎn)送生產(chǎn)計(jì)劃科，征求意見擬訂對(duì)策處理。3、采購物資的入庫： 3.1采購物資的報(bào)檢 采購物資到廠后，供應(yīng)商將送貨單交倉管員，由倉管員引導(dǎo)供應(yīng)商將物資存放在待檢區(qū)并及時(shí)通知質(zhì)檢科進(jìn)行物資檢驗(yàn)，檢驗(yàn)內(nèi)容包括：物料名稱、型號(hào)/規(guī)格/尺寸/材質(zhì)/性能/外觀等是否符合公司要求。 3.2辦理入庫手續(xù) 倉庫依照erp系統(tǒng)中的采購訂單的數(shù)量及規(guī)格型號(hào)對(duì)物資進(jìn)行驗(yàn)證，符合本公司要求的物資依

6、據(jù)采購部制定的采購訂單制作材料采購入庫單并有質(zhì)檢人員簽字確認(rèn)，由倉管員依照定置管理進(jìn)行歸位擺放，檢驗(yàn)不合格需退貨的通知采購部辦理退貨手續(xù)。4、采購費(fèi)用的結(jié)算流程： 4.1采購物資的入賬 采購人員對(duì)照物料請(qǐng)購單、材料采購入庫單、發(fā)票、合同進(jìn)行核對(duì)，核對(duì)無誤后交采購部部長(zhǎng)復(fù)核并同時(shí)在erp系統(tǒng)中生出采購發(fā)票進(jìn)行結(jié)算，轉(zhuǎn)交財(cái)務(wù)辦理入帳、結(jié)算手續(xù)。 4.2預(yù)付款的資金使用 采購人員依據(jù)采購合同約定的付款周期到期辦理付款申請(qǐng)單，由采購部部長(zhǎng)核對(duì)無誤后交生產(chǎn)總監(jiān)審批，再由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，交財(cái)務(wù)出納付款，付款后及時(shí)將匯款底單傳真給供貨商安排生產(chǎn)、發(fā)貨，并在采購臺(tái)賬中做好記錄。 4.3按公司付款協(xié)議付款的資金使用 采購員在每月的月底協(xié)助財(cái)務(wù)聯(lián)系供應(yīng)商進(jìn)行對(duì)賬付款，需付承兌的貨款，及時(shí)聯(lián)系供貨商開具收款收據(jù)，以ems快遞方式發(fā)給供貨商。并在采購臺(tái)賬中做好記錄。 4.4現(xiàn)金資金的使用 采購員需要現(xiàn)金采購的零部件、接貨的運(yùn)費(fèi)、叉車和吊車的租賃費(fèi)用，由采購員每月申請(qǐng)1000元備用金，月底憑結(jié)算單據(jù)交給采購部部長(zhǎng)核對(duì)無誤后交生產(chǎn)總監(jiān)審批，再由財(cái)務(wù)總監(jiān)審批，交財(cái)務(wù)出納進(jìn)行結(jié)算。采購檔案的管理：1、采購人員對(duì)生產(chǎn)bom表、