完整word版)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議使用管理細(xì)則

1、電話、視頻會(huì)議系統(tǒng)使用管理細(xì)則為加強(qiáng)公司電話、 視頻等網(wǎng)絡(luò)會(huì)議使用管理， 規(guī)范公司網(wǎng)絡(luò)會(huì)議資源申請(qǐng)及 使用流程，充分發(fā)揮網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)的功用， 確保網(wǎng)絡(luò)會(huì)議規(guī)范、 高效、安全運(yùn)行， 結(jié)合公司會(huì)議管理辦法 ，特制定本實(shí)施細(xì)則，具體規(guī)定如下：一、定義本細(xì)則所述網(wǎng)絡(luò)會(huì)議是指利用公司網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)， 跨地域召開(kāi)的在線會(huì)議類 型。網(wǎng)絡(luò)會(huì)議主要包括電話會(huì)議和視頻會(huì)議。公司目前延用的電話會(huì)議系統(tǒng)為 “優(yōu)聽(tīng)”及“八爪魚(yú)”；視頻會(huì)議系統(tǒng)為 “好 視通”視頻會(huì)議系統(tǒng)。設(shè)備種類及適用范圍如下：（一）視頻會(huì)議設(shè)備 好視通：支持百人同時(shí)在線，文字、語(yǔ)音、視頻等多種交互方式。 適用：使用網(wǎng)絡(luò)的全國(guó)所有職場(chǎng)的遠(yuǎn)程會(huì)議、遠(yuǎn)程培訓(xùn)

2、。（二）電話會(huì)議設(shè)備（1）優(yōu)聽(tīng)：可實(shí)現(xiàn)十幾人多方通話，支持電腦會(huì)議發(fā)起方式，簡(jiǎn)便快捷， 隨意掌控會(huì)議發(fā)起時(shí)間。適用：使用網(wǎng)絡(luò)，總裁辦會(huì)議、其他重要跨區(qū)會(huì)議。（2）八爪魚(yú)：支持三方通話，集體會(huì)議通話清晰。 適用：電話撥號(hào)，總裁辦會(huì)議、其他重要跨區(qū)會(huì)議。二、管理部門（一）總部行政管理中心會(huì)務(wù)組是公司網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)使用管理的歸口部門， 負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的統(tǒng)籌規(guī)劃及組織協(xié)調(diào)工作，主要職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)本細(xì)則的實(shí)施、修訂及日常監(jiān)督檢查工作；2、負(fù)責(zé)公司各類網(wǎng)絡(luò)會(huì)議申請(qǐng)的審核、賬號(hào)派發(fā)工作；3、負(fù)責(zé)總部網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的日常管理及服務(wù)工作；4、負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)分公司做好網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的技術(shù)保障和相關(guān)服務(wù)工作。（二）總部營(yíng)建中心網(wǎng)絡(luò)組

3、主要負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)的技術(shù)支持與保障工作， 主要職責(zé)如下：1、負(fù)責(zé)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)的網(wǎng)絡(luò)調(diào)試、設(shè)備維護(hù)及技術(shù)保障工作；2、負(fù)責(zé)擬定網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)的操作規(guī)范并組織實(shí)施，定期開(kāi)展相關(guān)培訓(xùn)。（三）分公司兼職會(huì)務(wù)管理員各區(qū)域、分公司設(shè)置兼職會(huì)務(wù)管理員， 一般為行政崗人員擔(dān)任， 具體職責(zé)如 下：1、負(fù)責(zé)地方網(wǎng)絡(luò)會(huì)議的日常管理及服務(wù)工作，包括網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)設(shè)備、麥 克風(fēng)、音響及網(wǎng)絡(luò)模塊等設(shè)備的日常使用及維護(hù)；2、參加總部組織的專業(yè)培訓(xùn)，并在營(yíng)業(yè)部進(jìn)行宣導(dǎo)，組織、落實(shí)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議 操作規(guī)范；3、負(fù)責(zé)會(huì)前、會(huì)中、會(huì)后的相關(guān)會(huì)務(wù)服務(wù)及聯(lián)絡(luò)工作。三、申請(qǐng)流程總部各部門及分公司會(huì)議舉辦單位如需使用公司網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)組織召開(kāi)會(huì) 議

4、的，須提報(bào)會(huì)議申請(qǐng)，具體流程如下：（一）職場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)測(cè)試會(huì)議舉辦單位如第一次使用網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)的， 需提前 2 個(gè)工作日向行政管理 中心會(huì)務(wù)組詢問(wèn)具體使用方式， 由會(huì)務(wù)組人員配發(fā)虛擬賬號(hào)測(cè)試所在職場(chǎng)的網(wǎng)絡(luò) 環(huán)境及軟件的使用情況， 如職場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)有問(wèn)題的， 須及時(shí)聯(lián)系營(yíng)建中心網(wǎng)絡(luò)組對(duì)接 人員溝通解決。職場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)能夠支持網(wǎng)絡(luò)會(huì)議系統(tǒng)的， 則可進(jìn)行網(wǎng)絡(luò)會(huì)議申請(qǐng)流程。（二）網(wǎng)絡(luò)會(huì)議申請(qǐng)流程1、視頻會(huì)議申請(qǐng)流程（好視通） 會(huì)議舉辦單位確認(rèn)所在職場(chǎng)網(wǎng)絡(luò)連接無(wú)問(wèn)題后， 須提前 1 個(gè)工作日提交會(huì)議 申請(qǐng)郵件，將會(huì)議申請(qǐng)表 （詳見(jiàn)附件一）黏貼至郵件正文，郵件內(nèi)容須包括 會(huì)議名稱、會(huì)議起止時(shí)間、會(huì)議人數(shù)、會(huì)議需求?？偛烤W(wǎng)絡(luò)

5、會(huì)議申請(qǐng)郵件經(jīng)部門負(fù)責(zé)人審核同意后， 提交至行政管理中心會(huì)務(wù) 組，經(jīng)會(huì)務(wù)組人員審核無(wú)誤后，分配“好視通”視頻會(huì)議賬號(hào)至主辦方后，會(huì)議 主辦方即可發(fā)布視頻會(huì)議通知?？偛烤W(wǎng)絡(luò)會(huì)議申請(qǐng)流程如下：會(huì)議舉辦單位經(jīng)辦人一部門負(fù)責(zé)人審核一行政管理中心會(huì)務(wù)組審核、派發(fā)賬號(hào)T流程結(jié)束分公司網(wǎng)絡(luò)會(huì)議申請(qǐng)經(jīng)分公司負(fù)責(zé)人審核同意后， 提報(bào)至業(yè)務(wù)端管理部審核， 審核無(wú)誤后提交至行政管理中心會(huì)務(wù)組， 經(jīng)會(huì)務(wù)組人員審核無(wú)誤后， 分配好視通 視頻會(huì)議賬號(hào)至主辦方后， 會(huì)議主辦方即可發(fā)布視頻會(huì)議通知。 分公司網(wǎng)絡(luò)會(huì)議申請(qǐng)流程如下：會(huì)議舉辦單位經(jīng)辦人一分公司負(fù)責(zé)人審核一業(yè)務(wù)端管理部審核一行政管理 中心會(huì)務(wù)組審核、派發(fā)賬號(hào)一流程結(jié)

6、束2、電話會(huì)議申請(qǐng)流程（優(yōu)聽(tīng)、八爪魚(yú)） 公司默認(rèn)網(wǎng)絡(luò)會(huì)議使用系統(tǒng)為好視通會(huì)議系統(tǒng)， 舉辦單位如申請(qǐng)優(yōu)聽(tīng)及八爪 魚(yú)電話會(huì)議設(shè)備的， 須提前 1 個(gè)工作日提交會(huì)議申請(qǐng)郵件， 按照流程要求逐級(jí)審 核后提交至總部行政管理中心會(huì)務(wù)專員處， 經(jīng)會(huì)務(wù)專員、 會(huì)務(wù)主管審核后， 提報(bào) 至行政總監(jiān)最終審批同意， 由會(huì)務(wù)組人員安排會(huì)議賬號(hào)派發(fā)工作。 優(yōu)聽(tīng)、好視通 會(huì)議申請(qǐng)流程如下：總部：會(huì)議舉辦單位經(jīng)辦人一部門負(fù)責(zé)人審核一行政管理中心會(huì)務(wù)組審核一 行政總監(jiān)審批T會(huì)務(wù)組派發(fā)賬號(hào)一流程結(jié)束分公司：會(huì)議舉辦單位經(jīng)辦人一分公司負(fù)責(zé)人審核一業(yè)務(wù)端管理部審核一行 政管理中心會(huì)務(wù)組審核一行政總監(jiān)審批T會(huì)務(wù)組派發(fā)賬號(hào)一流程結(jié)束四、

7、會(huì)議要求（一）會(huì)前設(shè)備調(diào)試網(wǎng)絡(luò)會(huì)議會(huì)場(chǎng)應(yīng)滿足會(huì)議需要， 環(huán)境整潔、 設(shè)備齊全。 各與會(huì)單位會(huì)務(wù)管理 員須在網(wǎng)絡(luò)會(huì)議開(kāi)始半小時(shí)前配合主會(huì)場(chǎng)會(huì)務(wù)管理員進(jìn)行系統(tǒng)設(shè)備調(diào)試， 保證所 需設(shè)備提前到位，規(guī)范操作，保障整個(gè)會(huì)議過(guò)程的網(wǎng)絡(luò)傳輸效果。（二）會(huì)議簽到流程 主會(huì)場(chǎng)會(huì)務(wù)管理員在會(huì)議開(kāi)始前十五分鐘須對(duì)各分會(huì)場(chǎng)進(jìn)行點(diǎn)名簽到， 并將結(jié)果上報(bào)會(huì)議主持人， 與會(huì)人員因故中途離場(chǎng)應(yīng)發(fā)送即時(shí)消息至?xí)h主持人， 說(shuō) 明離場(chǎng)原因及時(shí)間。（三）會(huì)場(chǎng)紀(jì)律會(huì)議召開(kāi)期間，與會(huì)人員須遵循以下紀(jì)律要求：（1）與會(huì)人員應(yīng)自覺(jué)保持良好會(huì)場(chǎng)秩序，不得隨意走動(dòng)、中途無(wú)故退席； 應(yīng)關(guān)閉手機(jī)或?qū)⑹謾C(jī)調(diào)至靜音，不得打斷或干擾他人的發(fā)言，影響會(huì)議

8、進(jìn)行。（2）各與會(huì)單位應(yīng)保持安靜，不安排發(fā)言的分會(huì)場(chǎng)應(yīng)將麥克風(fēng)置于靜音狀 態(tài)，需要發(fā)言時(shí)請(qǐng)舉手示意或發(fā)送即時(shí)消息至主會(huì)場(chǎng)主持人， 得到允許后方可開(kāi) 啟麥克風(fēng)進(jìn)行發(fā)言。（3）為保障網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議效果，建議使用有線網(wǎng)絡(luò)連接，使用個(gè)人筆記本 終端時(shí)，建議耳麥采用外置設(shè)備。（4）各會(huì)場(chǎng)會(huì)務(wù)管理員要堅(jiān)守崗位，保障系統(tǒng)的平穩(wěn)運(yùn)行，應(yīng)根據(jù)會(huì)議需 要，及時(shí)切換會(huì)場(chǎng)畫(huà)面。（5）非與會(huì)人員不得進(jìn)入電話、視頻會(huì)議室，保持會(huì)議室的安靜。（6）各分會(huì)場(chǎng)會(huì)務(wù)管理員應(yīng)實(shí)時(shí)監(jiān)控設(shè)備運(yùn)行情況，隨時(shí)與主會(huì)場(chǎng)保持聯(lián) 系，及時(shí)調(diào)整鏡頭和麥克風(fēng)， 保證分會(huì)場(chǎng)與會(huì)人員正面出現(xiàn)在視頻會(huì)議鏡頭范圍 之內(nèi)。設(shè)備或網(wǎng)絡(luò)出現(xiàn)故障時(shí)，應(yīng)及時(shí)排除，并向

9、主會(huì)場(chǎng)匯報(bào)。（7）會(huì)議期間，各分會(huì)場(chǎng)未得到主會(huì)場(chǎng)允許，不得擅自退出系統(tǒng)。會(huì)議結(jié) 束后，由主會(huì)場(chǎng)統(tǒng)一中斷會(huì)議連接。 各分會(huì)場(chǎng)在主會(huì)場(chǎng)中斷會(huì)議后， 按操作流程 關(guān)閉電話、視頻設(shè)備。五、罰則（1）與會(huì)單位須嚴(yán)格遵守網(wǎng)絡(luò)視頻會(huì)議會(huì)場(chǎng)紀(jì)律，對(duì)于不遵守公司制度或 違反操作規(guī)范造成會(huì)議運(yùn)行故障的， 將中斷其系統(tǒng)連接， 并在會(huì)后依據(jù)公司 員 工違規(guī)處罰暫行規(guī)定相關(guān)細(xì)則進(jìn)行處理。（2）與會(huì)人員及會(huì)議記錄人員對(duì)會(huì)議內(nèi)容負(fù)有保密責(zé)任，嚴(yán)禁私自泄露涉 及公司機(jī)密的會(huì)議內(nèi)容，一經(jīng)發(fā)現(xiàn)，將依據(jù)公司員工違規(guī)處罰暫行規(guī)定相關(guān) 細(xì)則進(jìn)行處理。4/ 5附件:會(huì)議申請(qǐng)表（總部部門）申請(qǐng)時(shí)間20_一年一月_日會(huì)議類型口電話會(huì)議丈口視頻會(huì)議發(fā)起部門經(jīng)辦人聯(lián)系方式會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間20_年 月a日時(shí)至20 年 月日時(shí)II會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議人數(shù)人茶水口是口否口投影口電腦 口激光筆 口錄音筆 口攝影口攝像會(huì)議需求口座簽口黑色白板筆口紅色白板筆口其他:部門負(fù)責(zé)人行政管理中心注：此單適用于總部部門會(huì)議申請(qǐng)，部門負(fù)責(zé)人審批同意后，提交至行政管理中 心會(huì)務(wù)組。會(huì)議申請(qǐng)表（區(qū)域/分公司）申請(qǐng)時(shí)間20一年 _月_.日會(huì)議類型口電話會(huì)議口視頻會(huì)議發(fā)起部門經(jīng)辦人聯(lián)系方式會(huì)議名稱會(huì)議時(shí)間20_ 年一月_日_時(shí)至20 一.年月日時(shí)會(huì)議地點(diǎn)會(huì)議人數(shù)人茶水口是口否會(huì)議需