企業(yè)檔案工作情況調(diào)查報(bào)告

1、企業(yè)檔案工作情況調(diào)查報(bào)告 黨和國(guó)家工作重點(diǎn)轉(zhuǎn)移后，檔案工作如何更好地為國(guó)民經(jīng)濟(jì)發(fā) 展服務(wù)，這是當(dāng)前檔案界共同研究的重要課題。 帶著這個(gè)課題我們豐 滿區(qū)檔案局對(duì)企業(yè)檔案工作開展了一次深層次的調(diào)研，現(xiàn)將調(diào)研結(jié)果 報(bào)告如下： 一、企業(yè)檔案工作的現(xiàn)狀： （一）目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作遠(yuǎn)遠(yuǎn)落后于現(xiàn)代化發(fā)展水平。 有建檔意識(shí)的企業(yè)老總，檔案工作的好壞僅以文件材料收集得是否齊 全完整為準(zhǔn)，歸檔的案卷不進(jìn)行、編目和排架管理，不進(jìn)行企業(yè)檔案 分類或分類不科學(xué)、不適用，整個(gè)檔案業(yè)務(wù)就必將發(fā)生管理混亂，直 接影響到檔案信息的開發(fā)利用。 （二）長(zhǎng)期以來，企業(yè)檔案工作一直是薄弱環(huán)節(jié)，從管理體制 來看，很不適應(yīng)檔案工作的發(fā)

2、展，具體表現(xiàn)在：體制陳舊、機(jī)構(gòu)重疊、 關(guān)系交叉，致使檔案沒有一個(gè)好的歸宿，甚至認(rèn)為無檔可建，有檔也 無用，好壞都是老總說了算。形成了“一人一只箱、一年一包帳、各 自為政”的分散、混亂管理現(xiàn)象。 （三）少數(shù)企業(yè)將自己封閉在一個(gè)被動(dòng)的圈子里，缺少與外界 的交流與溝通，不接受新信息、新知識(shí)的條件與機(jī)會(huì)。檔案材料任其 亂堆亂放、蟲蛀鼠咬、霉?fàn)€變質(zhì)，造成檔案材料的嚴(yán)重?fù)p失。在工作 中需要查找檔案時(shí)，翻箱倒柜，到處尋找，找不到檔案就靠回憶、想 當(dāng)然處理了事，失去了真實(shí)性和可靠性。 二、建立和完善企業(yè)檔案工作的阻力： （一）建檔無用論。這是一個(gè)很普遍的問題。有的經(jīng)營(yíng)者認(rèn)為 自己的買賣自己做，建了檔案給自己看

3、，是無效勞動(dòng)；也有的經(jīng)營(yíng)者 認(rèn)為，納完稅，交夠費(fèi)，一不違紀(jì)，二不違法，建檔案有什么用；還 有的經(jīng)營(yíng)者覺得，帳目、技術(shù)與客戶都在心中裝著，何必勞神費(fèi)勁建 什么檔案呢，所以，他們對(duì)檔案人員和政府主管人員持冷漠態(tài)度，即 便同意建檔，對(duì)一些至關(guān)重要的資料也不拿出來。 （二）怕泄密。這也是一些經(jīng)營(yíng)者不愿建檔的原因。一怕技術(shù) 泄密，同行頂同行，對(duì)自己經(jīng)營(yíng)不利；二怕市場(chǎng)信息泄密，同行爭(zhēng)了 利，效益下降；三怕帳目泄了密，露了富，招來不必要的麻煩。 （三）舍不得投入。有的經(jīng)營(yíng)者對(duì)建檔很熱心，認(rèn)為是好事， 但一聽說要花錢買用具、用品，而且要有專門的地方保管，就推托。 （四）資料不全，難以建檔。在建檔工作中一些經(jīng)營(yíng)

4、者雖然同 意建檔，但一接觸實(shí)際問題，一些原始單據(jù)、說明書、圖紙、文件證 書、資料、協(xié)議、計(jì)帳單等不注意保存，隨手就扔掉了，使建檔工作 難以做到齊全、完整和有效利用。 （五）有的鄉(xiāng)鎮(zhèn)主管人員有畏難情緒。一是身兼多職時(shí)間搭不 起；二是私營(yíng)業(yè)主不配合，工作難作；三是經(jīng)營(yíng)不穩(wěn)，怕今年建明年 垮，建檔白費(fèi)勁，因此遲遲打不開局面，工作一直上不去。 （六）檔案主管部門對(duì)建立個(gè)體私營(yíng)經(jīng)濟(jì)檔案的宣傳不夠。個(gè) 別經(jīng)營(yíng)者對(duì)建檔沒有明確的認(rèn)識(shí)，如有的提出“建立檔案對(duì)我們有什 么好處？”“能使我們產(chǎn)品賣出去嗎？”有些建檔早的業(yè)主甚至還說 “我們建檔好幾年了，我們的產(chǎn)品也沒打出去”等問題。 七）存有小農(nóng)經(jīng)濟(jì)思想。改革開放

5、給農(nóng)民帶來了翻天覆地的 變化，但小富即安的思想仍然存在。 在生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)上缺乏現(xiàn)代工業(yè)管理 意識(shí)。在技術(shù)創(chuàng)新上、管理方法上仍處于手工作坊的形式上， 起點(diǎn)低、 速度慢，束縛了生產(chǎn)的發(fā)展，經(jīng)不起風(fēng)浪，因此對(duì)建檔不感興趣。 以上問題的存在，嚴(yán)重障礙了企業(yè)建檔工作的開展。為了開創(chuàng) 企業(yè)檔案工作的新局面， 我們應(yīng)積極探索建檔新路子， 積極采取措施 加以解決。 三、建立和完善企業(yè)檔案工作的方法及對(duì)策。 企業(yè)的轉(zhuǎn)軌變形和深化改革、開放搞活，促使企業(yè)的檔案管理 工作的內(nèi)容、范圍和其復(fù)雜程度都在不斷地深化、擴(kuò)展。從一個(gè)企業(yè) 來看，其收藏管理的檔案信息數(shù)量日趨龐大，內(nèi)容不斷豐富，利用查 詢頻繁，要想做到科學(xué)有序管理，

6、 就必須首先依據(jù)企業(yè)檔案的自然形 成規(guī)律，以及檔案相互之間的有機(jī)聯(lián)系，遵循一個(gè)統(tǒng)一的準(zhǔn)則，將企 業(yè)檔案分門別類， 形成一個(gè)具有一定從屬關(guān)系或相關(guān)平行關(guān)系的有機(jī) 系統(tǒng)，這就是企業(yè)檔案分類。 這就要求我們檔案部門要適應(yīng)時(shí)代的要 求，進(jìn)行自身的改革、創(chuàng)新與完善，牢固樹立服務(wù)意識(shí)，找準(zhǔn)為企業(yè) 服務(wù)的切入點(diǎn)， 使檔案部門成為企業(yè)的信息管理中心， 使檔案管理工 作向信息化方向發(fā)展，應(yīng)做到： 1 、在“爭(zhēng)”字上下功夫。檔案工作是個(gè)服務(wù)性的工作，而且效 益是隱形的，價(jià)值是潛在的，不容易引起領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持、關(guān)注和 理解。所以我們要主動(dòng)樹立為私營(yíng)企業(yè)建檔服務(wù)的思想， 這就需要付 出比別人更大的努力， “建檔為用

7、檔”在堅(jiān)持標(biāo)準(zhǔn)的同時(shí)，保證 私營(yíng)企業(yè)建檔的質(zhì)量。 要視私營(yíng)企業(yè)檔案資料的多少及私營(yíng)企業(yè)規(guī)模 的大小來確定企業(yè)檔案的類目設(shè)置， 這里局指導(dǎo)人員可幫助企業(yè)建初 期企業(yè)檔案分類與實(shí)用參考例如：一本原始檔案也許不能說明什 么，但多份檔案， 多年的檔案組合在一起，可能就會(huì)說明一個(gè)問題和 一種發(fā)展趨勢(shì)。如果對(duì)這些檔案資料進(jìn)行深入的研究、對(duì)比，從中找 出一些經(jīng)驗(yàn)教訓(xùn)，或是一些規(guī)律性東西，那么，這些檔案的潛在價(jià)值 也就被充分地發(fā)揮出來。 所以業(yè)務(wù)規(guī)范一定要在立卷前制定出來， 做到胸有成竹，切記急于求成，先立卷后制定規(guī)范， 結(jié)果欲速則不達(dá)。 2 、在“用”字上加大力度。重新審視“檔案”的概念和功能。 例如：有的

8、私營(yíng)企業(yè)業(yè)主比較看中自己的發(fā)家史，善于積累資料，甚 至一份往來信函都會(huì)保存起來， 他們有一定的文化素養(yǎng)， 不但懂經(jīng)營(yíng)、 會(huì)管理，而且有建立檔案的愿望，具有檔案意識(shí)。針對(duì)有檔案利用要 求的，可按事先選定的檔案類目， 制定出更詳實(shí)的企業(yè)檔案歸檔范圍、 保管期限、分類編號(hào)方案，以便統(tǒng)一立卷歸檔標(biāo)準(zhǔn)， 使檔案對(duì)號(hào)入座， 這樣才能保證檔私營(yíng)檔案企業(yè)的完整性和科學(xué)性， 保證了私營(yíng)企業(yè)建 檔質(zhì)量的同時(shí)不要注重裝訂美觀整齊與否， 要注重檔案的分類準(zhǔn)確與 否，這樣才能做到一份檔案追回?zé)o形資產(chǎn)， 將對(duì)企業(yè)今后的發(fā)展起到 舉足輕重的作用。 3 、在“新”字上搶在人先。前面談到目前多數(shù)企業(yè)的檔案工作 現(xiàn)代化發(fā)展水平，

9、 工作的好壞僅以文件材料收集齊全得完整為準(zhǔn)。 正 是這種工作方式使企業(yè)檔案人員將自己封閉在一個(gè)被動(dòng)的圈子里， 不 能為企業(yè)的生產(chǎn)、經(jīng)營(yíng)、決策提供新思路、新方法。只能作為一種輔 助性的部門存在，因而不受重視。所以在“新”字上搶在人先，實(shí)現(xiàn) 檔案管理現(xiàn)代化已勢(shì)在必行。企業(yè)的規(guī)模、資金、生產(chǎn)能力在市場(chǎng)經(jīng) 濟(jì)瞬息萬變的今天，企業(yè)要想生存，就要了解市場(chǎng)、把握住商機(jī)才行。 而最快捷、 便利的獲得信息的方式就是企業(yè)檔案工作上網(wǎng)。 但由于企 業(yè)沒有專門的科研機(jī)構(gòu)， 沒有專人進(jìn)行信息情報(bào)等方面的收集與研究， 這在很大程度上制約了企業(yè)的生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)發(fā)展， 我們檔案部門可將各企 業(yè)的經(jīng)營(yíng)規(guī)模、 產(chǎn)品類目、 發(fā)展理念等樹立企業(yè)形象的宣傳材料及企 業(yè)產(chǎn)品的性能、質(zhì)量、規(guī)模、價(jià)格做成網(wǎng)頁，全天候推銷他們的產(chǎn)品。 主動(dòng)承擔(dān)起企業(yè)與外界溝通的橋梁。 4 、在“教”字上強(qiáng)化培養(yǎng)。通過調(diào)研感到目前檔案隊(duì)伍現(xiàn)狀沒 有經(jīng)過專業(yè)培訓(xùn)，難以勝任，加之屬于兼職，當(dāng)作分外工作來干，很 難干好。當(dāng)前首先，要有針對(duì)性發(fā)現(xiàn)和培養(yǎng)典型主動(dòng)幫教， 示范指導(dǎo)， 旨在樹立樣板。其次，抓典型樹樣板、搞培訓(xùn)采取典型引路、以點(diǎn)帶 面、學(xué)習(xí)觀摩、 召開現(xiàn)場(chǎng)會(huì)等路子，組織檔案人員到檔案工作做得好 的企業(yè)進(jìn)行參觀學(xué)習(xí)，相互交流，互相促進(jìn)，以看得見、信得過的實(shí) 例，來示范帶動(dòng)檔案工作的開展。 這樣在拓寬企業(yè)