某上市公司公文管理規(guī)定

1、【MeiWei_81重點借鑒文檔】某公司公文管理規(guī)定第一條目的為了使公司公文處理工作規(guī)范化、制度化，結合公司的實際情況，特制定本 規(guī)定。第二條定義是指公司內部以及和其它組織之間為處理組織內外事務而形成的各種來往和記錄的文本。第三條使用公文的種類公司使用公文的種類有：決定、決議、公告、通知、通報、章程、制度、規(guī) 定、條例、報告、請示、批復、函、會議紀要、工作志、工作簡報、大事記、通 啟。第四條公文格式從格式上將公司目前的公文分為 4類，即紅頭文件、內部通啟、會議紀要、 工作報告，各公文格式家具體見附件。1、紅頭文件適用范圍：主要用于印發(fā)制度、規(guī)定，重要工作計劃、機構和人事異動等公 司或公司一級部

2、門的重要文件。公司一級部門所有的紅頭文件須抄報公司領導及 抄送公司行政人事部，公司二級及以下部門不得印發(fā)紅頭文件。2、內部通啟適用范圍：主要用于內部日常事務性工作或內部工作聯(lián)絡的公司或部門一般 性文件。3、會議紀要適用范圍：主要用于記錄公司或部門經(jīng)營與重要工作會議主要內容與決議的 文本。4、工作報告適用范圍：主要用于下級機構向上級機構定期匯報工作情況和工作計劃，提出工作建議的文件。公司工作報告分工作周報、工作月報、年度工作報告3種。第五條處理公文的表格公司處理公文的表格為某公司公文審批表（見附件），適用于處理各種公文。第六條公文密級公司公文的密級分為 普通” 機密” 絕密”三級，具體密級和保密

3、期限由 擬辦部門根據(jù)公司有關規(guī)定提出。第七條公文處理時限除有專門規(guī)定外，公文的處理時限一般為2個工作日，公文每個分流環(huán)節(jié)的 時限為0.5小時，每個審核、審批環(huán)節(jié)的時限為 1個工作日，緊急公文需即時處 理。第八條公文處理程序公文的處理程序一般分為公文簽發(fā)、 公文分送、公文閱處、公文反饋與跟蹤、 公文清理存檔銷毀等五個階段。1、公文簽發(fā)（1）簽發(fā)權限：公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理/總經(jīng)理助理在權限范圍內可以簽發(fā) 以公司名義發(fā)出的紅頭文件、內部通啟等公文；各部門相關負責人在規(guī)定權限內 可以簽發(fā)以本部門名義發(fā)出的公文。（2）簽發(fā)方式：以公司名義行文的公文，經(jīng)審簽后，蓋本公司公章發(fā)出， 但在公司內部行文也可采用

4、簽發(fā)人簽名的方式發(fā)出。2、公文分送（1）公司主要采用簽收、傳真、電報、郵遞、電子郵件等公文分送方式。 一般情況下，分送公文應采取簽收方式（對公司機密及以上級公文、人事資料等 重要公文還需用信封封口專人專送）。采用其它方式分送公文，分送人應做好跟 蹤、記錄工作。（2）收件工作人員應對公文進行信封、文件、文號、秘字等的核定。如其中一項不對口，應立即通知發(fā)文機構，并登記出錯文件。對封口被撕的公文應拒 絕簽收。（3）各部門公文經(jīng)行政人事部審核發(fā)現(xiàn)在格式或內容上存在較大錯誤的， 退回原部門重新擬文。（4）相關人員在工作中，應積極、準確、快捷地處理公文事務，并嚴格遵 守公司保密制度，不泄露和透露公司秘密。

5、3、公文閱處公司領導收到公文后，在公文上作出處理意見（簽發(fā)或批復等）。4、公文反饋與跟蹤行政人事部接到公司領導批示后，應盡快將批示件和原件反饋給擬辦部門（同時保存批示件的復印件）。5、公文清理、存檔和銷毀各部門文員或相關工作人員應對收發(fā)的公文每周進行一次整理，對有存檔 價值的公文應按公司檔案管理制度的規(guī)定向檔案管理部門移交。第九條附則1、本制度自頒布之日起執(zhí)行，由行政人事部負責解釋和修改。2、附件：紅頭文件模板、內部通啟模板、會議紀要模板、工作報 告模板、公文審批表模板。某有限公 司文件緊急程度密級保密期限保密范圍碧家20RR01號關于下發(fā)紅頭文件格式的通知各部門：紅頭文件格式基本規(guī)定：公司紅

6、頭文件由文件頭、 發(fā)文字號、標題、秘密等級、緊急程度、主送機構、正文、附則、印 章、發(fā)文時間、主題詞、抄送抄報機構、附件等部分組成。1、文件頭：適用于公司或一級部門重要文件，全稱為“某公司 文件”紅色字體，黑體加粗，小初字號。2、 發(fā)文字號，包括機構代字、年號、順序：宋體，四號字；“碧 家”適用公司文件，代表 某公司” “碧家財、行、人、生等”分別 代表一級部門文件；20RR01號代表20RR年1號文件；公司文件 編號由行政人事部統(tǒng)一編號。3、標題：黑體加粗，小三。應當準確、簡要地概括文件的主要 內容，一般應標明公文種類，除印發(fā)規(guī)章制度和批轉文件外，一般不 加書名號，如“關于下發(fā)紅頭文件格式的

7、通知”。4、秘密等級、緊急程度：秘密等級分“普通、機密、絕密”，緊 急程度分“緊急、急、普通”，如為“普通文件”則不需加標注框。5、主送機構：宋體加粗，四號字體。6、正文：宋體，四號字體。7、附件：文件如有附件，應在正文之后注明附件名稱和順序。8、印章：公司文件落公司全稱并蓋章，部門文件落部門全稱并 蓋章。9、主題詞：文件主題詞一般包括三到四個詞語或詞組，最多不超過七個。第一個詞語是按工作性質作分類概括，一般用管理、行政、人事、財務、企劃、內控、質量”等。中間的詞語一般是概括該 文件的主要內容，大都從標題中抽取。結尾詞語是說明該文件所屬公 文種類。10、抄報抄送：抄報為發(fā)文的上級機構、抄送為發(fā)

8、文的平行機構。有限公司20RR年6月15日 主題詞：抄報：抄送：擬稿：聯(lián)系電話：校對:內部通啟公司致：編號：通啟20RR01號由：日期：頁數(shù)：簽發(fā)：主題：內部通啟格式說明內部通啟格式基本規(guī)定：公司內部通啟由主送機構、通啟編號、發(fā)文單位、發(fā)文日期、頁數(shù)、簽發(fā)人、主題、正文、附則、抄送抄報機構、附件等部分組成。1、主送機構：在通啟里用“致”表示。2、 通啟編號：包括機構代字、年號、順序，如碧家通啟20RR01號，碧 家”代表碧桂園現(xiàn)代家居公司”，20RR”代表年號，“ 0號 ”代表1號通啟。部門 通啟機構代字則在碧家”后加部門代字，如碧家財通啟20RR01號中的“碧 家財”代表“碧桂園現(xiàn)代家居公司

9、財務部”，公司內部通啟編號由行政人事部統(tǒng) 一編號，各部門通啟編號由本部門統(tǒng)一編號。3、發(fā)文單位：在通啟里用“由”表示。4、簽發(fā)：根據(jù)公司授權確定簽發(fā)人，公司內部通啟由公司總經(jīng)理、副總經(jīng)理、總經(jīng)理助理簽發(fā)，部門內部通啟由部門負責人簽發(fā)。5、主題：與正式公文標題格式一致，一般為“關于+事由+公文種類”，如“關 于召開年度總結表彰大會的通知”，其中“召開年度總結表彰大會”表示事由，“通知”指公文種類屬性。6正文：宋體、小四號字體。7、抄報：通啟需知會的上級機構，如不需知會則不需抄報。8、抄送：通啟需知會的平行機構，如不需知會則不需抄送。抄報:抄送:會議紀要編號：碧家會紀20RR01 號會議時間： 會議地點： 與會人員： 會議主持： 會議主題： 會議紀要整理:與會人員簽名：某有限公司工作周（月）報編號：碧家周（月）報20RR號工作時間周期報告部門報告提交人職位本周（月）工作重點回顧工作完成情況摘要需要解決的問題下周（月）工作計劃工作建議說明：1、周報為每周一次，時間從上周五至本周五，周六下午提交電子文檔給辦公室行政專員；月報為每月一次，時間從每月1號至31號，每月第2個工作日提交電子文檔給辦公室行政專員。2、 公室行政專員匯總各部門