會議管理制度-修訂(1)

1、會議管理制度1目的為提升企業(yè)管理水平，實現(xiàn)公司的目標(biāo)統(tǒng)一，建立、健全有序的公司會議體系；提高 會議質(zhì)量、效率，降低會議成本，結(jié)合公司現(xiàn)狀，特制定本制度。2范圍/科室。本制度適用于山東國金汽車制造有限公司所屬各中心、部門 3 原則會必議，議必決，決必行，行必果。4 職責(zé) 經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)公司級例會的組織及相關(guān)工作，負(fù)責(zé)會議資料的存檔保管，會后對決議項進(jìn)行跟蹤落實。公司各部門負(fù)責(zé)部門級會議的組織及相關(guān)工作，會后對決議項進(jìn)行跟蹤落實。專題會議由組織部門負(fù)責(zé)召開、 管理等， 會后對決議項進(jìn)行跟蹤落實， 經(jīng)營管理部視會議重要程度進(jìn)行協(xié)助、檢查、督辦。綜合辦公室負(fù)責(zé)對會議室進(jìn)行管理，提供會議召開前、中、后的

2、會議服務(wù)，確保會議有序、順利完成。5. 會議類型公司會議分為 :公司級會議、部門級會議、專題會議。公司級會議分為：公司月度例會、管理層周例會、年度/月度產(chǎn)供銷協(xié)同會等（因現(xiàn)階段公司暫未舉行，后期根據(jù)公司運(yùn)營情況修訂本制度）。部門會議：由各中心、部門內(nèi)部組織的部門晨會、例會、臨時性的會議。專題會議：圍繞某一個專題組織召開的會議，根據(jù)業(yè)務(wù)開展需要組織召開臨時性會議，如安全生產(chǎn)專題會議、黨風(fēng)廉政專題會議、公司年會、公司黨委會、黨員大會等臨時會議，可根據(jù)實際或部門職責(zé)由公司有關(guān)部門對應(yīng)組織。公司月度例會 會議組織：經(jīng)營管理部組織召集，總經(jīng)理主持、公司管理層及會議內(nèi)容相關(guān)的部門負(fù)責(zé)人參加（含主持部門工作

3、的副職或主管），會后形成會議紀(jì)要經(jīng)總經(jīng)理簽發(fā)后，以電子版形式發(fā)至各參會人員，并由經(jīng)營管理部對會議決議進(jìn)行跟蹤督辦。會議時間：常態(tài)下每月召開一次，召開時間定于每月28 日 14:00 16:00 ，會議時間控制在 2 小時內(nèi)，如時間變動則由經(jīng)營管理部另行下發(fā)通知。會議內(nèi)容（根據(jù)會議目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，不限于以下內(nèi)容）：a. 傳達(dá)集團(tuán)公司有關(guān)國金公司的文件和通知，傳達(dá)董事長有關(guān)指示。b. 通報階段性經(jīng)營成果。c. 各中心負(fù)責(zé)人匯報上月工作進(jìn)展及成果（包括主要的工作內(nèi)容、上月例會決定事項的執(zhí)行情況及在執(zhí)行的過程中出現(xiàn)的問題及解決辦法），通報本月工作安排。d. 研究調(diào)整經(jīng)營戰(zhàn)略，決策公司重大事件。e. 決定

4、公司中高層管理人員任免。f. 結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略，研究審議組織機(jī)構(gòu)的變動與調(diào)整。g. 審議公司規(guī)章制度修訂案。會議要求a. 參會人員必須提前作好會議準(zhǔn)備，帶著工作成果、制約經(jīng)營發(fā)展的問題及解決方案參會。b. 對于公司經(jīng)營思路、規(guī)劃以及內(nèi)部管理有建設(shè)性意見或改進(jìn)建議的，提前一周提交意見建議書，提請會議研究討論。管理層周例會 會議組織：經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)組織召集，執(zhí)行總經(jīng)理主持，部門領(lǐng)導(dǎo)（含主持部門工作的副職或主管）以上的管理人員參加，會后形成會議紀(jì)要經(jīng)執(zhí)行總經(jīng)理簽發(fā)后，以電子版形式發(fā)至各參會人員，并由經(jīng)營管理部對會議決議進(jìn)行跟蹤督辦。會議時間：常態(tài)下每周召開一次，召開時間定于每周六14:00-15:0

5、0 ，會議時間控制在 1 小時內(nèi)，如時間變動則由經(jīng)營管理部另行下發(fā)通知。會議內(nèi)容（根據(jù)會議目標(biāo)進(jìn)行調(diào)整，不限于以下內(nèi)容）：a. 傳達(dá)公司級月度會會議精神；b. 通報階段性經(jīng)營成果；c. 各部門主管上級匯報總結(jié)本周工作進(jìn)展及成果，通報下周工作安排；d. 研究解決工作中存在和出現(xiàn)的問題，協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作配合事項；e. 重要或緊急工作以及專項工作布置；f. 通報重大工作思路調(diào)整和重大人事變動或調(diào)整。會議要求：要求統(tǒng)一格式， 匯報內(nèi)容包括：a. 工作總結(jié)與計劃由各部門負(fù)責(zé)人向會議作詳盡匯報，1)現(xiàn)階段重點(diǎn)工作的進(jìn)展；2)重點(diǎn)工作下一階段目標(biāo)；3)工作中存在的問題及自身解決思路；4)需要其他部門配合解決或

6、公司支持的事項。b. 詳細(xì)的總結(jié)計劃定于每周五下班前以電子版形式提交經(jīng)營管理部項目管控專員處。部門會議 會議組織以部門為單位，部門人數(shù)較多時，可以以科室或班組為單位，單位負(fù)責(zé)人為會議組織人，會議可以不形成會議紀(jì)要。會議時間a. 晨會：每天早上 8:30 ，會議原則上控制在 15 分鐘內(nèi)。b. 部門例會：各部門內(nèi)部組織，由組織者下發(fā)會議通知為準(zhǔn)。c. 臨時會議：由會議組織者確定會議時間。會議內(nèi)容：a. 晨會：總結(jié)上一工作日的工作進(jìn)展情況和工作成果，對存在問題進(jìn)行分析和糾偏，下達(dá)本日工作安排。b. 部門例會：總結(jié)上周工作日的工作進(jìn)展情況和工作成果，對存在問題進(jìn)行分析和糾偏，下達(dá)本周工作安排。c.

7、臨時會議：根據(jù)會議召開目的確定會議內(nèi)容。專題會議 公司專題會議是由相關(guān)部門提出的生產(chǎn)、工藝、技改、質(zhì)量、安全、工程、預(yù)算項目的實施方案；分析、研究近期成本管理、設(shè)備管理、質(zhì)量管理、安全管理、環(huán)境管理、經(jīng)營管理、預(yù)算管理、合同評審等方面存在的突出問題，提出解決辦法，明確并責(zé)成相關(guān)部門按照會議要求保質(zhì)保量完成規(guī)定的任務(wù)、遇重大事件或亟待會議研究解決的事項和重大問題的有目的性的會議。會議組織：由會議承辦部門組織，如涉及公司多個部門共同召開并有公司領(lǐng)導(dǎo)參加的會議， 由會議承辦部門與經(jīng)營管理部聯(lián)系，備案會議情況； 需經(jīng)營管理部協(xié)調(diào)安排的，由經(jīng)營管理部統(tǒng)一安排。會議時間：根據(jù)會議目的由承辦部門進(jìn)行組織并下

8、達(dá)會議通知，根據(jù)會議內(nèi)容控制會議時間。會議內(nèi)容：根據(jù)會議目的確定會議內(nèi)容，并由承辦部門負(fù)責(zé)會議相關(guān)安排等工作。專題會議結(jié)束后 1 個工作日內(nèi)，由承辦部門將此方面的專題會議紀(jì)要經(jīng)會議主持人審核簽發(fā)后執(zhí)行，同時報送上級組織備案。6會議流程 會議總體流程：會前通知會前資料準(zhǔn)備會場布置會前簽到會議召開主持人宣布散會會后決議項跟蹤落實。以確保各種會議的有序進(jìn)具體的會議流程根據(jù)會議目的在總體流程的基礎(chǔ)上進(jìn)行調(diào)整，行。7. 會議的組織、管理和服務(wù)會議組織：參照“ 5. 會議類型 ”中各類會議的要求概述。會議需提前通知，一般會議應(yīng)提前半個工作日以電話或其他方式通知，大型會議需至少提前 2 個工作日下發(fā)正式書面

9、通知。如遇特殊情況，即時通知召開會議。會議準(zhǔn)備：包括但不限于會議通知（參照）、會前資料準(zhǔn)備、會場布置、會議設(shè)施準(zhǔn)備、會議材料擬稿和發(fā)放、會議記錄、會議錄音及影像、會議紀(jì)要及會后落實等（如需要增加會場橫幅、會議宣傳等）。大型會議或重要接待會議應(yīng)制定會議及接待方案方案內(nèi)容包括但不限于接機(jī)接站、車輛調(diào)度、餐飲、住宿、橫幅、席卡、攝影攝像、公共活動等安排），并按照方案做好準(zhǔn)備工作。會議管理和服務(wù) 綜合辦公室為公司會議室歸口管理部門，負(fù)責(zé)大型會議及例會的會議服務(wù)工作，信息OA 等流程向管理科負(fù)責(zé)會議電子設(shè)備的技術(shù)支持。各部門組織會議前，需提前通過綜合辦公室申請會議室的使用。會議室的日常管理包括但不限于會

10、議室的安排使用、環(huán)境保潔、設(shè)施管理、會議服務(wù)等。會議室要做到會議召開前 30 分鐘各項工作準(zhǔn)備結(jié)束，會后 30 分鐘會場清潔工作結(jié)束，特殊情況根據(jù)實際情況由綜合辦公室另行安排。8. 會議存檔資料管理 會議存檔資料：會議通知、會議簽到表、會議紀(jì)要、會議錄音、會議照片及影像等。會議紀(jì)要的整理和會議以其他形式公開內(nèi)容由會議組織部門負(fù)責(zé)擬寫和下發(fā)。會議紀(jì)要中包含但不限于會議決議及參會領(lǐng)導(dǎo)的工作指示等。專題會議根據(jù)會議目的安排整理會議紀(jì)要 ,其他各類會議可視情況整理成會議紀(jì)要和其他形式的簡報等。會議紀(jì)要的格式：各種會議紀(jì)要行文的印制格式原則上要求按照公司統(tǒng)一要求制作，參照公司公文管理規(guī)定。會議紀(jì)要的簽發(fā)

11、公司級月度會會議紀(jì)要由公司總經(jīng)理審核、簽發(fā)。其他會議紀(jì)要由會議組織部門的分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽發(fā)。會議紀(jì)要整理和下發(fā)應(yīng)在會后1 個工作日內(nèi)完成，特殊情況除外；會議紀(jì)要的發(fā)放范圍是參加會議的領(lǐng)導(dǎo)及相關(guān)的部門。若會議紀(jì)要中涉及保密內(nèi)容，應(yīng)確認(rèn)下發(fā)范圍。會議資料的存檔各類會議資料必須存檔。公司級月例會、公司級專題會議及管理層周例會等會議資料由經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)按季度分類分次存檔，按年度移交公司檔案室，其他會議資料由各承辦部門自行存檔。公司重大會議等會議資料存檔實行一會一存。9. 會議精神的督辦 對于公司級月例會、管理層周例會、專題會議的重大決議事項由公司經(jīng)營管理部派專人進(jìn)行督辦。公司經(jīng)營管理部負(fù)責(zé)對會議決議事

12、項進(jìn)行分類整理，按照會議決議要求的時間對有關(guān)責(zé)任單位進(jìn)行逐項督辦，責(zé)任單位必須認(rèn)真履行、配合相關(guān)單位，并由經(jīng)營管理部在下次例會上對督辦結(jié)果進(jìn)行通報。10. 會議紀(jì)律考核為保證會議質(zhì)量，倡導(dǎo)高效會議，參會人員必須在會前5 分鐘到達(dá)會場，無故不參加者根據(jù)會議嚴(yán)重性處以負(fù)激勵 50-200 元/ 人/次。公司年度會議不能按時出席者需事先3 天向會議主持人請假，需指派代表參加，并提前與代理人員就發(fā)言內(nèi)容進(jìn)行溝通；公司月度會議不能按時出席者需事先1 天向會議主持人請假；公司周例會議不能按時出席者需事先半天向會議主持人請假，未請假、50-200 元 / 人 /未指派代理人員、未交流及遲到早退者，根據(jù)會議嚴(yán)重性處以負(fù)激勵次。會議期間應(yīng)將移動通訊工具關(guān)機(jī)或設(shè)置振動或靜音，如遇緊急事情需和會議主持人申請，到會場外接聽，注意控制通話時間