會務(wù)管理流程細則

1、會務(wù)管理流程細則為實現(xiàn)對公司各類會議進行有序的組織于管理，確保會議召開的質(zhì)量和效率，特制定本細則。一、會前準備編號事項負責人(部門)審核審批細則及節(jié)點HQ1會議計劃申報發(fā)起部門部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.發(fā)起部門填寫會議計劃申請表；2.確定會議主題、會議目標和應(yīng)達成的結(jié)果、人員、時間及地點要求等3.如有需要，可召開專門會議4.需提前20天申請HQ2會議場所的選定行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.會前10個工作日確定2.了解場地情況(外部環(huán)境、內(nèi)部設(shè)施、住宿、娛樂、餐飲等)3.費用比較HQ3確定會議議程發(fā)起部門部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.發(fā)起部門填寫會議議程安排表2.需提前8個工作日提交行政部HQ4發(fā)會議通

2、知行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.應(yīng)注明會議的時間，地點，主持人，議程，會議的注意事項（包括著裝要求，內(nèi)容保密要求，會議文件的要求，請假的要求，會議的紀律等）及路線圖2.需提前7個工作日公布HQ5申報會議預(yù)算行政部常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理1.依據(jù)會議的長短及要求確認，費用明細包括：會議室費用，住宿費用，餐飲費用，娛樂費用，食品費，交通費，相關(guān)費用，不可預(yù)見費等，填寫會議費用預(yù)算表。2.需提前4個工作日完成HQ6參會人員確認行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.會同發(fā)起部門確認人員有無變動2.確認住宿、交通、娛樂情況3.會前3個工作日完成HQ7預(yù)定行政部部門經(jīng)理1.根據(jù)征詢結(jié)果，預(yù)定會議室、房間、餐飲、娛樂2.

3、會前3個工作日完成HQ8設(shè)備準備行政部部門經(jīng)理詳見設(shè)備準備清單HQ9車輛安排行政部部門經(jīng)理1.根據(jù)人數(shù)確定車輛，要求是正規(guī)出租公司，并有備用方案。2. 根據(jù)會議人員情況，確定路線3. 至少配兩臺小車服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)，一臺小車為會務(wù)組用車HQ10發(fā)會務(wù)通知行政部常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理1. 在所發(fā)會議通知的基礎(chǔ)上，結(jié)合已確定的參會及預(yù)定情況，公布所有安排。應(yīng)包括時間、地點、主持人、議程、房間安排、就餐安排、車輛安排、活動安排、會務(wù)組聯(lián)系方法及房間、會議注意事項及會址路線圖2.會前3天發(fā)給與會者HQ11歡迎牌、橫幅、PPT制作行政部部門經(jīng)理1.根據(jù)實際情況制作2. PPT為議程應(yīng)包括會議時間，內(nèi)容，匯報人。3.

4、會前1天完成HQ12會議文件準備行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.會同發(fā)起部門打印文件2.會前2天完成HQ13準備會議及人員安排行政部部門主管1.就會議準備情況進行通報2.兩天以上的會議，至少安排三個行政人員服務(wù)3.會前1天完成HQ14食品的采買行政部部門主管依據(jù)會議的長短，采購相應(yīng)的水果、干果及小點心、瓶裝水HQ15會場布置行政部部門主管1.所有會議所需用品需在會前2小時運到會場2.會議室所需用品（投影儀，膠投，幕布，白板，激光筆）需在會前1小時擺放并調(diào)試完畢3.所用水果、干果及點心交由服務(wù)人員清洗并在會前30分鐘擺放完畢4.會議室的燈光、音響、空調(diào)等設(shè)備要求在會前30分鐘準備并調(diào)試完畢5.擺放

5、指路牌，指明會議室及會務(wù)組的地點。6.臺卡、文件于會前30分鐘放置7.通知匯報人員于會前5分鐘就座并準備好匯報資料8.茶水需在會前10分鐘開始沖泡二、會中工作編號事項負責人(部門)檢查審批細則及節(jié)點HZ1會議室保障行政部專人部門主管1. 引導(dǎo)座位，簽到2. 會議的全程要有一名會務(wù)人員留在會議室，保障會議的服務(wù)，做好攝像、錄像工作，每次匯報開始時，要隨時關(guān)注設(shè)備、燈光、室溫、音響等情況3. 協(xié)助匯報人員做好匯報PPT文件的調(diào)試及資料分發(fā)工作4. 及時了解會議的進展情況并及時通知外部會務(wù)人員做好日程安排的調(diào)整工作HZ2用餐保障行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.結(jié)合會議的進程和人數(shù)，通知餐廳飯菜的準備情

6、況（人數(shù)）及用餐時間2.如果下午有會議議程，午餐應(yīng)安排為工作快餐3.做好就餐座位安排，合理搭配，做好人盯人服務(wù)4.酒水準備到位5.晚餐時通知第二天行程HZ3住宿保障行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.提前獲得房間鑰匙，并分發(fā)給與會人員2.晚上與總臺設(shè)定較早時間，并提醒早餐3.會議結(jié)束當天12點前，收齊房間鑰匙HZ4娛樂保障行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理1.了解領(lǐng)導(dǎo)的需求，安排人員做好服務(wù)2.準備好撲克、麻將牌等娛樂設(shè)施3.準備室外活動HZ5會議紀要發(fā)起部門部門經(jīng)理1.發(fā)起部門派專人最好會議紀要，與會后兩天發(fā)給與會者三、會后工作編號事項負責人(部門)檢查審批細則及節(jié)點HH1退房行政部專人部門主管1.會議結(jié)束當天12點前收齊鑰匙2.仔細檢查一遍房間，看是否遺漏物品3.確認所有會議項目均以結(jié)束后，結(jié)帳并開具發(fā)票HH2車輛安排行政部部門經(jīng)理1.優(yōu)先安排領(lǐng)導(dǎo)用車2.會務(wù)組用車3.與會人員用車HH3設(shè)備整理行政部專人部門主管1.送走所有參會人員后，進行設(shè)備的收拾和整理工作2.專人檢查一遍，看有否遺漏3.歸還設(shè)備HH4費用報銷行政部常務(wù)副總經(jīng)理總經(jīng)理在會后三天內(nèi)進行費用報銷，并附此次會議的費用清單HH5會務(wù)總結(jié)行政部部門經(jīng)理常務(wù)副總經(jīng)理會后三天內(nèi)進行會務(wù)總結(jié)，總結(jié)經(jīng)驗，吸取教訓(xùn)四、注意事項F會議所需儀器應(yīng)有備份；對所借用品應(yīng)