實施計劃溝通和協(xié)調(diào)管理要點

1、【MeiWei_81 重點借鑒文檔】承包人實施計劃溝通和協(xié)調(diào)管理要點現(xiàn)代項目中參建單位非常多， 形成了復雜的項目組織， 各單位有 不同的任務、目標和利益，他們都企圖指導、干預項目實施過程。項 目中組織利益的沖突比企業(yè)中各部門的利益更為激烈和不可調(diào)和， 而 項目管理者必須使各方而協(xié)調(diào)一致、 齊心協(xié)力地工作， 這就顯示出項 目管理中溝通與協(xié)調(diào)的重要性。溝通是組織協(xié)調(diào)的手段， 是解決組織成員間障礙的基本方法。 協(xié) 調(diào)的程度和效果常依賴于各項目參加者之間溝通的程度。實際工作中， 主要存在的溝通障礙包括語言障礙、 知識水平的限 制、知覺的選擇性、心理因素的影響、溝通渠道的選擇、組織結(jié)構(gòu)的 影響、信息量過

2、大七種障礙。要克服上述障礙， 管理過程中要采用提高溝通效率的技巧與建議：1、澄清概念。項目經(jīng)理在溝通前要有系統(tǒng)地思考，分析和明確 溝通信息，并充分考慮接收者及可能受到該項溝通影響的所有人。2、進行必要的信息交流?，F(xiàn)代社會變化迅速項目經(jīng)理只有從大 量的信息中進行選擇， 把有用的和工作密切相關(guān)的信息傳遞出去， 才 能收到應有的效果。3、確定溝通的目的與目標，進而確定溝通的內(nèi)容。4、溝通時要考慮一切環(huán)境，包括溝通的的背景、社會環(huán)境、人 的環(huán)境以及過去溝通的情況。5、計劃溝通內(nèi)容時，應盡可能取得他人意見，與他人商議，獲 得更深入的看法及獲得他人的支持。6、用語言或非語言準確表達自己的想法。7、在信息溝

3、通后必須設法取得反饋， 以弄清下屬是否愿意遵循， 是否采取了相應的行動等?！綧eiWei_81 重點借鑒文檔】8、項目經(jīng)理要言行一致， 以自己的行動支持自己的想法與說法， 而且更有效的溝通是行重于言。9、做一個“好聽眾”，在聽取他人的陳述時要專心，明確對方說 些什么。工程項目管理中，應該著重做好以下各項溝通與協(xié)調(diào)工作：1. 內(nèi)部人際關(guān)系的協(xié)調(diào)。 項目經(jīng)理部是項目組織的領導核心。 通 常，項目經(jīng)理不直接控制資源和具體工作， 而是由項目經(jīng)理部中的職 能人員具體實施控制， 這就使得項目經(jīng)理和職能人員之間以及各職能 人員之間存在界限和協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理的協(xié)調(diào)上作包括：項目經(jīng)理與技術(shù)專家的溝通。 技術(shù)專家往

4、往對基層的具體施上了 解較少，只注意技術(shù)方案的優(yōu)化，注重數(shù)字，對技術(shù)的可行性過于樂 觀，而不注重社會和心理方面的影響。項目經(jīng)理應積極引導，發(fā)揮技 術(shù)人員的作用，同時注重全局、綜合和方案實施的可行性。建立完善、實用的項目管理系統(tǒng)。明確各自的工作職責，設計比 較完備的工作流程，明確規(guī)定項目中正式溝通方式、渠道和時間，使 大家按程序、按規(guī)則辦事。建立項目激勵機制。 由于項目的特點， 項目經(jīng)理更應注意從心理 學、行為科學的角度激勵各個成員的積極性。例如：采用民主的工作 作風，不獨斷專行；改進工作關(guān)系， 關(guān)心各個成員，禮貌待人；公開、 公平、公正地處理事務；在向上級和職能部門提交報告中，應包括對 項目組

5、織成員的評價和鑒定意見， 項目結(jié)束時應對成績顯著的成員進 行表彰等。形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍。 以項目作為經(jīng)營對象的企業(yè)， 應 形成比較穩(wěn)定的項目管理隊伍，這樣盡管項目是一次性的、常新的， 但項目小組卻相對穩(wěn)定，各成員之間相互熟悉，彼此了解，可大大減MeiWei_81 重點借鑒文檔】小組合摩擦建立公平、公正的考評工作業(yè)績的方法、標準，并定期客觀、慎 重地對成員進行業(yè)績考評， 在其中排除偶然、 不可控制和不可預見等 因素。2、項目經(jīng)理部與企業(yè)管理層關(guān)系的協(xié)調(diào)依靠嚴格執(zhí)行項目管理 目標責任書。 項目經(jīng)理部受企業(yè)有關(guān)職能部門的指導， 兩者既是上下 級行政關(guān)系，又是服務與服從、監(jiān)督與執(zhí)行的關(guān)系。企業(yè)

6、要對項目管 理全過程進行必要的監(jiān)督調(diào)控， 項目經(jīng)理部要與企業(yè)簽定責任狀， 盡 職盡責、全力以赴地抓好項目的具體實施。3、項目經(jīng)理部與發(fā)包人之間的協(xié)調(diào)， 發(fā)包人代表項目的所有者， 對項目具有特殊的權(quán)利， 要取得項目的成功， 必須獲得發(fā)包人的支持。項目經(jīng)理首先要理解總目標和發(fā)包人的意圖， 反復閱讀合同或項 目任務文件。 對于未能參加項目決策過程的項目經(jīng)理， 必須了解項目 構(gòu)思的基礎、起因、出發(fā)點，了解目標設計和決策背景，否則可能對 目標及完成任務有不完整的甚至無效的理解， 會給工作造成很大的困 難。如果項目管理和實施狀況與最高管理層或發(fā)包人的預期要求不同， 發(fā)包人將會干預，將要改變這種狀態(tài)。所以，

7、項目經(jīng)理必須花很大力 氣來研究發(fā)包人的意圖，研究項目目標。項目經(jīng)理有時會遇到發(fā)包人所屬的其他部門或合資者各方同時 來指導項目的情況， 這是非常棘手的。 項目經(jīng)理應很好地頃聽這些人 的忠告，對他們做耐心的解釋說明， 但不應當讓他們直接指導實施和 指揮相關(guān)組織成員。否則，會有嚴重損害整個工程實施效果的危險。 項目經(jīng)理部協(xié)調(diào)與發(fā)包人之間關(guān)系的有效方法是執(zhí)行合同。4、項目經(jīng)理部與監(jiān)理機構(gòu)關(guān)系的協(xié)調(diào)：項目經(jīng)理部應及時向監(jiān) 理機構(gòu)提供有關(guān)生產(chǎn)計劃、統(tǒng)計資料、工程事故報告等，應按建設【MeiWei_81 重點借鑒文檔】 工程監(jiān)理規(guī)范的規(guī)定和施工合同的要求， 接受監(jiān)理單位的監(jiān)督管理， 搞好協(xié)作配合。項目經(jīng)理部

8、應充分了解監(jiān)理工作的性質(zhì)、原則，尊重 監(jiān)理人員，對其工作積極配合，始終堅持雙方目標一致的原則，并積 極主動地工作。在合作過程中，項目經(jīng)理部應注意現(xiàn)場簽證工作，遇 到設計變更、材料改變或特殊工藝以及隱蔽工程等應及時得到監(jiān)理人 員的認可，并形成面材料，盡量減少與監(jiān)理人員的摩擦。項目經(jīng)理部 應嚴格地組織施工， 避免在施工中出現(xiàn)敏感問題。 與監(jiān)理人員意見不 一致時，雙方應以進一步合作為前提，在相互理解、相互配合的原則 下進行協(xié)商，項目經(jīng)理部應尊重監(jiān)理人員或監(jiān)理機構(gòu)的最后決定。5、項目經(jīng)理部與設計單位關(guān)系的協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部應在設計交 底、圖紙會審、設計洽商與變更、地基處理、隱蔽工程驗收和交工驗 收等環(huán)節(jié)

9、與設計單位密切配合， 項目經(jīng)理部應注重與設計單位的溝通， 對設計中存在的問題應主動與設計單位磋商， 積極支持設計單位的工 作，項目經(jīng)理部在設計交底和圖紙會審工作中應與設計單位進行深層 次交流， 準確把握設計， 對設計與施工不吻合或設計中的隱含問題應 及時予以澄清和落實； 對于一些爭議性問題， 應巧妙地利用發(fā)包人與 監(jiān)理工程師的職能，避免正面沖突。6、項目經(jīng)理部與材料供應人關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與材料供應 人應該依據(jù)供應合同， 充分利用價格招標、 競爭機制和供求機制搞好 協(xié)作配合。 項目經(jīng)理部應在項目管理實施規(guī)劃的指導下， 認真做好材 料需求計劃，并認真調(diào)查市場， 在確保材料質(zhì)量和供應的前提下選擇

10、 供應人。為了減少資源采購風險，提高資源利用效率，供應合同應就 數(shù)量、規(guī)格、質(zhì)量、時間和配套服務等事項進行明確。7、項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與分包人關(guān)系的 協(xié)調(diào)應按分包合同執(zhí)行，正確處理技術(shù)關(guān)系、經(jīng)濟關(guān)系，正確處理項【MeiWei_81 重點借鑒文檔】 目進度控制、質(zhì)量控制、安全控制、成本控制、生產(chǎn)要素管理和現(xiàn)場 管理中的協(xié)調(diào)關(guān)系。 項目經(jīng)理部應加強與分包人的溝通， 及時了解分 包人的情況， 發(fā)現(xiàn)問題及時處理， 并以平等的合同雙方的關(guān)系支持承 包人的活動，同時加強監(jiān)管力度，避免問題的復雜化和擴大化。8、項目經(jīng)理部與其他單位關(guān)系的協(xié)調(diào)項目經(jīng)理部與其他公用部 門有關(guān)單位的協(xié)調(diào)應通過加強計劃性和通過發(fā)包人或監(jiān)理工程師進 行協(xié)調(diào)。項目經(jīng)理部與遠外層關(guān)系的協(xié)調(diào)應在嚴格守法、 遵守公共道德的 前提下，充分利用中介組織和社會管理機構(gòu)的力量。 遠外層關(guān)