文件控制程序(1)

1、文件控制程序 （ISO9OO1ISO14OO0ISO45OO1 -2018） 1目的 對(duì)QMS IS014001、OHSAS1800有關(guān)的管理性文件進(jìn)行有效的控制，確保文件 的正確性、適應(yīng)性，以及在運(yùn)行 QMS ISO14001、OHSAS1800的各個(gè)相關(guān)場(chǎng)所 的工作人員都能使用到相應(yīng)文件的有效版本。 2范圍 本程序適用于與QMS ISO14001、OHSAS1800有關(guān)的管理性文件的控制，包括 適當(dāng)范圍的外來(lái)文件。 3職責(zé) 3.1總經(jīng)理負(fù)責(zé)管理手冊(cè)的批準(zhǔn)。 3.2管理者代表負(fù)責(zé)程序文件的批準(zhǔn)。 3.3行政部負(fù)責(zé)組織管理體系文件的管理和控制。 3.4其它各部門(mén)協(xié)助行政部進(jìn)行文件管理和控制。

2、4工作程序 4.1文件的分類(lèi) 4.1.1管理體系文件： a）管理手冊(cè)（包括形成文件的方針和目標(biāo)）； b）管理體系程序文件； c）其他質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全文件（包括質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)安全健康記錄 表式、記錄以及策劃文件、技術(shù)文件等）； d）公司行政性文件 注：文件載體可以為：紙張性文件、電腦軟盤(pán)、光盤(pán)文件、音像、圖片、等。 4.1.2外來(lái)文件 外來(lái)文件是指比公司以外獲得，供本公司使用或參考的與管理體系有關(guān)的文件。 4.2文件的編制 4.2.1管理手冊(cè)、程序文件和其他管理性文件，由行政部負(fù)責(zé)組織有關(guān)部門(mén)和 人員編寫(xiě)。 4.2.2技術(shù)性文件（包括企業(yè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、檢驗(yàn)規(guī)程、圖樣、工藝文件等），由技 術(shù)

3、部按技術(shù)性文件控制程序的規(guī)定組織編寫(xiě)。 4.3文件的編號(hào)及標(biāo)識(shí)狀態(tài) 4.3.1文件的編號(hào)由行政部統(tǒng)一管理；具體編號(hào)規(guī)定如下: a）管理手冊(cè)的編號(hào): Q/KT 01. 口 - 程序文件代號(hào) 程序文件分文件順序號(hào) 程序文件順序號(hào) 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào) c）其他質(zhì)量、文件編號(hào): d）各種第三層次管理、技術(shù)、標(biāo)準(zhǔn)的編號(hào)及結(jié)構(gòu): 質(zhì)量文件分順序號(hào) 質(zhì)量文件順序號(hào) 程序文件分順序號(hào) 程序文件順序號(hào) 第三層次文件、質(zhì)量文件代號(hào) 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)代號(hào) QD /KT 發(fā)布年代號(hào) 文件順序代號(hào) 企業(yè)標(biāo)準(zhǔn)分類(lèi)代號(hào) G管理標(biāo)準(zhǔn) Z工作標(biāo)準(zhǔn) J技術(shù)標(biāo)準(zhǔn) e）公司行政文件編號(hào)： 康 字 （） 第口號(hào) 第幾號(hào)文件順序號(hào) 發(fā)布年代號(hào) 企業(yè)發(fā)

4、文部門(mén)字號(hào)代號(hào) 企業(yè)簡(jiǎn)稱(chēng) 質(zhì)量記錄的編號(hào)及結(jié)構(gòu)： QR/K . . 修訂狀態(tài)（省略為原版, 記錄順序號(hào) 程序文件分文件順序號(hào) 程序文件順序號(hào) 質(zhì)量記錄 A為第一版，依次類(lèi)推） 4.3.2文件標(biāo)識(shí)狀態(tài) a）文件版號(hào)：分A B、C等版，A為原版，B為第一次換版，C為第二換版, 以次類(lèi)推。 b）文件修訂狀態(tài)：分0、1、2等，0為未曾修訂，1為第一次修訂，2為第 二次修訂，依次類(lèi)推。 如：A/0為A版0次修訂，B/1為B版第一次修訂，依此類(lèi)推。 c）記錄表單修訂狀態(tài)：無(wú)標(biāo)志為未曾修訂，A為第一次修訂，B為第二次修訂， 依此類(lèi)推。 4.4文件的審批權(quán)限 441管理手冊(cè)由管理者代表審核，總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.

5、4.2程序文件，由歸口部門(mén)編制、該部門(mén)負(fù)責(zé)人審核，管理者代表批準(zhǔn)。 4.4.3各部門(mén)內(nèi)部使用的文件，由各部門(mén)負(fù)責(zé)人審批。 4.4.5公司行政性文件，按要求由各部門(mén)或行政部編制、總經(jīng)理審批。 4.4.6其他質(zhì)量、環(huán)境、職業(yè)健康安全文件按要求由各部門(mén)或行政部編制，管 理者代表審批。 4.4.7公司規(guī)定的“工作標(biāo)準(zhǔn)”由總經(jīng)理批準(zhǔn)。 4.5文件的發(fā)放 4.5.1文件的發(fā)放審批 a）文件發(fā)放前，應(yīng)由相應(yīng)權(quán)限范圍內(nèi)的批準(zhǔn)人確定文件應(yīng)配置的部門(mén)和發(fā)放范 圍。經(jīng)批準(zhǔn)后，文件管理員負(fù)責(zé)實(shí)施。具體的發(fā)放審批權(quán)見(jiàn)文件發(fā)放批準(zhǔn)權(quán) 限。 b）文件發(fā)放前必須進(jìn)行標(biāo)識(shí)（包括編號(hào)、審批人簽字、分發(fā)號(hào)、受控、非受控、 蓋標(biāo)識(shí)章

6、等）。 c）受控文件必須納入“受控文件清單”，以便于更改時(shí)達(dá)到一致性。 4.5.2文件發(fā)放 a）文件管理員負(fù)責(zé)將有效版本文件按分發(fā)號(hào)按時(shí)發(fā)到各使用部門(mén)，文件的接收 者在“文件收發(fā)登記表”上簽字。 b）文件破損、丟失需要補(bǔ)發(fā)時(shí)，文件使用人應(yīng)填寫(xiě)“文件領(lǐng)用審批表”，經(jīng)文 件相應(yīng)人員批準(zhǔn)后才可補(bǔ)發(fā)。補(bǔ)發(fā)的文件應(yīng)以新的發(fā)放號(hào)登記，原受控文件由 文件管理員在相應(yīng)登記欄中注明“丟失作廢”或“破損作廢”字樣。 c）文件發(fā)放范圍外的人員需要領(lǐng)用文件時(shí)，必須填寫(xiě)“文件領(lǐng)用審批表”，經(jīng) 相關(guān)人員批準(zhǔn)后，文件管理員根據(jù)審批表發(fā)放文件。 d）任何人不得在文件上亂涂亂畫(huà)，更不得私自外借，當(dāng)文件需要作為證據(jù)向外 提供時(shí)；

7、借閱一般文件，需經(jīng)相關(guān)主管同意，重要或機(jī)密性文件必須經(jīng)總經(jīng)理 批準(zhǔn)，文件管理員在“文件借閱登記表”上進(jìn)行登記后，方可外借或復(fù)印。 e）文件都應(yīng)由各部門(mén)的專(zhuān)人保管，并由其在“部門(mén)收文登記表”登記接收。在 每次內(nèi)部質(zhì)量審核前應(yīng)全面檢查各類(lèi)文件的有效性。 4.6文件的更改 4.6.1管理體系文件需要更改時(shí)，由提出更改的部門(mén)和人員填寫(xiě)“文件更改（申 請(qǐng)）通知單”說(shuō)明更改原因、內(nèi)容，送原審批部門(mén)審批，如原審批人不在，需 指定部門(mén)審批時(shí)，貝S該部門(mén)須獲得由原審批部門(mén)提供的背景資料。 4.6.2更改方法 a）直接更改法：在原文件上直接劃改或覆蓋更改，同時(shí)加蓋“更改”印章以示 認(rèn)可。 b）換頁(yè)更改：文件修改內(nèi)

8、容較多時(shí)，或修改次數(shù)超過(guò)10次以上，則應(yīng)進(jìn)行換 頁(yè)更改并注明修訂次數(shù)。 c）發(fā)放到公司外部的受控文件，也應(yīng)進(jìn)行更改、換版、作廢的通訊控制，文件 修改情況，應(yīng)填寫(xiě)“文件更改（申請(qǐng)）通知單”。 463經(jīng)多次修訂或需進(jìn)行大幅度修訂時(shí)應(yīng)進(jìn)行換版，換版時(shí)應(yīng)同時(shí)確定版本 號(hào)，修訂碼，換版后的作廢文件按 4.7條處理。 4.7文件廢止 4.7.1所有文件使用場(chǎng)所人員，只準(zhǔn)使用現(xiàn)行的有效版本。 4.7.2當(dāng)文件廢止時(shí)，對(duì)收回的廢止文件的處理由文件管理員填寫(xiě)“文件處理 清單”，經(jīng)原發(fā)放批準(zhǔn)人批準(zhǔn)后進(jìn)行處理。 對(duì)需保留的作廢文件應(yīng)標(biāo)明“作廢”、 “僅供參考”字樣。 4.8文件的保存管理 4.8.1文件的保管必須做

9、到防火、防潮、防霉、防蛀。 4.8.2與管理體系有關(guān)的管理性文件及適當(dāng)外來(lái)文件的控制要求。 4.8.2.1公司管理者代表應(yīng)及時(shí)將國(guó)家、地方有關(guān)法律、法規(guī)、標(biāo)準(zhǔn)文件等發(fā) 布信息傳達(dá)至各有關(guān)部門(mén)，并對(duì)這類(lèi)文件使用的有效性負(fù)責(zé)。 4.822 公司直接引用和使用的各類(lèi)外來(lái)資料、樣本及與管理體系有關(guān)的管理 性文件時(shí)由文件管理員負(fù)責(zé)登記、發(fā)放和管理。 4.8.2.3 行政部應(yīng)將所有外來(lái)文件登記到“文件歸檔登記表”中，并記錄狀態(tài) 和版本。 4.8.3公司內(nèi)部使用的所有受控文件必須加蓋“受控”印章，“受控”文件指 受到更改或換版的控制，一旦更改或換版時(shí)要追溯到持有者?！胺鞘芸亍蔽募?文件只進(jìn)行分發(fā)編號(hào)、登記

10、，其更改不受追溯，如發(fā)到客戶(hù)處的管理手冊(cè)等。 4.8.4文件持有者調(diào)離崗位或公司時(shí)，必須將所持有的文件上繳主管部門(mén)負(fù)責(zé) 人或行政部負(fù)責(zé)人。 4.8.5內(nèi)部管理性文件，應(yīng)于每年年終進(jìn)行文件評(píng)審，將評(píng)審情況記錄于“文 件會(huì)簽表”中。需采取措施時(shí)，應(yīng)對(duì)措施進(jìn)行跟蹤。 4.9文件管理所發(fā)生記錄按記錄控制程序的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。 4.10外來(lái)文件管理 4.10.1外來(lái)文件分類(lèi)：標(biāo)準(zhǔn)（國(guó)標(biāo)、行標(biāo)及國(guó)際標(biāo)準(zhǔn)）、法律和其它。 4.10.2外來(lái)文件管理： 標(biāo)準(zhǔn)由技術(shù)部按技術(shù)性文件的管理要求，對(duì)其保存、借閱、收回等進(jìn)行控制。 法律和其它外來(lái)文件由行政部按管理性文件的管理要求，對(duì)其保存、借閱、收 回等進(jìn)行控制。 5相關(guān)文件 5.1 記錄控制程序 5.2 文件發(fā)放批準(zhǔn)權(quán)限 6 質(zhì)量記錄 6.1 “文件歸檔登記表” 6.2 “文件收發(fā)登記表” 6.3 “部門(mén)收文登記表” 6.4 “文件更改（申請(qǐng)）通知單 6.5 “文件借閱登記表” 6.6 “文件領(lǐng)用審批表” 6.7 “受控文件清單” 6.8 “文件會(huì)簽表” 6.9 “文件處理清單” 6.10 “復(fù)印件管理表” 6.11 “打印文件管理表” 6.12 “傳真收發(fā)管理表” 活動(dòng)名稱(chēng) 文件草案編寫(xiě)或資料收集 批準(zhǔn)發(fā)布 發(fā)放或借閱 修改或換版 更換