紙質(zhì)檔案管理規(guī)范

1、紙質(zhì)檔案數(shù)字化技術(shù)規(guī)范中華人民共和國(guó)檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn) DAT 3120051 范圍本標(biāo)準(zhǔn)規(guī)定了紙質(zhì)檔案數(shù)字化的主要技術(shù)要求。本標(biāo)準(zhǔn)適用于采用各種設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案的數(shù)字化加工處理及數(shù)字化成果的 管理。2 規(guī)范性引用文件下列文件中的條款通過(guò)本標(biāo)準(zhǔn)的引用而成為本標(biāo)準(zhǔn)的條款。凡是注日期的引 用文件，其隨后所有的修改單 （不包括勘誤的內(nèi)容 ）或修訂版均不適用于本標(biāo)準(zhǔn)， 然而，鼓勵(lì)根據(jù)本標(biāo)準(zhǔn)達(dá)成協(xié)議的各方研究是否可使用這些文件的最新版本。凡 是不注日期的引用文件，其最新版本適用于本標(biāo)準(zhǔn)。GBT 1723511998 信息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第 1 部分：要求和指南GBT 1723521998 信

2、息技術(shù)連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像的數(shù)字壓縮及編碼第 2 部分：一致性測(cè)試GBT 18894-2002 電子文件歸檔與管理規(guī)范3 術(shù)語(yǔ)和定義下列術(shù)語(yǔ)和定義適用于本標(biāo)準(zhǔn)。31 數(shù)字化 digitization用計(jì)算機(jī)技術(shù)將模擬信號(hào)轉(zhuǎn)換為數(shù)字信號(hào)的處理過(guò)程32 紙質(zhì)檔案數(shù)字化 digitization 0fpapeI 喃 asedrecords采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)等數(shù)碼設(shè)備對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為 存儲(chǔ)在磁帶、磁盤(pán)、光盤(pán)等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處 理過(guò)程。33 數(shù)字圖像 digital image 表示實(shí)物圖像的整數(shù)陣列。一個(gè)二維或更高維的采樣并量化的函數(shù)，由相同 維數(shù)的連續(xù)

3、圖像產(chǎn)生。在矩陣 (或其他)網(wǎng)絡(luò)上采樣 連續(xù)函數(shù)，并在采樣點(diǎn)上 將值最小化后的陣列。34 黑白二值圖像 binary image 只有黑白兩級(jí)灰度的數(shù)字圖像。它對(duì)應(yīng)于黑白兩種狀態(tài)的文字稿、線條圖等。35 連續(xù)色調(diào)靜態(tài)圖像 continuous ton8etill image 以多于兩級(jí)灰度的不同濃淡層次或以不同顏色通道組合成的靜態(tài)數(shù)字圖像。在紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，通常表現(xiàn)為灰度掃描和彩色掃描兩種模式。36 分辨率 resolution單位長(zhǎng)度內(nèi)圖像包含的點(diǎn)數(shù)或像素?cái)?shù)，一般用每英寸點(diǎn)數(shù)(dpi)表示。37 失真度 distortion measure 對(duì)檔案進(jìn)行數(shù)字化轉(zhuǎn)換后，數(shù)字圖像與檔案原件在

4、色彩、幾何等方面的偏離程度。38 可值度 intelligibility 數(shù)字圖像向人或機(jī)器提供信息的能力。39 圖像壓縮 image compression清除圖像冗余或?qū)D像近似的任一種過(guò)程，其目的是對(duì)圖像以更緊湊的形式表示。紙質(zhì)檔案數(shù)字化過(guò)程中，較常見(jiàn)的有 TIFF(G4)、JPEG等壓縮格式。4 紙質(zhì)檔案數(shù)字化基本要求41 基本原則 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本原則是使檔案信息資源準(zhǔn)確、方便、快捷地提供利用， 使可以公開(kāi)的檔案信息資源得到共享，以滿足社會(huì)對(duì)檔案利用的需求。42 數(shù)字化對(duì)象的確定原則 應(yīng)當(dāng)對(duì)所要進(jìn)行數(shù)字化的對(duì)象按照一定的原則和方法進(jìn)行確認(rèn)，只有符合一 定要求的紙質(zhì)檔案文獻(xiàn)才能進(jìn)行

5、數(shù)字化。421 符合國(guó)家法律法規(guī)的原則 紙質(zhì)檔案的數(shù)字化，必須符合國(guó)家檔案開(kāi)放規(guī)定以及有關(guān)規(guī)定。422 價(jià)值性原則 屬于歸檔范圍且應(yīng)永久或長(zhǎng)期保存的、社會(huì)利用價(jià)值高的檔案可列入數(shù)字化 加工的范圍。43 基本環(huán)節(jié) 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的基本環(huán)節(jié)主要包括：檔案整理、檔案掃描、圖像處理、圖 像存儲(chǔ)、目錄建庫(kù)、數(shù)據(jù)掛接、數(shù)據(jù)驗(yàn)收、數(shù)據(jù)備份、成果管理等。44 過(guò)程管理441 應(yīng)加強(qiáng)紙質(zhì)檔案數(shù)字化各環(huán)節(jié)的安全保密管理機(jī)制，確保檔案原件和數(shù) 字化檔案信息的安全。442 紙質(zhì)檔案數(shù)字化的各個(gè)環(huán)節(jié)均應(yīng)進(jìn)行詳細(xì)的登記，并及時(shí)整理、匯總， 裝訂成冊(cè)，在數(shù)字化工作完成的同時(shí)建立起完整、規(guī)范的記錄。5 檔案整理在掃描之前，根

6、據(jù)檔案管理情況，按下述步驟對(duì)檔案進(jìn)行適當(dāng)整理，并視需 要作出標(biāo)識(shí)，確保檔案數(shù)字化質(zhì)量。51 目錄數(shù)據(jù)準(zhǔn)備按照檔案著錄規(guī)則 (DA/T18) 等的要求，規(guī)范檔案中的目錄內(nèi)容。包括確 定檔案目錄的著錄項(xiàng)、字段長(zhǎng)度和內(nèi)容要求。如有錯(cuò)誤或不規(guī)范的案卷題名、文 件名、責(zé)任者、起止頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)等，應(yīng)進(jìn)行修改。52 拆除裝訂 在不去除裝訂物情況下，影響掃描工作進(jìn)行的檔案，應(yīng)拆除裝訂物。拆除裝 訂物時(shí)應(yīng)注意保護(hù)檔案不受損害。53 區(qū)分掃描件和非掃描件 按要求把同一案卷中的掃描件和非掃描件區(qū)分開(kāi)。普發(fā)性文件區(qū)分的原則是： 無(wú)關(guān)和重份的文件要剔除，有正式件的文件可以不掃描原稿。54 頁(yè)面修整破損嚴(yán)重、無(wú)法直接進(jìn)行掃

7、描的檔案，應(yīng)先進(jìn)行技術(shù)修復(fù)，折皺不平影響掃 描質(zhì)量的原件應(yīng)先進(jìn)行相應(yīng)處理 (壓平或熨平等 )后再進(jìn)行掃描。55 檔案整理登記 制作并填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化加工過(guò)程交接登記表單，詳細(xì)記錄檔案整理后每 份文件的起始頁(yè)號(hào)和頁(yè)數(shù)。56 裝訂掃描工作完成后，拆除過(guò)裝訂物的檔案應(yīng)按檔案保管的要求重新裝訂?；謴?fù) 裝訂時(shí)，應(yīng)注意保持檔案的排列順序不變，做到安全、準(zhǔn)確、無(wú)遺漏。6 檔案掃描61 掃描方式611根據(jù)檔案幅面的大小 （A4、A3、A0 等）選擇相應(yīng)規(guī)格的掃描儀或?qū)I(yè)掃 描儀 （如工程圖紙可采用 0 號(hào)圖紙掃描儀 ）進(jìn)行掃描。大幅面檔案可采用大幅面數(shù) 碼平臺(tái)，或者縮微拍攝后的膠片數(shù)字化轉(zhuǎn)換設(shè)備等進(jìn)行掃描，

8、也可以采用小幅面 掃描后的圖像拼接方式處理。612 紙張狀況較差，以及過(guò)薄、過(guò)軟或超厚的檔案，應(yīng)案，以及頁(yè)面為多色 文字的檔案，可采用灰度模式掃描。方式以提高工作效率。62 掃描色彩模式621 掃描色彩模式一般有黑白二值、灰度、彩色等。通常采用黑白二值。622 頁(yè)面為黑白兩色，并且字跡清晰、不帶插圖的檔案可采用黑白二值模 式進(jìn)行掃描。623 頁(yè)面為黑白兩色，但字跡清晰度差或帶有插圖的檔案，以及頁(yè)面為多色 文字的檔案，可以采用灰度模式掃描。624 頁(yè)面中有紅頭、印章或插有黑白照片、彩色照片、彩色插圖的檔案，可 視需要采用彩色模式進(jìn)行掃描。63 掃描分辨率631 掃描分辨率參數(shù)大小的選擇，原則上以

9、掃描后的圖像清晰、完整、不影 響圖像的利用效果為準(zhǔn)632 采用黑白二值、灰度、彩色幾種模式對(duì)檔案進(jìn)行掃描時(shí)，其分辨率一般 均建議選擇大于或等于100dpi。特殊情況下，如文字偏小、密集、清晰度較差等, 可適當(dāng)提高分辨率。633需要進(jìn)行 OCR 漢字識(shí)別的檔案，掃描分辨率建議選擇大于或等于200dpi。64 掃描登記認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，登記掃描的頁(yè)數(shù)，核對(duì)每 份文件的實(shí)際掃描頁(yè)數(shù)與檔案整理時(shí)填寫(xiě)的文件頁(yè)數(shù)是否一致，不一致時(shí)應(yīng)注明 具體原因和處理方法。7 圖像處理71 圖像數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查711 對(duì)圖像偏斜度、清晰度、失真度等進(jìn)行檢查。發(fā)現(xiàn) 不符合圖像質(zhì)量要求時(shí)，應(yīng)重新進(jìn)行圖像

10、的處理。 712由于操作不當(dāng)，造成掃描的圖像文件不完整或無(wú)法清晰識(shí)別時(shí)，應(yīng)重新 掃描。713 發(fā)現(xiàn)文件漏掃時(shí)，應(yīng)及時(shí)補(bǔ)掃并正確插入圖像。7 1 -4發(fā)現(xiàn)掃描圖像的排列順序與檔案原件不一致時(shí)，應(yīng)及時(shí)進(jìn)行調(diào)整。7 1 5認(rèn)真填寫(xiě)相關(guān)表單，記錄質(zhì)檢結(jié)果和處理意見(jiàn)。72 糾偏對(duì)出現(xiàn)偏斜的圖像應(yīng)進(jìn)行糾偏處理，以達(dá)到視覺(jué)上基本不感覺(jué)偏斜為準(zhǔn)。對(duì) 方向不正確的圖像應(yīng)進(jìn)行旋轉(zhuǎn)還原，以符合閱讀習(xí)慣73 去污對(duì)圖像頁(yè)面中出現(xiàn)的影響圖像質(zhì)量的雜質(zhì)，如黑點(diǎn)、黑線、黑框、黑邊等應(yīng) 進(jìn)行去污處理。處理過(guò)程中應(yīng)遵循在不影響可懂度的前提下展現(xiàn)檔案原貌的原則。 74 圖像拼接對(duì)大幅面檔案進(jìn)行分區(qū)掃描形成的多幅圖像，應(yīng)進(jìn)行拼接處

11、理，合并為一個(gè) 完整的圖像，以保證檔案數(shù)字化圖像的整體性。75 裁邊處理采用彩色模式掃描的圖像應(yīng)進(jìn)行裁邊處理，去除多余的白邊，以有效縮小圖 像文件的容量，節(jié)省存儲(chǔ)空間。8 圖像存儲(chǔ)81 存儲(chǔ)格式8. 1.1采用黑白二值模式掃描的圖像文件，一般采用 TIFF(G4)格式存儲(chǔ)。采用 灰度模式和彩色模式掃描的文件，一般采用 JPEG格式存儲(chǔ)。存儲(chǔ)時(shí)的壓縮率的 選擇，應(yīng)以保證掃描的圖像清晰可讀的前提下，盡量減小存儲(chǔ)容量為準(zhǔn)則。8. 1. 2提供網(wǎng)絡(luò)查詢的掃描圖像，也可存儲(chǔ)為 CEB、PDF或其他格式。8. 2 圖像文件的命名8. 2. 1 紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中的每一份文件，都有一個(gè)與之相對(duì)應(yīng)的唯一檔號(hào)

12、，以該檔號(hào)為這份文件掃描后的圖像文件命名。8. 2. 2 多頁(yè)文件可采用該檔號(hào)建立相應(yīng)文件夾，按頁(yè)碼順序?qū)D像文件命名。9 目錄建庫(kù)91 數(shù)據(jù)格式選擇目錄建庫(kù)應(yīng)選擇通用的數(shù)據(jù)格式。所選定的數(shù)據(jù)格式應(yīng)能直接或間接通過(guò)XML 文檔進(jìn)行數(shù)據(jù)交換。92 檔案著錄按照檔案著錄規(guī)則（DA / T18）的要求進(jìn)行著錄，建立檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)。93 目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量檢查采用人工校對(duì)或軟件自動(dòng)校對(duì)的方式，對(duì)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)的建庫(kù)質(zhì)量進(jìn)行檢查。 核對(duì)著錄項(xiàng)目是否完整、著錄內(nèi)容是否規(guī)范、準(zhǔn)確，發(fā)現(xiàn)不合格的數(shù)據(jù)應(yīng)要求進(jìn) 行修改或重錄。10 數(shù)據(jù)掛接10 1 匯總掛接檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程中形成的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)庫(kù)，通過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)

13、 為“合格 ”后，通過(guò)網(wǎng)絡(luò)及時(shí)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總。通過(guò)編制程序或借助相應(yīng) 軟件，可實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像的自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信 息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。102 數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)以紙質(zhì)檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)為依據(jù)，將每一份紙質(zhì)檔案文件掃描所得的一個(gè)或多 個(gè)圖像存儲(chǔ)為一份圖像文件。將圖像文件存儲(chǔ)到相應(yīng)文件夾時(shí)，要認(rèn)真核查每一 份圖像文件的名稱與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的檔號(hào)是否相同，圖像文件的頁(yè) 數(shù)與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該份文件的頁(yè)數(shù)是否一致，圖像文件的總數(shù)與目錄數(shù)據(jù)庫(kù) 中文件的總數(shù)是否相同等。通過(guò)每一份圖像文件的文件名與檔案目錄數(shù)據(jù)庫(kù)中該 份文件的檔號(hào)的一致性和唯一性，建立起一一對(duì)應(yīng)的關(guān)聯(lián)關(guān)

14、系，為實(shí)現(xiàn)檔案目錄 數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件的批量掛接提供條件。103 交接登記認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換過(guò)程交接登記表單，記錄數(shù)據(jù)關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)， 核對(duì)每一份文件關(guān)聯(lián)后的頁(yè)數(shù)與檔案整理、掃描時(shí)填寫(xiě)的頁(yè)數(shù)是否一致，不一致 時(shí)應(yīng)注明具體原因和處理辦法。11 數(shù)據(jù)驗(yàn)收111 數(shù)據(jù)抽檢1111 以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、 圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。1112 一個(gè)全宗的檔案，數(shù)據(jù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不得低于 5。112 驗(yàn)收指標(biāo)1121 目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像文件掛接錯(cuò)誤，或目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件之一出現(xiàn) 不完整、不清晰、有錯(cuò)誤等質(zhì)量問(wèn)題時(shí)，抽檢標(biāo)記為 “不合格 ”。1122 一個(gè)全宗的檔案，數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率達(dá)到 95以上（含95 ）時(shí)，予以驗(yàn)收 “通過(guò) ”。合格率 =抽檢合格的文件數(shù)抽檢文件總數(shù) x100113 驗(yàn)收審核 驗(yàn)收“通過(guò)”的結(jié)論，必須經(jīng)分管領(lǐng)導(dǎo)審核、簽字后方有效。114 驗(yàn)收登記認(rèn)真填寫(xiě)紙質(zhì)檔案數(shù)字化驗(yàn)收登記表單12 數(shù)據(jù)備份121 備份范圍 經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)應(yīng)及時(shí)進(jìn)行備份。122 備份方式 為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方 式實(shí)現(xiàn)多套備份，并注意異地保存。