管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究課件

1、管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究1 4.1 4.1 系統(tǒng)調(diào)查的原則和方法系統(tǒng)調(diào)查的原則和方法 v4.1.1 4.1.1 系統(tǒng)調(diào)查的原則系統(tǒng)調(diào)查的原則 v在系統(tǒng)調(diào)查過程中應(yīng)始終堅(jiān)持正確的方法，以確保調(diào)查工作的客觀 性、正確性。一般來講，系統(tǒng)調(diào)查的工作應(yīng)遵循以下幾個原則。 v1)自頂向下全面展開 v2)存在的必要性及改進(jìn)的可能性 v3)工程化的工作方式 v4)全面鋪開與重點(diǎn)調(diào)查結(jié)合 v5)主動溝通和友善的工作方式 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究2 v4.1.2 4.1.2 系統(tǒng)調(diào)查的方法系統(tǒng)調(diào)查的方法 v調(diào)查的方法大致有4種，具體如下。 v1)召開調(diào)查會 v2

2、)會談 v3)發(fā)調(diào)查表 v4)參加業(yè)務(wù)實(shí)踐 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究3 v4.2.1 4.2.1 初步調(diào)查初步調(diào)查 v初步調(diào)查的目的是為了論證建立一個新系統(tǒng)的必要性，提出初步設(shè) 想，并對實(shí)現(xiàn)新系統(tǒng)的可行性進(jìn)行分析。初步調(diào)查由領(lǐng)導(dǎo)小組指導(dǎo) 下的系統(tǒng)分析師進(jìn)行調(diào)查，其主要內(nèi)容 如下。 (1)整個組織機(jī)構(gòu)的概況：包括規(guī)模、歷史、組織目標(biāo)、人力、物 力、設(shè)備和技術(shù)條件、管理體制以及領(lǐng)導(dǎo)層的情況等。 (2)現(xiàn)行管理信息系統(tǒng)的概況：它的功能、系統(tǒng)涉及的人員、技術(shù) 條件、技術(shù)水平、管理體制(歸哪一級領(lǐng)導(dǎo))、工作效率和可靠性等 。 (3)組織機(jī)構(gòu)的對外關(guān)系：它和哪些外部實(shí)體有工作聯(lián)系

3、或從屬關(guān) 系，它們之間有哪些物資或信息的關(guān)系，哪些環(huán)境條件(包括自然環(huán) 境和社會經(jīng)濟(jì)環(huán)境)對該組織機(jī)構(gòu)的活動有明顯的影響。 (4)管理信息系統(tǒng)在組織機(jī)構(gòu)中的地位：它和組織的領(lǐng)導(dǎo)、管理部 門以及各基層是怎樣聯(lián)系的，信息的收集和傳輸?shù)那朗鞘裁?，?能掌握哪些信息，不能掌握哪些信息，哪些部門向系統(tǒng)提出了信息 要求。 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究4 (5)各方面對現(xiàn)行系統(tǒng)的情況及新系統(tǒng)的研制持怎樣的態(tài)度：其中包 括領(lǐng)導(dǎo)、管理部門、各基礎(chǔ)單位、有工作聯(lián)系的外單位以及現(xiàn)行系統(tǒng) 本身，需要了解它們對現(xiàn)行系統(tǒng)是否滿意以及各種看法的理由。 (6)開展管理信息系統(tǒng)研制工作的資源情況：組織為

4、研制新系統(tǒng)可以 投入多少人力、物力、時(shí)間以及現(xiàn)有設(shè)備的可用性。 (7)各方面對系統(tǒng)目標(biāo)的看法。 v具體來說，初步調(diào)查可概括成三方面調(diào)查：組織機(jī)構(gòu)調(diào)查、系統(tǒng)現(xiàn)狀 調(diào)查和業(yè)務(wù)信息調(diào)查，具體如下。 v1. 1. 組織機(jī)構(gòu)調(diào)查組織機(jī)構(gòu)調(diào)查 v要了解一個企業(yè)的整個活動，首先應(yīng)從組織機(jī)構(gòu)調(diào)查入手，其目的主 要是了解企業(yè)組織機(jī)構(gòu)的劃分以及它們的相互關(guān)系，因?yàn)槲镔|(zhì)和信息 流動是以組織機(jī)構(gòu)為背景的。調(diào)查的結(jié)果可用組織機(jī)構(gòu)圖來表示。組 織機(jī)構(gòu)調(diào)查主要包括：企業(yè)概況調(diào)查、企業(yè)組織機(jī)構(gòu)調(diào)查和企業(yè)特點(diǎn) 調(diào)查。下面以某公司為例，具體講解組織機(jī)構(gòu)調(diào)查的方法。 (1)公司概況調(diào)查。其內(nèi)容包括：公司名；成立時(shí)間；行業(yè)種 類；地

5、址； 職工人數(shù)；經(jīng)營性質(zhì)；經(jīng)營項(xiàng)目來源；年經(jīng)營 額；主要經(jīng)營商品；主要銷售單位；主要采購單位；主要競 爭對手；法律依據(jù)。 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究5 v通過以上項(xiàng)目調(diào)查，可使我們對公司有一個大概了解。 (2)公司組織機(jī)構(gòu)調(diào)查。組織機(jī)構(gòu)調(diào)查結(jié)果用框圖形式表示，如圖4- 2所示。 (3)公司特點(diǎn)調(diào)查。該公司的主要特點(diǎn)是：主要經(jīng)營的國家大項(xiàng)目 所需設(shè)備，以進(jìn)出口為服務(wù)對象；橫向聯(lián)系項(xiàng)目少，多數(shù)屬國家重 點(diǎn)項(xiàng)目或?qū)ν獬邪捻?xiàng)目；業(yè)務(wù)人員、采購人員流動性大；由于 業(yè)務(wù)人員、采購人員外出時(shí)間多，在單位時(shí)間少，必要的信息不能及 時(shí)反映出來；廠家拖欠款現(xiàn)象嚴(yán)重；經(jīng)常要向有關(guān)單位發(fā)催款

6、通 知書； 經(jīng)常要結(jié)算所欠款的利息。 v在組織機(jī)構(gòu)調(diào)查中，畫出組織機(jī)構(gòu)圖不是最終的目的，最終目的是通 過組織機(jī)構(gòu)圖來確立哪些部門是最關(guān)鍵的、哪些部門應(yīng)先建立系統(tǒng)， 哪些部門可后建立系統(tǒng)、設(shè)備應(yīng)配到哪些部門以及共需要多少設(shè)備等 。 圖4-2 組織機(jī)構(gòu)調(diào)查結(jié)果 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究6 v2. 2. 系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查系統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查 v在確定了基本方針，真實(shí)地了解系統(tǒng)化業(yè)務(wù)的現(xiàn)狀，并掌握事務(wù)工 作及管理工作上存在的問題之后，進(jìn)行新系統(tǒng)設(shè)計(jì)前，必須對現(xiàn)行 管理系統(tǒng)進(jìn)行深入調(diào)查。調(diào)查的重點(diǎn)有以下4點(diǎn)。 (1)事務(wù)流程現(xiàn)狀調(diào)查。主要包括：收集并整理各部門使用的傳 票、傳條；調(diào)查這些部

7、門信息產(chǎn)生的過程和如何處理(處理方式、 涉及人員)及歸檔；調(diào)查各部門的要求意見；將調(diào)查結(jié)果制成事 務(wù)流程分析圖；將收集的信息整理成輸入數(shù)據(jù)、輸出數(shù)據(jù)和臺賬 數(shù)據(jù)，為今后的數(shù)據(jù)文件產(chǎn)生提供條件；掌握事務(wù)流程現(xiàn)狀后， 從全公司的觀點(diǎn)出發(fā)，防止雙重作業(yè)和進(jìn)行集中作業(yè)的情況；有 沒有可能對事務(wù)流程做某些變動，使事務(wù)流向更趨于合理。 (2)代碼體系調(diào)查。主要包括：調(diào)查現(xiàn)行系統(tǒng)中使用的代碼，并 整理出現(xiàn)行系統(tǒng)代碼明細(xì)表；掌握代碼體系以及個性等管理方面 的問題；將結(jié)果匯總成代碼結(jié)構(gòu)表。 (3)功能與信息的關(guān)系調(diào)查。這一調(diào)查過程要注意兩點(diǎn)：將選出 的各種各樣的功能用信息關(guān)聯(lián)起來；檢查功能與信息內(nèi)在聯(lián)系以 及關(guān)

8、聯(lián)的正確性。 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究7 (4)需求分析圖。需求分析圖要反映出4點(diǎn)要求，分別為：明確系 統(tǒng)現(xiàn)狀調(diào)查階段提出的要求和問題；著眼于重要的問題；明確 系統(tǒng)的目標(biāo)與實(shí)現(xiàn)此目標(biāo)使用的具體手段的關(guān)系；把以上結(jié)果匯 總成需求分析圖。 v圖4-3為某銷售部門為達(dá)到銷售目標(biāo)所構(gòu)成的需求分析圖。 v3. 3. 業(yè)務(wù)信息調(diào)查業(yè)務(wù)信息調(diào)查 v業(yè)務(wù)信息調(diào)查可以設(shè)計(jì)成各種各樣的信息調(diào)查表形式，在設(shè)計(jì)信息 調(diào)查表之前，應(yīng)該對公司(或企業(yè))的人、財(cái)、物的流向進(jìn)行分類。 業(yè)務(wù)信息大致可歸納為以下幾類。 (1)輸入信息：是指現(xiàn)行系統(tǒng)中購進(jìn)材料和原料的傳單、發(fā)票等。 圖4-3 需求分析圖

9、管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究8 (2)輸出信息：是指現(xiàn)行系統(tǒng)向外部提供的材料、貨物、報(bào)表和賬據(jù) 等。 (3)保存信息：是指財(cái)會部門的賬務(wù)匯總票據(jù)需要保存多長時(shí)間的信 息。 (4)代碼信息：是指各部門中所用到的產(chǎn)品號、工號和科目號等。 v業(yè)務(wù)信息調(diào)查的目的是要明確整個業(yè)務(wù)過程中信息流動的過程。信息 調(diào)查的結(jié)果將成為系統(tǒng)分析階段不可缺少的參考資料。 v有了上述初步調(diào)查結(jié)果，系統(tǒng)分析師可根據(jù)自己的工作經(jīng)驗(yàn)以及對計(jì) 算機(jī)技術(shù)的了解，從目標(biāo)和方案、技術(shù)、經(jīng)濟(jì)及操作四個方面進(jìn)行可 行性分析，寫出可行性分析結(jié)果。 v4.2.2 4.2.2 詳細(xì)調(diào)查詳細(xì)調(diào)查 v必須對新系統(tǒng)的目標(biāo)規(guī)模、范

10、圍和功能做進(jìn)一步的描述設(shè)計(jì)，如果有 不清楚或含糊不清的地方，系統(tǒng)分析師必須對系統(tǒng)方案所涉及的范圍 進(jìn)行深入調(diào)查。 v要收到預(yù)期效果，在對各業(yè)務(wù)部門進(jìn)行調(diào)查的同時(shí)，應(yīng)收集有關(guān)部門 所有的原始單據(jù)、憑證、各種報(bào)表、分析報(bào)告、上下級行文、規(guī)章制 度、產(chǎn)品目錄和技術(shù)文檔等有關(guān)管理資料，并加以分類、匯總，作為 詳細(xì)調(diào)查的附件。詳細(xì)調(diào)查的對象包括功能部門、業(yè)務(wù)部門和數(shù)據(jù)流 程。 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究9 v1. 1. 功能部門調(diào)查功能部門調(diào)查 v在功能部門調(diào)查中，首先要了解系統(tǒng)方案中所涉及的有關(guān)功能部門， 如財(cái)務(wù)處、人事處、科研處和業(yè)務(wù)處等，然后對這些獨(dú)立部門進(jìn)行詳 細(xì)的功能調(diào)

11、查。在調(diào)查時(shí)，可用組織關(guān)系圖來說明該部門的職責(zé)范圍 和功能。組織關(guān)系圖的描述方法可按“自頂向下”的原則設(shè)計(jì)，如圖 4-4所示。 v自頂向下的結(jié)構(gòu)是一個遞增地組裝結(jié)構(gòu)的方法。從主控模塊M1開始沿 控制層次向下移動，把模塊組合起來。以深度或?qū)挾鹊姆绞剑瑢儆?或最終屬于主控模塊的模塊納入系統(tǒng)結(jié)構(gòu)。例如，在圖4-4中，若選擇 左邊主路徑，就先組合模塊M1、M2和M5，接著是M8，然后再構(gòu)成中間 和右邊的控制路徑。 M 1 M 8 M 3 M 4 M 7 M 6 M 5 M 2 圖4-4 自頂向下的結(jié)構(gòu)圖 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究10 v一般來說，功能部門調(diào)查中對組織機(jī)構(gòu)的調(diào)

12、查可分為線型組織調(diào)查和 職能組織調(diào)查。 1) 線型組織調(diào)查 v線型組織是按工作性質(zhì)把組織機(jī)構(gòu)分為若干單元。例如，開發(fā)部門， 它下面設(shè)置系統(tǒng)設(shè)計(jì)組、程序設(shè)計(jì)組、信息控制組、運(yùn)行組和硬件組 ，這些組直接在開發(fā)部門的統(tǒng)一領(lǐng)導(dǎo)下進(jìn)行工作，如圖4-5所示。 2) 職能組織調(diào)查 v職能組織是按照工作職能來劃分組織機(jī)構(gòu)。例如，開發(fā)部門，從職能 上來劃分分成開發(fā)、運(yùn)行和控制三大部分。其中：開發(fā)部分包括系統(tǒng) 設(shè)計(jì)、程序設(shè)計(jì)和計(jì)劃調(diào)度；運(yùn)行部分包括機(jī)器操作、數(shù)據(jù)錄入、終 端操作和機(jī)器維護(hù)；控制部分包括信息收集、信息發(fā)出和檔案管理， 如圖4-6所示。 圖4-5 線型組織結(jié)構(gòu) 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與

13、可行性研究11 v2. 2. 業(yè)務(wù)部門調(diào)查業(yè)務(wù)部門調(diào)查 (1)填寫業(yè)務(wù)調(diào)查表。業(yè)務(wù)調(diào)查表的內(nèi)容主要包括：填表單位名稱 ；本單位職能；業(yè)務(wù)范圍描述；業(yè)務(wù)順序編號；業(yè)務(wù)名稱； 業(yè)務(wù)內(nèi)容簡要描述；相關(guān)單位； 本單位對現(xiàn)行系統(tǒng)要求 有何變動。其內(nèi)容可根據(jù)具體情況做相應(yīng)變化。 (2)畫出業(yè)務(wù)流程圖。業(yè)務(wù)流程圖一般以業(yè)務(wù)小組的功能為中心展開 ，實(shí)際上是在功能分析的基礎(chǔ)上，對各功能進(jìn)行具體化，以便了解各 業(yè)務(wù)的輸入、輸出情況，所需的文件內(nèi)容以及與其他業(yè)務(wù)功能的關(guān)系( 具體內(nèi)容請參見5.3節(jié))。 v3. 3. 數(shù)據(jù)流程調(diào)查數(shù)據(jù)流程調(diào)查 v數(shù)據(jù)流程調(diào)查實(shí)際上是把業(yè)務(wù)活動中所涉及的輸入/輸出數(shù)據(jù)和信息進(jìn) 行整理與

14、登記，并對業(yè)務(wù)活動中的中間存儲形式也進(jìn)行整理和登記的 過程(具體內(nèi)容請參見5.4節(jié))。 圖4-6 職能組織結(jié)構(gòu) 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究12 v4.3.1 4.3.1 可行性研究概述可行性研究概述 v可行性研究是指在當(dāng)前組織內(nèi)外的具體條件下，系統(tǒng)開發(fā)工作必須 具備資源和條件，看其是否滿足系統(tǒng)目標(biāo)的要求。 v可行性研究要回答下列問題。 (1)目標(biāo)和方案是否可行？ (2)技術(shù)能力上是否可行？ (3)系統(tǒng)開發(fā)運(yùn)行環(huán)境是否可行？ (4)經(jīng)濟(jì)投資能力如何？ (5)系統(tǒng)需要多長時(shí)間才能建立起來？ (6)需要多少人力、物力？ (7)系統(tǒng)分析說明書是否符合現(xiàn)行系統(tǒng)實(shí)際情況？ (8)系

15、統(tǒng)分析說明書對新系統(tǒng)的效益分析是否有依據(jù)？ v可行性研究最終要指出：提交的系統(tǒng)分析報(bào)告可行還是不可行？有 沒有必要修改？對此應(yīng)做出明確的結(jié)論。 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究13 v4.3.2 4.3.2 可行性研究的內(nèi)容可行性研究的內(nèi)容 v可行性研究包括以下幾方面。 v1)目標(biāo)和方案的可行性 v目標(biāo)和方案的可行性是指目標(biāo)是否明確，方案是否切實(shí)可行、是否 滿足組織進(jìn)一步發(fā)展的要求等。 v2)技術(shù)可行性 v技術(shù)可行性是根據(jù)現(xiàn)有的技術(shù)條件，考慮所提出的要求能否達(dá)到， 所需的物理資源是否具備、能否得到。一般來說，技術(shù)可行性包括 以下幾方面。 (1)人員和技術(shù)力量的可行性：即有多少

16、科技人員，其技術(shù)力量和 開發(fā)能力如何，有沒有系統(tǒng)開發(fā)的可行性，如果本單位沒人，有沒 有同其他單位合作開發(fā)的可能性。 (2)基礎(chǔ)管理的可行性：即現(xiàn)有的管理基礎(chǔ)、管理技術(shù)和統(tǒng)計(jì)手段 等能否滿足新系統(tǒng)開發(fā)的要求。 (3)組織系統(tǒng)開發(fā)方案的可行性：即合理地組織人、財(cái)、物和技術(shù) 力量并進(jìn)行實(shí)施的技術(shù)可行性。 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究14 (4)計(jì)算機(jī)硬件的可行性：包括各種外圍設(shè)備、通信設(shè)備和計(jì)算機(jī) 設(shè)備等的性能是否能滿足系統(tǒng)開發(fā)的要求，以及這些設(shè)備的使用、 維護(hù)及其充分發(fā)揮效益的可行性。 (5)計(jì)算機(jī)軟件的可行性：包括各種軟件的功能能否滿足系統(tǒng)開發(fā) 的要求，軟件系統(tǒng)是否安全可靠

17、，本單位對使用、掌握這些軟件技 術(shù)的可行性。暫時(shí)不能被本單位開發(fā)人員掌握的技術(shù)，一般應(yīng)視為 不成熟或是沒有可行性的技術(shù)。 (6)環(huán)境條件以及運(yùn)行技術(shù)方面的可行性。 v3)經(jīng)濟(jì)可行性 v經(jīng)濟(jì)可行性，簡單地說，就是指建立后的系統(tǒng)帶來的經(jīng)濟(jì)效益是否 超過其研制和維護(hù)的費(fèi)用。一般來說，建立后的系統(tǒng)在經(jīng)濟(jì)效益上 應(yīng)大于花費(fèi)在系統(tǒng)研制和維護(hù)上的費(fèi)用；否則，在經(jīng)濟(jì)上來說是不 可行的。經(jīng)濟(jì)可行性包括費(fèi)用估計(jì)和經(jīng)濟(jì)效益估計(jì)。 (1)費(fèi)用估計(jì)。費(fèi)用估計(jì)是對系統(tǒng)開發(fā)、運(yùn)行整個過程的總費(fèi)用進(jìn) 行估計(jì)。系統(tǒng)分析、設(shè)計(jì)和實(shí)施階段的投資屬于一次性投資，而系 統(tǒng)運(yùn)行階段的投資屬于日常性費(fèi)用。 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系

18、統(tǒng)調(diào)查與可行性研究15 (2)經(jīng)濟(jì)效益估計(jì)。信息系統(tǒng)的經(jīng)濟(jì)效益有兩個方面：一是直接效益 ；二是間接效益。表4-1歸納了新信息系統(tǒng)可能帶來的效益。 表4-1 新信息系統(tǒng)可能帶來的效益 直接收益例 子 銷量或利潤增加 信息處理成本減少 運(yùn)營成本減少 所需投資減少 運(yùn)營效率增加 信息技術(shù)基礎(chǔ)上的產(chǎn)品開發(fā) 過濾不必要的文件 存貨持有成本降低 存貨投資需求降低 更少的損壞、浪費(fèi)和閑置時(shí)間 間接收益例 子 改善信息獲得性 改善分析能力 改善客戶服務(wù) 改善員工士氣 改善管理決策制定 改善競爭地位 改善商業(yè)形象 更及時(shí)精確的信息 聯(lián)機(jī)分析處理和數(shù)據(jù)挖掘 更及時(shí)的服務(wù)響應(yīng) 減少繁重的工作任務(wù) 更好的信息和決策分析 鎖定客戶的系統(tǒng) 給客戶、供應(yīng)商及投資者以進(jìn)步的印象 管理信息系統(tǒng)理論與實(shí)務(wù)管理信息系統(tǒng)調(diào)查與可行性研究16 4) 操作可行性 v操作可行性主要是指管理層、員工、客房供應(yīng)商以及其他人員愿意 且能夠操作、使用和支持這個系統(tǒng)，即組織內(nèi)外是否具備接受和使 用新系統(tǒng)的條件。例如，如果新業(yè)務(wù)系統(tǒng)的軟件難以操作，客戶或 員工可能會出現(xiàn)很多操作錯誤，那么他們就不會使用該軟件。這樣 ，操作可行性就無法通過。具體地，從組織內(nèi)部來講，管理信息系 統(tǒng)的建立可能導(dǎo)致某些制度，甚至管理體制的變動。對于這些變動 ，組織的承受能力影響著系統(tǒng)的生存，尤其是從手工系統(tǒng)過渡到人 機(jī)系統(tǒng)，這個因素影響更大