行政管理制度與作業(yè)流程

1、行政管理制度第一章人事管理一、 公司人力資源規(guī)劃二、 招聘與錄用三、 培訓(xùn)四、 考勤五、 假期（一） 請休假（二） 假期規(guī)劃六、 獎懲七、 考核八、 核薪九、 保險（一） 社會統(tǒng)籌（二） 商業(yè)十 人員流動（一）調(diào)動（二）辭職、辭退十一、關(guān)聯(lián)企業(yè)1第二章行政管理一、 禮儀紀(jì)律二、 工作計(jì)劃三、 會議管理四、 辦公設(shè)備五、 文書作業(yè)（一）打?。ǘ?fù)印六、 收發(fā)文七、 用印八、 文檔（一）圖書（二） 專業(yè)資料（三） 客戶檔案（四） 辦公文檔九、 訪客接待十、 辦公用品十一、采購十二、固定資產(chǎn)十三、物業(yè)十四、公司福利十五、午餐2第三章業(yè)務(wù)支持一、 Internet主頁二、文件檔案管理三、商業(yè)秘密保護(hù)

2、四、公共關(guān)系（一） 司外（二） 司內(nèi)（三） 投訴五、廣告宣傳* 公司行政管理制度總綱* 公司行政管理制度是公司管理的重要文件，其管理依據(jù)是 * 公司管理制度和 * 公司員工守則。本制度由總經(jīng)理、公司管理中心、行政部及各部門主管3直線執(zhí)行。司職機(jī)構(gòu)為公司行政部。本制度的修改須經(jīng)總經(jīng)理核準(zhǔn)；重大事項(xiàng)的更改須報(bào)執(zhí)行董事或董事會核準(zhǔn)。4第一章人事管理總則1人事管理是公司“人才為本”價值的直接體現(xiàn)；2人事管理以合法、平等為基準(zhǔn)，以實(shí)績導(dǎo)向、取優(yōu)汰劣、賞罰分明為宗旨；3人事管理以滿足公司發(fā)展需要為核心目標(biāo)。一人力資源規(guī)劃1 根據(jù)公司業(yè)務(wù)發(fā)展需要進(jìn)行前瞻性人力資源計(jì)劃；2 建立明確的人才標(biāo)準(zhǔn)、工作分析體系；

3、3 短期人力資源計(jì)劃由總經(jīng)理核準(zhǔn)，中長期人力資源計(jì)劃報(bào)董事會核準(zhǔn)；4 經(jīng)核準(zhǔn)后由總經(jīng)理領(lǐng)導(dǎo)制定征用計(jì)劃；5 行政部依據(jù)招聘計(jì)劃執(zhí)行招聘流程；6 建立公司人才庫（全部應(yīng)征人才簡歷） ，作為公司業(yè)務(wù)發(fā)展的儲備。人力資源規(guī)劃流程公司 / 部門發(fā)展工作分析人才標(biāo)準(zhǔn)短期計(jì)劃中長期計(jì)劃總經(jīng)理董事長5二招聘與錄用1. * 公司各部門需招聘新員工時，應(yīng)該按照公司標(biāo)準(zhǔn)文本人員增補(bǔ)申請表進(jìn)行填寫后上交公司行政管理部，由行政管理部上報(bào)公司總經(jīng)理批準(zhǔn)后，開始招聘程序。2. 各部門所需招聘的新員工，應(yīng)該首先嘗試公司內(nèi)部人員調(diào)動，在公司內(nèi)無合適人選或無法調(diào)動時，開始公司對外的招聘程序。3. 行政管理部對外的招聘方式可以采

4、用： 公司內(nèi)部人才庫尋覓、 設(shè)攤招聘、登報(bào)廣告征員等方式。4. 行政管理部于招聘前須將本公司用人計(jì)劃、本次招聘人數(shù)、職位、要求等材料報(bào)政府有關(guān)勞動人事部門批準(zhǔn) , 方可擬稿登報(bào)或設(shè)攤招聘。5. 行政管理部負(fù)責(zé)應(yīng)征人員資料的初審工作 , 并將合適的候選人材料轉(zhuǎn)送錄用部門審閱 , 并與其共同商定參加初試者人員名單。6. 初試由行政管理部主持 , 包括筆試和面試，同時填寫面試記錄與初（復(fù)）試考核表。7. 復(fù)試由行政管理部與錄用部門共同主持 , 同時填寫面試記錄與初（復(fù)）試考核表。8. 錄用建議由行政管理部與錄用部門會同總經(jīng)理共同作出，由行政部發(fā)放聘用通知書。9. 新進(jìn)員工憑聘用通知書報(bào)到，應(yīng)繳驗(yàn)以下

5、材料 : 身份證復(fù)印件一份、最高學(xué)歷影印件， 據(jù)此行政管理部建立人事資料卡 ，并由行政管理部保存并管理使用。10. 錄用人試用期為三個月 , 試用滿一至二個月時 , 由行政管理部會同部門主管對試用員工按照公司員工考核體系進(jìn)行一次中期考核 , 若發(fā)現(xiàn)有任何不符合錄用條件者 , 隨時解聘。屆滿后再進(jìn)行正式考核。 （見公司考核相關(guān)表格）。11. 錄用人試用期結(jié)束，成為公司正式員工，公司與之簽定勞動合同并由公司行政人事部將勞動合同送至勞動監(jiān)察部門進(jìn)行見證，同時辦理勞動人事檔案關(guān)系的調(diào)動、三金等相關(guān)福利等事宜。12. 對公司高級管理人員的聘用由總經(jīng)理或董事長直接簽發(fā)任命書，然后由行政人事部與其簽訂聘用合

6、同。13. 員工人事檔案由行政部建立、保存并管理，必須準(zhǔn)確、及時、保密。14. 員工人事檔案包括：應(yīng)聘人員登記表、履歷、面試考核表、錄用通知書、承諾書、人事資料卡、勞動合同、年度 IDA、職務(wù)、工資計(jì)錄。6招聘流程各部門填妥人員增補(bǔ)申請表人員增補(bǔ)申交行政管理部請表總經(jīng)理批準(zhǔn)可以公司內(nèi)部調(diào)動內(nèi)部人員調(diào)動程序不可以登報(bào)廣告征員設(shè)攤招聘內(nèi)部人才庫尋覓篩選候選人（行政部協(xié)同錄用部門）初（復(fù)）面試初試（行政管理部）試 考 核記錄表時間間隔 2 周左右測試打字、語言、寫作初（復(fù)）面試復(fù)試（行政部協(xié)同錄用部門）試 考 核記錄表總經(jīng)理審批行政管理部明確工資與福利信函通知報(bào)到聘用通知書報(bào)到建檔員工資料卡三個月勞

7、動合同IDE 協(xié)議考核不合格解 聘考核表格合 格正式錄用，簽定勞動合同見證等相關(guān)手續(xù)責(zé)任人：行政主管監(jiān)督人：總經(jīng)理7三、培訓(xùn)1. 行政管理部負(fù)責(zé)綜合協(xié)調(diào)各部門之訓(xùn)練計(jì)劃 , 訂立各項(xiàng)公司全年教育訓(xùn)練計(jì)劃。2. 行政管理部須督導(dǎo)實(shí)施教育訓(xùn)練計(jì)劃 , 檢討各項(xiàng)訓(xùn)練情況并做效果分析。3. 行政管理部負(fù)責(zé)收集、編訂教育訓(xùn)練教材。4. 行政管理部協(xié)同公司其他部門進(jìn)行相關(guān)人員的業(yè)務(wù)培訓(xùn)。5. 公司培訓(xùn)分為：新員工引導(dǎo)培訓(xùn)、在職培訓(xùn)（主管指導(dǎo)、在崗司內(nèi)外、脫崗司內(nèi)外）與主管培訓(xùn)等多種。* 公司迎新引導(dǎo)培訓(xùn)體系表培訓(xùn)人培訓(xùn)內(nèi)容總經(jīng)理公司介紹行政部員工守則行政管理制度檔案管理制度財(cái)務(wù)部財(cái)務(wù)管理制度業(yè)務(wù)部業(yè)務(wù)管理

8、制度法律顧問法律事務(wù)商業(yè)秘密合同、文本管理商業(yè)信息培訓(xùn)流程需求分析內(nèi)容確定培訓(xùn)計(jì)劃總 經(jīng) 理實(shí)施總經(jīng)理評估培訓(xùn)時間考核基準(zhǔn)培訓(xùn)需求調(diào)查表培訓(xùn)考執(zhí)行人：行政部、各部主管核表負(fù)責(zé)人：行政部 8 監(jiān)督人：總經(jīng)理四考勤1. 英達(dá)仕公司每位員工在每一正常工作時日，必須自行、準(zhǔn)確打卡。2. 凡是漏打， 錯打卡者須在 24 小時內(nèi)申請補(bǔ)辦， 經(jīng)部門主管核定后報(bào)行政管理部。3. 公司員工出差 , 須填報(bào)出差申請單，經(jīng)主管、總經(jīng)理批準(zhǔn)后須將申請單復(fù)印件一份交行政管理部備查。4. 行政管理部將人員出差情況記入員工出勤情況表， 出差期間之例假記入員工出勤資料表。5. 出差日期由行政管理部以公假記入員工出勤資料表。6

9、. 如遇業(yè)務(wù)人員外出執(zhí)辦公務(wù)，須填寫外出登記表并經(jīng)主管核準(zhǔn)后有效，通知行政管理部專職人員，作為考勤之依據(jù)。7. 員工在規(guī)定工作時制外繼續(xù)工作者，須填寫加班申請表并經(jīng)本部門主管及行政管理部批準(zhǔn)后方可以加班論， 行政管理部負(fù)責(zé)加班人員之出勤考核。8. 行政管理部若發(fā)現(xiàn)申請加班人員無出勤記錄 , 須向申請人部門核查 , 若無確鑿證明 , 以作廢論。9. 員工不得任意加班 , 行政管理部若發(fā)現(xiàn)無經(jīng)主管核準(zhǔn)之加班單 , 即使有考勤記錄，也不將其視作加班。10. 員工按政府規(guī)定進(jìn)行日常工作及休假，同時實(shí)行帶薪或無薪假。11. 申請假期應(yīng)于事前向本部門主管提出并報(bào)行政管理部核準(zhǔn)， 緊急事項(xiàng)于事后 24 小時

10、內(nèi)補(bǔ)申請。12. 假期的請休嚴(yán)格按照公司管理制度規(guī)定執(zhí)行。13. 行政管理部監(jiān)督公司員工于每工作日結(jié)束時填寫并上交 工作時間控制表并于每周二之前將公司員工上周所交工作時間控制表進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，制作成周工作時間統(tǒng)計(jì)表并上交總經(jīng)理。14. 公司行政管理部執(zhí)掌每月月底統(tǒng)計(jì)作業(yè) , 匯集“出勤卡”、 周工作時間統(tǒng)計(jì)表、請假單、 加班申請表等相關(guān)記錄 , 統(tǒng)計(jì)填制員工出勤資料表 , 交財(cái)務(wù)部計(jì)算工資之用，并入案備查。對一切不合制度之情事向有關(guān)主管提出處理意見 , 并填寫員工假期規(guī)劃提示單提交給公司員工。15. 行政管理部主辦人若發(fā)現(xiàn)員工曠職達(dá) 2 日或超出 2 日者、請假超出規(guī)定期限者、出勤記錄有弄虛作假或涂

11、改毀壞者 , 應(yīng)即時提請行政管理部主管核辦。9行政專員考勤流程提示行為月出勤記錄每月24提示單考勤卡、時控表、請假單、加班單等出勤資料公司員工責(zé)任人：行政專員。監(jiān)督人：行政主管財(cái) 務(wù) 部卡五假期（一）請休假1. 英達(dá)仕公司給假分為事假、病假、公假、婚假、工傷假、喪假、計(jì)劃生育假和探親假 , 各種給假標(biāo)準(zhǔn)參見管理制度 。2. 因突發(fā)事件或疾病而不得已請假者，須在半日內(nèi)通知行政管理部負(fù)責(zé)人，并在請假后 24 小時補(bǔ)填請假單。3. 各部門主管因私或工作外出不論幾天者，須提前三天填妥請假申請單，經(jīng)行政管理部批簽后，遞交總經(jīng)理批示，同時安排妥后續(xù)工作方可。4. 普通員工因私或工作外出在二天之內(nèi)者，須提前

12、一至二天填寫請假單，由本部門主管批準(zhǔn)，交行政管理部備案；若員工請假在二天以上者，在10本部門主管允許后經(jīng)總經(jīng)理批示，交行政人事部備案。5. 行政管理部在經(jīng)辦請假手續(xù)人員審查所附請假材料 , 病假者需附醫(yī)院診斷證明 , 請產(chǎn)假、喪假者須附出生證明或死亡通知書，請假者須有充足理由。請假 / 調(diào)休流程申 請 人請假申請單職務(wù)代理人簽字部門主管簽字2 天以上總經(jīng)理簽字行政管理部主管簽字申請單歸檔申 請 人責(zé)任人：部門主管監(jiān)督人：行政主管11（二）假期規(guī)劃12六獎懲1 獎懲依據(jù)為公司員工守則2 公司各級主管均有提出獎懲的建議權(quán)3 行政部負(fù)責(zé)事實(shí)調(diào)查并報(bào)告總經(jīng)理4 各級主管按公司權(quán)限行使獎懲5 各類獎懲由

13、行政部執(zhí)行6 各類獎懲須報(bào)備行政管理部備案，登記入人事資料卡獎懲流程獎懲申請行政部調(diào)查報(bào)告總經(jīng)理核準(zhǔn)公告行政部執(zhí)行行政部備案獎懲申請表13七考 核1.考核管理是英達(dá)仕投資管理顧問公司管理的一項(xiàng)重要內(nèi)容， 它的目的在于維持企業(yè)的良好秩序，更好地貫徹企業(yè)管理制度，完成計(jì)劃指標(biāo)和實(shí)現(xiàn)經(jīng)濟(jì)效益。2. 對司內(nèi)各部門的管理狀況及個人的行為活動制定統(tǒng)一的規(guī)范作出合理的評判，激勵先進(jìn)，褒揚(yáng)正氣，有功則獎，有過則罰。調(diào)動員工工作積極性，完成指標(biāo)，提高工作效率。3. 英達(dá)仕公司對部門的考核，主要內(nèi)容為費(fèi)用情況、資金狀況、業(yè)績完成進(jìn)展情況以及公司運(yùn)作的規(guī)范及制度的執(zhí)行情況； 對員工的考核主要為業(yè)績、品德和行為的執(zhí)行

14、情況。4. 于考核作業(yè)前 , 行政管理部須備妥員工之考勤、升遷、調(diào)動獎懲諸種資料作為一般依據(jù)。5. 對部門考核一般周期為半年一次。6. 考核由直線上級主管執(zhí)行行政部參與配合，亦可設(shè)立考核小組7. 對公司員工的考核區(qū)分為月度、季度、年度考核，每月、季、年度底前5 天內(nèi)，行政管理部協(xié)同公司各部門主管對公司員工按照公司業(yè)績指標(biāo)體系，并結(jié)合員工 IDE 協(xié)議等相關(guān)指標(biāo)，對員工月、季、年度工作情況進(jìn)行考核，填寫考核記錄表 ，上報(bào)總經(jīng)理。8. 考核結(jié)束后 , 行政管理部負(fù)責(zé)將考核等級反映于員工的獎懲與職位、薪資等級年度的相應(yīng)調(diào)整?？己肆鞒绦姓繕I(yè)務(wù)部行政部行政資料IDA/ 業(yè)績工作分析考核考核考核表總經(jīng)理

15、14八核薪1. 財(cái)務(wù)部根據(jù)出勤資料卡 、業(yè)績獎金確認(rèn)單進(jìn)行核薪2. 出勤資料卡由行政部統(tǒng)計(jì)提供3. 業(yè)績獎金確認(rèn)單由業(yè)務(wù)部統(tǒng)計(jì)提供4. 財(cái)務(wù)部匯總之薪資表報(bào)總經(jīng)理核準(zhǔn)5. 周考勤、獎懲發(fā)生薪資增減，依據(jù)公司員工守則核薪流程行政部業(yè)務(wù)部考勤資料出 勤 資業(yè) 績 獎業(yè)績獎資料確認(rèn)單料卡財(cái)務(wù)核薪薪資表總經(jīng)理出納支付15九保險（一）社會統(tǒng)籌保險1養(yǎng)老保險1.11.2養(yǎng)老保險辦理流程2醫(yī)療保險2.12.2醫(yī)療保險辦理流程3失業(yè)保險4住房公積金（二）商業(yè)保險十人員流動（一）調(diào)動1部門內(nèi)員工崗位調(diào)動，由部門主管向行政部提出調(diào)動說明；聽取行政部建議后決定；報(bào)備總經(jīng)理；2部門內(nèi)主管崗位調(diào)動， 由部門主管向行政部

16、及上級主管提出調(diào)動說明，聽取意見后決定；報(bào)備總經(jīng)理；3 部門級以上主管崗位調(diào)動， 由總經(jīng)理提出動議， 聽取有關(guān)建議后決定；報(bào)備執(zhí)行董事；164調(diào)動由行政部發(fā)布調(diào)動令部門內(nèi)員工調(diào)動流程調(diào)動說部門主管調(diào)動說明行政部建議明書決定調(diào)動令調(diào)動令執(zhí)行報(bào)備總經(jīng)理部門內(nèi)主管調(diào)動流程調(diào)動說部門主管調(diào)動說明行政部意見上級意見明書決定調(diào)動令執(zhí)行調(diào)動令報(bào)備總經(jīng)理部門級以上主管調(diào)動流程調(diào)動動總經(jīng)理調(diào)動動議行政部意相關(guān)意見態(tài)決定調(diào)動令執(zhí)行（二）辭職辭退調(diào)動令17按制度辦理辭職手續(xù)，填寫離職申請書 ，經(jīng)有任免權(quán)限的主管批準(zhǔn)后由行政管理部辦妥移交手續(xù)并填寫 移交接清單 后方得視為按正常手續(xù)辭職， 行政管理部通知財(cái)務(wù)結(jié)算工資。

17、辭退和開除有任免權(quán)限的主管需解聘其任免范圍內(nèi)合同制員工的，應(yīng)填寫解聘 / 開除通知書，然后交行政管理部辦理有關(guān)離職移交手續(xù)。 被解聘員工應(yīng)辦妥移交接手續(xù)，填寫移交接清單后方得離職，同時由財(cái)務(wù)部結(jié)清工資。無論以何種情況離開公司者 , 由行政管理部簽發(fā)離職證明書，一式二份 , 一份交離職人，一份留存行政管理部。員工離職后 , 行政管理部須將離職人員各項(xiàng)手續(xù)、表單歸檔封存。辭職交接流程辭職 / 離職申請辭職 / 辭退申請書主管意見行政主管意見行政出勤統(tǒng)GM批示業(yè)務(wù)交接工作交接單責(zé)任人：行政主管監(jiān)督人： GM財(cái)務(wù)交接工作交接單行政交接GM 秘書備案退工/結(jié)檔18十一關(guān)聯(lián)企業(yè)1公司對關(guān)聯(lián)企業(yè)之高級主管執(zhí)

18、行人事管理職責(zé)；2管理范圍外方人員：請休假國內(nèi)人員：招聘、錄用、合同、考核、定薪、辭職、辭退3各作業(yè)流程參照前述相關(guān)流程4各項(xiàng)管理之決定均須經(jīng)董事長校核。第二章行政管理一禮儀紀(jì)律1. 行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的禮儀、 辦公紀(jì)律、出勤、外出等事項(xiàng)的全面監(jiān)督；2. 行政部主管發(fā)現(xiàn)不當(dāng)現(xiàn)象，可簽發(fā)“提示單”以提示警告，并報(bào)備有關(guān)部門主管；3. 行政部確認(rèn)獎懲事實(shí)，可提請有關(guān)主管研究提出獎懲申請；4. 對公司禮儀紀(jì)律現(xiàn)象，行政部與各部門主管均可直接向總經(jīng)理提出提出。二 工作計(jì)劃與報(bào)告沒有計(jì)劃的行為是無效率的行為。公司強(qiáng)調(diào)對公司、部門、員工行為的計(jì)劃性要求，用以明確和把握我們的工作方向，同時提高工作

19、效率與工作效益。因此，通過對計(jì)劃體系的規(guī)定，并通過相關(guān)計(jì)劃流程和計(jì)劃表格的制作，實(shí)現(xiàn)工作計(jì)劃的確立、執(zhí)行和評估。（一）公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃1 公司總經(jīng)理、部門主管于每一會計(jì)年度底應(yīng)該制定下一會計(jì)年度的發(fā)展計(jì)劃。192公司年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)公司主要高層領(lǐng)導(dǎo)人討論制作，公司董事會核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。3部門年度發(fā)展計(jì)劃經(jīng)部門主要領(lǐng)導(dǎo)人員討論制作， 公司總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4 公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是部門、人員月度工作計(jì)劃的基礎(chǔ)和依據(jù)。5 公司、部門年度發(fā)展計(jì)劃是對公司、部門經(jīng)營發(fā)展的評價基礎(chǔ)。年度計(jì)劃流程總經(jīng)理公司計(jì)劃草案報(bào)告董事會各部主管報(bào)告核準(zhǔn)稽核部門計(jì)劃草案總經(jīng)理核準(zhǔn)執(zhí)行（二）部門、員工月

20、度工作計(jì)劃1 部門主管、公司員工在每月度底分別進(jìn)行部門、 員工下月度工作計(jì)劃安排。2 月度工作計(jì)劃通過對 月度工作計(jì)劃表 的制作來完成， 在該表格中應(yīng)該相應(yīng)地填寫部門、員工下月工作內(nèi)容安排和時間控制。3 員工月度工作計(jì)劃交部門主管核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。4 部門月度工作計(jì)劃交總經(jīng)理核準(zhǔn)同意后確定執(zhí)行。5 月度工作計(jì)劃的完成情況將作為部門、員工工作評估的主要依據(jù)之一。年度月度工作計(jì)劃公司年度計(jì)劃部門主管20計(jì)劃草案報(bào)告總經(jīng)理部內(nèi)員工報(bào)告核準(zhǔn)稽核計(jì)劃草案主管核準(zhǔn)執(zhí)行（三）員工日工作時間控制計(jì)劃1 公司員工通過日工作時間控制表進(jìn)行日工作時間計(jì)劃與安排控制。2 公司員工應(yīng)該按照“ 日工作時間控制表填寫規(guī)定

21、”在規(guī)定的時間按照規(guī)定的項(xiàng)目如實(shí)填寫并上交公司行政管理部。3 在日工作時間控制表 中體現(xiàn)出員工對每日工作安排的合理性與計(jì)劃性，反映員工每日工作的效益性與非效益性， 因此，該表格將作為對員工考核的主要依據(jù)之一， 同時也是員工用于控制時間、 提高效率、 自我評估的依據(jù)。4 日工作時間控制表是公司對外服務(wù)的重要計(jì)費(fèi)依據(jù)。日工作計(jì)劃流程部門月度計(jì)劃部門主管稽核員工日計(jì)劃報(bào)告21執(zhí)行（四）專項(xiàng)市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃1 在公司進(jìn)行新市場的開拓和新業(yè)務(wù)的推廣時， 該市場和業(yè)務(wù)的主要負(fù)責(zé)人應(yīng)該進(jìn)行專項(xiàng)市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃。2 專項(xiàng)市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃建立對該市場、 業(yè)務(wù)的全面了解， 公司主要經(jīng)營人員的深入研究、 探討的基礎(chǔ)上，

22、同時該規(guī)劃應(yīng)該結(jié)合公司、 部門年度發(fā)展計(jì)劃和市場需求與競爭變化的基礎(chǔ)上。3 專項(xiàng)市場、業(yè)務(wù)規(guī)劃通過制作 市場規(guī)劃表 和業(yè)務(wù)規(guī)劃表 來完成，并嚴(yán)格按照規(guī)劃進(jìn)行市場拓展與業(yè)務(wù)推廣。三 會議管理會議是公司決議產(chǎn)生、工作明確、意見交流的正式方式與場合。公司會議區(qū)分為定期例會與非定期會議，規(guī)定的人員必須準(zhǔn)時參與，指定人員作好會議記錄，與會人員遵守會議秩序安排同時提高會議效率。( 一） 定期例會會議名稱時間安排參加人員會議內(nèi)容召集 / 主持人員業(yè)務(wù)診斷每工作日上午各部門人員對外服務(wù)中相關(guān)問各部主管會議9:30-10:00題討論、日計(jì)劃月度總每月度第一總經(jīng)理上月度工作總結(jié)月各部主管結(jié)、規(guī)劃天下午各部門主管、

23、度工作規(guī)劃報(bào)告會議工作人員主管例會每月第一天下總經(jīng)理、各部月度工作計(jì)劃協(xié)調(diào)總經(jīng)理午主管員工大會每月中旬一次總經(jīng)理經(jīng)營總結(jié)、工作安行政管理部 / 總?cè)w員工排、其他相關(guān)內(nèi)容經(jīng)理董事會會每年度一次董事長、董公司重大事項(xiàng)決議總經(jīng)理 / 董事長議事、總經(jīng)理（二）非定期會議會議名稱時間安排參加人員公司發(fā)展不定時總經(jīng)理、部門研討會主管、主要經(jīng)營業(yè)務(wù)人員臨時會議不定時總經(jīng)理、部門會議內(nèi)容召集 / 主持人員就市場拓展、業(yè)務(wù)推 行政管理部主任 / 廣、公司經(jīng)營等相關(guān) 總經(jīng)理事項(xiàng)的討論特殊事宜行政管理部主任 /22主管、其他有總經(jīng)理關(guān)人員董事會臨不定時董事長、董事、 公司經(jīng)營特殊重大事總經(jīng)理 / 董事長時會議總經(jīng)

24、理宜（三）會議安排1公司內(nèi)會議由行政部秘書安排，部門內(nèi)會議由各部自行安排2主會人會前一天需向秘書告知會議安排、會議內(nèi)容3秘書須提前四小時以上書面通知與會人地址、時間、內(nèi)容4秘書負(fù)責(zé)會場安排與整理5開會期中，秘書負(fù)責(zé)記錄；并于會后將會議摘要決定整理、打印、轉(zhuǎn)發(fā)給有關(guān)人員及總經(jīng)理備案會議流程會議計(jì)劃會議計(jì)劃單秘書會議通知通知安排記錄摘要備案四辦公設(shè)備管理1電腦1.1 行政部根據(jù)公司文件類別建立完整清晰的目錄及子目錄系統(tǒng)；1.2 根據(jù)保密原則需要，由行政部對行政、業(yè)務(wù)文件目錄設(shè)定統(tǒng)一管理的電腦密碼1.3 員工在所屬部門目錄下設(shè)立個人子目錄1.4 員工不得私設(shè)電腦密碼2傳真機(jī)、復(fù)印機(jī)：2.1 由公司行

25、政部統(tǒng)一管理與使用232.2 建立嚴(yán)格的使用登記制度2.3 未經(jīng)許可，個人不得自行操作使用3可運(yùn)用狀態(tài)維護(hù)3.1 行政部負(fù)責(zé)電腦、傳真機(jī) 復(fù)印機(jī)的檢查、保養(yǎng)和維修 , 保證設(shè)備的可運(yùn)用狀態(tài)五文書作業(yè)（一）打印1總經(jīng)理、各部門主管交由秘書打印之文函、 廣告，需填寫文書委派單，并標(biāo)明文件之性質(zhì)，如傳真、公函、內(nèi)部文及保密級別，急迫性程度由秘書根據(jù)其緩急確定先后秩序。2打印完畢后秘書先行校核并于文書委派單上簽字，轉(zhuǎn)交委辦單位之經(jīng)辦人校核、簽字3對外傳真、公函秘書須復(fù)印存檔（參見收發(fā)文流程）4文書處理過程中，未經(jīng)同意秘書不得將受托文書傳閱他人文書作業(yè)流程總經(jīng)理 / 主管文書委托文書委派單秘書處理文書委

26、派單24保密標(biāo)志委辦校核（二）復(fù)印文書委派單1公司復(fù)印作業(yè)由行政部秘書統(tǒng)一執(zhí)行2一般文件由各部門委托人員口頭交托行政秘書3客戶資料、服務(wù)文本、 公司級文檔等特殊文件，需填寫復(fù)印委托單（文件名、秘級、用途、裝訂要求等）經(jīng)高級主管批準(zhǔn)后執(zhí)行復(fù)印4秘書于復(fù)印、裝訂作業(yè)后，須填寫復(fù)印裝訂登記表 （日期、內(nèi)容、頁數(shù)、復(fù)印機(jī)碼、批準(zhǔn)人、保密標(biāo)識等）復(fù)印流程各部門復(fù)印委托復(fù)印委托單核準(zhǔn)復(fù)印裝訂復(fù)印裝訂登記保 密 標(biāo)識各部門六收發(fā)文1. 文件是經(jīng)營信息傳送、交流與反饋的重要信息載體。英達(dá)仕顧問管理公司的每一位員工都負(fù)有文件管理的責(zé)任或義務(wù)。2. 本公司對外文件之收發(fā)的責(zé)任者為指定專人 - 文秘統(tǒng)一辦理， 她是

27、各級文件管理的直接承擔(dān)者。附收、發(fā)文登記表3. 文秘在收文后必須先根據(jù)文件的分類及時編號、登記，并在公文上附“公文處理單”，分送有關(guān)部門或人員傳閱承辦， 同時請傳閱人或承辦人在 “收25文簽字 簿”上簽收，文秘對有回復(fù)要求的文件須跟蹤閱辦人及時反饋閱辦結(jié)果，并對文本進(jìn)行復(fù)印和留檔。4. 公司的各類文件均屬內(nèi)部機(jī)密文件 , 文秘不得截留、 泄露和私自外帶 , 違者予以警告、經(jīng)濟(jì)處罰、除名或追究法律責(zé)任。 屬一般業(yè)務(wù)便函， 只要在“收文登記簿”上登記即可，直接分送有關(guān)人員閱辦。5. 本公司對外之發(fā)送文函按性質(zhì)訂立參見文檔管理制度 。6. 文件傳真的發(fā)文工作亦由文秘人員負(fù)責(zé)， 需發(fā)文者將文稿經(jīng)主管人

28、員簽字后交文秘處登記發(fā)文摘要、分類編號、發(fā)送后歸還原稿人。凡對外報(bào)送的業(yè)務(wù)資料、協(xié)議等重要文件皆須復(fù)印備份存檔。7. 對一些機(jī)密文件 , 需在文件頁首加蓋印章 , 以防止隨意傳播。8. 每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無使用價值之文、報(bào)刊可作一次銷毀，報(bào)行政管理部備查。附檔案資本銷毀情況記錄表9. 文件管理應(yīng)參見文檔管理制度規(guī)定辦理。對公司所有訂閱的報(bào)刊由專項(xiàng)負(fù)責(zé)人將重要信息摘錄后交文秘按分類歸檔， 文秘必須做好登記造冊工作。每月未，文秘應(yīng)將收、發(fā)文整理裝訂成冊。10. 每半年將經(jīng)各部門主管確認(rèn)的確無用之文、報(bào)刊可作一次銷毀，行政人事部定期檢查檔案保管狀況 ,

29、 對破損的檔案進(jìn)行修補(bǔ)、復(fù)制或作其它技術(shù)處理。26收發(fā)文流程信函收文收函 登總臺收函記表收件人簽收個人信函部門信函私函自理公函歸檔業(yè)務(wù)部門總經(jīng)理主管歸檔秘書篩選責(zé)任人：文員、 GM秘書登記歸檔總經(jīng)理監(jiān)督人：行政主管發(fā)函發(fā)文責(zé)任人：文員、總臺監(jiān)督人：業(yè)務(wù)、行政主管發(fā)函打印保密標(biāo)識主管簽字用印流用公司印程復(fù)印存檔發(fā)文登分理記表信件傳真快遞文員送郵總臺電話27七用印1. 本公司以公司名義對外之行文由管理部負(fù)責(zé)蓋印。2. 公司各部申請簽章及總經(jīng)理、董事長職章，應(yīng)提出申請 ( 匯簽 ) 經(jīng)上級核準(zhǔn)后交管理部秘書，由秘書登記于登記表。用公司印流程公司章用印 申用印申請請單合同章法人章財(cái)務(wù)章GM秘書GM簽準(zhǔn)

30、用印GM秘書申請單歸類申請人責(zé)任人： GM秘書監(jiān)督人： GM八文檔（一）圖書雜志1. 公司所屬圖書是專供相關(guān)公司內(nèi)人士參閱， 由行政部統(tǒng)一保管， 于每年 6 月、 12 月下旬詳實(shí)盤點(diǎn)。2. 文秘應(yīng)將圖書書名、出版社名稱、數(shù)冊、金額按類型編號，各部門員工由于工作需要借閱的須在文秘處登記借期、歸還期。如遇清點(diǎn)期限或公務(wù)上需參考將隨時通知收閱 , 借書人不得拒絕。附圖書登記冊283. 一般情況下，圖書只得在司內(nèi)閱讀，借書冊數(shù)以三冊為限，借書期限不得超出過二周，若要續(xù)借者，重新到行政部處登記。4. 對圖書有損壞或遺失者，要作出一定的賠償。圖書管理流程圖書購進(jìn)圖 書文員登記登 記表入庫每月清點(diǎn)一次借閱

31、圖書借閱文員登記登記表按時回庫借書人責(zé)任人：文員監(jiān)督人：行政主管（二）專業(yè)資料1資料分類：1.1 公司搜集的各種公司業(yè)務(wù)文本、流程、企劃案、制度、顧問業(yè)理論等文件正本及復(fù)印件；1.2 公司由政府主管部門購買的政策法規(guī)；1.3 公司各類剪報(bào) ;1.4 公司搜集的各類行業(yè)（如建材、裝飾等）材料2公司資料只可于公司內(nèi)借閱當(dāng)天歸還，不得攜出司外3特殊情況需復(fù)印者，須填報(bào)復(fù)印申請批準(zhǔn)圖書清點(diǎn)報(bào)告29資料管理流程資料整理登記注冊登記表保密標(biāo)識入庫清點(diǎn)報(bào)告定時清點(diǎn)借閱復(fù)印登記申請借閱復(fù)印登記申請當(dāng)天回庫借閱人復(fù)印人（三）客戶檔案1客戶檔案是公司文檔管理和商業(yè)秘密保護(hù)作業(yè)中的重要領(lǐng)域2客戶檔案包括客戶提供的各

32、類資料，及公司在顧問服務(wù)過程中制作的各類文件、文本3客戶檔案只可于公司內(nèi)借閱，當(dāng)天歸還，不得攜出司外4特殊情況需復(fù)印時，須填報(bào)復(fù)印申請報(bào)批5服務(wù)結(jié)案前，由指定專案人員負(fù)責(zé)客戶資料管理，并承擔(dān)保密責(zé)任30客戶檔案管理流程專案人員管理結(jié)案登記表行政登記保密標(biāo)識清點(diǎn)報(bào)告入庫定時清點(diǎn)借閱復(fù)印登記申請借閱復(fù)印登記申請當(dāng)天回庫借閱人復(fù)印人（四）辦公文檔1行政管理部負(fù)責(zé)對公司全體員工的辦公文檔進(jìn)行系統(tǒng)管理2行政人員辦公文檔設(shè)：工作計(jì)劃與報(bào)告司內(nèi)行政3業(yè)務(wù)人員辦公文檔設(shè)：工作計(jì)劃與報(bào)告31司內(nèi)行政拓展資料談項(xiàng)目 A、 B、 C執(zhí)行項(xiàng)目 A、B、C九訪客接待1. 來本公司之賓客由秘書負(fù)責(zé)接待。2. 接待來訪賓客

33、須熱情、大方、并迅速與有關(guān)主管部門聯(lián)系接洽。3. 秘書做畢接待須做訪客記錄，其中注明具體單位、姓名、來意、有否約定等事項(xiàng)并向有關(guān)主管匯報(bào)。訪客接待流程訪客總臺詢問推銷商客戶朋友董事長 /GM朋友總臺應(yīng)對電話業(yè)務(wù)員電話受訪人電話秘書出迎進(jìn)專案室出迎進(jìn)接待室出迎進(jìn)辦公室文員上茶秘書上茶責(zé)任人：總臺、秘書、文員監(jiān)督人：各級主管十辦公用品（一）文具1行政部負(fù)責(zé)辦公文具的采購與領(lǐng)用登記2行政部須特別注意隨時檢查復(fù)印紙、文本裝訂耗材（鐵圈、封面紙、封面薄膜）及文件夾的存量，以保證公司業(yè)務(wù)程序的正常進(jìn)行32（二）茶、水1行政部負(fù)責(zé)茶、水等日用品的采購與使用登記2定時檢查飲用水、茶葉、水杯的存量，及時購買補(bǔ)充

34、，以保證正常的辦公秩序3公司舉辦培訓(xùn)、講座等大型活動時，行政部應(yīng)及時了解情況，備足茶、水、杯用品，以保證活動的正常進(jìn)行十一采購1. 公司辦公日用品和低耗品由行政管理部在為公司節(jié)約總成本和控制辦公費(fèi)用總額度的基礎(chǔ)上統(tǒng)一購置。2. 辦公設(shè)備維修、郵件投遞等業(yè)務(wù)委托中行政部統(tǒng)一處理。3. 行政部須對固定供應(yīng)商建立完整的檔案系統(tǒng)，以節(jié)約成本之原則，選擇、跟換供應(yīng)商。4. 公司各業(yè)務(wù)部門將需要購置的固定資產(chǎn)以申請單形式上報(bào)行政管理部， 經(jīng)批準(zhǔn)后，由行政管理部對采購物資的數(shù)量、質(zhì)量、規(guī)格、供應(yīng)商、價格進(jìn)行統(tǒng)計(jì)、分析、比較，作出清單，遞交總經(jīng)理批示，經(jīng)批準(zhǔn)后由行政管理部下達(dá)采購指令，予以履行同供應(yīng)商進(jìn)行市場

35、詢價、報(bào)價、談判及草擬合同條款，最后確定采購價格及合同條款， 委任采購人員進(jìn)行其它后續(xù)工作。合同文本交行政管理部門備案。33采購作業(yè)流程采購申請采購申請單一般采購行政專員固定供應(yīng)商/商店責(zé)任人：行政專員監(jiān)督人：行政主管、 GM驗(yàn)收付款流程GM批示大宗采購行政專員詢 價 /詢價/比價比價單GM復(fù)議通報(bào)會計(jì)定貨合同驗(yàn)收付款流程采購合同會計(jì)支付定金到貨行政 / 財(cái)務(wù)驗(yàn)收退貨責(zé)任人：行政主管、財(cái)務(wù)監(jiān)督人： GM采購申請單詢價 / 比價單驗(yàn)收報(bào)告接收請款請 款單GM批示財(cái)務(wù)付款入帳資產(chǎn)登行政資產(chǎn)管理記表34十二固定資產(chǎn)管理1. 行政管理部對公司所有固定資產(chǎn)進(jìn)行登記注冊2. 固定資產(chǎn)因價值減損擬報(bào)廢或閑置而無再使用價值者 , 由使用部門或管理部填制“固定資產(chǎn)處分申請單”一式二聯(lián) , 注明申請單位、日期、財(cái)產(chǎn)編號、名稱、數(shù)量、購入日期、處分原因、處分方式及其他有關(guān)資料分別轉(zhuǎn)送財(cái)物部填入購買金額、累計(jì)折舊、殘值后 , 依核決權(quán)限送呈簽核。3. “固定資產(chǎn)申請單”一式二聯(lián) , 經(jīng)核準(zhǔn)后 , 由使用部門分送如下：第一聯(lián)送財(cái)務(wù)部；第二聯(lián)送行政管理部。4. 財(cái)務(wù)部收到“固定資產(chǎn)處分單”后如處分方式為報(bào)廢或遺失時，應(yīng)備有報(bào)廢或損失清單及有關(guān)機(jī)關(guān)之核準(zhǔn)或證明文件，在據(jù)以轉(zhuǎn)帳及更改財(cái)產(chǎn)目錄。如為出售則暫時存檔。5. 行政管理部收到“固定資產(chǎn)處分單”后，應(yīng)