如何合法合規(guī)地召開公司股東會

1、如何合法合規(guī)地召開公司股東會股東會是公司最高權(quán)力機(jī)關(guān)，公司最重要、最根本的事項(xiàng)都是由股東會決 定，例如，選舉董事監(jiān)事、修改公司章程、分配利潤、增資減資、合并分 立、解散清算等。股東會會議的召開應(yīng)當(dāng)遵循公司法及公司章程的規(guī)定， 否則股東會的決議便存在法律瑕疵，有可能導(dǎo)致決議不成立或者決議無效 或者決議可撤銷。本文旨在對召開公司股東會會議的法律規(guī)則（尤其是程序規(guī)則）進(jìn)行梳理 和介紹，以供相關(guān)單位和個人參考；如果您在實(shí)務(wù)中遇到任何有關(guān)公司股 東會方面的法律問題，我們也樂于提供咨詢服務(wù)（聯(lián)系方式見文末）。為了行文的方便，本文將所討論的公司限定為設(shè)立了董事會、監(jiān)事會的有限 責(zé)任公司，其他公司（如股份有限

2、公司、未設(shè)董事會的有限責(zé)任公司等） 可照此類推，當(dāng)然，細(xì)節(jié)上會有一些差別。一、何種情況下應(yīng)當(dāng)召開股東會股東會會議分為定期會議和臨時(shí)會議。定期會議，是指按照公司法或公司章程的規(guī)定定期召開的股東會會議。就 有限責(zé)任公司而言，公司法并未規(guī)定何時(shí)召開定期會議，而是交由公司章 程來決定。在實(shí)務(wù)中，絕大多數(shù)的公司章程是規(guī)定“定期會議每年召開一 次”，也就是我們經(jīng)常所說的年度股東會，也有的規(guī)定半年開一次（半年 度股東會），甚至每個季度開一次（季度股東會） 。臨時(shí)會議，是指定期會議之外的股東會會議。公司法第39條規(guī)定：“代表十分之一以上表決權(quán)的股東，三分之一以上的董事，監(jiān)事會或者不設(shè)監(jiān) 事會的公司的監(jiān)事提議召

3、開臨時(shí)會議的，應(yīng)當(dāng)召開臨時(shí)會議?！币环矫妫?只有這三種人提議，才可能召開臨時(shí)股東會；另一方面，只要這三種人提 議，就必須召開臨時(shí)股東會。二、誰是會議召集人 如果公司要股東會，必然面臨的一個問題是，由誰來負(fù)責(zé)召集此次會議， 也即由誰來負(fù)責(zé)會議的通知、會議的安排等。根據(jù)公司法第 40 條的規(guī)定，股東會會議的召集人有三個順位：首先 應(yīng)當(dāng)是董事會召集；董事會不能履行或者不履行召集股東會會議職責(zé)的， 由監(jiān)事會召集；監(jiān)事會不召集的，代表十分之一以上表決權(quán)的股東可以自 行召集。舉例而言，甲是某公司股東，持股比例為30%，如果甲要提議召開臨時(shí)股東會，應(yīng)當(dāng)這樣操作：甲以股東身份向公司董事會發(fā)出關(guān)于提議召開 XX

4、 公司臨時(shí)股東會的通知 ；如果董事會不同意召開臨時(shí)股東會，或者在收 到甲的提議后未作出任何反饋的，則甲有權(quán)向公司監(jiān)事會發(fā)出關(guān)于提請 召集XX公司臨時(shí)股東會會議的通知；如果監(jiān)事會接到通知后不召集股東 會會議的，甲可以自行召集此次臨時(shí)股東會。三、如何發(fā)出會議通知關(guān)于股東會會議通知，應(yīng)當(dāng)注意以下問題：1 通知人。召開股東會會議，應(yīng)由會議召集人發(fā)出會議通知。 2 通知的對象。股東會由全體股東組成， 因此召開股東會會議應(yīng)通知公司全體股東，無論該股東持股比例多少、持 股時(shí)間長短、是否違反了出資義務(wù)。 3 通知的方式。公司法并未規(guī)定必須 采取書面方式發(fā)出會議通知，因此，即便是口頭通知也未嘗不可。不過， 為了

5、留存證據(jù)，避免就是否通知了某股東發(fā)生爭議，最好還是采取書面方 式通知股東參會。為穩(wěn)妥起見，我們建議，召集人除了將會議通知通過特 快專遞寄送給全體股東，還應(yīng)通過電子郵件、微信、短信等多種方式將會 議通知發(fā)送給各股東。 4 通知的時(shí)間。公司法第 41 條第 1款規(guī)定：“召 開股東會會議，應(yīng)當(dāng)于會議召開十五日前通知全體股東；但是，公司章程 另有規(guī)定或者全體股東另有約定的除外。 ”6 通知的內(nèi)容。 就有限責(zé)任公司 而言，公司法并未規(guī)定會議通知應(yīng)包括哪些內(nèi)容，但一般認(rèn)為會議通知應(yīng) 具備三要素，也即時(shí)間、地點(diǎn)、審議的事項(xiàng)。四、哪些人出席會議、列席會議1. 出席人員。任何股東均有權(quán)出席股東會會議。股東既可以

6、親自出席，也 可以委托代理人出席會議并行使表決權(quán)。代理人出席股東會會議的，應(yīng)當(dāng) 持代理人本人身份證件以及股東出具的授權(quán)委托書。授權(quán)委托書一般應(yīng)當(dāng) 載明下列內(nèi)容： （1）代理人的姓名； （2）是否具有表決權(quán)； （3）分別對列 入股東會議程的每一審議事項(xiàng)投贊成、反對或棄權(quán)票的指示；（ 4）委托書簽發(fā)日期和有效期限； （5）委托人簽名、蓋章。2. 列席人員。公司法第 150條規(guī)定：股東會或者股東大會要求董事、 監(jiān)事、高級管理人員列席會議的，董事、監(jiān)事、高級管理人員應(yīng)當(dāng)列席并 接受股東的質(zhì)詢。五、誰是會議主持人 股東會會議的召集人和主持人有所不同，召集人的主要職責(zé)是發(fā)出會議通 知，面向的是全體股東；主

7、持人的主要職責(zé)是掌握會議進(jìn)程、維持會議秩 序等，面向的是出席會議的股東。根據(jù)公司法第 40 條的規(guī)定，股東會會議的召集人不同，其主持人也 各有不同，具體而言：1. 董事會召集。若股東會會議是董事會召集，則董事長是主持人。董事長 不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由副董事長主持; 副董事長不能履行職務(wù)或者不履行職務(wù)的，由半數(shù)以上董事共同推舉一名董事主持。2. 監(jiān)事會召集。若股東會會議是監(jiān)事會召集，則監(jiān)事會是主持人。3. 股東召集。若股東會會議是股東召集，則由該股東自行主持。六、如何對議案進(jìn)行表決 對議案的表決是股東會會議最核心的一項(xiàng)內(nèi)容，實(shí)務(wù)中需要注意以下幾個 問題：1. 誰享有表決權(quán)？原則上，所有

8、出席會議的股東均享有表決權(quán)。2. 關(guān)聯(lián)股東需要回避表決嗎？對于上市公司，相關(guān)規(guī)則比較明確，也即股 東大會審議有關(guān)關(guān)聯(lián)交易事項(xiàng)時(shí)，關(guān)聯(lián)股東不應(yīng)當(dāng)參與投票表決，其所代 表的有表決權(quán)的股份數(shù)不計(jì)入有效表決總數(shù)。對于上市公司之外的其他公 司，法律并沒有強(qiáng)制要求關(guān)聯(lián)股東回避表決，唯一的例外是， 公司法 第16條規(guī)定：“公司為公司股東或者實(shí)際控制人提供擔(dān)保的，必須經(jīng) 股東會或者股東大會決議。前款規(guī)定的股東或者受前款規(guī)定的實(shí)際控制人 支配的股東，不得參加前款規(guī)定事項(xiàng)的表決。該項(xiàng)表決由出席會議的其他 股東所持表決權(quán)的過半數(shù)通過。 ”3. 如何確定股東所享有的表決權(quán)？公司法第 42 條規(guī)定：“股東會會議 由股東

9、按照出資比例行使表決權(quán)；但是，公司章程另有規(guī)定的除外。 ”至 于該條所規(guī)定的“出資比例”究竟是“認(rèn)繳的出資比例”還是“實(shí)繳的出 資比例”，理論界和實(shí)務(wù)界存在不同的認(rèn)識，通說認(rèn)為應(yīng)為“認(rèn)繳的出資 比例”。4. 采取何種方式表決？出席會議的股東，應(yīng)當(dāng)對提交表決的議案發(fā)表以下 意見之一：同意、反對或棄權(quán)。至于以何種方式發(fā)表表決意見，公司法并 未明確規(guī)定，實(shí)踐中有些公司采取記名方式投票表決，有些公司采取的是 舉手表決。5. 如何通過決議？股東會的決議有普通決議和特別決議之分。一般而言， 股東會作出普通決議，應(yīng)當(dāng)經(jīng)代表二分之一以上表決權(quán)的股東通過。股東 會作出特別決議，應(yīng)當(dāng)經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過。 公司法 第 43 條第 2 款對特別決議進(jìn)行了規(guī)定： “股東會會議作出修改公司章程、 增加或者減少注冊資本的決議，以及公司合并、分立、解散或者變更公司 形式的決議，必須經(jīng)代表三分之二以上表決權(quán)的股東通過。 ”七、如何制作會議記錄？公司法第 41 條第 2 款規(guī)定：“股東會應(yīng)當(dāng)對所議事項(xiàng)的決定作成會議 記錄，出席會議的股東應(yīng)當(dāng)在會議記錄上簽名。 ”會議記錄一般