XX公司采購供應(yīng)工作管理制度

1、金自天正公司采購供應(yīng)工作管理制度 總則 采購供應(yīng)工作是公司經(jīng)營管理的重要組成部分。 采購供應(yīng)工作必須遵守國家頒布的各項(xiàng)政策、 法規(guī)的有關(guān)規(guī)定。 采購供應(yīng)工 作人員要嚴(yán)格自律，遵紀(jì)守法，廉潔奉公。 為了加強(qiáng)對采購供應(yīng)工作的管理， 保證工程、生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)等方面所需物 資的供應(yīng)，提高采購質(zhì)量，降低采購成本，特制定本制度。 機(jī)構(gòu)與職責(zé) 采購供應(yīng)工作涉及公司以下部門，其職責(zé)分述如下： 1、采購供應(yīng)部 負(fù)責(zé)公司采購供應(yīng)及外協(xié)加工的組織實(shí)施；推薦分承包方，簽訂供需合同； 負(fù)責(zé)所有對外付款和財(cái)務(wù)報(bào)銷手續(xù)； 解決采購材料和設(shè)備在采購和使用中的有關(guān) 糾紛；負(fù)責(zé)建立健全比價采購臺帳并及時更新。 2、管理規(guī)劃部 負(fù)

2、責(zé)編制和下達(dá)工程、 生產(chǎn)、產(chǎn)品研發(fā)所需設(shè)備、物料采購計(jì)劃和外協(xié)加工 計(jì)劃；負(fù)責(zé)采購報(bào)銷的審批并履行對采購價格的監(jiān)督； 負(fù)責(zé)公司物料的庫存與存 量控制；組織對分承包方的資格審查和評價； 協(xié)調(diào)采購部與各事業(yè)部之間的工作； 協(xié)助采購部建立健全比價采購臺帳。 3、公司辦公室 負(fù)責(zé)編制和下達(dá)普通辦公用品、 勞保用品、辦公家具采購計(jì)劃；負(fù)責(zé)上述采 購報(bào)銷的審批并履行對采購價格的監(jiān)督。 4、質(zhì)量辦公室 負(fù)責(zé)組織采購物資及外協(xié)加工件的檢驗(yàn)、 驗(yàn)證；參加對分承包方的資格審查 和確認(rèn)工作； 負(fù)責(zé)對廠商供貨的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行監(jiān)督， 并將有關(guān)信息及時反饋給采 購供應(yīng)部與管理規(guī)劃部。 5、各事業(yè)部 負(fù)責(zé)提出采購及外協(xié)申請計(jì)

3、劃并提供準(zhǔn)確的采購要求； 將采購產(chǎn)品在使用過 程中發(fā)生的問題及有關(guān)信息及時反饋給管理規(guī)劃部。 采購實(shí)施辦法 （一）采購計(jì)劃 采購計(jì)劃內(nèi)容應(yīng)包含設(shè)備或材料名稱、規(guī)格型號、數(shù)量； 特殊情況時應(yīng)包含 技術(shù)要求、安裝尺寸、生產(chǎn)廠家、參考價格、交貨期等；若需從供應(yīng)商處直接發(fā) 運(yùn)到用戶現(xiàn)場，應(yīng)注明收貨單位、聯(lián)系人、到站（地址） 、郵編、電話及傳真等。 1、工程、產(chǎn)品項(xiàng)目需要的材料、設(shè)備（包括外協(xié)加工）等，由事業(yè)部根據(jù) 合同及設(shè)計(jì)任務(wù)書或生產(chǎn)任務(wù)單編制材料、設(shè)備需求計(jì)劃（又稱“材料表” ）， 經(jīng)管理規(guī)劃部（綜合計(jì)劃室） 根據(jù)合同內(nèi)容并結(jié)合庫存情況編制采購計(jì)劃下達(dá)給 采購供應(yīng)部。 2、產(chǎn)品研發(fā)項(xiàng)目需要的材料、

4、 設(shè)備，由研發(fā)部門編制材料、設(shè)備需求計(jì)劃， 經(jīng)管理規(guī)劃部（綜合計(jì)劃室）審核后編制采購計(jì)劃下達(dá)給采購供應(yīng)部進(jìn)行采購； 少量的規(guī)格、型號不確定的材料、設(shè)備（限 2000 元以下）可以由研發(fā)人員自行 采購，但事后必須補(bǔ)辦申購計(jì)劃。 3、生產(chǎn)、基建項(xiàng)目（含設(shè)備改造和設(shè)備維修） 、設(shè)計(jì)開發(fā)、辦公等需要的設(shè) 備和工具， 由使用部門按照公司設(shè)備管理制度編制設(shè)備需求計(jì)劃， 經(jīng)管理規(guī)劃部 （物產(chǎn)資源室）審核并報(bào)公司主管領(lǐng)導(dǎo) （重大項(xiàng)目和設(shè)備報(bào)董事會） 批準(zhǔn)后編制 設(shè)備采購計(jì)劃，下達(dá)給采購供應(yīng)部。 4、普通辦公用品、勞保用品、辦公家具由使用部門根據(jù)有關(guān)標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定編 制需求計(jì)劃，經(jīng)公司辦公室審批后下達(dá)給采購供應(yīng)部。

5、 （二）采購方式 采購供應(yīng)部按照采購計(jì)劃組織實(shí)施采購。采購應(yīng)按照“擇優(yōu)、擇廉、擇近” 的原則并選擇最有利的方式進(jìn)行。 采購方式一般有如下幾種： 定點(diǎn)供應(yīng)商長期報(bào) 價采購、議標(biāo)采購和一般采購。 1、定點(diǎn)供應(yīng)商長期報(bào)價采購 凡經(jīng)常使用且使用量較大的材料， 應(yīng)事先選定廠商，議定長期供應(yīng)價格， 采 購供應(yīng)部根據(jù)議定價格進(jìn)行采購。 （常用材料與設(shè)備見附件） 確定定點(diǎn)供應(yīng)商的原則： （1）由采購供應(yīng)部提供擬定為定點(diǎn)供貨廠商名單（每類設(shè)備或材料原則上 應(yīng)有三家以上供貨商，且必須是本公司的合格分承包方） ，以及供貨產(chǎn)品樣本和 報(bào)價等資料。管理規(guī)劃部負(fù)責(zé)組織相關(guān)事業(yè)部、市場營銷部、采購供應(yīng)部、質(zhì)量 辦公室等部門

6、， 共同對定點(diǎn)供貨廠商進(jìn)行綜合評價， 篩選出符合條件的供貨廠商 并確定該廠商的供貨資格與供貨范圍。 采購供應(yīng)部分別與被確定資格的廠商協(xié)商 優(yōu)惠供貨價格、 簽訂供貨協(xié)議。 采購供應(yīng)部應(yīng)及時將協(xié)議價格提交管理規(guī)劃部備 案。 （2）采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)編制包含供貨內(nèi)容及價格的定點(diǎn)供貨廠商名錄，經(jīng)上 述部門認(rèn)可后分別存管理規(guī)劃部、 采購供應(yīng)部和質(zhì)量辦公室。 采購供應(yīng)部與管理 規(guī)劃部依據(jù)此名錄進(jìn)行采購和審核。 （3）定點(diǎn)供貨廠商名錄每年評審一次，質(zhì)量辦公室、使用產(chǎn)品的相關(guān)事業(yè) 部負(fù)責(zé)對廠商供貨的產(chǎn)品質(zhì)量進(jìn)行評價， 管理規(guī)劃部和采購供應(yīng)部對廠商的交貨 及價格等情況進(jìn)行評價； 對出現(xiàn)兩次以上嚴(yán)重質(zhì)量問題的供貨商要

7、取消其供貨資 格。 （4）生產(chǎn)外協(xié)加工定點(diǎn)廠的確定參照上述辦法進(jìn)行。新增加的外協(xié)廠商必 須進(jìn)行實(shí)地考察對其生產(chǎn)條件、質(zhì)量保證能力等有關(guān)方面綜合評價后再行確定。 2、議標(biāo)采購 對于一次采購金額超過界定值的大宗材料與設(shè)備， 或重點(diǎn)工程項(xiàng)目中的一些 關(guān)鍵材料與設(shè)備，采取議標(biāo)方式進(jìn)行采購。步驟如下： （1）采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)組織相關(guān)事業(yè)部、市場營銷部、管理規(guī)劃部、質(zhì)量辦 公室等部門組成議標(biāo)小組， 確定參加投標(biāo)供貨廠商名單 （應(yīng)優(yōu)先選擇定點(diǎn)供貨廠 商）； （2）由采購供應(yīng)部向供貨廠商發(fā)出詢價標(biāo)書并回收標(biāo)書； （3）議標(biāo)小組負(fù)責(zé)對收集到的供貨廠商提供的投標(biāo)資料進(jìn)行綜合評審，采 取投票或其他方式確定供貨廠家。

8、議標(biāo)結(jié)果要形成文件， 經(jīng)議標(biāo)小組成員簽字后 分別存管理規(guī)劃部和采購供應(yīng)部； （4）采購供應(yīng)部據(jù)此與中標(biāo)的供貨廠家簽訂商務(wù)合同。 采取議標(biāo)方式一次性采購金額的界定值： ?進(jìn)口材料和設(shè)備5萬元 ?國產(chǎn)檢測儀表3萬元 ?計(jì)算機(jī)、工控機(jī)、顯示器以及附件5萬元 ?二類機(jī)電產(chǎn)品2萬元 ?變壓器、電抗器3萬元 ?電子類產(chǎn)品 1萬元 ? 生產(chǎn)制造用原材料（包括硅片、鉬片、管殼、鋼板、銅帶、散熱器、 絕緣材料 等）5萬元 ? 外協(xié)加工（包括硬件制造、軟件調(diào)試、噴漆噴塑、電鍍、包裝、運(yùn)輸 等） 2 萬元 ?常用工具、辦公用品、勞保用品、耗材等 1萬元 3、一般采購 不屬于以上兩種情況的采購方式為一般采購。 一般采

9、購要參考市場行情、 過 去的采購記錄或供應(yīng)商提供的報(bào)價，選擇三家以上進(jìn)行價格對比 , 并以各種方式 向供應(yīng)商議價， 在保證質(zhì)量和工期的前提下以最低的價格采購。 如果詢到的最低 價格或規(guī)格、型號、 性能參數(shù)與采購計(jì)劃提出的要求不相符時， 采購供應(yīng)部應(yīng)及 時通知管理規(guī)劃部協(xié)調(diào)處理；若仍有爭議，可采取議標(biāo)方法處理。 4、比價采購臺帳 采購供應(yīng)部負(fù)責(zé)建立健全比價采購臺帳。 比價采購臺帳要有三家以上供應(yīng)商 的價格對比，臺帳內(nèi)容要包括：材料名稱、型號、規(guī)格、主要技術(shù)參數(shù)、供應(yīng)商 的單位名稱、企業(yè)性質(zhì)、質(zhì)量保證體系、價格和運(yùn)雜費(fèi)用等。 比價采購臺帳要抄報(bào)管理規(guī)劃部。 管理規(guī)劃部要協(xié)助并督促采購供應(yīng)部及時 修

10、改、更新比價采購臺帳。 （三）采購作業(yè)實(shí)施 1、采購供應(yīng)部接到采購計(jì)劃以后，要根據(jù)采購事項(xiàng)的輕重緩急確定采購的 先后順 序；符合招標(biāo)、議標(biāo)條件的要及時組織議標(biāo)小組進(jìn)行招標(biāo)工作；屬于定 點(diǎn)供應(yīng)商供貨范圍的及時與供應(yīng)商聯(lián)系； 屬于一般情況的，按一般采購方式進(jìn)行。 2、詢價完成后采購經(jīng)辦人員應(yīng)詳細(xì)記錄詢價和議價結(jié)果， 擬定訂購供應(yīng)商， 與供應(yīng)商確定交貨日期并簽訂采購合同， 經(jīng)采購部負(fù)責(zé)人審核 （特殊情況需事業(yè) 部主管領(lǐng)導(dǎo)審核簽字）并報(bào)管理規(guī)劃部核準(zhǔn)后，方可蓋章生效。經(jīng)招標(biāo)、議標(biāo)確 定的采購合同可直接蓋章生效。 采購合同應(yīng)交給管理規(guī)劃部和財(cái)務(wù)金融部各一份 備案。 3、采購員要按計(jì)劃規(guī)定時間完成采購任務(wù)

11、。當(dāng)采購員、外協(xié)員認(rèn)為不能按 時按計(jì)劃完成某項(xiàng)采購任務(wù)時，應(yīng)及時向管理規(guī)劃部通報(bào)并以文字說明原因。 4、采購員、外協(xié)員采購的材料、設(shè)備按質(zhì)量辦公室有關(guān)規(guī)定進(jìn)行檢驗(yàn)或驗(yàn) 證后辦理入庫。 在執(zhí)行有直發(fā)現(xiàn)場的采購計(jì)劃單時， 應(yīng)及時將供貨商發(fā)往現(xiàn)場的 發(fā)貨證明返回到管理規(guī)劃部備案，并及時辦理入庫手續(xù)。 5、采購員、外協(xié)員采購的材料在使用中出現(xiàn)問題，采購員要負(fù)責(zé)與供貨商 聯(lián)系，處理有關(guān)事宜。 如（質(zhì)量和規(guī)格、 型號或技術(shù)性能） 不合格， 要負(fù)責(zé)退換、 退貨以至索賠。 6、按計(jì)劃采購及外協(xié)加工的付款，由管理規(guī)劃部計(jì)劃員審核后，再經(jīng)采購 部門負(fù)責(zé)人簽字，方可辦理付款手續(xù)。 （10 萬元以下由采購部門負(fù)責(zé)人審

12、批； 10 萬元以上由公司主管領(lǐng)導(dǎo)審批。 ） 7、采購經(jīng)辦人員取得購貨發(fā)票后應(yīng)及時辦理報(bào)銷手續(xù)。報(bào)銷單據(jù)由采購部 門負(fù)責(zé)人簽字（計(jì)入事業(yè)部采購附加費(fèi)用的，由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審批） ，經(jīng)管理規(guī)劃 部審核后，方可辦理報(bào)銷手續(xù)。管理規(guī)劃部計(jì)劃員在審核時應(yīng)對所購材料的型號、 數(shù)量、價格進(jìn)行核對，并逐項(xiàng)記錄備案。 特殊情況處理辦法 1、特殊情況下，采購供應(yīng)部可委托事業(yè)部進(jìn)行采購及外協(xié)加工，但必須嚴(yán) 格按本制度有關(guān)原則執(zhí)行。 2、事業(yè)部調(diào)試人員在現(xiàn)場調(diào)試期間急需材料 （ 價格低于 500 元）可自行采 購，回單位后由事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo)審核簽字并向管理規(guī)劃部補(bǔ)交采購計(jì)劃單及填寫領(lǐng)料 單。（在現(xiàn)場自行采購的材料累計(jì)金額高于 500 元，低于 5000元，經(jīng)事業(yè)部領(lǐng)導(dǎo) 批準(zhǔn)；累計(jì)金額高于 5000元，由公司主管領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)。 ） 3、特殊情況下，經(jīng)公司主管領(lǐng)導(dǎo)同意后，可依據(jù)市場營銷部的合同供貨清 單先行采購，事后由事業(yè)部補(bǔ)辦采購計(jì)劃申請單。 附件：常用材料與設(shè)備 ? 進(jìn)口控制裝置與檢測儀表 ? 國產(chǎn)普通與特殊檢測儀表 ? 計(jì)算機(jī)、工控機(jī)