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文檔簡介

1、*集團(tuán)行政系統(tǒng) 工作手冊*集團(tuán)辦公室 2013.10目錄第一部分 企業(yè)文化.- 2 -1、 集團(tuán)簡介. - 3 -2、 集團(tuán)“333”發(fā)展戰(zhàn)略 . - 3 -3、 企業(yè)理念. - 3 -第二部分 行政部門組織和職責(zé).- 5 -1、 集團(tuán)行政系統(tǒng)組織架構(gòu)圖. - 6 -2、 行政部門主要職責(zé). - 7 -第三部分 公文辦理.- 8 -1、 公文處理流程. - 9 -2、 詳細(xì)說明. - 10 -3、 注意事項(xiàng). - 12 -第四部分 檔案管理.- 13 -1、 檔案管理流程. - 13 -2、 注意事項(xiàng). - 14 -第五部分印章管理.- 16 -1、 印章管理流程及要求. - 16 -2、 注

2、意事項(xiàng). - 17 -第六部分 車輛管理.- 18 -1、 車輛預(yù)約范圍:. - 19 -2、 車輛預(yù)約使用流程. - 19 -3、 注意事項(xiàng). - 20 -第七部分 接待管理.- 21 -1、 總則. - 22 -2、 接待流程. - 22 -3、 注意事項(xiàng). - 22 -第八部分 會議組織管理.- 23 -1、 會議組織. - 24 -2、 會議紀(jì)要擬定的注意事項(xiàng). - 25 -第九部分 案例分析.- 26 -1、 公文辦理案例. - 27 -2、 檔案管理案例. - 33 -3、 印章使用案例. - 35 -4、 接待管理案例. - 36 -第一部分企業(yè)文化一、集團(tuán)簡介*,二、集團(tuán)發(fā)展戰(zhàn)

3、略*, 三、企業(yè)理念(一) 企業(yè)精神誠信勤敏謙學(xué)艱毅(二) 企業(yè)核心價(jià)值觀創(chuàng)新開放回報(bào)(三) 企業(yè)核心競爭力人才質(zhì)量品牌市場(四) 工作作風(fēng)務(wù)實(shí)求真、快速行動(五) 工作座右銘天天改進(jìn)、日日創(chuàng)新(六) 選拔人才的方法七個選擇法(業(yè)績、品德、經(jīng)歷、教育、記錄、民意、競聘)(七) 基本準(zhǔn)則一個事業(yè)心、二個務(wù)必、三個保持、四個不許1 顆強(qiáng)烈的事業(yè)心,有抱負(fù),有理想;2 個務(wù)必:務(wù)必對企業(yè)忠誠,務(wù)必懷著感恩的心態(tài);3 個保持:保持吃苦耐勞、任勞任怨、雷厲風(fēng)行的工作風(fēng)格;保持謙虛學(xué)習(xí)、戒驕戒躁,創(chuàng)新、創(chuàng)意、創(chuàng)造的工作精神;保持良好工作心態(tài),具備承受 力、有耐力、有毅力;四個不許:不許貪污腐敗、不許拉幫結(jié)

4、派、不許在企業(yè)內(nèi)有不正當(dāng)男女關(guān)系、不許介紹“三緣”關(guān)系的親戚、朋友、同學(xué)來企業(yè)工作或發(fā)生關(guān)聯(lián)交易。 (八) 干部素質(zhì)要求七四三三“七”是指忠誠、主動、勤奮、負(fù)責(zé)、專業(yè)、大局觀、團(tuán)隊(duì)精神; “四”是指執(zhí)行力、決策力、協(xié)調(diào)力、凝聚力;“三”是指把握分寸、把握尺度、把握節(jié)點(diǎn);“三”是指創(chuàng)意、創(chuàng)新、創(chuàng)業(yè)。(九) 關(guān)于加強(qiáng)管理干部作風(fēng)建設(shè)十一項(xiàng)措施為加強(qiáng)農(nóng)產(chǎn)品物流集團(tuán)管理干部作風(fēng)建設(shè),塑造忠誠雨潤、履職盡責(zé)、成事為先、遵章守紀(jì)的團(tuán)隊(duì)形象,為實(shí)現(xiàn)雨潤集團(tuán)進(jìn)入世界 500 強(qiáng)的目標(biāo)做貢獻(xiàn), 特制定以下十一項(xiàng)具體措施:1、 要忠誠企業(yè),與企業(yè)發(fā)展保持步調(diào)一致;要接受企業(yè)文化,主動履 責(zé)、甘于奉獻(xiàn)。2、 要恪盡

5、職守,不失職、不瀆職、不濫用職權(quán);要執(zhí)行首問負(fù)責(zé)制, 要敢于擔(dān)當(dāng);切忌互相推諉。3、 要成事為先,加強(qiáng)工作的計(jì)劃性,工作目標(biāo)要與實(shí)際掛鉤;要做到 指標(biāo)逐級分解、逐月分解。4、 要遵照集團(tuán)流程制度辦事;切忌越級上報(bào),切忌“先執(zhí)行、后報(bào)批”, 減少特辦、補(bǔ)辦事宜。5、 要講求工作效率,做好日清日畢;接到工作后要 4 小時(shí)內(nèi)有對接、8 小時(shí)內(nèi)有反饋、48 小時(shí)內(nèi)有結(jié)果。6、 要加強(qiáng)工作任務(wù)的考核和督辦,以結(jié)果為導(dǎo)向,完成好的要獎、做 得差的要罰;切忌走過場、搞形式主義。7、 要固化會議制度,嚴(yán)抓會議落實(shí);要做到總裁班子會議每周 1 次、職能部門會議每周 1 次、項(xiàng)目公司匯報(bào)會每月 1 次、整建制項(xiàng)目

6、公司內(nèi)部例會每 月不少于 2 次;要縮短會議時(shí)間,提高會議實(shí)效,切實(shí)改進(jìn)會風(fēng)。八、 要規(guī)范接待標(biāo)準(zhǔn),杜絕鋪張浪費(fèi);要禁止內(nèi)部相互宴請,嚴(yán)控外部 接待費(fèi)用。九、 要遵守工作紀(jì)律,加強(qiáng)紀(jì)律督查;要嚴(yán)格執(zhí)行請銷假及公出手續(xù)、 按照流程逐級匯報(bào)。十、 要嚴(yán)控日常費(fèi)用開支,加強(qiáng)費(fèi)用預(yù)算審批;要做到有計(jì)劃、有目的 的支出,要盡量少花錢或不花錢辦成事。十一、 要加強(qiáng)廉政建設(shè),加強(qiáng)反腐防腐的力度和措施,堅(jiān)決反對任何形式 的腐??;要嚴(yán)肅處理被查實(shí)的人員,相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)承擔(dān)連帶責(zé)任。第二部分行政部門組織和職責(zé)一、集團(tuán)行政系統(tǒng)組織架構(gòu)圖集團(tuán)辦公室馬鞍山項(xiàng)目 辦公室浦口橋林項(xiàng) 目辦公室石家莊公司 辦公室西安公司辦公室成都公

7、司辦公室沈陽公司辦公室徐州公司辦公室鞍山公司辦公室長春公司辦公室赤峰公司辦公室二、行政部門主要職責(zé)職責(zé) 1職責(zé) 2職責(zé) 3職責(zé) 4職責(zé) 5職責(zé) 6職責(zé) 7職責(zé) 8職責(zé) 9職責(zé) 10職責(zé) 11負(fù)責(zé)公司各類公文起草、收發(fā)、流轉(zhuǎn)、存檔工作;負(fù)責(zé)公司各類會議的組織、服務(wù)、記錄、記錄歸檔工作;負(fù)責(zé)公司各類印章使用、保管工作負(fù)責(zé)公司車輛使用、管理工作負(fù)責(zé)公司各類檔案、資料的整理、存檔、借閱和保管工作;負(fù)責(zé)公司各項(xiàng)行政管理規(guī)章制度的編制、修改、完善工作;負(fù)責(zé)跨集團(tuán)內(nèi)外部相關(guān)工作協(xié)調(diào)、對接;參與公司各類活動、接待的組織、協(xié)調(diào)工作參與公司企業(yè)文化建設(shè)、宣傳、推廣工作負(fù)責(zé)公司辦公用品等后勤管理工作參與公司法律文書

8、編審、法律事務(wù)、糾紛的處理工作第三部分公文辦理一、公文處理流程1、集團(tuán)內(nèi)部上行公文 oa 審批流程職能部門、項(xiàng)目公司人員(申請人) 起草報(bào)告、請示等草稿(電子版)草稿交行政人員(職能部門行政人 員、項(xiàng)目公司辦公室)審核(審核 格式、內(nèi)容等)分公司辦公室負(fù)責(zé)人審核后由第審核無誤后,由行政人員(職能部一負(fù)責(zé)人簽發(fā) 責(zé)人簽發(fā)。/職能部門第一負(fù)門行政人員、項(xiàng)目公司辦公室)在 集團(tuán)集oa團(tuán)上總發(fā)裁起審農(nóng)批產(chǎn)品集團(tuán)上行文辦文專員收文登記、并根據(jù)相關(guān)制 度進(jìn)行文件審核、對公文事項(xiàng)進(jìn)行 簡要描述,并給出擬辦意見。分管總裁審批流程集團(tuán)辦公室主任對文件內(nèi)容、公文 事項(xiàng)簡要描述及擬辦意見進(jìn)行復(fù)審相關(guān)部門根據(jù)文件內(nèi)容

9、出具意見根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)批示及審批權(quán)限確定文件 下發(fā)存檔或上報(bào)待存檔第1條 上報(bào)控股集團(tuán)公文 oa 審批流程第2條 集團(tuán)內(nèi)部下行公文流程集團(tuán)辦公室辦文專員擬稿(根據(jù)領(lǐng) 導(dǎo)批示、要求按照集團(tuán)規(guī)定擬定相 關(guān)公文)交由相關(guān)部門或集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)會簽集團(tuán)辦公室主任對文件內(nèi)容、公文 格式進(jìn)行審核集團(tuán)辦公室辦文專員擬制發(fā)文稿紙交由簽發(fā)人簽發(fā)分發(fā)至指定部門或人員二、詳細(xì)說明(一)公文的擬定1、 公文擬定應(yīng)內(nèi)容簡潔、主題明確、用語準(zhǔn)確、書寫規(guī)范、結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)、文 字精煉。2、 嚴(yán)格遵守集團(tuán)公文處理規(guī)定及控股集團(tuán)相關(guān)規(guī)定(附件一、附件二、附 件三)。(二)公文的處理1、收文辦理(1)收文登記對收到的公文逐件清點(diǎn),核對無誤后對文件的

10、主要信息進(jìn)行登記。登記信息包括:收文日期、來文單位、來文文號、文件標(biāo)題、文件內(nèi)容概述 等。(2)文件審核對收到的公文進(jìn)行審核,重點(diǎn)包括審核文件是否符合行文規(guī)則,文種、格式是否符合要求、文件附件是否完整(附件四)、文件所述事項(xiàng)是否應(yīng)由本部門或 本單位辦理、若文件不符合相關(guān)規(guī)定,可退回來文單位并說明理由。(3)出具擬辦意見在文件審核無誤之后,根據(jù)公文內(nèi)容出具擬辦意見。擬辦意見應(yīng)明確是否需相關(guān)部門、相關(guān)分管領(lǐng)導(dǎo)出具意見。(4)過程復(fù)審1 在文件會簽過程中,若相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)給出否定意見,應(yīng)根據(jù)相關(guān) 領(lǐng)導(dǎo)意見將文件退回來文單位。2 在文件會簽過程中,若相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)簽署需擬辦意見未提到的相關(guān)部門

11、或相關(guān)人員出具意見,應(yīng)及時(shí)根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見將文件轉(zhuǎn)呈至指定部門或 人員。 在文件會簽過程中,若相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)提出需來文單位補(bǔ)充資料、附件或說明等,應(yīng)根據(jù)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)意見將文件退回來文單位并要求其補(bǔ)充資料重新 上報(bào)。(5)總裁審批相關(guān)部門及分管領(lǐng)導(dǎo)出具意見后,文件交由集團(tuán)總裁審批。(6)審批完成文件處理根據(jù)集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)批示及集團(tuán)權(quán)限劃分(附件五),對批示文件進(jìn)行下一步處理: 集團(tuán)總裁審批權(quán)限內(nèi)的文件根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)審批意見,對文件進(jìn)行分發(fā),分發(fā)范圍包括:來文單位行政人員或 辦公室、出具意見的相關(guān)部門、需對審批意見執(zhí)行的相關(guān)部門或人員。 集團(tuán)總裁審批權(quán)限外的文件根據(jù)集團(tuán)審批意見,及時(shí)擬定公文上報(bào)控股集團(tuán)審批,

12、并做好上報(bào)文件的跟 催、審批后分發(fā)工作。(7)文件存檔對完成批復(fù)的文件及時(shí)存檔,文件存檔前應(yīng)對存檔文件進(jìn)行登記并編號,登記主要內(nèi)容包括:存檔編號、收文日期、來文單位、來文文號、文件標(biāo)題、文件內(nèi)容概述、審批人、審批意見、分發(fā)范圍、審批結(jié)束日期、分發(fā)日期、存檔日期 等。(三)注意事項(xiàng)1. 公文處理應(yīng)做到及時(shí)、準(zhǔn)確、無誤。2. 公文處理過程中應(yīng)注意催辦,提醒相關(guān)人員盡快進(jìn)行文件批示。3. 行文應(yīng)當(dāng)確有必要,注重效用,注重針對性和可操作性。4. 行文關(guān)系根據(jù)隸屬關(guān)系和職權(quán)范圍確定,不得越級請示和報(bào)告。5. 所有上行文(報(bào)告、請示等)應(yīng)由主要負(fù)責(zé)人簽發(fā)。6. 請示應(yīng)一事一請,不得在報(bào)告等非請示類文件中夾

13、帶請示事項(xiàng)。7. 辦文專員應(yīng)加強(qiáng)公文處理內(nèi)容的了解,對文件所涉及事項(xiàng)做到簡單了解, 加強(qiáng)與來文單位溝通。8. 辦文專員對存檔文件應(yīng)妥善保管,確保文件完整,并嚴(yán)格遵守集團(tuán)文件借 閱制度,保證存檔文件不會遺失,機(jī)密文件不會外泄。第四部分檔案管理一、檔案管理流程需存檔的資料及時(shí)交檔案管理員檔案員檢查,清點(diǎn) 資 料 是 否 完整?n送達(dá)退回原部門修改y檔案員填寫檔案登記表, 歸檔部門人員簽字確認(rèn)。檔案員進(jìn)行檔案編碼檔案資料借閱檔案是否同意借閱?同意交已審核檔案資料借閱申請表至檔案員辦理借閱手續(xù)檔案員填寫檔案借閱登記表不同意退還檔案資料辦公室負(fù)責(zé)人、借閱人簽字 借閱3 天內(nèi)歸還、檔案員清點(diǎn)查收借閱人在檔

14、案借閱登記表上簽字確認(rèn)歸還二、注意事項(xiàng)檔案員歸檔防止和克服“七重七輕”1、 防止“重集中突擊,輕日常推進(jìn)”。上邊推一推,下邊動一動,突擊收 集材料、突擊整理案卷、突擊改造保管條件,日常重視力度應(yīng)加強(qiáng);2、 防止“重坐門等客,輕主動服務(wù)”。被動接待查閱和收集材料多,你來我收,來多少收多少,把關(guān)不嚴(yán),主動上門服務(wù)、收集材料力度應(yīng)跟上;3、防止“重檔案使用,輕規(guī)范流程”。注意檔案使用工作便捷同時(shí),往往不能一視同仁,越過流程、忽視制度規(guī)定的要堅(jiān)決杜絕;4、 防止“重檔案分類,輕密級劃分”。部門按照類別系統(tǒng)性歸檔的同時(shí), 要注重檔案秘密區(qū)別對待和知悉權(quán)限范圍界定;5、 防止“重紙質(zhì)檔案,輕電子臺賬”。不

15、局限于當(dāng)“保管員”,紙質(zhì)檔案之 外的電子文檔、臺賬的建立、保管要深入;6、 防止“重制度建立,輕制度落實(shí)”。注重建立健全規(guī)章制度,但執(zhí)行起來 不夠嚴(yán)格,對領(lǐng)導(dǎo)和熟人較寬,對基層和陌生人較嚴(yán);7、 防止“重檔案整理,輕手段保障”。注重檔案管理軟環(huán)境提高的同時(shí), 檔案保管安全措施的硬手段應(yīng)引起重視。第五部分印章管理一、印章管理流程及要求 (一)印章領(lǐng)取流程用章領(lǐng)取申請分公司相關(guān)責(zé)任人存檔 結(jié)束(二)印章使用流程填寫用章審批表分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)控股集團(tuán)檔案室領(lǐng)取經(jīng)辦人簽字確認(rèn)集團(tuán)總裁簽字確認(rèn)控股集團(tuán)董事局辦公 室負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)存檔、結(jié)束蓋章第一負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)二、印章管理注意事項(xiàng)1

16、、各子(分)公司應(yīng)設(shè)置專門的電子保險(xiǎn)柜用于公司公章和合同專用章的存放,由總經(jīng)理保管保險(xiǎn)柜密碼,總經(jīng)理指定的企管辦主任保管鑰匙;保險(xiǎn)柜鑰匙不得亂丟亂放,密碼不得私自泄露。財(cái)務(wù)專用章和法人章應(yīng)分開保管,財(cái)務(wù)專用章由財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管,法人章有子(分)公司辦公室負(fù)責(zé)人領(lǐng)取和保管。保管人應(yīng)在印章保管登記表上記錄簽名。 保險(xiǎn)柜密碼必須 3 個月更換一次;2、 印章原則上不允許帶出公司;3、 子分公司、項(xiàng)目部不得私刻任何印章(未經(jīng)董事會同意);4、 每份蓋章的合同、文件必須留存原件(不論文件多少頁等情況);5、 嚴(yán)禁在空白紙上蓋章;6、 所有用章文件必須由印章管理員親自蓋章;7、 子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于施

17、工簽證、變更類的文件需要用章的,必須由分管總裁簽署 意見,否則不得蓋章;8、 子分公司、項(xiàng)目部關(guān)于抵押、擔(dān)保、過戶、融資、工商變更與注銷等類特別重要的 合同、文件用章必須請示集團(tuán)董事會辦公室。董事長簽字的可除外;9、 用章文件頁數(shù)超過 2 頁(含 2 頁)的,必須加蓋騎縫章;10、 員工要求公司出具收入證明、實(shí)習(xí)證明、工作證明等情況的,印章管理員應(yīng)審核文件內(nèi)容,要求人資部、財(cái)務(wù)部等相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)簽字,證明與事實(shí)相符,否則不予蓋章,更不能在 文件中出現(xiàn)任何擔(dān)保類的表述;11、 僅有簽字和蓋章而本頁無正文內(nèi)容的頁面(簽字頁),如需蓋章,必須和前面正文 內(nèi)容加蓋騎縫章或在本頁正(反)面說明用途或相關(guān)情況,

18、否則不予蓋章;12、 申請蓋章的合同或其他文件必須內(nèi)容填寫完整(含抬頭、備注、空格、領(lǐng)導(dǎo)簽名等), 一律不能留有空白,無須填寫處應(yīng)劃掉。嚴(yán)禁給內(nèi)容填寫不完整的文件用章;13、 嚴(yán)禁私自辦理印章交接手續(xù);14、 合同正文原則上不能有手寫修改之處,如必須修改相應(yīng)內(nèi)容的應(yīng)當(dāng)由合同雙方領(lǐng)導(dǎo) 簽字并加蓋公章,否則不予蓋章;15、 一式多份的合同、文件須審核每份是否內(nèi)容一致;16、 作廢或損壞的印章不得私自銷毀,必須由總經(jīng)理帶回集團(tuán)總部檔案室予以統(tǒng)一封存;17、 合同落款處須有子分公司(或項(xiàng)目部)總經(jīng)理或其授權(quán)人簽字,如無簽字的予以退回補(bǔ)簽。并且必須根據(jù)合同金額大小由對應(yīng)權(quán)限的領(lǐng)導(dǎo)簽署,不得越權(quán)越級代為簽

19、署; 18、印章使用審批表上的用章次數(shù)應(yīng)大寫;19、原則上,合同必須由對方先蓋章。第六部分車輛管理一、車輛預(yù)約范圍:為了促進(jìn)集團(tuán)公務(wù)用車管理規(guī)范化,提高小車使用效益,特制定本制度。集 團(tuán)下屬各子(分)公司參照本制度執(zhí)行。用車范圍:以下情況可安排用車1、 集團(tuán)、子(分)公司大型接待(政府、媒體、企事業(yè)單位等);2、 集團(tuán)總裁級及以上領(lǐng)導(dǎo)因公出差至子(分)公司;3、 集團(tuán)總部總經(jīng)理及以下人員去項(xiàng)目公司項(xiàng)目公司不得安排車輛接送。 4、其他特殊情況。二、車輛預(yù)約使用流程1、集團(tuán)總部用車流程:經(jīng)辦人填寫 oa 流程 (控股集團(tuán)用車申請流程)部門負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)南京市內(nèi)南京市外用車車輛使用完畢費(fèi)用結(jié)算2、分

20、公司用車流程:用車控股集團(tuán)車隊(duì)審批確認(rèn)控股集團(tuán)董事局辦公室 負(fù)責(zé)人審批確認(rèn)經(jīng)辦人填寫用車申請單費(fèi)用結(jié)算部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)車輛使用完畢分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)辦公室負(fù)責(zé)人派車三、車輛注意事項(xiàng)(一) 用車預(yù)約申請1、 非緊急、特殊事務(wù),各部門用車必須提前一天進(jìn)行預(yù)約;2、 預(yù)約用車者必須按預(yù)約用車時(shí)間準(zhǔn)時(shí)用車,如有變動,至少應(yīng)在所約時(shí)間 前半天通知車輛管理部門;3、 集團(tuán)總部長途用車必須有總裁級領(lǐng)導(dǎo)及董事局辦公室負(fù)責(zé)人簽字,子(分) 公司長途用車必須有分公司第一負(fù)責(zé)人簽字;4、 各子(分)公司車輛每次外出,駕駛員必須接到派車單后方可出車,每 次出車回到公司后駕駛員必須填寫出車記錄;(二)特殊情況:1、

21、因不可抗力因素,難以履行預(yù)約手續(xù),且急需用車的(如工傷、急診、危機(jī)公關(guān)等與 相關(guān)的緊急事件等),小車班或各項(xiàng)目公司可根據(jù)車輛的狀況給與 派車,但用車部門需于一天內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。2、公司組織的集體活動,如確需用車的,集團(tuán)總部必須經(jīng)過總裁級領(lǐng)導(dǎo)批 準(zhǔn),子(分)公司必須經(jīng)過第一負(fù)責(zé)人批準(zhǔn),否則不予派車。第七部分接待管理一、總則接待是集團(tuán)公司行政事務(wù)和公關(guān)活動的重要部分,為了加強(qiáng)對外公共關(guān)系、提高宣傳效果、樹立公司良好的外部形象,規(guī)范接待工作,特制定本制度。接待包括集團(tuán)所屬各部門和各子(分)公司經(jīng)營管理活動所必須的會談、 接送、食宿、購票和陪同參觀等方面的安排和工作。適用于集團(tuán)公司各事業(yè)部、各部門和各

22、子(分)公司。二、接待流程填寫接待申請單用餐準(zhǔn)備禮品準(zhǔn)備接待檔案存檔三、接待注意事項(xiàng)部門負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)參觀、洽談分公司負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)辦公室負(fù)責(zé)前期準(zhǔn)備(席 卡、會議室等)(1) 不得以任何理由拒絕善意來訪者。若因人數(shù)過多而不便一次接待的, 在條件允許的情況下,可分批接待;(2) 因工作需要安排客人用餐、住宿、用車、旅游、訂票的必須提前一天 以上通知相關(guān)接待部門;(3) 總部在酒店用餐時(shí),在經(jīng)接待部門負(fù)責(zé)人和總裁領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后,方 可進(jìn)行接待;各分公司需經(jīng)分公司第一負(fù)責(zé)人同意后方可接待;(4) 一般來訪人員,公司只負(fù)責(zé)幫其預(yù)訂住宿,住宿期間產(chǎn)生的任何費(fèi)用原則上公司不予支付,負(fù)責(zé)接待人員須事先與客

23、人交代清楚;政府來訪人員根據(jù)實(shí)際情況進(jìn)行操作;(五)接待費(fèi)用納入部門成本考核:對口接待費(fèi)用劃入接待部門。第八部分會議組織管理一、會議組織會議組織是行政管理的一項(xiàng)重要工作,是行政核心職能之一。會議組織的好壞直接影響著會議的效果。行政部門,尤其是各子(分)公司的行政部,作為公司性會議的直接組織者,應(yīng)該要做好會前、會中和會后的各項(xiàng)工作,才能確保 會議的效果最好、最優(yōu)。會議組織管理一般分為會前準(zhǔn)備、會中控制和會后落實(shí)三個步驟。1、會前準(zhǔn)備包括:會場布置、席卡擺放、設(shè)備調(diào)試、會議紀(jì)律、會議材料的準(zhǔn)備等。會議組織部門要提前考慮到會議期間可能出現(xiàn)的各種狀況,準(zhǔn)備好應(yīng)急方案,以備不時(shí)之需,尤其是各類重大的、大

24、型的會議,會前準(zhǔn)備工作就顯得至關(guān)重要。需要特別說明的要組織召開電話會議的公司,務(wù)必要提前與集團(tuán)辦公室聯(lián)系,預(yù)定 電話會議系統(tǒng)并獲得上線方式。2、會中控制包括:會議紀(jì)律的強(qiáng)調(diào)、會議議程的執(zhí)行、會議時(shí)間的控制及突發(fā)、臨時(shí)狀況的處理。會議組織部門在會議推進(jìn)過程中,要根據(jù)會議議程及會場實(shí)際進(jìn)程合理提醒和控制會議的時(shí)間,對于會議推進(jìn)中出現(xiàn)的突發(fā)狀況(如臨時(shí)通知其他人 員參會、座位安排、設(shè)備出現(xiàn)故障等)要提前做好預(yù)案。3、會后落實(shí)包括:會場收拾、會議紀(jì)要的擬定、會簽和下發(fā)、會議任務(wù)的跟催和反饋等。原則上會議紀(jì)要要在會后 2 天內(nèi)完成擬定、會簽和下發(fā)。對于會議上布置和安排 的任務(wù),行政部門要進(jìn)行整理和匯總,

25、定期跟進(jìn)任務(wù)進(jìn)度情況。二、會議紀(jì)要擬定的注意事項(xiàng)會議紀(jì)要主要是對會議召開的目的、會議上布置和安排工作、領(lǐng)導(dǎo)提出的具體要求等進(jìn)行的整理 。會議紀(jì)要除了是對會議召開的一種記錄見證,同時(shí)也是部署、安排工作的一種途徑和方式。紀(jì)要內(nèi)容的準(zhǔn)確與否,就要求記錄人員要 能認(rèn)真聽、詳細(xì)記錄,并能領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的講話精神。擬定會議紀(jì)要要注意以下幾點(diǎn):1、 會議紀(jì)要要做到言簡意賅,突出核心內(nèi)容即可,切勿用含糊不清的語 句和字眼。2、 會議紀(jì)要中涉及的會議任務(wù),要做到“四明確”,即明確時(shí)間節(jié)點(diǎn)、明 確責(zé)任人、明確任務(wù)內(nèi)容、明確考核標(biāo)準(zhǔn)。3、 會議紀(jì)要擬定后,要及時(shí)進(jìn)行會簽,原則上參會人員應(yīng)該全部會簽; 紀(jì)要應(yīng)于會后 2 日

26、內(nèi)完成會簽并下發(fā)。4、 會議紀(jì)要須按照統(tǒng)一的模板格式,套用文號,并做好登記和存檔工作。 5、 會議紀(jì)要的發(fā)放范圍要根據(jù)會議的類型及紀(jì)要中涉及的范圍進(jìn)行確定;對于專項(xiàng)會議或涉密的會議,紀(jì)要原則上只發(fā)放參會人員。第九部分案例分析公文辦理案例案例 1:*交字2013*號簽發(fā)人:關(guān)于購買辦公車輛的請示尊敬的 *:您好!*公司現(xiàn)有人員 30 人,部門主要職責(zé)包括:*, 因公司招商部門外聯(lián)工作較多,且公司附近無公交線路,為 滿足正常辦公需求,提高工作效率,擬申請采購辦公車輛一 部,建議型號為 *,合計(jì)所需費(fèi)用 900000 元。妥否,請批示!*交易中心有限公司文件 2013 年*月*日(聯(lián)系人: *聯(lián)系電

27、話: * )*交易中心有限公司文件 2013 年*月*日印發(fā)案例分析:一、文件中存在的問題:1、 公文格式問題:公文中貨幣格式應(yīng)為玖拾萬元整(¥900,000.00)2、 公文所需附件:購車文件需提供:公司規(guī)模、項(xiàng)目目前進(jìn)展情況、公司現(xiàn)有車輛情況、周邊子公司車輛情況、購買原因,該文件所需支撐性說明不全。二、處理意見:因公文內(nèi)容錯誤(貨幣書寫方式)及所需附件不全,現(xiàn)退回, 請項(xiàng)目公司根據(jù)集團(tuán)規(guī)定重新擬定后報(bào)送。案例 2:辦字 2013*號簽發(fā)人:關(guān)于*的報(bào)告尊敬的 *:您好!*項(xiàng)目現(xiàn)已取得土地 *,各項(xiàng)工作正有序推進(jìn),現(xiàn) 由于*,經(jīng)公司領(lǐng)導(dǎo)、相關(guān)部門討論后,建議 *。妥否,請批示!附件: 1.*

28、(聯(lián)系人: *集團(tuán)辦公室2013 年*月*日 聯(lián)系電話: *)*集團(tuán)辦公室 2013 年*月*日印發(fā)案例分析:報(bào)告、請示兩種公文性質(zhì)完全不同,報(bào)告為向上級領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)工作進(jìn)展、匯報(bào)某些事項(xiàng)時(shí)所用文體,請示則為需上級領(lǐng)導(dǎo)審批、指示是所用問題,對報(bào)告審批時(shí),上級領(lǐng)導(dǎo)可不簽署具體意見,圈閱即可,請示文件則應(yīng)出具相關(guān)意見,明確 表示是否同意或研究。案例 3:*字2013*號簽發(fā)人:關(guān)于*的請示尊敬的 *:您好!1、 鑒于由*有限公司、*有限公司和*公司三方達(dá) 成的合作協(xié)議書及補(bǔ)充協(xié)議書解除生效,*、* 通過*有限公司將補(bǔ)償款 2 萬元現(xiàn)已支付于江蘇雨潤 * 有限公司。2、 目前該公司拖欠民工工資較多,余下

29、的工程款遠(yuǎn)不 足以支付民工工資,所以該公司遲遲不到我司辦理結(jié)算,反 而告知民工為我公司未匯工程款,還讓民工到我公司討要說 法。針對這種情況我司已經(jīng)多次與該公司協(xié)調(diào),并兩次發(fā)函 要求該公司處理,該公司以我項(xiàng)目計(jì)算建筑面積有誤(該公 司要求按滴水為界計(jì)算建筑面積)為由,故意不辦。故我司 建議給該公司發(fā)律師函,但成都項(xiàng)目沒有律師,懇請集團(tuán)法 務(wù)部提供法律支持。3、*公司報(bào)送文件,要求對某項(xiàng)工程所需材料自行采 購,原因?yàn)橥こ坛邪鼏挝粺o法談攏材料價(jià)格,文件中未注 明商談細(xì)節(jié),只寫明自行采購價(jià)格,文件處理時(shí),電話咨詢對接人員(下班時(shí)間),被告知是 * 部門行文上報(bào)的,具體 細(xì)節(jié)不清楚,直接咨詢 *部門,

30、該部門人員告知,此事前期 為另一部門負(fù)責(zé)商談,具體細(xì)節(jié)不清楚。妥否,請批示!附件: 1.*部門現(xiàn)有人員及電腦配置情況(聯(lián)系人: *集團(tuán)*2013 年*月*日 聯(lián)系電話: *)集團(tuán)* 2013 年*月*日印發(fā)案例分析:在進(jìn)行公文擬制時(shí),首先需要保證的便是內(nèi)容清晰、主題明確,應(yīng)確保一個完全不了解所述內(nèi)容的人在閱讀完畢公文之后,能夠清楚的了解公文所述內(nèi)容、 主題,若公文擬制后無法保證此點(diǎn),則該公文未完全不合格公文。案例 4:辦字 2013*號簽發(fā)人:關(guān)于前往美國明尼蘇達(dá)州考察的請示 尊敬的董事長:您好!根據(jù)您在 5 月 2 日項(xiàng)目匯報(bào)會上的要求,農(nóng)產(chǎn)品集團(tuán) * 總裁、 *副總裁協(xié)同 *副總裁擬定于

31、6 月 20 日左右前往 美國明尼蘇達(dá)州布盧明頓市,針對西安項(xiàng)目 4#地塊商業(yè) mall 規(guī)劃建設(shè)事宜考察美國最具規(guī)模的封閉式購物中心 mall of america,計(jì)劃考察周期為 7 天,根據(jù)初步計(jì)算,往返機(jī) 票及火車票費(fèi)用約為 85000 元、食宿費(fèi)用約為 25000 元,共 計(jì)約為壹拾壹萬元整(¥110,000.00),所有費(fèi)用以發(fā)生為 準(zhǔn),據(jù)實(shí)報(bào)銷,總額控制在 11 萬元以內(nèi),不納入農(nóng)產(chǎn)品集 團(tuán)預(yù)算考核。妥否,請批示。*集團(tuán)辦公室2013 年 5 月 11 日(聯(lián)系人: *聯(lián)系電話: 8888)*集團(tuán)辦公室 2013 年 5 月 11 日印發(fā)案例分析:集團(tuán)領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)董事長指示,前往美國考察商業(yè) mall,因領(lǐng)導(dǎo)未指示前往美國何地,考察哪一個商業(yè) mall,因此需針對美國商業(yè) mall 情況進(jìn)行整體調(diào)查,最終確定具有代表性的美國明尼蘇達(dá)州商業(yè) mall,并應(yīng)針對往返機(jī)票價(jià)格、住宿價(jià)格進(jìn)行查詢,估算用餐價(jià)格,最終形成專題報(bào)告。注意:類似出國考察費(fèi)用應(yīng)注明列為專項(xiàng),不納入考核。二、檔案管理案例案例 5:檔案保管圖 1圖 2案例分析:檔案存檔工作要注重檔案類別、時(shí)間先后、邏輯關(guān)聯(lián)性三大原則進(jìn)行

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