企業(yè)檔案管理制度系統(tǒng)操作指導(dǎo)

1、企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作指導(dǎo)作者:日期:企業(yè)檔案管理系統(tǒng)操作指導(dǎo)量子偉業(yè)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)根據(jù)電子檔案管理及利用的特點(diǎn)，提供 了建庫、數(shù)據(jù)錄入、文檔掃描、立卷歸檔、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、檔案統(tǒng)計(jì)、檔案編 研、檔案銷毀、檔案損壞、檔案丟失找回、年報(bào)管理、庫房實(shí)體管理、報(bào) 表輸出、光盤制作、查閱、借閱以及網(wǎng)絡(luò)化瀏覽、下載、打印等完整、強(qiáng) 大的功能。根據(jù)檔案管理的分工不同，在邏輯上分為信息采集、業(yè)務(wù)管理、 信息利用、系統(tǒng)設(shè)置、安全防護(hù)五個(gè)部分：其中“信息采集”、“業(yè)務(wù)管理”及“信息利用”三個(gè)部分包括了用戶 日常檔案管理的主要內(nèi)容，實(shí)現(xiàn)了檔案信息的收集、整理、管理、利用的 網(wǎng)絡(luò)化和電子化。系統(tǒng)設(shè)置和安全防護(hù)是整個(gè)檔案管

2、理系統(tǒng)安全、高效運(yùn) 行的基礎(chǔ)。用戶在系統(tǒng)設(shè)置部分，利用系統(tǒng)提供的模板定制技術(shù)來定制本 單位的檔案管理體系。系統(tǒng)的安全防護(hù)主要提供對(duì)用戶訪問系統(tǒng)權(quán)限的嚴(yán) 密管理以及對(duì)電子檔案數(shù)據(jù)的安全存儲(chǔ)管理。系統(tǒng)強(qiáng)大的定制功能使得量子偉業(yè)企業(yè)可以滿足不同行業(yè)、不同規(guī)模 的企（事）業(yè)單位的不同應(yīng)用。并且由于設(shè)計(jì)的靈活性，可以讓用戶自己 量身定制，使其更加符合用戶自身的需求。一、信息采集數(shù)據(jù)收集部分包含建庫、接口引入、數(shù)據(jù)錄入、數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換、立 卷歸檔等功能。實(shí)現(xiàn)不同來源的各類檔案的數(shù)據(jù)收集錄入工作，是 整個(gè)系統(tǒng)檔案電子化的入口?，F(xiàn)行文件信息可以通過與 OA MIS ERR PDM等系統(tǒng)建立接口程序，自動(dòng)采集到預(yù)歸檔

3、庫并網(wǎng)上歸檔； 實(shí)體紙 質(zhì)檔案、照片檔案以及音像檔案可以通過掃描、非線性編輯等手段 采集到檔案庫里；以前的歷史數(shù)據(jù)可以通過數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換引入到檔案系 統(tǒng)里來。1. 建立預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫主要用于錄入和管理文件狀態(tài)的信息，這包括需要 預(yù)歸檔的文件、無須歸檔的資料，文件信息來源的多樣性決定了數(shù)據(jù) 庫的管理層次及管理結(jié)構(gòu)要能夠靈活的對(duì)這種情況靈活適應(yīng)，系統(tǒng)在建庫時(shí)提供三個(gè)層次的節(jié)點(diǎn)管理：（1）分類結(jié)點(diǎn)類似于Windows操作系統(tǒng)里的文件夾，并可以建立下一層分類， 系統(tǒng)最多可以支持64層的深度擴(kuò)展，分類結(jié)點(diǎn)主要用來顯示并管理 “目錄樹”，并不用于管理具體的數(shù)據(jù)。（2）模板結(jié)點(diǎn)用于表示一個(gè)管理的類型，模

4、板里將包括該管理類型的數(shù)據(jù)庫結(jié) 構(gòu)、錄入字段、界面、報(bào)表格式、排序設(shè)置、網(wǎng)頁發(fā)布字段等具體管 理細(xì)則。（3）數(shù)據(jù)結(jié)點(diǎn)用于建立管理具體數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)庫，可以按照年度、分類、項(xiàng)目等 任意角度建庫，在此庫里錄入、存儲(chǔ)、管理、利用數(shù)據(jù)。2. 建立檔案數(shù)據(jù)庫檔案檔數(shù)據(jù)庫主要用于錄入和管理檔案信息，包括文書、科技、 財(cái)務(wù)、照片、音像、實(shí)物、專業(yè)、特殊載體以后任意其它用戶需要管理的檔案類型，檔案數(shù)據(jù)庫的建立和預(yù)歸檔數(shù)據(jù)庫的建立基本相似。具體的數(shù)據(jù)結(jié)點(diǎn)支持項(xiàng)目級(jí)、案卷級(jí)、文件級(jí)以及件盒級(jí)管理方式。3. 數(shù)據(jù)錄入（1）目錄著錄用戶在此進(jìn)行項(xiàng)目、案卷、卷內(nèi)、件盒級(jí)等不同管理目錄的錄入工作, 系統(tǒng)提供記錄增加、插入、刪

5、除、編輯、檢索、排序等操作。為減少錄入 工作強(qiáng)度，系統(tǒng)提供以下功能加快錄入速度：項(xiàng)目、案卷、卷內(nèi)目錄關(guān)聯(lián)用戶逐級(jí)按照項(xiàng)目、案卷、卷內(nèi)目錄錄入數(shù)據(jù)，系統(tǒng)自動(dòng)關(guān)聯(lián)項(xiàng) 目下的案卷、案卷自動(dòng)關(guān)聯(lián)其下的卷內(nèi)目錄。可以根據(jù)檔案模板的設(shè) 置，將上級(jí)目錄的相同信息自動(dòng)攜帶到下一級(jí)目錄，系統(tǒng)自動(dòng)計(jì)算整 個(gè)項(xiàng)目和案卷的起止日期，對(duì)文件件數(shù)、總頁數(shù)進(jìn)行自動(dòng)記數(shù)，在增 力口、刪除、插入記錄時(shí)自動(dòng)調(diào)整。指定記錄追加攜帶使用此功能，可在增加記錄時(shí)將指定記錄的內(nèi)容自動(dòng)復(fù)制，在此基礎(chǔ) 上局部修改。插、刪卷狀態(tài)錄入模式系統(tǒng)支持插、刪卷模式，在此模式下，在插入、刪除案卷時(shí)，系統(tǒng)自動(dòng)調(diào)整案卷號(hào)。字段代碼維護(hù)可將常用的有規(guī)律的錄入字

6、段設(shè)置相應(yīng)代碼，錄入時(shí)自動(dòng)產(chǎn)生下拉菜單，選擇錄入。信息自動(dòng)生成可在系統(tǒng)中設(shè)置檔號(hào)的組成規(guī)則以及主題詞庫，在著錄時(shí)系統(tǒng)自動(dòng)生 成檔號(hào)、主題詞可以通過分析主題詞庫實(shí)現(xiàn)自動(dòng)標(biāo)引。自動(dòng)查重系統(tǒng)提供自動(dòng)查重功能，出現(xiàn)重復(fù)信息，系統(tǒng)自動(dòng)提示。批量修改、批量刪除系統(tǒng)可對(duì)用戶選擇的一批數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)一操作，包括批量修改內(nèi)容、批量加前綴、批量加后綴、批量刪除數(shù)據(jù)。（2）文件掃描用戶可以在本模塊中對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行掃描，根據(jù)命名規(guī)則，系統(tǒng)自動(dòng)生 成文件名?？梢詫?duì)掃描文件進(jìn)行圖像處理（非標(biāo)準(zhǔn)版本功能），包括糾偏、去 污、去黑邊、去雜點(diǎn)、組成文檔等操作。（3）電子文件掛接單個(gè)記錄文件上傳將記錄對(duì)應(yīng)的文件自動(dòng)上傳到服務(wù)器，并且

7、與目錄做好對(duì)應(yīng)。批量掛接根據(jù)文件命名規(guī)則，批量將一批文件上傳到服務(wù)器，并且批量與目錄 做好對(duì)應(yīng)。4. 數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換（1）數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)入將外部的數(shù)據(jù)按一定規(guī)則轉(zhuǎn)入到當(dāng)前的檔案管理系統(tǒng)中來。本系統(tǒng)所提供的數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換功能可支持多種數(shù)據(jù)庫，可以把不同檔案整理形成的數(shù)據(jù)(檔案信息)轉(zhuǎn)換到當(dāng)前的系統(tǒng)，同時(shí)也為用戶提供了一個(gè) 通用的轉(zhuǎn)換接口，可以在不同數(shù)據(jù)庫之間進(jìn)行數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)換。(2)數(shù)據(jù)轉(zhuǎn)出將系統(tǒng)中的數(shù)據(jù)按一定規(guī)則轉(zhuǎn)出去，轉(zhuǎn)出的數(shù)據(jù)格式為國家檔案 局規(guī)定的標(biāo)準(zhǔn)格式。5. 立卷歸檔立卷歸檔是文件與檔案的接口，是實(shí)現(xiàn)文件與檔案一體化管理的主要 環(huán)節(jié)。利用此模塊可將文件信息按照用戶定義的立卷規(guī)則，自動(dòng)轉(zhuǎn)化為檔案 信息，同時(shí)自動(dòng)

8、生成檔案所需的檔號(hào)、案卷號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、盒號(hào)、件號(hào) 等相關(guān)信息。根據(jù)用戶立卷歸檔的分工不同可以選擇部門立卷或者檔案室 集中立卷；根據(jù)編目規(guī)則的不同，還可以選擇組卷模式和一事一件方式。(1)立卷選項(xiàng)設(shè)置在此模塊中選擇立卷的方式，如：是部門立卷還是檔案室集中立卷， 是組卷模式還是一事一件管理模式；并且可以設(shè)置文件庫與檔案庫的字段 對(duì)應(yīng)關(guān)系，可以實(shí)現(xiàn)異構(gòu)數(shù)據(jù)的轉(zhuǎn)換。(2)立卷歸檔文件價(jià)值自動(dòng)鑒定結(jié)合用戶保管期限分類表中確定的歸檔范圍，系統(tǒng)可以智能對(duì)歸檔文 件進(jìn)行鑒定，批量自動(dòng)生成分類號(hào)、保管期限等重要?dú)w檔信息。整理編目在立卷歸檔過程中，用戶可以按問題、機(jī)構(gòu)、保管期限等角度進(jìn)行歸類生成臨時(shí)庫，在臨時(shí)庫

9、中可以進(jìn)行人工干預(yù)，將不需要?dú)w檔的信息移除, 并可進(jìn)行手工的調(diào)整，如案卷號(hào)、卷內(nèi)順序號(hào)、盒號(hào)、件號(hào)等信息。經(jīng)用 戶調(diào)整后可以將臨時(shí)庫正式移到檔案正式庫里，在正式庫里也可對(duì)歸檔信 息進(jìn)行再調(diào)整。經(jīng)過立卷歸檔，檔案的絕大部分信息都已自動(dòng)生成，包括 檔案所需的各個(gè)流水號(hào)、檔號(hào)以及其它可以自動(dòng)生成的信息。二、業(yè)務(wù)管理此部分量子偉業(yè)企業(yè)檔案管理系統(tǒng)的重要環(huán)節(jié)，檔案管理的各項(xiàng) 主要業(yè)務(wù)均在于此。用戶可以在電子檔案數(shù)據(jù)資源的基礎(chǔ)上進(jìn)行報(bào)表 輸出、查、借閱管理、檔案統(tǒng)計(jì)、年報(bào)管理、檔案銷毀、檔案丟失找 回、庫房實(shí)體管理等電子化、網(wǎng)絡(luò)化業(yè)務(wù)管理。1.報(bào)表輸出檔案管理工作中需要輸出大量的報(bào)表，如案卷目錄、卷內(nèi)目錄

10、，對(duì)于 改革后的文書檔案立卷還需要輸出歸檔文件目錄等，打印管理模塊可完成 檔案工作中所需的固定報(bào)表的打印輸出，可打印出符合國家檔案標(biāo)準(zhǔn)的各 種美觀的報(bào)表；系統(tǒng)還提供了強(qiáng)大的報(bào)表設(shè)計(jì)功能，來滿足用戶設(shè)計(jì)新報(bào) 表或修改已有報(bào)表的需求，檔案人員再也不需要對(duì)各種目錄進(jìn)行手寫錄入 或用字處理軟件（word、WPS等）來進(jìn)行報(bào)表的打印輸出。報(bào)表的操作非 常簡單，操作模式與EXCEL!似，會(huì)用EXCEL就可以自如的操作本模塊。報(bào)表打印系統(tǒng)提供了五十多種各種檔案的常用報(bào)表模板，如案卷目錄、卷內(nèi)文 件目錄、案卷封面、卷內(nèi)備考表、分類目錄、總目錄及全引目錄等。系統(tǒng) 可通過設(shè)置各種打印條件，輸出滿足用戶要求的各種報(bào)

11、表。用戶可以自已控制分頁輸出的數(shù)據(jù)，只需在系統(tǒng)里設(shè)置分頁打印字段, 即可根據(jù)設(shè)置自動(dòng)過濾輸出數(shù)據(jù)，并在打印時(shí)自動(dòng)分頁，實(shí)現(xiàn)同一報(bào)表樣 式不同角度輸出。如卷內(nèi)目錄按保管期限或按機(jī)構(gòu)輸出等。報(bào)表維護(hù)系統(tǒng)自帶五十多種報(bào)表模板，完全符合國家檔案局的要求，但用戶也 可根據(jù)自己行業(yè)的特點(diǎn)，對(duì)已有的報(bào)表進(jìn)行修改，或增加自己需要的新的 報(bào)表，以滿足日常工作的需要。用戶可以進(jìn)行報(bào)表的格式修改，如修改字 體、大小、線條的位置等。2.查、借閱管理查、借閱管理功能分為實(shí)體檔案的查、借閱管理和電子檔案的檢 索統(tǒng)計(jì)兩部分。主要功能包括：查、借閱登記、實(shí)體歸還、續(xù)借、催 還管理、查、借閱統(tǒng)計(jì)、檢索利用統(tǒng)計(jì)。查、借閱登記檔案

12、管理員在此檢索到提供查、 借閱的檔案，用戶一次可以借多 份案卷或文件，如果在庫則記錄查、借閱日期、借閱人、批準(zhǔn)人、利 用目的等信息。實(shí)體歸還管理對(duì)借出實(shí)體檔案的歸還進(jìn)行登記，同時(shí)記錄好利用效果等信息。續(xù)借管理如果借出的檔案需要繼續(xù)利用，如果逾期無法歸還，需要再辦理續(xù)借 手續(xù)并由檔案管理員在系統(tǒng)里進(jìn)行登記。催還管理系統(tǒng)可以自動(dòng)統(tǒng)計(jì)逾期仍然未按時(shí)歸還的記錄，系統(tǒng)可以自動(dòng)出催還 單給借閱人。統(tǒng)計(jì) 查、借閱統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)對(duì)紙介質(zhì)檔案的借閱提供了大量的統(tǒng)計(jì)方式，并可隨時(shí)打 印統(tǒng)計(jì)結(jié)果。按借閱人查詢：統(tǒng)計(jì)并打印借閱人（檔案用戶）在某一時(shí)間段內(nèi)借閱 檔案的次數(shù)及檔案詳細(xì)信息。按時(shí)間查詢：統(tǒng)計(jì)并打印在某一時(shí)間段內(nèi)被

13、借閱的所有檔案及其 詳細(xì)信息。按檔案查詢：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)某個(gè)檔案被借閱的情況（包括借閱次數(shù)，借閱人,借閱時(shí)間，歸還日期,檔案類型等）。借閱頻率查詢：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)被借閱的所有檔案各自 的累計(jì)次數(shù)，這樣可以評(píng)測(cè)檔案利用價(jià)值的高低。按操作者查詢：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)借閱管理員的操作次數(shù) 及其操作對(duì)象，該功能可用于統(tǒng)計(jì)檔案管理人員的工作量。 檢索統(tǒng)計(jì)用于統(tǒng)計(jì)和監(jiān)控用戶通過網(wǎng)絡(luò)對(duì)電子檔案的訪問和利用情況。 可 以將檔號(hào)、提名、瀏覽/拷貝次數(shù)和時(shí)間列表統(tǒng)計(jì)。并可對(duì)網(wǎng)上用戶 對(duì)電子檔案的瀏覽情況和拷貝情況分別進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，統(tǒng)計(jì)方式如下：按檢索人統(tǒng)計(jì)：可以統(tǒng)計(jì)并打印某一用戶在某一時(shí)間段內(nèi)對(duì)檔案

14、 文件瀏覽或拷貝的次數(shù)及其詳細(xì)信息按時(shí)間統(tǒng)計(jì)：可以統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)所有檔案用戶對(duì)檔案文件瀏覽或拷貝的情況按文件統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)指定檔案文件被瀏覽、拷貝下載的次數(shù)及其詳細(xì)信息瀏覽/拷貝頻率統(tǒng)計(jì)：統(tǒng)計(jì)并打印某一時(shí)間段內(nèi)被瀏覽或拷貝下 載的所有檔案文件各自的累計(jì)次數(shù)，以此可以評(píng)測(cè)檔案利用價(jià)值的 高低。 預(yù)約管理用于處理用戶在網(wǎng)上預(yù)約的檔案， 為用戶辦理借閱手續(xù)。所有用 戶在網(wǎng)上通過訪問檔案網(wǎng)站和使用檢索查詢系統(tǒng)借閱預(yù)約的信息都 能顯示出來，由檔案管理人員進(jìn)行辦理，等待用戶提取。3. 檔案統(tǒng)計(jì)系統(tǒng)能自動(dòng)對(duì)系統(tǒng)內(nèi)的檔案數(shù)據(jù)進(jìn)行統(tǒng)計(jì)，可根據(jù)用戶定制的統(tǒng)計(jì)方 案形成各種統(tǒng)計(jì)圖表，如直方圖、

15、餅圖、柱狀圖等，并可以將統(tǒng)計(jì)信息轉(zhuǎn)出或發(fā)布。可以完全替代以往由檔案人員手工進(jìn)行的統(tǒng)計(jì)工作。4. 年報(bào)管理系統(tǒng)提供了較完善的年報(bào)錄入、管理等功能，所形成的年報(bào)報(bào)表完全 符合國家標(biāo)準(zhǔn)。部分信息可以通過系統(tǒng)自動(dòng)提取，數(shù)據(jù)校驗(yàn)后可形成上報(bào) 盤上報(bào)給上級(jí)主管單位或上交當(dāng)?shù)貦n案館，同時(shí)可接受下級(jí)單位上報(bào)來的 數(shù)據(jù),并可對(duì)報(bào)上來的數(shù)據(jù)進(jìn)行數(shù)據(jù)匯總。5. 檔案保管在此模塊中，主要對(duì)對(duì)檔案的實(shí)體保管進(jìn)行管理，包括檔案的鑒定銷毀、檔案的損壞、丟失、找回進(jìn)行登記定義檔案保管模板本功能類似于定義檔案模板，即用戶可以自定義銷毀庫、損壞庫及丟 失找回庫等檔案保管庫的庫結(jié)構(gòu)，并且可以由用戶建立年度檔案保管庫， 即檔案保管庫

16、數(shù)據(jù)按照年度嚴(yán)格分開。檔案銷毀管理在此模塊中，可根據(jù)用戶所列條件，查詢到期應(yīng)銷毀的檔案，系統(tǒng)可 自動(dòng)輸出銷毀清冊(cè)，經(jīng)過審批后，可對(duì)實(shí)體進(jìn)行銷毀，同時(shí)系統(tǒng)里的數(shù)據(jù) 做同步更新。另外還可以對(duì)達(dá)到降密、解密要求的檔案自動(dòng)出清冊(cè)，經(jīng)過審批后， 將密級(jí)調(diào)整后對(duì)外利用。檔案損壞管理本模塊可進(jìn)行檔案損壞登記，在檔案損壞的錄入過程中，檔號(hào)無需錄 入，單擊檔號(hào)字段即可進(jìn)行選擇，同時(shí)可打印檔案損壞登記表。檔案丟失找回管理本模塊可進(jìn)行檔案丟失登記，在檔案丟失找回的錄入過程中，檔號(hào)無 需錄入，單擊檔號(hào)字段即可進(jìn)行選擇，同時(shí)可打印檔案丟失找回登記表。6.庫房實(shí)體管理庫房實(shí)體管理主要是做到實(shí)體的存放與檔案系統(tǒng)里的實(shí)體存放

17、記錄做到一致，以便于圖形化顯示檔案外借、損壞、修裱、丟失、館展、掃描等狀態(tài)，并且可以圖形化顯示庫存的庫存及實(shí)體排放情況I FWIi* IDQHnginiiiS I-Ik/Lk (! pOUP-J RflJH r*M-Wlf .TIMmYiCU J9JIWr，i嚴(yán)r n)-wrBQjlM91JJU k AMrrraAFDfixrrrktfta-l dt切wIjF*庫房樹維護(hù)利用此功能可以將本單位的檔案庫房以及庫房排架等多層存放位置 做設(shè)置，為檔案實(shí)體存放圖形化做好基礎(chǔ)工作庫房實(shí)體管理在檔案著錄里將對(duì)應(yīng)檔案實(shí)體存放位置錄入完畢后，即可在此模塊直 接依次點(diǎn)擊庫房、排架等存儲(chǔ)單元就可以直接查到檔案實(shí)體

18、記錄，從而實(shí) 現(xiàn)檔案的圖形化管理。三、信息利用建立電子檔案管理系統(tǒng)的主要目的是希望通過系統(tǒng)管理主動(dòng)、方便、快速的對(duì)單位內(nèi)部提供利用。系統(tǒng)提供強(qiáng)大的檔案編研、光盤制 作、WEB查詢功能，配合數(shù)據(jù)庫檢索、內(nèi)容檢索、流媒體技術(shù)，可 以大大方便檔案利用的程度及效率。1.檔案編研檔案本身是一個(gè)個(gè)孤立的數(shù)據(jù)或信息，檔案管理重點(diǎn)是以歸檔文 件的有序化和結(jié)構(gòu)化為目的，服務(wù)方式是被動(dòng)的數(shù)據(jù)查詢，提供員工 工作查考。檔案編研就是以檔案數(shù)據(jù)為基礎(chǔ)，根據(jù)需要，利用提煉、 類聚、相關(guān)等方法，進(jìn)行數(shù)據(jù)二次整合，借助信息技術(shù)（主要是計(jì)算 機(jī)網(wǎng)絡(luò)技術(shù)），主動(dòng)提供某一專一領(lǐng)域的專題檔案，實(shí)現(xiàn)檔案信息的 共享與增值。定義專題庫及

19、分類用戶根據(jù)需要制定專題及分類模板，設(shè)置數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、與基礎(chǔ)數(shù)據(jù)源自 動(dòng)采集對(duì)應(yīng)關(guān)系以及相應(yīng)的管理模式，為下一步編研整理和利用建好框 架。編研整理結(jié)合全文檢索、OCR技術(shù)，從文件、檔案庫、借閱、查閱信息、網(wǎng)頁 日志中選取數(shù)據(jù)，自動(dòng)形成專題目錄庫，并把目錄對(duì)應(yīng)的電子文件自動(dòng)組 合成word或txt格式的文檔，由用戶編輯后形成完整的專題庫，如大事記、 組織沿革、信用檔案、制度匯編等。并可將專題庫發(fā)布供全體員工利用。2.光盤制作在此模塊中，系統(tǒng)提供了將檔案掃描的原件及其對(duì)應(yīng)的錄入信息從數(shù) 據(jù)庫中刻錄到光盤上的功能，可以制作出符合國家標(biāo)準(zhǔn)的通用電子光盤檔 案，利用廉價(jià)的光盤永久保存檔案的原件信息，增加了數(shù)

20、據(jù)的安全性。制 作成的光盤可脫離檔案系統(tǒng)進(jìn)行檢索或?yàn)g覽原文。3. 數(shù)據(jù)檢索模糊檢索無須指定任何條件，只需輸入想要檢索的字符，系統(tǒng)會(huì)自動(dòng)在選定的 數(shù)據(jù)庫里進(jìn)行漫游式檢索，并將結(jié)果返回給用戶，用戶無需知道檢索的內(nèi) 容在那個(gè)字段里，并且系統(tǒng)支持在上一次檢索的范圍里再次檢索，以縮小 范圍，增加查詢的準(zhǔn)確率。分類檢索分類檢索的基礎(chǔ)在于用戶定義的檔案分類表，系統(tǒng)可以通過查詢分類 表，自動(dòng)將該類下的所有信息檢索出來。綜合檢索使用戶能夠根據(jù)項(xiàng)目、案卷和文件信息中的所有字段進(jìn)行各種條件的 組合，形成條件表達(dá)式進(jìn)行檢索?？珙悪z索如果當(dāng)用戶不知道要檢索的檔案數(shù)據(jù)是哪一個(gè)年度的檔案，甚至不知 道屬于哪一種檔案類型的檔

21、案數(shù)據(jù)，這樣用戶可以通過跨類檢索實(shí)現(xiàn)。用 戶可以在多個(gè)全宗之間、多個(gè)檔案類型之間、或者多個(gè)檔案庫之間選擇多 個(gè)節(jié)點(diǎn)。然后輸入要檢索的關(guān)鍵字，即可檢索出所需要的檔案數(shù)據(jù)。全文檢索（見選配功能）可以對(duì)文件內(nèi)容進(jìn)行檢索。4. WEB查詢系統(tǒng)提供完全基于 WEB的查詢系統(tǒng)，作為本單位檔案信息的發(fā) 布、查詢和下載利用的平臺(tái)，該查詢系統(tǒng)既可獨(dú)立使用，也可嵌入用戶單位主頁或其它應(yīng)用系統(tǒng)（OA PDM ERR MIS等）。信息發(fā)布檔案管理員可將檔案管理系統(tǒng)中的文件、檔案以及通過編研形成 的專題數(shù)據(jù)庫發(fā)布，所用用戶在經(jīng)授權(quán)后可以登錄系統(tǒng)進(jìn)行利用。查詢、瀏覽、下載用戶可以通過登錄查詢系統(tǒng)，利用模糊檢索、分類檢索、

22、綜合檢 索、跨庫檢索快速查找到所需的信息資源進(jìn)行瀏覽， 在權(quán)限控制的范 圍內(nèi)瀏覽目錄、瀏覽電子文件內(nèi)容、打印電子文件、下載電子文件等 功能。預(yù)約及申請(qǐng)用戶可以通過查詢系統(tǒng)查找到所需利用的信息，如果希望查、借閱實(shí)體檔案，則可以直接在查詢系統(tǒng)里填寫查、借閱預(yù)約單，批準(zhǔn)后 可以到檔案室查、借閱實(shí)體；如果無權(quán)限瀏覽信息，也可以在查詢系 統(tǒng)里填寫申請(qǐng)單，經(jīng)批準(zhǔn)后，檔案管理員對(duì)其開放相應(yīng)權(quán)限。電子檔案網(wǎng)站（見選配功能）建立起專業(yè)的檔案部門級(jí)網(wǎng)站，集綜合信息維護(hù)、發(fā)布及查詢利 用為一體。5.流媒體服務(wù)實(shí)現(xiàn)對(duì)音頻、視頻等流媒體檔案的網(wǎng)絡(luò)在線點(diǎn)播。四、系統(tǒng)設(shè)置系統(tǒng)設(shè)置模塊是本系統(tǒng)的核心模塊之一，用于實(shí)現(xiàn)檔案管理

23、系統(tǒng)的部 分個(gè)性化定制工作，使該系統(tǒng)符合用戶的管理需要與特點(diǎn)，使之成為用戶檔案管理的平臺(tái)。1. 管理模板設(shè)置管理模板設(shè)置是系統(tǒng)的核心設(shè)置部分，系統(tǒng)提供了廣闊的平臺(tái)， 用戶可以根據(jù)自身的需求定義各個(gè)管理模板。2. 輔助設(shè)置全宗定義可定義本單位的全宗號(hào)及全宗名稱。修改口令設(shè)置超級(jí)用戶或系統(tǒng)管理人員登陸口令，以確保系統(tǒng)的安全性。機(jī)構(gòu)設(shè)置用來設(shè)置本單位機(jī)構(gòu)、處室或部門，為權(quán)限控制及立卷提供基礎(chǔ)。主題詞庫維護(hù)可對(duì)主題詞庫進(jìn)行增、刪、改等操作，實(shí)現(xiàn)在檔案著錄時(shí)主題詞的自 動(dòng)標(biāo)引。原文服務(wù)器設(shè)置用來設(shè)置原文服務(wù)器的相關(guān)信息，如：服務(wù)器名、FTP路徑、FTP用戶名、FTP密碼等。分類庫維護(hù)各行各業(yè)的檔案分類方

24、法有可能不一樣，系統(tǒng)允許用戶按各自行業(yè)的 特點(diǎn)進(jìn)行分類庫的定制，使系統(tǒng)中所用的分類方法符合用戶的要求，為用 戶進(jìn)行分類號(hào)的快捷錄入及分類查詢打下基礎(chǔ)。五、安全設(shè)計(jì)1. 權(quán)限控制角色、組、用戶首先分析使用系統(tǒng)用戶的種類，即角色；根據(jù)機(jī)構(gòu)或角色將全部 用戶分成若干組，可以是同一角色，也可以是同一機(jī)構(gòu)或其它的分組 方案；每一個(gè)訪問系統(tǒng)的人員是一個(gè)用戶，須隸屬于一個(gè)組和角色。 角色、組、用戶管理可以大大提高權(quán)限管理的效率 ，系統(tǒng)只需對(duì)角色 賦權(quán)，即可將權(quán)限整體賦予一個(gè)組和組里的所用用戶，并可以集體更新權(quán)限。功能權(quán)限控制針對(duì)每一個(gè)角色、組、用戶，根據(jù)應(yīng)用范圍的不同，設(shè)置能夠使 用的系統(tǒng)功能，未設(shè)置的功能

25、將對(duì)該角色、組、用戶不開放。數(shù)據(jù)權(quán)限控制設(shè)置每一個(gè)角色、組、用戶對(duì)不同數(shù)據(jù)庫的訪問權(quán)限。如能訪問, 還可以控制記錄的訪問范圍，包括能否進(jìn)行目錄瀏覽、原文瀏覽、原 文下載、原文打印等分級(jí)控制。權(quán)限有效期限控制可以根據(jù)訪問用戶的不同，設(shè)定能否永久訪問，如果臨時(shí)訪問， 還可以設(shè)置訪問的有效時(shí)間，過期系統(tǒng)自動(dòng)取消權(quán)限。2. 數(shù)據(jù)加密為充分保證數(shù)據(jù)的安全性，防止非法用戶通過網(wǎng)絡(luò)獲取電子檔 案信息，量子偉業(yè)企業(yè)綜合檔案管理系統(tǒng)提供了數(shù)據(jù)加密技術(shù)。該加密技術(shù)可選擇對(duì)歸檔的電子文件進(jìn)行加密，加密后的電子文件只 能通過軟件的正常信息服務(wù)進(jìn)行瀏覽和下載利用，以達(dá)到信息安全 的目的。即使通過網(wǎng)絡(luò)非法手段即使獲取電子

26、檔案文件，由于無法 解密，仍然無法打開瀏覽、使用。3. 數(shù)據(jù)備份電子資源是檔案管理系統(tǒng)最重要的數(shù)據(jù)，包括數(shù)據(jù)庫、各類系統(tǒng) 設(shè)置信息都可以通過數(shù)據(jù)備份功能進(jìn)行完整的數(shù)據(jù)備份。 該備份可以 由系統(tǒng)自動(dòng)周期性進(jìn)行，也可以由用戶手動(dòng)實(shí)現(xiàn)。在系統(tǒng)崩潰時(shí)可能 直接恢復(fù)備份數(shù)據(jù)庫，以避免或減少系統(tǒng)災(zāi)難所造成的損失。4. 回收站由于用戶的錯(cuò)誤操作，有可能造成用戶數(shù)據(jù)的丟失。為避免或減 少這程情況所造成的損失，系統(tǒng)提供了類似 Windows操作系統(tǒng)的回 收站功能，允許用戶在刪除數(shù)據(jù)時(shí)，選擇放入回收站。用戶可以在回 收站里還原刪除的數(shù)據(jù)或經(jīng)檢驗(yàn)后徹底刪除數(shù)據(jù)。5. 日志管理系統(tǒng)日志管理忠實(shí)記錄下用戶登錄軟件后所進(jìn)行的操作，如用戶登錄、退出系統(tǒng)的 時(shí)間、用戶進(jìn)出軟件中主