會議效果的評價方法

1、會議效果的評估方法會議不同階段的效果評估會議是在具體的時間和空間舉行的，各種因素對會議效果的影響是 一個持續(xù)的過程。要舉行成功的會議，從會議開始前到會議結(jié)束后 都應(yīng)注意各種因素的影響。為了更好的保護積極因素，排除消極因 素，有必要對影響會議效果的各種因素加以評估，從而建立取舍標(biāo) 準(zhǔn)，也可避免將時間浪費在不值得討論的議案上。一、會前效果評估在會議舉行前，以下因素會影響會議效果 :欠缺目標(biāo)或目標(biāo)不準(zhǔn)確欠缺議程與會者人選不當(dāng)，或者與會者人數(shù)太多或太少會議時間、地點不當(dāng) 開會的通知時間不當(dāng)開會通知的內(nèi)容欠周詳 會議場地設(shè)備欠佳與會者沒有作充分準(zhǔn)備未定明會議的終止時間以及每一項議題的時間分配會議不準(zhǔn)時開

2、始以前的會議太多，使與會者一聽說要開會，都感到厭煩開會次數(shù)太少，使每次會議的議題過多二、會中效果評估在會議進行中，影響會議效果的有如下因素：在會中的交誼活動外界的干擾與會者離題主持人離題讓沒有必要留在會場的與會者留在現(xiàn)場 資料不充足，決策偏頗少數(shù)人壟斷會議 與會者之間交頭接耳與會者不表明真正的感受或意見與會者之間爭論與會者與主席爭論視聽器材發(fā)生故障與會者欠缺熱心會議超出預(yù)定時間 主持人未能總結(jié)會議的成果。三、會后效果評估會議結(jié)束后，經(jīng)常會出現(xiàn)以下情況，應(yīng)注意避免：欠缺會議記錄對決議落實不力不對會議的成敗得失進行總結(jié)不解散已完成任務(wù)的委員會或工作小組3 / 10_來源網(wǎng)絡(luò)整理，僅作為學(xué)習(xí)參考與會

3、者對會議感到不滿 會后效果評估表（一）目標(biāo)1、此次會議的目標(biāo)是什么？2、會議目標(biāo)是否達(dá)成？是否部分達(dá)成口3、哪些目標(biāo)沒有完全達(dá)成？為什么沒有完全達(dá)成？（確切理由）（二）時間1、會議目標(biāo)是否是最短時間內(nèi)達(dá)成？是否不能確定口2、倘若目標(biāo)并非在最短時間內(nèi)達(dá)成，為什么沒有在最短時間內(nèi)達(dá)成？（確切理由）（三）與會者1、列舉每一位與會者的姓名并評估會議結(jié)束后他們的滿意程度。2、為“不滿意”或“極不滿意”的與會者找出使他們“不滿意”或“極不滿意”的原因。（四）假如再主持同樣的會議，下表中哪些事項將繼續(xù)維持？哪些 事項將有新的舉措？會議不同角度的效果評估任何會議的舉行，都有以下共同屬性：一是會議期間，必須付出

4、一定的代價；二是會議應(yīng)有一定的目的；三是會議結(jié)束后，無論成功與否，或多或少都能給人以啟示，使人獲得一定的經(jīng)驗和教訓(xùn)。會議效率的高低，不是一個一成不變的概念，需要從不同角度加以評 估。以下對此作一簡要介紹。一、從付出代價的角度評估會議實際支出了多少費用是很容易算出來的。計算會議成本的方法是：會議成本=每小時平均工資的 3倍x 2X開會人數(shù)x會議時間 （小時）。當(dāng)然會議實際費用還要加上會場租賃費、資料費、水電費 等等。會議評估要力求科學(xué)，可以采用以下公式： 這一公式中的 c 是指每一個與會者為會議所作貢獻(xiàn)的費用； t 是指 6 / 10_來源網(wǎng)絡(luò)整理，僅作為學(xué)習(xí)參考車旅費； a 是指食宿費用； p

5、 是指籌辦費用，包括地點、設(shè)備的租賃 費，幻燈片和錄影帶等輔助資料的制作費等。把以上的數(shù)目加起來 除以d與會者人數(shù)，就可以得到一個 cd值，也就是相當(dāng)于在每 位與會者身上所花的費用。在這些費用中，與會者作貢獻(xiàn)的費用 c,很可能被低估。這方面的原因很多，在此不多作說明。在弄明白為每位與會者花了多少錢之后,還應(yīng)當(dāng)明白錢是否都花在了刀刃上。目的在于調(diào)整員工工作狀態(tài)的會議,比較容易評估效果。比如,會后員工們賣出的汽車是否增多？等等。如果達(dá)到效 果,企業(yè)獲得的額外利潤就應(yīng)歸功于會議了。如果會議的目的是為提高士氣,向企業(yè)員工通報情況,或者對員工進行培訓(xùn),就不能立即從財務(wù)上顯示出利潤來。在這種情況下,最好把

6、會議看成是員工在職訓(xùn)練計劃的一個部分,看成是對企業(yè)前途的投資,并盡可能從中挖掘價值。從長遠(yuǎn)來看,投入一定的人力、財力,絕對是值得的。如果采取另外的辦法,比如取消會議,那么結(jié)果必然是士氣低落、無法接受變動或生產(chǎn)效率下降等。在傳統(tǒng)上，許多會議的舉行是不太在乎開銷的，一般持這樣的觀 點：所謂好主意就是把經(jīng)過精挑細(xì)選的部門經(jīng)理和員工送到一家五 星級飯店，讓他們聽取富有創(chuàng)意的報告這樣的會議被普通人認(rèn) 為是讓與會者去度假。而現(xiàn)在，人們在經(jīng)過了每次重大會議后，習(xí) 慣反省一個問題：“這個會議的舉行值得嗎？”作為會議決策者，對 這個問題必須引起重視。評估會議是否值得舉行，不能僅僅局限在付出的代價的角度，而應(yīng) 考

7、慮會議是否管用，也就是會議是否達(dá)到了預(yù)期的目的。二、從會議品質(zhì)的角度評估為了提高會議效果，可以分開評估會議的各個部分，并就其作出判 斷。下面提供了一份評估會議質(zhì)量的清單，可以作為評估時的參 考。在清單一開頭，簡要地提一下既定的會議目的。在完成這一評估報 告時，不要忘記這一點印刷品 對設(shè)計和版面是否滿意？內(nèi)容是否正確或者表述清楚？印刷品是否 及時提供？所花的費用是否值得？地點會議地點的位置是否適當(dāng)？大小是否合適？住宿、飲食和服務(wù)的等 級如何？設(shè)施是否適用？工作人員是否肯幫忙？與會者的意見如 何？交通車輛是否保養(yǎng)得很好？車輛是否準(zhǔn)時？機動性是否很高？司機是否 客氣和肯幫忙？會場布置標(biāo)志、布景、照明

8、和會議地點的裝飾水平如何？會場設(shè)計的各個項 目是否及時提供和安裝？與會者對設(shè)計布置有什么意見？ 器材設(shè)備提供器材設(shè)備的單位工作完成得如何？安裝和操作設(shè)備的人員工作效果如何？有無設(shè)備故障？原因是什么？發(fā)言內(nèi)容是否打動人心？講稿的風(fēng)格是否合適？內(nèi)容是否明了？講稿是如何提供的？輔助設(shè)備的資料是否派上用場？與會者的意見 會議采用的風(fēng)格是否合適？場地設(shè)計、音樂是否合適？會議時間是 否合適？所花的費用是否值得？三、從經(jīng)驗教訓(xùn)的角度評估對剛剛結(jié)束的會議作出評估，促使下一次會議開得更有成效，費用 更少。如果不得不跳過評估階段，或者是第一次策劃籌辦會議，下 面的幾個辦法，可以在會議上少花錢，且獲得最大的價值上提供幫 助。會議要開得短。如果預(yù)計開一天的會議，可以只開半天，這樣只 需一夜的住宿。安排較多的活動，使會議獲得最