《采購部地規(guī)章制度和工作流程》

1、華但正卻編制總經(jīng)辦采購部工作管理規(guī)范頁碼第1頁，共5頁1.0目的力口強(qiáng)采購業(yè)務(wù)工作管理，做到有章可循，預(yù)防采購過程中的各種弊端，降低采購成本，提高采購業(yè)務(wù)的質(zhì)量和企業(yè)的經(jīng)濟(jì)效益。2.0、范圍：本制度適用于公司所有物品（原材料、包材輔料、五金電器設(shè)備、固定資產(chǎn)及設(shè)備、辦公用品、勞保用品、食堂用品等）或勞務(wù)（技術(shù)、服務(wù)等）的采購。3.0、采購部人員架構(gòu)及崗位職責(zé)：3.1、采購部人員架構(gòu)*采購部設(shè)采購經(jīng)理1名（兼采購員），采購內(nèi)勤（兼采購員）1名、外勤駕駛員（兼采購員）1名 目前公司主要有7大類物資 的采購（原材料、外購件、外協(xié)件、外加工件、輔助物資、勞保用品、辦公品），根據(jù)采購部實(shí)際人員的配備，采

2、購經(jīng)理、采購內(nèi)勤、外勤駕駛員分工分類別的采購相應(yīng)物資。3.2、崗位職責(zé)3.2.1、采購部經(jīng)理3.2.1.1建立和健全本部門規(guī)章制度、各項(xiàng)工作的工作流程，給本部門所有員工確定工作職責(zé)、工作標(biāo)準(zhǔn)，落實(shí)公司和本部門各項(xiàng) 規(guī)章制度及流程。3.2.1.2全面負(fù)責(zé)采購工作。對(duì)采購商品的價(jià)格、質(zhì)量、到貨周期等進(jìn)行監(jiān)督、把關(guān)，對(duì)采購訂單、合同進(jìn)行審核。3.2.1.3供應(yīng)商的開發(fā)與管理。按照請(qǐng)購部門采購申請(qǐng)單中對(duì)質(zhì)量的要求進(jìn)行篩選供應(yīng)商并建立供應(yīng)商檔案。根據(jù)送貨及時(shí)率、售 后服務(wù)質(zhì)量、價(jià)格對(duì)比相結(jié)合建立供應(yīng)商評(píng)估體系。3.2.1.4付款的監(jiān)督及執(zhí)行。按照 ERP流程、財(cái)務(wù)制度認(rèn)真填寫付款審批單。3.2.1.5加

3、強(qiáng)內(nèi)部團(tuán)隊(duì)建設(shè)。保證部門與部門之間的友好關(guān)系，建立部門之間日常溝通反饋制度。3.2.1.6強(qiáng)化部門的安全意識(shí)，無任何安全隱患，無錢款丟失控制責(zé)任事故發(fā)生率為零，確保整個(gè)團(tuán)隊(duì)無任何經(jīng)濟(jì)問題。3.2.1.7嚴(yán)格按照公司制度，及時(shí)高效地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)交辦的其他工作。3.2.1.8 了解和掌握公司各部門物資需求及消耗情況，熟悉各類物資的供應(yīng)渠道和市場(chǎng)變化情況。熟悉掌握各類物資的型號(hào)規(guī)格、性能 參數(shù)及用途。3.2.1.9做好供應(yīng)商的管理與篩選工作。3.2.1.10指導(dǎo)并督促下屬展開業(yè)務(wù)，不斷提高其業(yè)務(wù)技能，確保公司的正常運(yùn)作。3.2.1.11做好與相關(guān)部門的協(xié)調(diào)與配合工作。3.2.1.12做好本職范圍內(nèi)的物資

4、采購工作：3.2.1.12.13.2.3、采購員（采購經(jīng)理兼、采購內(nèi)勤兼、外勤駕駛員兼） 根據(jù)采購部管理制度、采購部物資到貨制度等公司管理制度，對(duì)請(qǐng)購物資進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保采購物資的準(zhǔn)確無誤。詢價(jià)時(shí)要做到貨比三家，“同等質(zhì)量選價(jià)格低的，同等價(jià)格選質(zhì)量好的”。嚴(yán)格按照公司關(guān)于 合同審核的最新規(guī)定 進(jìn)行采 購訂單/合同的編制與審核。確保采購物資按要求到貨，以保障正常的生產(chǎn)秩序。 為提高公司的競(jìng)爭(zhēng)力，降低生產(chǎn)成本，努力做好采購物資的成本控制工作。對(duì)包材的品質(zhì)進(jìn)行監(jiān)控。 做好到貨物資的檢驗(yàn)單、入庫單等單據(jù)的收集整理，按要求做好賬目的核對(duì)。 為確保公司產(chǎn)品品質(zhì)及生產(chǎn)的穩(wěn)定，及時(shí)剔除不合格供應(yīng)商，引進(jìn)合格

5、供應(yīng)商。強(qiáng)化個(gè)人的安全意識(shí)，無任何安全隱患，無錢款丟失，個(gè)人無任何經(jīng)濟(jì)問題。及時(shí)高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。324、內(nèi)勤 根據(jù)采購部管理制度、采購部物資到貨制度、等公司管理制度，對(duì)請(qǐng)購物資進(jìn)行仔細(xì)核對(duì)，確保采購物資的準(zhǔn)確無誤。詢價(jià)時(shí)要做到貨比三家，“同等質(zhì)量選價(jià)格低的，同等價(jià)格選質(zhì)量好的”。嚴(yán)格按照公司關(guān)于 合同審核的最新規(guī)定 進(jìn)行采 購訂單/合同的編制與審核。確保采購物資按要求到貨，以保障正常的生產(chǎn)秩序。 為提高公司的競(jìng)爭(zhēng)力，降低生產(chǎn)成本，努力做好采購物資的成本控制工作。 做好到貨物資的檢驗(yàn)單、入庫單等單據(jù)的收集整理，按要求做好賬目的核對(duì)。 為確保公司產(chǎn)品品質(zhì)及生產(chǎn)的穩(wěn)定，及時(shí)剔除不合格供

6、應(yīng)商，引進(jìn)合格供應(yīng)商。強(qiáng)化個(gè)人的安全意識(shí)，無任何安全隱患，無錢款丟失，個(gè)人無任何經(jīng)濟(jì)問題。及時(shí)高效地完成領(lǐng)導(dǎo)交辦的其它工作。按照公司0A流程、財(cái)務(wù)制度認(rèn)真做好華東區(qū)報(bào)銷付款工作。做到認(rèn)真、仔細(xì)、全面、準(zhǔn)確。做好供應(yīng)商檔案的整理與歸檔，建立和完善供應(yīng)商更新制度。做好訂單、合同的整理歸檔工作。四、采購原則：（一）、嚴(yán)格執(zhí)行詢價(jià)議價(jià)程序“同等質(zhì)量選價(jià)格低的，同等價(jià)格選質(zhì)量好的”物品采購，必須有三家以上供應(yīng)商提供報(bào)價(jià)，在權(quán)衡質(zhì)量、價(jià)格、交貨時(shí)間、售后服務(wù)、資信、客戶群等因素的基礎(chǔ)上進(jìn)行綜合評(píng)估，并與供應(yīng)商進(jìn)一步議定最終價(jià)格后，由采購部直屬領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)，如金額超過1萬元?jiǎng)t需靖江區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)審批（臨時(shí)性緊急

7、購買的物品除外，但需向相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)，事后需補(bǔ)辦相關(guān)手續(xù)）。采購部應(yīng)將采購物品的名稱、規(guī)格、單價(jià)都錄入到ERP系統(tǒng)中，每次采購以此作為參考。如果價(jià)格變動(dòng)與上一次相比超過20%則要在0A上發(fā)布采購價(jià)格評(píng)定表由采購部，涉及使用生產(chǎn)物料的部門領(lǐng)導(dǎo)，成本會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)主管或經(jīng)理共同評(píng)議（辦公用品、勞保用品采購除外）。（二）、一致性原則采購人員采購的物品必須與請(qǐng)購單所列要求、規(guī)格、型號(hào)、數(shù)量相一致。在市場(chǎng)條件不能滿足采購部門要求或成本過高的情況下， 及時(shí)反饋信息供申請(qǐng)部門更改請(qǐng)購單作參考。（三）、廉潔制度所有采購人員必須做到：1、不以任何形式、任何理由向供應(yīng)商收受或索取個(gè)人傭金、回扣、禮金禮券、貴重物品等。2

8、、不以虛假票據(jù)、虛假合同套取個(gè)人費(fèi)用或從事與業(yè)務(wù)無關(guān)的活動(dòng)；不弄虛作假損害或侵占公司利益。3、不指使或授意下級(jí)人員同意驗(yàn)收或接收質(zhì)量不合格、不符合合同約定的材料、工程等。4、不違反合同約定擅自變更或決定產(chǎn)品的定價(jià)、標(biāo)準(zhǔn)及指定的材料。5、不泄露應(yīng)當(dāng)保密的與招標(biāo)活動(dòng)有關(guān)的情況和資料；不將制作的標(biāo)書及相關(guān)資料，提供給投標(biāo)方，獲取好處。6、不利用公司的商業(yè)秘密、知識(shí)產(chǎn)權(quán)、業(yè)務(wù)渠道及其它資源為本人或者他人從事牟利活動(dòng)。7、不從事、參與、支持、縱容對(duì)公司有現(xiàn)實(shí)或潛在危害的行為。（四）、道德準(zhǔn)則1、“愛崗敬業(yè)”。“愛崗敬業(yè)”是采購員做好任何一項(xiàng)工作的岀發(fā)點(diǎn)，也是采購員首先應(yīng)當(dāng)具備的最基本的“職業(yè)道德”。采購

9、 員只有熱愛本職崗位工作，并在本職崗位上盡心盡力、盡職盡責(zé)，才能全身投入采購工作。同時(shí)，采購從業(yè)人員要認(rèn)真鉆研采購業(yè)務(wù)， 才能干好本職工作。2、“誠(chéng)實(shí)守信”?！罢\(chéng)實(shí)守信”是采購員做好采購工作的根本前提，是做人、做事、干工作的基本準(zhǔn)則。采購員只有具備了 言行一致、做老實(shí)人、說老實(shí)話、辦老實(shí)事，不弄虛作假、不欺上瞞下，嚴(yán)格遵守和兌現(xiàn)自己作岀的承諾。才能在具體的采購工作中， 嚴(yán)格地履行好自己的權(quán)利和義務(wù)。3、“廉潔自律”。采購員自我約束、自我規(guī)范、自我控制、自覺樹立高尚的覺悟、良知和道德水準(zhǔn)，自覺增強(qiáng)抵制不正之風(fēng)的能力。只有這樣，才有助于采購員工作和采購宗旨的充分完成和實(shí)現(xiàn)。4 i8 y, z4、“

10、客觀公正”?！翱陀^公正”是采購員的職業(yè)靈魂。它要求采購從業(yè)人員在實(shí)際工作中，要公平正直，沒有偏袒，既不得攙 雜個(gè)人的主觀意愿，也不能被他人的意見所左右；嚴(yán)格按照統(tǒng)一的評(píng)標(biāo)規(guī)則和標(biāo)準(zhǔn)確定中標(biāo)或成交的供應(yīng)商，不得有任何主觀傾向， 以切實(shí)維護(hù)各供應(yīng)商的切身利益。5、“堅(jiān)持原則”?！皥?jiān)持原則”就是要求采購員在其采購活動(dòng)中，要嚴(yán)格依照規(guī)定的操作程序進(jìn)行操作，不以自己主觀或他人強(qiáng) 加的意志所轉(zhuǎn)移。6、“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”。采購員一定要時(shí)刻樹立“優(yōu)質(zhì)服務(wù)”的工作態(tài)度，對(duì)來任何供應(yīng)商都要做到態(tài)度溫和、語言文明、尊重事實(shí)、 謙虛謹(jǐn)慎。（五）、獎(jiǎng)懲對(duì)于為公司做岀貢獻(xiàn)的員工經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)同意上報(bào)華東區(qū)管理委員會(huì)給予一定的物質(zhì)獎(jiǎng)

11、勵(lì)，對(duì)于違反工作制度、流程、及相關(guān)規(guī)定 的視情節(jié)嚴(yán)重性按照公司管理規(guī)定及國(guó)家法律法規(guī)嚴(yán)肅處理。五、采購部流程：（一）、請(qǐng)購1、 五金電器設(shè)備、固定資產(chǎn)及設(shè)備、勞保用品、包材的請(qǐng)購：一般是由請(qǐng)購部門的內(nèi)勤在0A系統(tǒng)上填寫靖江區(qū)請(qǐng)購單，經(jīng)各 相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審批，最后交采購部門進(jìn)行采購；辦公用品的請(qǐng)購原則上是按照各部門上報(bào)辦公用品采購的月計(jì)劃由行政部統(tǒng)一請(qǐng)購，如果在月計(jì)劃之外的采購則由請(qǐng)購部門的內(nèi)勤在0A上提交靖江區(qū)請(qǐng)購單。特別說明：在請(qǐng)購市值超過 5萬元人民幣以上（含 5萬元）的固定資產(chǎn)，請(qǐng)購部門需同時(shí)提交華東區(qū)管委會(huì)岀具的相關(guān)審核意 見書，方可進(jìn)行請(qǐng)購申請(qǐng)，采購部給予采購。2、原輔料的請(qǐng)購：一般是由生

12、產(chǎn)部按照銷售訂單制定生產(chǎn)計(jì)劃，經(jīng)生產(chǎn)部領(lǐng)導(dǎo)審批后，原料交由進(jìn)岀口部采購，輔料交由采購部 門進(jìn)行采購。3、 食堂用品的請(qǐng)購：由食堂負(fù)責(zé)人（管理員）負(fù)責(zé)提岀請(qǐng)購。4、緊急請(qǐng)購：原則上不允許進(jìn)行緊急請(qǐng)購，如有緊急請(qǐng)購，則有請(qǐng)購部門直屬領(lǐng)導(dǎo)審批簽字后打印紙版的請(qǐng)購單交由采購部直屬領(lǐng)導(dǎo)、靖江區(qū)主管領(lǐng)導(dǎo)、靖江區(qū)負(fù)責(zé)人簽字確認(rèn)后交由采購部門進(jìn)行采購。5、大型成套設(shè)備及大宗商品的采購：原則上需要由2名采購員協(xié)同進(jìn)行采購。（二）、采購物資的核對(duì)采購員應(yīng)根據(jù)收到的請(qǐng)購單，及時(shí)與請(qǐng)購部門聯(lián)系，以確定所請(qǐng)購物品的具體性能參數(shù)及使用要求等信息，力求采購工作的正 確無誤。（三）、詢價(jià)、比價(jià)根據(jù)核對(duì)后請(qǐng)購單，及時(shí)尋找合適的

13、供應(yīng)商，進(jìn)行相關(guān)信息的收集，對(duì)各供應(yīng)商的報(bào)價(jià)本著“同等質(zhì)量比價(jià)格；同等價(jià)格比質(zhì)量”的原則進(jìn)行比價(jià)、核價(jià)、上報(bào)、批示。（四）、供應(yīng)商的選擇及評(píng)價(jià)1、供應(yīng)商信息資料的收集。2、對(duì)供應(yīng)商進(jìn)行初審，初審合格后，先由品控部、生產(chǎn)技術(shù)部、采購部等相關(guān)部門進(jìn)行評(píng)審并岀具意見。對(duì)于產(chǎn)品質(zhì)量、企業(yè)狀 況都符合要求的，最后由主管領(lǐng)導(dǎo)簽字同意后，建立合格供應(yīng)商的檔案并報(bào)公司備案。3、對(duì)于合格供應(yīng)商要定期（半年）進(jìn)行評(píng)價(jià)，對(duì)供貨質(zhì)量下降的供應(yīng)商，相關(guān)部門應(yīng)書面通知，要求期限整改，再根據(jù)相關(guān)部門 的評(píng)價(jià)結(jié)果決定是否繼續(xù)訂貨。對(duì)于不及時(shí)配合我公司處理問題的供應(yīng)商，采購部將取消合格名單，并報(bào)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核。（五）、訂單/合同

14、的制定1、 低值辦公用品、食堂采購的蔬菜、肉類、禽蛋、調(diào)料、大米等物資無需簽訂采購訂單/合同。采購員需定期了解市場(chǎng)行情的 變化并及時(shí)向部門經(jīng)理匯報(bào)，以便及時(shí)調(diào)整供應(yīng)商。2、 包材、生產(chǎn)輔料、五金機(jī)電設(shè)備、大型設(shè)備、高價(jià)值辦公設(shè)備、勞保用品等產(chǎn)品均需簽訂采購訂單/合同（金額小于1萬元 的，需簽訂采購訂單；金額大于等于1萬元的，需簽訂采購合同。（六）、采購訂單/合同的審核與簽訂1、 采購訂單采購員根據(jù)詢價(jià)結(jié)果擬完采購訂單后，交由采購部經(jīng)理審核簽字，由采購部?jī)?nèi)勤加蓋采購章，再經(jīng)供應(yīng)商 簽字蓋章，采購訂單即可生效并轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段。2、 采購合同采購員根據(jù)詢價(jià)結(jié)果初步制定采購合同后，按照以下流程進(jìn)行合同的

15、審核：合同管理部審核 T法務(wù)部審核T采購部經(jīng)理審核 T審計(jì)部審核T財(cái)務(wù)部副總經(jīng)理審核T華東區(qū)負(fù)責(zé)領(lǐng)導(dǎo)審核。經(jīng)過上述審核流程后，合同再交由供應(yīng)商簽字蓋章，最后交我公司財(cái)務(wù)部蓋章生效并轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段。（七）、合同的跟蹤對(duì)于轉(zhuǎn)入執(zhí)行階段的采購訂單 /合同，采購員應(yīng)及時(shí)跟蹤并了解采購訂單 /合同的執(zhí)行情況，以減少意外狀況和不確定因 素的發(fā)生，進(jìn)而保證物資的及時(shí)到位。（八）、驗(yàn)收、入庫1、包材、生產(chǎn)輔料等產(chǎn)品到貨后，應(yīng)在第一時(shí)間將到貨產(chǎn)品的相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng)，再由品控部門進(jìn)行產(chǎn)品檢驗(yàn)，在品控驗(yàn)收合格并岀具檢驗(yàn)合格報(bào)告單后及時(shí)通知倉庫辦理入庫手續(xù)，倉庫憑品控部的檢驗(yàn)報(bào)告單辦理入庫手續(xù)。原則上不合格的產(chǎn)品

16、拒絕入庫，如有緊急放行，需相關(guān)部門經(jīng)理級(jí)以上的領(lǐng)導(dǎo)審批。2、 五金機(jī)電設(shè)備類物資到貨后，應(yīng)在第一時(shí)間將到貨產(chǎn)品的相關(guān)信息錄入ERP系統(tǒng)并通知請(qǐng)購部門的相關(guān)人員對(duì)產(chǎn)品進(jìn)行驗(yàn)收確 認(rèn)，在產(chǎn)品準(zhǔn)確無誤后，通知庫管收貨并辦理產(chǎn)品的入庫手續(xù)。在驗(yàn)收入庫的過程中岀現(xiàn)不合格產(chǎn)品，倉庫有權(quán)拒絕入庫，由采購部與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或者調(diào)換。3、大型設(shè)備到貨后，由供應(yīng)商與請(qǐng)購部門辦理設(shè)備交接手續(xù)。在供需雙方對(duì)設(shè)備進(jìn)行調(diào)試及試用后確認(rèn)產(chǎn)品的無質(zhì)量問題后辦理 相關(guān)的產(chǎn)品合格驗(yàn)收證明。4、勞保用品、辦公用品到貨后，由行政部的相關(guān)人員進(jìn)行驗(yàn)收入庫，并開具入庫單，由采購部和行政部共同簽字確認(rèn)。在驗(yàn)收入 庫的過程中岀現(xiàn)不合格產(chǎn)品，

17、行政部有權(quán)拒絕入庫，由采購部與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或者調(diào)換。5、食堂物資到貨后，由食堂負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)驗(yàn)收，對(duì)到貨物資的數(shù)量、質(zhì)量進(jìn)行檢驗(yàn)并簽字確認(rèn)。食堂負(fù)責(zé)人在驗(yàn)收過程中發(fā)現(xiàn)菜品 有質(zhì)量問題的可拒收，并通知相關(guān)采購員與供應(yīng)商聯(lián)系退貨或者調(diào)換。（九）、核對(duì)發(fā)票對(duì)于已入庫的合格采購物資，應(yīng)及時(shí)核對(duì)發(fā)票、入庫單、訂單/合同等資料。發(fā)現(xiàn)票據(jù)、單據(jù)有問題的應(yīng)及時(shí)排查原因，以杜絕將不完整的票據(jù)資料流轉(zhuǎn)到下一流程。（十）、報(bào)銷1、 簽訂采購訂單/合同的產(chǎn)品報(bào)銷：采購員根據(jù)請(qǐng)購單，將核對(duì)好的訂單/合同、入庫單（地磅單）、檢驗(yàn)報(bào)告以及對(duì)方開具 的合法發(fā)票，交給采購部?jī)?nèi)勤報(bào)銷，然后交給財(cái)務(wù)辦理付款。2、不簽訂采購訂單/合同

18、的產(chǎn)品報(bào)銷：采購員根據(jù)情況說明、請(qǐng)購單，入庫單，對(duì)方開具的合法發(fā)票交由采購部?jī)?nèi)勤報(bào)銷， 然后交給財(cái)務(wù)辦理付款。（十一）、已入庫產(chǎn)品的退貨對(duì)于已入庫的產(chǎn)品，生產(chǎn)領(lǐng)用部門在使用過程中發(fā)現(xiàn)產(chǎn)品不合格的，應(yīng)及時(shí)通知品控部再次對(duì)這批產(chǎn)品進(jìn)行檢測(cè)。再次檢測(cè)結(jié)果 確不合格的，應(yīng)岀具相應(yīng)退貨通知，由品控部領(lǐng)導(dǎo)和生產(chǎn)部領(lǐng)導(dǎo)簽字確認(rèn)。倉庫人員憑退貨通知通知采購員。采購員首先應(yīng)將 質(zhì)量事故情況向采購部經(jīng)理匯報(bào)，并根據(jù)與供應(yīng)商簽訂的相關(guān)產(chǎn)品采購合同之規(guī)定及公司關(guān)于相關(guān)物品退貨之規(guī)定提岀處理意見，經(jīng) 采購部經(jīng)理同意后及時(shí)辦理退貨手續(xù)。處理完后還應(yīng)及時(shí)向采購部經(jīng)理及相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報(bào)處理結(jié)果，并且在供應(yīng)商考核時(shí)，將此供應(yīng)商 做降級(jí)處理，情況嚴(yán)重的將取消其合格供應(yīng)商資格。另外，采購員在辦理退貨時(shí)，還應(yīng)及時(shí)向財(cái)務(wù)了解相應(yīng)的貨物發(fā)票是否已入賬。 如發(fā)票尚未入賬的，則將貨物發(fā)票一并退還給供應(yīng)商；如果發(fā)票已經(jīng)驗(yàn)票通過，則由財(cái)務(wù)部相關(guān)人員到當(dāng)?shù)囟悇?wù)機(jī)關(guān)開具相關(guān)證明， 由采購員交給供應(yīng)商開具相應(yīng)的紅票。紅票應(yīng)在月底結(jié)賬前交給財(cái)務(wù)，以便及時(shí)沖賬。（十二）、工作流程示意圖1、包材采購流程：OA系統(tǒng)接收包材請(qǐng)購單結(jié)合請(qǐng)購單的審核意見及時(shí)與請(qǐng)購部門 溝通，確認(rèn)產(chǎn)品型號(hào)、規(guī)格、需求日期等 根據(jù)包材物資的長(zhǎng)期供貨合同，結(jié)合近期 各供應(yīng)商的供貨情況制定合理的采購訂單精彩文案3、五金機(jī)電采購流程:依據(jù)供應(yīng)商考 核制度對(duì)