公司檔案管理制度

1、某公司檔案管理制度現(xiàn)實(shí)的市場競爭平臺(tái)上， 產(chǎn)業(yè)化鏈條已逐漸形成。 把握勝算 的要件是，運(yùn)用市場化、專業(yè)化、集約化等方式，將企業(yè)管理的 產(chǎn)前、產(chǎn)中、產(chǎn)后等諸多環(huán)節(jié)整合成一個(gè)完整的產(chǎn)業(yè)鏈，以達(dá)到 企業(yè)管理的規(guī)?；?、 專業(yè)化經(jīng)營與管理， 從而實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理資源 的優(yōu)化配置， 增加企業(yè)管理的附加值， 不斷提高企業(yè)的現(xiàn)代化管 理水平。 市場競爭平臺(tái)上， 大規(guī)模的集團(tuán)化作戰(zhàn)對企業(yè)管理的要 求更高； 企業(yè)管理的思想將更多的注入企業(yè)經(jīng)營管理的理念； 常 規(guī)經(jīng)營是企業(yè)管理經(jīng)營之本將成為企業(yè)經(jīng)營管理的基礎(chǔ)。 在這過 程中，企業(yè)內(nèi)部管理的系統(tǒng)性，精細(xì)化對企業(yè)經(jīng)營管理的成功， 將是不可或缺的。 因此企業(yè)需要不遺余力地實(shí)

2、行精致管理， 推進(jìn) 精致管理，提升精致管理，練達(dá)精致管理。同時(shí)，在新的勞動(dòng)合同法背景下， 企業(yè)的規(guī)章制度對提升企 業(yè)的管理水平和能力有了新意，規(guī)章制度的作用和功效更加突 顯。為了供企業(yè)管理階層提高管理水平和能力， 我們特將我們提 供法律服務(wù)的亞洲某物業(yè)管理 100 強(qiáng)企業(yè)的相關(guān)規(guī)章制度提供 給企業(yè)管理者參考。但愿，這些管理制度對朋友們有所幫助。 四川高揚(yáng)律師事務(wù)所 高級(jí)合伙人 張洪律師1、定義 本制度所指檔案為： 一個(gè)單位在各項(xiàng)活動(dòng)中形成的， 具有保存價(jià) 值的各種文字、圖表、聲像、實(shí)物以及其他以各種方式和載體出現(xiàn)的真實(shí)反映歷史紀(jì)錄的材料。2、管理要求1) 人事檔案由人力資源管理部管理，財(cái)務(wù)檔案

3、由財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé) 管理，其余如合同、行政發(fā)文等由行政管理不負(fù)責(zé)管理。2) 檔案應(yīng)妥善保管，任何個(gè)人和部門不應(yīng)私自保存、對外交 流。3、收集與歸檔1) 歸檔范圍 凡公司經(jīng)營管理活動(dòng)及其他工作中形成的各種文字、聲像、證 書、榮譽(yù)獎(jiǎng)品、圖表實(shí)務(wù)模型等材料均屬歸檔范圍。2) 收集 檔案管理員根據(jù)歸檔范圍，按文書處理和歸檔要求，進(jìn)行預(yù)立 卷。因公外出參觀學(xué)習(xí)、考察、調(diào)查研究、參加上級(jí)部門早開的會(huì) 議者，應(yīng)將會(huì)議的主要文件資料交檔案室歸檔。有關(guān)人員應(yīng)做好文件材料的形成，積累、收集、整理，對正在 歸檔的檔案負(fù)責(zé)補(bǔ)充、完善。3) 歸檔要求 歸檔的文件材料應(yīng)完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)，能真實(shí)反映公司各項(xiàng)活 動(dòng)和歷史過程。歸檔

4、的文件材料， 應(yīng)使用 A4 型紙，并不可使用圓珠筆、 鉛筆等 易褪色筆書寫。凡收到易褪色文件應(yīng)及時(shí)復(fù)印，原收件和復(fù)印件一起歸檔。4) 歸檔時(shí)間 各類形成、收集到的檔案材料，最遲應(yīng)在第二年第一季度內(nèi)立 卷歸檔。照片、錄音、錄像材料和設(shè)備說明書、證書等其他一些材料性 文件，應(yīng)在與這些材料有關(guān)的活動(dòng)結(jié)束后及時(shí)歸檔。4、整理和保管1) 檔案整理 檔案整理就是把處于相對零散狀態(tài)的檔案，經(jīng)過分類組合、排 列和編目，使檔案系統(tǒng)化、條理化，便于保管和利用。 檔案的編碼及立卷根據(jù)各公司實(shí)際情況進(jìn)行。2) 檔案的保管 立卷的案卷應(yīng)按照檔案的要求套上硬紙封面或裝盒 設(shè)立專門的檔案室，室內(nèi)應(yīng)保持清潔衛(wèi)生，并裝好窗簾，

5、防止 日光直射。5、保密1) 檔案管理員與借、查閱者應(yīng)認(rèn)真學(xué)習(xí)和自覺遵守檔案保密 規(guī)定，正確處理保密與利用的關(guān)系2) 企業(yè)檔案的保密劃分為絕密、機(jī)密、秘密三個(gè)等級(jí)。3) 案卷應(yīng)根據(jù)內(nèi)容及價(jià)值，正確劃分保密類別、保管期限， 并定期對各類檔案進(jìn)行密級(jí)審查。4) 存放檔案案卷，文件資料的文件柜等應(yīng)加鎖，鑰匙由檔案保管員專管。5) 對檔案保密范圍內(nèi)的文件，謹(jǐn)防泄密，因隨意泄密造成不 良影響和損失等后果的，應(yīng)視情節(jié)給予處罰。6、借閱與查閱1) 需查、借閱檔案的，應(yīng)說明理由、要求及內(nèi)容，并應(yīng)出示 已辦妥的檔案查、借閱手續(xù)，查閱僅在檔案室內(nèi)進(jìn)行。2) 外單位借閱檔案者，應(yīng)憑單位介紹信，經(jīng)執(zhí)行董事批準(zhǔn)， 辦妥

6、借閱手續(xù)后方可借閱。3) 外單位借閱檔案應(yīng)在檔案室借閱，不得外借4) 查、借閱檔案應(yīng)妥善保管所借檔案，負(fù)責(zé)其安全保密，不 得涂化案卷、拆卷、遺失和損毀等。5) 復(fù)制檔案應(yīng)經(jīng)相關(guān)負(fù)責(zé)人同意后方可實(shí)施。7、安全1) 檔案管理員應(yīng)保管好文件柜鑰匙， 未經(jīng)同意， 不允許增配。 遺失鑰匙應(yīng)及時(shí)報(bào)告。2) 檔案室嚴(yán)禁煙火，嚴(yán)禁危險(xiǎn)品進(jìn)入。3) 非工作需要，任何人不得進(jìn)入檔案室。4) 檔案管理員下班時(shí)應(yīng)注意鎖好檔案室的門窗。8、鑒定與銷毀1) 按統(tǒng)一的鑒定原則和標(biāo)準(zhǔn)來判定各類檔案的價(jià)值意義，從 而確定不同的檔案為不同的保管期限。2) 檔案保管期限分為永久、長期、短期三種，永久保存指無 限期盡可能長遠(yuǎn)地保存下去，長期保存年限為 16 年至 50 年，短期保存 為 15 年以下3) 超過保存期限的，檔案管理員提出鑒定銷毀申請報(bào)告，經(jīng) 公司組織相關(guān)人員對已到期檔案進(jìn)行鑒定后，由檔案管理 員按批復(fù)進(jìn)行銷