會議管理辦法.doc

1、鍵入文字 會議管理辦法1、目的：為了規(guī)范公司各級會議流程和管理，確保會議召開的效率及效果，特制訂本制度。2、適用范圍：本規(guī)定適用于公司所有會議。3、職責(zé)：3.1 行政部3.1.1 負(fù)責(zé)公司會議制度的執(zhí)行檢查和監(jiān)督工作；3.1.2 負(fù)責(zé)公司級會議的組織、傳達(dá)、記錄及會議記錄的管理和決議的跟蹤檢查；3.2 各部門3.2.1 根據(jù)需要提議召開公司級會議和參與公司級會議；3.2.2 負(fù)責(zé)本部門會議的組織、記錄、以及會議決議提報(bào)和執(zhí)行；3.2.3 負(fù)責(zé)各類會議涉及到本部門的相關(guān)會議決議的執(zhí)行工作；3.3 會議主持人：負(fù)責(zé)組織召開會議和執(zhí)行會議紀(jì)律和控制會議流程；3.4 與會人員：負(fù)責(zé)遵守會議管理制度和會

2、議決議的執(zhí)行；4、內(nèi)容及要求：4.1 會議類別：4.1.1 按級別分類：公司的會議分為（一級）公司級會議、（二級）部門級會議共二級。4.1.1.1公司現(xiàn)根據(jù)人員職能狀況暫分為7 個(gè)部門。其中三個(gè)部門（不含）以上的會議即為公司級會議，分管該部門的負(fù)責(zé)人必須參加 ；由組織會議部門負(fù)責(zé)通知和召集并進(jìn)行會議記錄； 4.1.1.2 部門級會議由部門負(fù)責(zé)人組織本部門員工參加，由部門內(nèi)指定人員做會議記錄；4.1.2 按召開時(shí)間規(guī)律分類：公司的會議可分為：定期會議和臨時(shí)會議；4.1.2.1定期會議主要包括：公司周例會、部門周例會、部門日例會、月度總結(jié)會、年度總結(jié)會等；4.1.2.2臨時(shí)會議主要包括：專題業(yè)務(wù)會

3、議、管理工作會議等因工作需要組織的會議；4.2 會議通知4.2.1公司周例會由各部門經(jīng)理于每周二上午9：40 準(zhǔn)時(shí)參加，開會時(shí)間原則上1 個(gè)半小時(shí)，即11：10 結(jié)束，不作另行通知，如果會議時(shí)間地點(diǎn)等發(fā)生變化由行政部提前通知；4.2.2各部門每周第一天由部門負(fù)責(zé)人組織部門人員開部門周例會，其他工作日開日例會；部門領(lǐng)導(dǎo)不在時(shí)由其他領(lǐng)導(dǎo)代為主持或部門成員輪流主持開會，會后以周計(jì)劃的形式或會議記錄形式提交給主管領(lǐng)導(dǎo)，日例會不用提交會議記錄；4.2.3月度總結(jié)會由各部門經(jīng)理于每月最后一周的周二下午14： 30 準(zhǔn)時(shí)參加，不作另行通知，如果會議時(shí)間地點(diǎn)等發(fā)生變化由行政部提前通知，逢周六、周日或節(jié)假日順延

4、。4.2.4年度總結(jié)會由各部門員工于每年1 月 12 日 14： 00 準(zhǔn)時(shí)參加，會議內(nèi)容為總結(jié)上一年度工作內(nèi)容匯報(bào)下一年度工作計(jì)劃，逢周六、周日或節(jié)假日順延。4.2.5其他公司級會議由發(fā)起部門負(fù)責(zé)起草書面通知報(bào)公司領(lǐng)導(dǎo)同意后，由發(fā)起部門負(fù)責(zé)安排相關(guān)通知；部門級會議由發(fā)起部門負(fù)責(zé)人確定即安排通知；4.2.6會議通知的形式為：書面、面對面口頭、電話形式，通知人應(yīng)及時(shí)做好相關(guān)的通知反饋記錄；鍵入文字 會議管理辦法4.2.7一般會議通知需提前四小時(shí)通知與會人員，臨時(shí)會議或緊急會議除外。4.2.8公司的周例會、月度總結(jié)會、地點(diǎn)定在9 樓大會議室，年度總結(jié)會在七樓多功能室。4.2.9當(dāng)周例會和月例會及年

5、度會議時(shí)間出現(xiàn)在同一周內(nèi)時(shí)，則相應(yīng)的取消重復(fù)會議，取消順序?yàn)楫?dāng)周例會和月例會同周，則取消周例會；當(dāng)月例會和年例會、周例會同月同周進(jìn)行，則取消周例會、月例會；4.2.10 除固定的會議外，其他會議通知需明確具體的會議主題、開會時(shí)間、會議地點(diǎn)及整個(gè)會議的時(shí)間。4.3 會議要求任何會議事先必須有明確的議事內(nèi)容、程序、對與會者的要求；4.3.1 定期一級會議要求( 包括公司周例會,月度總結(jié)會、年度總結(jié)會) ：4.3.1.1如召開例會的時(shí)間無更改, 不需要另行通知.4.3.1.2 如果召開例會的時(shí)間有更改 , 主持部門或領(lǐng)導(dǎo)人需在會議召開日期一天前以公司會議默認(rèn)的通知形式提前告知各部門召開會議的具體時(shí)間

6、 , 地點(diǎn) , 會議大概時(shí)長 .4.3.1.3 各部門領(lǐng)導(dǎo)參加公司定期一級會議必須根據(jù)參加的會議的類別按規(guī)定會議匯報(bào)的格式及內(nèi)容（見 6.2 、6.3 ）準(zhǔn)備會議資料，4.3.1.4各部門需于開會前半小時(shí)將電子檔會議資料交行政部經(jīng)理或指定的人員處，由其統(tǒng)一上交。4.3.1.5定期一級會議(即公司例會)的內(nèi)容包括三方面,1上一周期工作匯報(bào);2下一周期工作計(jì)劃 ;3 需其他部門配合事項(xiàng) ( 注 : 需配合事項(xiàng)需是會前有溝通 , 對方未答應(yīng)或獨(dú)立完成不了事項(xiàng) ); 或需三個(gè)部門或以上人員回復(fù)如何處理的問題 )4.3.1.6會前一小時(shí)行政部或其他組織部門需提前做好會議相關(guān)準(zhǔn)備資料的準(zhǔn)備 , 會議環(huán)境的

7、整理. 并將各部門的議題匯總., 包括會議設(shè)備的調(diào)試, 會議4.3.2議事原則：發(fā)言人員會議上提出的問題必須是涉及三個(gè)或以上部門，且在會議前進(jìn)行溝通仍不能解決的問題，議事必須有結(jié)果；4.3.3各部門發(fā)言時(shí)間原則上為3-6分鐘，超時(shí)者主持人負(fù)責(zé)提醒。4.3.4會議發(fā)言先后順序?yàn)椋?開發(fā)部 -營銷部 - 生產(chǎn)部 - 產(chǎn)品部 - 品質(zhì)部 - 人力行政部，財(cái)務(wù)部根據(jù)會議需要列席發(fā)言，但不需每周分享。4.3.5會議期間按照會議議程規(guī)定的發(fā)言順序進(jìn)行發(fā)言，其它與會人員需尊重發(fā)言人講話，在別人發(fā)言其間勿插話 , 勿評述，若有問題待發(fā)言人講話完畢后再提出上還無結(jié)果 , 則暫停討論 , 等會后再單獨(dú)討論。, 但

8、如果發(fā)言3 分鐘以4.4 會議記錄4.4.1 任何一級會議，必須有會議記錄，并在會后兩個(gè)工作日內(nèi)提交上級領(lǐng)導(dǎo)查閱；4.4.2 會議記錄必須記錄缺席、遲到人員及會上違規(guī)行為，會議上落實(shí)的工作問題、改善措施，責(zé)任人與完成時(shí)間；4.4.3公司周例會、月度總結(jié)會、年度總結(jié)會由行政部作會議記錄（按公司規(guī)定的格式見6.1 ），需于會后 1 天內(nèi)完成，經(jīng)與會人員確認(rèn)無誤，于會后二天內(nèi)交總經(jīng)理。4.4.4會議形成的重要決議或任務(wù)分工責(zé)任人必須按會議上規(guī)定的完成時(shí)間完成工作任務(wù)；5.不定期會議鍵入文字 會議管理辦法5.1全體員工會議：重大決策事項(xiàng)及全體員工交流協(xié)調(diào)遇到的問題. 由行政部組織5.2營銷部相關(guān)工作會

9、議，如營銷分析會議 ，營銷管理會議，出差工作分享會議：出差工作總結(jié)及情況分享，由營銷部組織。5.3新品開發(fā)建議會議：產(chǎn)品部、營銷部根據(jù)客戶的銷售及補(bǔ)貨情況及客戶意見，提出開發(fā)建議。5.4客戶訂單整合會議：訂貨會后客戶下單匯總情況、不能生產(chǎn)的訂單情況、改款及差異情況分析等，由營銷部組織。5.5所有臨時(shí)性會議最終也需形成會議記錄并分發(fā)給會議負(fù)責(zé)人及總經(jīng)理。5.5 會議文件的管理5.5.1會議紀(jì)要和會議所用的有關(guān)文件包括會議決議，都有一定的保密性，必須妥善保管，違規(guī)行為嚴(yán)格按照公司保密條例進(jìn)行處理；5.5.2公司周例會與月度總結(jié)會會議記錄由人事行政部負(fù)責(zé)保存，其它會議記錄由部門負(fù)責(zé)保存。5.6 會議

10、紀(jì)律及處罰5.6.1發(fā)言人不可脫離主題長篇大論，亦不可一言不發(fā)保持緘默；5.6.2無故缺席任何一級會議，缺席一次，予以樂捐20 元/ 次；未經(jīng)請假無故遲到者，遲到5 分鐘以內(nèi)捐 5 元；遲到 10 分鐘以內(nèi)捐 10元； 30分鐘以上按缺席處理。5.6.3會議通知人未盡責(zé)通知導(dǎo)致當(dāng)事人缺席會議，則免罰當(dāng)事人，通知人樂捐10 元/ 次；5.6.4參會人員原則上必須準(zhǔn)時(shí)參加會議，若遇特殊情況不能參加者必須與會議主持人請假，并安排本部門職務(wù)代理人參加會議( 必須保證每個(gè)部門至少有一個(gè)職務(wù)代理人參加)，若未請假或無代理人一律按缺席處理；5.6.5與會人員必須自覺關(guān)閉手機(jī)或改為無聲、震動(dòng)狀態(tài)；嚴(yán)禁任何人會

11、議中手機(jī)響鈴或接聽電話；會議手機(jī)響鈴或在會場接聽手機(jī)樂捐10元/ 次；5.6.6未按規(guī)定于會前準(zhǔn)備會議資料者第一次給予警告一次，第二次給予樂捐20 元/ 次。5.6.7任何一級會議，當(dāng)事人開會不盡職，應(yīng)當(dāng)在會議上匯報(bào)的問題無故不在會上匯報(bào)，會后又不及時(shí)采取措施，但事后被發(fā)現(xiàn)的，每次樂捐50 元；如果該問題因未及時(shí)匯報(bào)或討論導(dǎo)致該問題惡化或給經(jīng)營、管理等造成負(fù)面影響或損失的，樂捐100元/ 次，并視其影響和損失程度給予相應(yīng)的行政處罰：賠償、降薪、降職、直到開除等。5.6.8會議形成的重要決議或任務(wù)分工責(zé)任人必須按會議上規(guī)定的完成時(shí)間完成，因個(gè)人原因未完成或未執(zhí)行第一次給予警告，第二次給予樂捐50

12、 元/ 次。5.7 周例會時(shí)間安排：每周二上午9：40（逢節(jié)假日順延，時(shí)間臨時(shí)更改另行通知）與會人員：總經(jīng)理、各部門經(jīng)理及以上會議記錄：人力行政部會議主持：總經(jīng)理，總經(jīng)理不在時(shí)由指定人員代理5.7.1會議的議程及時(shí)長1)14:00與會人準(zhǔn)時(shí)到會場 , 在會議簽到表簽到, 行政部確認(rèn)人員到會情況（應(yīng)到人數(shù)和實(shí)到人數(shù)，遲到人員在會議結(jié)束時(shí)進(jìn)行公布處理）；2)14:01主持人宣布會議正式開始，問候.鍵入文字 會議管理辦法3)14:02各部門開始匯報(bào)工作( 每一部門匯報(bào)工作時(shí)長 3-6 分鐘 , 超過 6 分鐘會議紀(jì)錄人報(bào)警 )4) 每一部門匯報(bào)工作的內(nèi)容包括上周工作匯報(bào), 下周工作計(jì)劃 .5.7.2

13、 由總經(jīng)理根據(jù)上一周會議上安排的工作內(nèi)容組織責(zé)任人匯報(bào)完成情況及安排本周重點(diǎn)完成工作內(nèi)容，公司的發(fā)展規(guī)劃，約1020 分鐘；5.7.3由營銷總監(jiān)總結(jié)上周工作完成情況，安排下周重點(diǎn)工作，時(shí)間約1020 分鐘；5.7.4由各部門匯報(bào)上周部門完成的工作重點(diǎn)（包括上周會議需完成的決議事項(xiàng)及其它部門提出的工作要求），下周的重點(diǎn)工作計(jì)劃，匯報(bào)的內(nèi)容及格式根據(jù)6.2 、6.3 的規(guī)定， 并提出需要協(xié)助解決的問題，XXX 匯報(bào) XX 部門工作總結(jié)5.7.5各部門匯報(bào)工作時(shí)開場白為“各位領(lǐng)導(dǎo)、同事大家好！下面由下周工作計(jì)劃”，結(jié)束語“匯報(bào)完畢，謝謝”。5.8 月度工作總結(jié)會時(shí)間安排：每月最后一周的周例會時(shí)間即為月度工作總結(jié)會議時(shí)間，最后一周不做周例會總結(jié)及計(jì)劃。其他：同周例會。5.9 年度總結(jié)會時(shí)間安排：每年 1 月 12 日下午 14 ：00 （逢周六、 周日或節(jié)假日順延，時(shí)間另行通知）與會人員：全體同事其他流程同周例會或以臨時(shí)通知為準(zhǔn)。5.10 部門周 / 月例會： 由各部門組織本部門員工在每周一早上開完公司早激勵(lì)后進(jìn)行周例會。會后需在下午 16 ：00 前形成周 / 月工作總結(jié)及計(jì)劃總結(jié)電子檔提交本部門領(lǐng)導(dǎo)，再由本部門領(lǐng)導(dǎo)統(tǒng)一發(fā)電子檔在周二早上開會前半小時(shí)至行政經(jīng)理或指定的提交人處。遲交需樂捐。5.11 部門內(nèi)部工作事項(xiàng)早會時(shí)間不宜太長，非涉及到本部門全體的特殊情況如果需要時(shí)間較長可用一對一