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文檔簡介

1、 新時期優(yōu)化城建檔案管理工作的策略探析 摘要:隨著當前信息技術的快速發(fā)展,如今已經(jīng)步入大數(shù)據(jù)時代,大數(shù)據(jù)使得人們的生產(chǎn)生活都發(fā)生了翻天覆地的變化。在大數(shù)據(jù)環(huán)境下,需要利用最先進的科學技術做好各項工作,對于城建檔案管理工作來說更是如此,通過完善大數(shù)據(jù)背景下的城建檔案信息系統(tǒng)建設有助于進一步提高城建檔案資料的保存質(zhì)量和利用效果。為此以這些檔案為對象引入相應信息化技術,有效提升其信息建設水平,這對該領域的健康發(fā)展無疑起到很好的促進作用。關鍵詞:城建檔案;信息化管理;大數(shù)據(jù)隨著信息技術的飛速發(fā)展,社會信息化程度愈發(fā)加深,信息資源在社會發(fā)展中的作用不言而喻。城建檔案作為一種信息資源,是城市規(guī)劃、建設和管

2、理活動中形成的具有保存價值的文字、圖紙、圖表等寶貴資料,并在城市的規(guī)劃、建設和管理中發(fā)揮著重要作用。城建檔案不僅是城市建設和發(fā)展的必要依據(jù),更是國家發(fā)展歷程中的重要財富。近年來,我國城建檔案信息化管理工作已經(jīng)取得初步成效,但仍處于探索階段,而城市的迅猛發(fā)展也為城建檔案信息化管理帶來了新的挑戰(zhàn)。1重要性1.1城市建設管理分塊分化現(xiàn)象嚴重。當前很多大中城市主管城市建設或城市規(guī)劃的部門已經(jīng)設立了城建檔案管理部門,部分地區(qū)還設有相應的城建檔案館(室、中心)等專業(yè)機構來專門負責城建檔案管理。在這樣的管理模式下,存在著信息孤島問題,城市基礎資料、城市規(guī)劃檔案、房地產(chǎn)檔案、園林綠化檔案等資料信息不能很好的共

3、享,而且管理成本較高,還涉及到交叉管理等問題。1.2城市建設檔案信息化管理制度不夠健全。當下在城建檔案管理方面存在信息化、數(shù)字化嚴重的滯后性,大多數(shù)城建檔案室管理方法還是傳統(tǒng)的方式為主,先進技術的引用較少,主要采用以手工作業(yè)為主的管理模式,這種方式不僅效率低下,而且還對城鎮(zhèn)化建設帶來較大負面影響,最為重要的是信息不能得到很好利用,同時也讓信息保存不完整。2城建檔案建設的現(xiàn)狀與問題早在封建時代,各州縣都會有專門的人去編撰州縣志去記錄本州縣發(fā)生的重大事件。因為這是人們了解一個城市最簡單最直接的一條途徑。簡言之,城建檔案是一座城市的內(nèi)涵所在。雖然城建檔案的管理一直在改變,政府也十分重視城建檔案的建設

4、,也制定了一些改良方案,但是不得不承認,城建檔案的建設仍然還有很多嚴峻的問題。2.1專業(yè)知識不足現(xiàn)如今許多城市的城建檔案的管理都在向信息化靠攏,但是當前階段的管理人員專業(yè)知識儲備不足,信息管理工作處理的不夠?qū)I(yè),直接導致許多檔案記錄不能高效快速的完成,造成了信息遺漏和丟失。檔案的完善度不夠高。這就是由于管理人員專業(yè)知識儲備不足,導致管理方式不規(guī)范造成的。2.2管理制度不夠健全在城建檔案的建設過程中,有一個完善的制度是非常重要的。在當前城建檔案建設過程中,缺乏這樣一個完善的制度,甚至有的制度已然落伍。沒有一個完善的制度就意味著沒有一個正確的標準和范式。這在城建檔案的建設中是很嚴重的,規(guī)范不夠就意

5、味著混亂,不專業(yè)人士在混亂的管理下進行城建檔案建設是極其容易造成檔案信息丟失的。2.3分工不明確在各個城市的政府部門都設置了關于城建檔案管理的部門,但是這些城建檔案管理的部門并沒有一個十分明確地分工,只是各自為政,互相之間少有交流,分層分級管理現(xiàn)象嚴重。這種管理模式下使得管理工作分塊嚴重,沒有一個專門的機構和部門去統(tǒng)籌工作,造成工作分工不明確的問題。各個部門之間交流少,在建設城建檔案館的過程中檔案交接效率低下,協(xié)調(diào)難問題突出,對城建檔案工作的開展造成極大困擾。2.4工作人員老齡化問題嚴重檔案建設部門工作雖然多,但是工作力度較小,上升空間小,年輕人到檔案建設部門后,總會想方設法把自己從檔案建設部

6、門調(diào)走。這就造成了檔案管理部門的工作人員媲美韓劇年齡偏大,老齡化問題突出。城建檔案信息化是新興事物,在接受新興事物方面,不如年輕一輩接受能力快,敢打敢拼,最終造成城建檔案管理跟不上信息時代的發(fā)展,檔案管理人員業(yè)務水平不足,不能夠很好地利用現(xiàn)代化設備進行新時期的檔案管理,城建檔案管理信息化速度降低。3城建檔案信息化的發(fā)展策略在互聯(lián)網(wǎng)技術快速發(fā)展的新時期,城市建設檔案管理工作必然與信息化建設相結合,放棄傳統(tǒng)的檔案保存方式,利用信息化數(shù)據(jù)處理,能夠最大限度的確保城建檔案管理工作在面對檔案保存工作繁忙的情況下能夠更加從容地處理,推動城建檔案工作的順利開展。基于此,城建檔案信息化的開展已經(jīng)迫在眉睫。3.

7、1加強工作人員專業(yè)知識技能培訓在城建檔案信息化的同時,城建檔案的工作人員專業(yè)知識儲備不足的問題已經(jīng)越來越嚴峻,加強城建檔案管理人員的專業(yè)的知識技能是提升城建檔案管理水平的一個重大前提。但是在引進城建檔案管理人員時,不能夠盲目引進,在注重管理人員自身素質(zhì)的同時也應該注意到管理人員與城建檔案管理工作的粘合性,以此確保檔案管理工作的效率和效果。加大管理人員的引進力度,采用多元化培訓和考核方式,將當前形勢下的檔案管理需求融入到培訓工作當中。構建一支高素質(zhì)、高能力的檔案管理團隊,以此實現(xiàn)檔案管理水平的提升。3.2完善城建檔案的信息化管理制度當前城建檔案的管理制度不能說是十分混亂的,但是其確實不適合新時期

8、城建檔案的管理需求。最明顯的一個問題就是責任極不明確,分工不合理。這樣容易造成城建檔案的檔案記錄不完善,信息交流不方便等問題。完善城建檔案信息化管理制度,讓其為城建檔案向信息化轉(zhuǎn)變保駕護航。3.3加大資金投入,完善城建檔案數(shù)據(jù)庫在城建檔案信息化的過程中,建立一個完善的檔案數(shù)據(jù)庫是最基本的舉措。因為建立城建檔案數(shù)據(jù)庫需要耗費大宗金額的資金,數(shù)據(jù)庫構建較為費時費力,對基礎設施要求高,在數(shù)據(jù)庫建好后,還要安排專門的人員進行數(shù)據(jù)庫的維護,這也需要大量投入資金和人力,所以加大城建檔案工作方面的資金投入是非常必要的。在建立數(shù)據(jù)庫的同時,也要結合實際情況,建立一個具體的操作流程,合理分配人力物力和財力,提升

9、工作效率,迎合新時期城建檔案信息化的要求。3.4城建檔案信息化與“云”時代同步目前我國城建檔案的信息化建設方面,存在一定的信息滯后。隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展,城建檔案發(fā)展利用互聯(lián)網(wǎng)技術插上“云”的翅膀,能夠極大地促進城建檔案工作的可持續(xù)發(fā)展。例如:昆山市城建檔案館與某軟件公司聯(lián)合研發(fā)了一款基于互聯(lián)網(wǎng)和云端平臺的“建設工程電子檔案編報系統(tǒng)”。通過建立統(tǒng)一的建設工程建設五方責任主體的電子簽章體系,實現(xiàn)五個同步:即工程進度與檢測數(shù)據(jù)同步,建設工程與工程檔案形成同步,工程驗收與檔案歸檔同步,工程檔案紙質(zhì)與電子同步,工程檔案接收與利用同步。很大限度的方便了城建檔案的開展。4結束語城建檔案作為一個城市的歷史記錄員,向人們訴說著這個城市的歷史,展示著一個城市幾十年上百年的發(fā)展歷程,在展示的過程中,能夠直觀的展現(xiàn)城市發(fā)展水平的一面就是城建檔案的管理和保存方式。在科技快速發(fā)展的新時期

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