水務(wù)有限責(zé)任公司檔案管理制度

1、鄂托克旗水務(wù)有限責(zé)任公司檔案管理制度為了使檔案管理工作規(guī)范化、標(biāo)準(zhǔn)化、科學(xué)化，有效地為集團(tuán)公司經(jīng)營發(fā)展，科技研究及各項(xiàng)工作提供服務(wù)，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案法實(shí)施辦法、企業(yè)檔案管理規(guī)定，結(jié)合集團(tuán)公司實(shí)際，特制定本制度。第一條 管理職責(zé)（一）集團(tuán)檔案室檔案管理員工作職責(zé)集中統(tǒng)一管理集團(tuán)全部檔案，負(fù)責(zé)各類檔案的收集、整理、歸檔、保管、鑒定、統(tǒng)計(jì)、編研、檢索及提供及利用工作，確保集團(tuán)檔案的完整與安全。（二）各部門、各公司檔案員工作職責(zé)負(fù)責(zé)本部門、本公司檔案的日常收集、整理、立卷，并定期向集團(tuán)檔案室移交，接受集團(tuán)檔案室的業(yè)務(wù)指導(dǎo)，確保本部門、本公司檔案的完整與安全。第二條 檔案的形

2、成與歸檔（一）凡是集團(tuán)設(shè)備購置，生產(chǎn)經(jīng)營，技術(shù)改造、科學(xué)研究，人事管理，黨群工作，公司大事記等活動(dòng)中有保存價(jià)值的文件材料、技術(shù)資料，包括電子文檔及聲像檔案，均由各部門、公司按其職責(zé)范圍收集整理后在次年的三月底以前由部門、分公司檔案員統(tǒng)一移交集團(tuán)檔案室。（二）基建工程的規(guī)劃設(shè)計(jì)、施工圖紙等相關(guān)資料，在工程竣工后1個(gè)月內(nèi)由負(fù)責(zé)該工程的工程公司兼職檔案員將資料整理、立卷后移交集團(tuán)檔案室。（三）聲像檔案、電子文檔，應(yīng)在拍攝、錄制、整理后由責(zé)任人、單位于次年的三月底以前移交集團(tuán)檔案室。 （四）集團(tuán)執(zhí)行、辦理的外來文件材料由收文管理人員在次年的三月底以前移交集團(tuán)檔案室。 （五）實(shí)物檔案由經(jīng)辦部門或相關(guān)部門

3、辦理后1個(gè)月內(nèi)向集團(tuán)檔案室移交，不得留置在本部門。 （六）所有檔案必須是一套真實(shí)完整的原件，文字圖表清晰，不得用鉛筆或圓珠筆書寫。 （七）移交檔案時(shí)由部門或公司兼職檔案員填寫移交清冊(cè)一式兩份，由集團(tuán)公司檔案管理員和移交單位檔案員共同清點(diǎn)核對(duì)無誤后雙方簽字確認(rèn)，各執(zhí)一份。 第三條 集團(tuán)檔案資料的保管（一）保管檔案必須有專門庫房和專用柜架，各類檔案由檔案管理員保管。（二）集團(tuán)專職檔案員每年至少清點(diǎn)一次檔案資料，做到帳實(shí)相符，對(duì)破損或有變質(zhì)的檔案及時(shí)采取措施修復(fù)和復(fù)制，清點(diǎn)期間停止借閱。（三）為了確保檔案室安全，檔案室內(nèi)要配備防盜、防水、防鼠、防蟲、防光、防潮等設(shè)施和設(shè)備，檔案管理員要定期檢查，確保

4、檔案完好無損。（四）對(duì)集團(tuán)公司榮譽(yù)室所存證照進(jìn)行監(jiān)督管理及定期檢查。(五) 員工調(diào)、離職需經(jīng)檔案管理人員查明是否有借閱未還的檔案資料并在調(diào)離職人員移交清單上簽字，方可離職，檔案工作人員工作有變動(dòng)時(shí)必須嚴(yán)格履行交接、盤查手續(xù)，清點(diǎn)核對(duì)準(zhǔn)確后，方可調(diào)離。（六）會(huì)計(jì)檔案保管期限規(guī)定：會(huì)計(jì)憑證類，原始憑證 15年、記賬憑證15年、匯總憑證15年。會(huì)計(jì)賬簿類，總賬 15年、明細(xì)賬 15年、日記賬 15年、輔助賬簿 15年。財(cái)務(wù)報(bào)告類，包括各級(jí)主管部門匯總財(cái)務(wù)報(bào)告，月、季度財(cái)務(wù)報(bào)告3年包括文字分析，年度財(cái)務(wù)報(bào)告(決算)永久包括文字分析 。其他類，會(huì)計(jì)移交清冊(cè)15年，會(huì)計(jì)檔案保管清冊(cè)永久，會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)

5、永久 ，銀行余額調(diào)節(jié)表 5年，銀行對(duì)賬單 5年 。第四條 集團(tuán)檔案的查閱、借閱和復(fù)制（一）一般性檔案經(jīng)檔案室管理員同意后可查閱，密級(jí)檔案必須由分管副總經(jīng)理簽字，綜合辦公室主任批準(zhǔn)后方可查閱。（二）凡來檔案室查閱檔案、資料的員工，不得在案卷內(nèi)勾劃、涂改、作記號(hào)或拆卷抽頁。（三）檔案室只借檔案資料的復(fù)印件，并嚴(yán)格辦理借閱手續(xù)。借閱檔案只限在檔案室，不能帶出，必須帶出檔案室借閱的（如集團(tuán)公司的各種證書、證照等），需經(jīng)部門負(fù)責(zé)人及綜合辦公室主任批準(zhǔn)。（四）借檔人不得私自轉(zhuǎn)借、拆卸、調(diào)換、污損所借檔案，未經(jīng)允許不得復(fù)印檔案。（五）各部門因工作需要復(fù)制一般文件材料，由檔案管理員統(tǒng)一復(fù)印。關(guān)系到密級(jí)范圍內(nèi)的

6、檔案，需綜合辦公室主任、分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)后方可復(fù)印。（六）非本集團(tuán)員工查閱檔案資料，需持有單位介紹信，并在分管副總經(jīng)理批準(zhǔn)查閱的范圍內(nèi)，隨同有關(guān)部門的接待人員一同閱卷，否則不予接待和承辦。第五條 集團(tuán)檔案的保密制度（一）集團(tuán)專、兼職檔案員必須嚴(yán)格遵守公司的保密制度，不準(zhǔn)在私人交往和通信中泄露公司秘密，不準(zhǔn)在公共場(chǎng)所談?wù)摴久孛?，不?zhǔn)通過其他方式傳遞集團(tuán)秘密。（二）屬于集團(tuán)秘密的文件、資料、聲像檔案，必須由部門領(lǐng)導(dǎo)和綜合辦公室主任批準(zhǔn)后由相關(guān)業(yè)務(wù)人員查閱，集團(tuán)檔案管理員不得私自提供查閱。第六條 集團(tuán)檔案的鑒定銷毀（一）檔案的鑒定工作，必須在分管領(lǐng)導(dǎo)的主持下，由集團(tuán)檔案室和有關(guān)業(yè)務(wù)部門的人員組成鑒

7、定小組，按照有關(guān)規(guī)定進(jìn)行。（二）檔案鑒定工作要定期進(jìn)行，一般五年或十年進(jìn)行一次，每次要寫出鑒定報(bào)告，注明鑒定意見，由鑒定組織負(fù)責(zé)人簽名，并注明時(shí)間。（三）檔案的鑒定工作要按照檔案的保管期限表和國家有關(guān)規(guī)定進(jìn)行，未經(jīng)鑒定，任何人不得自行銷毀檔案。（四）經(jīng)鑒定需要銷毀的檔案，需登記銷毀清冊(cè)，提出銷毀報(bào)告，經(jīng)集團(tuán)分管領(lǐng)導(dǎo)及綜合辦公室主任審批后，指定至少二人在指定地點(diǎn)監(jiān)銷。銷毀完畢后，參加監(jiān)銷人員要簽字并寫出銷毀情況報(bào)告，送分管領(lǐng)導(dǎo)及綜合辦公室主任審批后與銷毀清冊(cè)等材料一起歸檔。（五）會(huì)計(jì)檔案銷毀程序：保管期滿的會(huì)計(jì)檔案，按照以下程序銷毀：1.由會(huì)計(jì)檔案管理人員會(huì)同會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)提出銷毀意見，編制會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)，列明銷毀會(huì)計(jì)檔案的名稱、卷號(hào)、冊(cè)數(shù)、起止年度和檔案編號(hào)、應(yīng)保管期限、已保管期限、銷毀時(shí)間等內(nèi)容；2.財(cái)務(wù)部經(jīng)理、財(cái)務(wù)負(fù)責(zé)人、單位負(fù)責(zé)人在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽署意見；3.銷毀會(huì)計(jì)檔案時(shí)，應(yīng)當(dāng)由會(huì)計(jì)機(jī)構(gòu)派員監(jiān)銷；4.監(jiān)銷人在銷毀會(huì)計(jì)檔案前，應(yīng)當(dāng)按照會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)所列內(nèi)容清點(diǎn)核對(duì)所要銷毀的會(huì)計(jì)檔案；銷毀后，應(yīng)當(dāng)在會(huì)計(jì)檔案銷毀清冊(cè)上簽名蓋章，并將監(jiān)銷情況報(bào)告本單位負(fù)責(zé)人；5.保管期限滿但未結(jié)清的債權(quán)債務(wù)原始憑證和涉及其他未了事項(xiàng)的原始憑