淺議信息技術在檔案管理的運用

1、淺議信息技術在檔案管理的運用 一、信息技術及其發(fā)展 信息技術按照形態(tài)差異可以分為軟技術和硬技術。硬技術是指各種各樣的信息設備及設備功能。隨著信息技術的高速發(fā)展，其逐漸被使用在各種領域工作中，其也不斷被廣泛應用在日常生活中，給人們的工作、生活帶來了很多方便。21世紀是一個全新的信息時代，而在信息化環(huán)境下高校檔案管理工作也將面臨著全新的挑戰(zhàn)。例如以往，檔案資料全部是紙質(zhì)資料，在保管過程中會存在很大麻煩。近年來隨著信息技術中拍照技術、印刷技術以及多媒體技術等技術的應用，使檔案管理工作有了很大改變，其是信息資料突破了時空限制，縮短了工作所需時間，從而大大提高了工作質(zhì)量。信息技術的應用能幫助有效解決了很

2、多高校檔案存在的問題，也進一步體現(xiàn)了現(xiàn)代信息技術對于高校檔案管理工作的重要性。 二、信息技術在高校檔案管理工作中運用 1、信息技術中硬技術的應用 采用計算機設備、打印機、掃描儀以及縮微設備等硬件設備來幫助完成高校檔案管理工作中，可以幫助有效提高檔案管理工作順利及有效開展。傳統(tǒng)檔案管理工作還是采用手工操作手段來幫助實現(xiàn)高校數(shù)據(jù)資料的獲取及處理等工作，增加了工作量降低了工作效率。而人工管理檔案容易因為信息量太大而造成檢索困難，另外由于檔案接觸人員較多，在很大程度上提高了檔案保密難度。隨著信息技術中硬技術的不斷應用，大部分高校檔案管理工作部門均配備了相應的多媒體電腦、資料掃描儀、打印機以及相機等硬件

3、設備。工作人員可以根據(jù)每一階段利用計算機從互聯(lián)網(wǎng)等多個方面獲取資料信息，對于收集的資料可以利用掃描儀全部轉(zhuǎn)換為電子版，從而實現(xiàn)資料數(shù)字化。電子文件不同于傳統(tǒng)紙質(zhì)文件，其更易于保管，并且方便，所占空間大大縮小。因為電子文件屬于一類新型信息載體，近年來以光學材料及磁性材料作為信息載體的電子檔案逐漸取代了以紙質(zhì)作為信息載體的紙質(zhì)檔案。針對學校獲得個人中獎旗、獎杯以及各種紀念品，由于是屬于立體物品傳統(tǒng)保管工中很難確保其經(jīng)過長時間之后不會出現(xiàn)變色、損壞等。而利用數(shù)碼相機將其拍攝為照片進行備份保管，這樣事物還能以另外一種形態(tài)即信息資料進行保管。而獲得的通知、獎狀、證書等可以利用掃描儀設備掃描到計算機中，以

4、電子文檔的形態(tài)進行保管，還能將這些信息在校園網(wǎng)站上景象發(fā)布，使師生能通過校園網(wǎng)進行查看。 2、信息技術中軟技術的應用 （1）數(shù)據(jù)庫技術的運用早期文件系統(tǒng)也可以實現(xiàn)電子文檔的存儲工作，但是因為早期文件系統(tǒng)在數(shù)據(jù)信息冗余、數(shù)據(jù)共享以及信息檢索方面都存在一些弊端，從而未能得到推廣采用3。隨著信息技術的不斷發(fā)展，為了進一步提高電子文檔的管理工作數(shù)據(jù)庫逐漸被應用在檔案管理工作中。數(shù)據(jù)可技術的應用可以很容易的完成數(shù)據(jù)信息的冗余消除、信息檢索、存儲以及信息共享工作。高校建立了用于管理檔案信息的統(tǒng)一數(shù)據(jù)庫，可以使其充分發(fā)揮計算機具有的密集存儲以及快速檢索功能，不僅能進一步提高高校檔案信息的保密性，還能大大提高

5、檔案管理工作效率。（2）互聯(lián)網(wǎng)技術的運用其中互聯(lián)網(wǎng)技術屬于一種全球性的計算機網(wǎng)絡，其由不同中規(guī)模大小、不同類型的計算機網(wǎng)絡組合而成。由于計算機網(wǎng)絡的出現(xiàn)，使資源共享變成了可能，而隨著互聯(lián)網(wǎng)技術的不斷發(fā)展，互聯(lián)網(wǎng)技術在設備及技術上都能達到檔案的網(wǎng)絡化管理相關要求?；ヂ?lián)網(wǎng)技術不僅能實現(xiàn)數(shù)據(jù)檔案的傳輸、接收、收集，還能真正實現(xiàn)網(wǎng)上信息資源數(shù)據(jù)的共享，從而大大提高了高校檔案管理工作質(zhì)量，為高校節(jié)省了人力、財力。 三、小結(jié) 綜上所述，隨著信息技術的不斷發(fā)展，其被逐漸應用在高校檔案管理工作中。高校檔案管理工作在開展過程中逐漸增設了信息技術中的硬技術及軟技術，即配備了各種檔案管理工作所需要的硬件設備，并建立了相應的檔案管理數(shù)據(jù)庫及互聯(lián)網(wǎng)，從而大大促進了高校檔案管理工作的順利