邕江大學(xué)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度

1、邕江大學(xué)實(shí)驗(yàn)室檔案管理制度邕大教201046號實(shí)驗(yàn)室檔案工作是學(xué)校工作的重要組成部分，為了充分發(fā)揮檔案在教學(xué)、科研和學(xué)校管理等工作中的作用，加強(qiáng)實(shí)驗(yàn)室管理建設(shè)，科學(xué)規(guī)范地做好實(shí)驗(yàn)室的檔案管理工作，提高實(shí)驗(yàn)室功能和效率，根據(jù)中華人民共和國檔案法、中華人民共和國檔案實(shí)施辦法、普通高等學(xué)校檔案管理辦法、高等學(xué)校實(shí)驗(yàn)室工作規(guī)程的有關(guān)規(guī)定，制定本制度。一、實(shí)驗(yàn)室檔案管理對象凡屬經(jīng)學(xué)校正式批準(zhǔn)建制的實(shí)驗(yàn)室，其建設(shè)、改革與固定資產(chǎn)設(shè)備使用、流通中的政府有關(guān)法規(guī)、文件、學(xué)校和業(yè)務(wù)主管部門下發(fā)的實(shí)驗(yàn)室管理、發(fā)展規(guī)劃與建設(shè)有關(guān)文件和資料、重要技術(shù)資料(含實(shí)驗(yàn)室發(fā)展情況與大型精密貴重設(shè)備資料)和實(shí)驗(yàn)教學(xué)資料均需分類

2、建立實(shí)驗(yàn)室工作檔案。根據(jù)學(xué)校檔案工作的統(tǒng)一管理要求，除學(xué)校檔案室已直接立卷管理項(xiàng)目外，各實(shí)驗(yàn)室應(yīng)分別建立相應(yīng)的實(shí)驗(yàn)室工作檔案。二、實(shí)驗(yàn)室檔案管理人員實(shí)驗(yàn)室檔案管理包括收集、整理、登記、分類、編號、存檔等工作。各實(shí)驗(yàn)室應(yīng)安排一名實(shí)驗(yàn)員兼職負(fù)責(zé)實(shí)驗(yàn)室檔案管理工作。實(shí)驗(yàn)室主任應(yīng)督促實(shí)驗(yàn)室工作人員及時(shí)將自己在工作中形成的文件材料交給檔案管理員。收集整理檔案應(yīng)在學(xué)校綜合檔案室指導(dǎo)、監(jiān)督下進(jìn)行，單位主要領(lǐng)導(dǎo)要認(rèn)真負(fù)責(zé)檔案管理及監(jiān)督檢查工作。實(shí)驗(yàn)室主任及具體管理人員工作變動(dòng)時(shí)，必須及時(shí)辦理移交手續(xù)。實(shí)驗(yàn)室檔案管理員必須熟悉檔案管理的基本知識，工作嚴(yán)謹(jǐn)求實(shí)，維護(hù)檔案材料保證其完整、準(zhǔn)確、系統(tǒng)。文件材料應(yīng)在收集

3、齊全完整后整理組卷，并在次學(xué)年年底寒假前立卷歸檔完畢。三、實(shí)驗(yàn)室檔案建檔要求實(shí)驗(yàn)室檔案從實(shí)驗(yàn)室建立之日起開始建檔，并逐年積累，嚴(yán)加保管。各單位根據(jù)實(shí)驗(yàn)室工作檔案的內(nèi)容進(jìn)行統(tǒng)計(jì)整理、編目、立卷，定期歸檔。歸檔的文件材料應(yīng)質(zhì)地優(yōu)良、書繪工整、圖樣清晰。檔案資料原則上應(yīng)保留原件，特殊情況經(jīng)主管業(yè)務(wù)部門領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)后可使用復(fù)印件。實(shí)驗(yàn)室檔案管理應(yīng)積極應(yīng)用計(jì)算機(jī)管理技術(shù)，建立電子檔案。平時(shí)根據(jù)實(shí)訓(xùn)科要求按時(shí)上報(bào)有關(guān)材料，同時(shí)每學(xué)年度或每年度應(yīng)按要求按時(shí)上報(bào)有關(guān)歸檔資料。四、實(shí)驗(yàn)室檔案基本內(nèi)容（一）實(shí)驗(yàn)室及設(shè)備管理工作法規(guī)、制度文件1國家及教育部與各部委、省教育廳有關(guān)實(shí)驗(yàn)室的法規(guī)文件；2學(xué)校有關(guān)實(shí)驗(yàn)室實(shí)驗(yàn)室發(fā)

4、展建設(shè)與改革文件；3實(shí)驗(yàn)室建設(shè)審批(含實(shí)驗(yàn)室建立、撤消、合并、調(diào)整等)的各種文件和資料；4實(shí)驗(yàn)室管理的各項(xiàng)規(guī)章制度；5實(shí)驗(yàn)室建設(shè)發(fā)展規(guī)劃。6實(shí)驗(yàn)室年度工作計(jì)劃、工作總結(jié)及實(shí)驗(yàn)室工作人員考核表等。（二）實(shí)驗(yàn)室人員基本情況1各實(shí)驗(yàn)室任務(wù)及人員情況的學(xué)年度數(shù)據(jù)表；2歷屆實(shí)驗(yàn)室主任、實(shí)驗(yàn)室各類人員的姓名、性別、年齡、職稱；3實(shí)驗(yàn)室工作人員變更情況。（三）實(shí)驗(yàn)室管理和工作記錄1實(shí)驗(yàn)教學(xué)、科學(xué)研究、技術(shù)開發(fā)等項(xiàng)目的全部技術(shù)文件資料，包括論文、專著、鑒定、專利、成果鑒定書、自制或改造的實(shí)驗(yàn)儀器設(shè)備裝置的驗(yàn)收報(bào)告、獲獎(jiǎng)情況等；2實(shí)驗(yàn)室研究活動(dòng)記錄，培訓(xùn)計(jì)劃及實(shí)施情況；3實(shí)驗(yàn)室人員考核、獎(jiǎng)懲等情況；4實(shí)驗(yàn)室人員

5、崗位責(zé)任制、分工細(xì)則；5實(shí)驗(yàn)室工作人員工作日記，實(shí)驗(yàn)室主任工作守則等；6實(shí)驗(yàn)室的開放情況，承擔(dān)的科研項(xiàng)目及利用效率；7實(shí)驗(yàn)室建設(shè)與實(shí)驗(yàn)室改革方案文件；8實(shí)驗(yàn)室建設(shè)計(jì)劃和成果；9實(shí)驗(yàn)室工作評估；10實(shí)驗(yàn)室基本情況（如房間數(shù)、面積、環(huán)境條件及改造的各種技術(shù)資料）。（四）實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備管理卷1各實(shí)驗(yàn)室教學(xué)儀器設(shè)備年度數(shù)據(jù)與報(bào)表(單價(jià)為800元及其以上之設(shè)備)；2學(xué)校各實(shí)驗(yàn)室儀器設(shè)備增減情況傳送數(shù)據(jù)與報(bào)表；3儀器設(shè)備固定資產(chǎn)卡片(按單位與設(shè)備編號排序)；4大型精密貴重儀器設(shè)備技術(shù)檔案，包括每臺(tái)儀器設(shè)備申購時(shí)的可行性論證報(bào)告、訂貨合同、裝箱單、使用說明書、技術(shù)資料、驗(yàn)收報(bào)告及其履歷本、降等降級報(bào)告和儀器

6、設(shè)備的報(bào)損報(bào)廢資料等(其中使用說明書和技術(shù)資料經(jīng)校檔案室建檔后可由實(shí)驗(yàn)室借用保管)；5儀器設(shè)備的運(yùn)行、維護(hù)保養(yǎng)、報(bào)廢等原始記錄；6低值品領(lǐng)用單、使用故障維修記錄、檢修及、技術(shù)資料等。（五）實(shí)驗(yàn)教學(xué)管理卷1實(shí)驗(yàn)教學(xué)大綱、實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃、實(shí)驗(yàn)教材(包括自編教材)、實(shí)驗(yàn)指導(dǎo)書；2實(shí)驗(yàn)教學(xué)改革情況及成果、論文；實(shí)驗(yàn)室教學(xué)科研任務(wù)完成情況；3每學(xué)期實(shí)驗(yàn)教學(xué)任務(wù)及實(shí)驗(yàn)開出記錄，實(shí)驗(yàn)教學(xué)課表及實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目統(tǒng)計(jì)等有關(guān)記錄及工作量；4每學(xué)年度實(shí)驗(yàn)教學(xué)計(jì)劃安排表；5實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目的更新、改造與淘汰等資料；6實(shí)驗(yàn)教學(xué)課、題目（項(xiàng)目）卡片(統(tǒng)一建立實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目庫)。五、實(shí)驗(yàn)室檔案保存期限（一）實(shí)驗(yàn)室工作檔案保管期限分長期、短期和與設(shè)備共存3種；（二）學(xué)生上課情況、實(shí)驗(yàn)報(bào)告、成績記錄、實(shí)驗(yàn)項(xiàng)目開出情況記錄屬短期保存資料，一般至少保存3年；（三）儀器設(shè)備的有關(guān)資料應(yīng)與設(shè)備共存，即保存至設(shè)備報(bào)廢之日為止；（四）除上述兩項(xiàng)資料外，其它資料均應(yīng)長期保存。各實(shí)驗(yàn)室要設(shè)置專用文件柜，用于檔案