會(huì)議準(zhǔn)備程序常識(shí)教學(xué)教材

1、會(huì)議準(zhǔn)備程序常識(shí)( 一 ) 擬定會(huì)議議程、日程和程序。議程, 是會(huì)議所要通過(guò)文件、解決問(wèn)題的概略安排。用簡(jiǎn)練文字逐項(xiàng)寫(xiě)出即可。日程 , 是在一般時(shí)間內(nèi)會(huì)議進(jìn)行的具體安排, 一般采用簡(jiǎn)短文字或表格方式, 將會(huì)議期間每天上午、下午及晚上的活動(dòng)列出即可 , 如有說(shuō)明 , 附于表后。程序, 是一次會(huì)議按照時(shí)間先后或依次安排的工作步驟。程序可繁可簡(jiǎn), 可粗可細(xì)。議程、日程應(yīng)當(dāng)事先發(fā)給與會(huì)人員, 有的代表大會(huì)還應(yīng)提出交大會(huì)主席團(tuán)通過(guò)后才能生效。程序只供領(lǐng)導(dǎo)同志主持會(huì)議時(shí)參考 , 不發(fā)給其他同志。( 二) 擬定會(huì)議工作方案。一般應(yīng)包括以下內(nèi)容: 會(huì)議記錄簡(jiǎn)報(bào)工作、會(huì)議經(jīng)費(fèi)預(yù)算、食宿安排、保衛(wèi)和保密工作等。(

2、 三) 選定、安排議題。會(huì)議討論的問(wèn)題、決策的對(duì)象, 就是議題。大中型會(huì)議的議題由會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)機(jī)關(guān)和領(lǐng)導(dǎo)同志確定。日常會(huì)議的議題,有的由分管某項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志提出, 有的由下級(jí)機(jī)關(guān)或者根據(jù)領(lǐng)導(dǎo)同志指示準(zhǔn)備議題, 然后將收集到的議題進(jìn)行篩選,加以修改、討論、充實(shí), 報(bào)請(qǐng)有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審查后, 按周、月或季度統(tǒng)籌安排。安排會(huì)議議題應(yīng)注意以下問(wèn)題: 一是下一級(jí)會(huì)議可以解決的或者個(gè)別領(lǐng)導(dǎo)同志可審批解決的問(wèn)題, 一般不要安排上級(jí)會(huì)議討論 ; 二是黨的會(huì)議同政府的會(huì)議討論的議題要有所區(qū)別 ; 三是提交會(huì)議討論的議題, 一般要有簡(jiǎn)要的文字材料,并在開(kāi)會(huì)前幾天經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)同志審批后, 發(fā)給有關(guān)同志閱讀, 準(zhǔn)備意見(jiàn) ; 四是臨

3、時(shí)提出的一般議題不宜倉(cāng)促安排, 保證會(huì)議質(zhì)量 ; 五是一次會(huì)議議題不能安排過(guò)多或過(guò)少, 要測(cè)算每個(gè)議題大致所需時(shí)間, 合理分配 , 一般安排一個(gè)主要議題和一二個(gè)小議題為宜, 六是盡可能地將同類(lèi)性質(zhì)的議題提交一次會(huì)議討論 ; 七是應(yīng)準(zhǔn)備一些后備議題, 以便在會(huì)議進(jìn)展順利、時(shí)間充裕的情況下提供會(huì)議討論。( 四) 準(zhǔn)備會(huì)議文件、 報(bào)告。日常工作會(huì)議的文件、報(bào)告 ,主要應(yīng)由各職能部門(mén)起草準(zhǔn)備。會(huì)議秘書(shū)部門(mén)應(yīng)于會(huì)前通知有關(guān)部門(mén)報(bào)送會(huì)議文件, 對(duì)文件內(nèi)容和質(zhì)量進(jìn)行初審, 并向領(lǐng)導(dǎo)同志提出所報(bào)送的文件能否提交會(huì)議討論的意見(jiàn)。( 五 ) 提出與會(huì)人員名單。提名與會(huì)人員, 是一項(xiàng)重要的政治性很強(qiáng)的工作, 應(yīng)當(dāng)掌

4、握以下原則; 一是周到全面。日常工作會(huì)議請(qǐng)與會(huì)議討論議題密切相關(guān)的部門(mén)領(lǐng)導(dǎo)同志列席;臨時(shí)性會(huì)議, 屬于征求意見(jiàn)性質(zhì)的, 應(yīng)請(qǐng)有關(guān)方面的主要領(lǐng)導(dǎo)同志和代表參加; 屬于專(zhuān)業(yè)性質(zhì)的, 應(yīng)請(qǐng)各有關(guān)方面主管該項(xiàng)工作的領(lǐng)導(dǎo)同志、專(zhuān)家和在該方面有實(shí)際經(jīng)驗(yàn)的工作者參加 ; 屬于紀(jì)念、慶祝性質(zhì)的, 應(yīng)請(qǐng)一些有名望、影響與所紀(jì)念、慶祝事項(xiàng)有關(guān)的同志及各民主黨派人士、各界代表參加。二是寬嚴(yán)適度, 準(zhǔn)確無(wú)誤。從有利工作和便于保密的角度出發(fā), 做到提名合情合理 , 不寬不嚴(yán) , 不錯(cuò)提 , 不漏提。三是無(wú)論出席或列席會(huì)議人員 , 均不帶二 ?quot; 議員 ( 助手 ) 。四是會(huì)議秘書(shū)工作人員提出的與會(huì)人員名單 ,

5、需要報(bào)請(qǐng)領(lǐng)導(dǎo)同志審核后方能最后確定。( 六) 編排分組。多次性的大中型會(huì)議在參加會(huì)議人員名單確定之后 , 要對(duì)與會(huì)人員進(jìn)行編組 , 即按照一定的規(guī)律將全體與會(huì)人員劃分若干小組 , 以方便討論問(wèn)題。編組的基本方法有 : 根據(jù)地域編組 ; 根據(jù)系統(tǒng)或行業(yè)編組 ; 完全按人數(shù)編組。在進(jìn)行編組時(shí) , 要注意組的數(shù)量、規(guī)模適中。編組要全面周到 , 盡可有將召集會(huì)議機(jī)關(guān)的領(lǐng)導(dǎo)同志分散到各個(gè)組。( 七) 選定、布置會(huì)場(chǎng)。1、選定會(huì)場(chǎng)。會(huì)場(chǎng)的選擇 , 要結(jié)合開(kāi)會(huì)人數(shù)、會(huì)議內(nèi)容等綜合考慮。在有條件的情況下 , 主要考慮下列因素 : 第一 ,會(huì)場(chǎng)大小適中 , 以每人平均 23 平米為宜。太大顯得松散 , 過(guò)小則擁

6、擠。第二 , 會(huì)場(chǎng)地點(diǎn)適中。第三 , 會(huì)場(chǎng)附屬設(shè)施齊全 , 包括照明、通訊、衛(wèi)生、服務(wù)、電話(huà)、擴(kuò)音、錄音等。2、布置會(huì)場(chǎng)。不同的會(huì)議, 要求有不同的布置形式。黨的代表會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求樸素大方, 人民代表大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊嚴(yán)隆重 , 慶祝大會(huì)會(huì)場(chǎng)要求喜慶熱烈, 追悼會(huì)會(huì)場(chǎng)要求莊重肅穆 , 座談會(huì)會(huì)場(chǎng)要求和諧融洽 , 紀(jì)念性會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求隆重典雅 , 日常工作會(huì)議會(huì)場(chǎng)要求簡(jiǎn)單實(shí)用。這里主要講一下會(huì)場(chǎng)形式和排列座次問(wèn)題。會(huì)場(chǎng)形式。日常工作會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置形式多為圓型、橢圓型、長(zhǎng)方型、正方型、一字型、 t 型、馬蹄型 , 體現(xiàn)民主與團(tuán)結(jié)的氣氛 ; 座談會(huì)、討論會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成半圓型、 馬蹄型、六角型、八角型、回字型

7、 , 使人有輕松、親切之感 ; 中型會(huì)議的會(huì)場(chǎng)布置成而字型、 m字型、扇面型 , 使人有正規(guī)、嚴(yán)肅之感 ; 大型茶話(huà)會(huì)、團(tuán)拜會(huì)的會(huì)場(chǎng)布置成星點(diǎn)式、眾星拱月式為好。大型會(huì)議一般在禮堂召開(kāi) , 形式是固定的。排列座次 , 是指按照一定的規(guī)律和比較科學(xué)的原則給與會(huì)人員安排座位。排列座次的幾種規(guī)則 :1、凡要正式公布名單的 , 按照名單先后順序排列座次。2、按照選舉得票多少排列座次 , 得票數(shù)一樣的 , 以姓氏筆畫(huà)為序排列先后。3、按照姓氏漢語(yǔ)拼音字母字頭為序排列先后。4、按照姓氏筆畫(huà)為序排列座次。排列座次的幾種方法:1、橫排法。即按照公布名單或以姓氏筆畫(huà)為序從左于右依次排列座次, 先排出席會(huì)議的正式

8、委員( 代表 ), 后排候補(bǔ)委員(代表)。2、豎排法。即按照各代表團(tuán)成員的即定次序或姓氏筆畫(huà)沿一條直線(xiàn)從前至后依次排列座次, 正式代表在前, 候補(bǔ)代表在后。每個(gè)代表團(tuán)的排列次序按固有順序從左至右排列,或以會(huì)場(chǎng)中心座位為基點(diǎn), 向兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展。3、左右排列法。即按照公布名單或以姓氏筆畫(huà)為序, 以會(huì)場(chǎng)或主席臺(tái)中心為基點(diǎn), 向左右兩邊交錯(cuò)擴(kuò)展排列座次。中國(guó)傳統(tǒng)習(xí)慣以左為上, 排在第一位的居中而坐。以此為基點(diǎn) , 其余的以居中者的左手方為第一順序 , 一左一右 , 依次排列。( 八) 制發(fā)會(huì)議證件。會(huì)議證件是表明與會(huì)議直接有關(guān)人員身份權(quán)利和義務(wù)的證據(jù)。會(huì)議證件可分為兩類(lèi) : 一類(lèi)是會(huì)議正式證件 , 包

9、括代表證、出席證、列席證、簽到證、旁聽(tīng)證、來(lái)賓證、入場(chǎng)證、請(qǐng)柬等 ; 另一類(lèi)是工作證件 , 包括工作證、記者證、出入證、汽車(chē)證等。各種證件的內(nèi)容欄目, 大致包括會(huì)議名稱(chēng)、使用者單位、姓名、性別、職務(wù)、發(fā)證日期、證件號(hào)碼等。有些重要證件還應(yīng)貼一寸免冠半身照片,加蓋鋼印 , 以防偽造。( 九 ) 發(fā)布會(huì)議通知。各項(xiàng)會(huì)議準(zhǔn)備工作基本就緒后, 要盡早發(fā)出開(kāi)會(huì)通知, 以便與會(huì)人員提前做好準(zhǔn)備。一般分書(shū)面通知和口頭通知兩種。書(shū)面通知態(tài)度莊重嚴(yán)肅, 備忘性好 ,參加人數(shù)較多或比較莊重的會(huì)議, 宜發(fā)書(shū)面通知?？陬^通知特別是電話(huà)通知, 應(yīng)擬一個(gè)電話(huà)通知稿, 以便簡(jiǎn)明、扼要、完整地進(jìn)行通知。重要會(huì)議的通知發(fā)出后, 應(yīng)及時(shí)檢查并進(jìn)行落實(shí)。( 十) 制定會(huì)議須知。會(huì)議須知的內(nèi)容主要包括會(huì)議保密紀(jì)律、請(qǐng)假制度、會(huì)客制度、安全要求、作息時(shí)間和其他注意事項(xiàng)。( 十一 ) 負(fù)責(zé)會(huì)議報(bào)到。會(huì)議報(bào)到是指需要集中住宿的中大型會(huì)議的與會(huì)者到達(dá)開(kāi)會(huì)地點(diǎn)并通知會(huì)議秘書(shū)部門(mén)。報(bào)到是會(huì)議秘書(shū)部門(mén)準(zhǔn)確掌握與會(huì)人員到會(huì)情況并實(shí)施組織的重要一環(huán)。對(duì)于應(yīng)該報(bào)到而未及時(shí)報(bào)到的, 應(yīng)注意催促。報(bào)到完畢后 , 應(yīng)匯總情況 , 向會(huì)議領(lǐng)導(dǎo)報(bào)告。( 十二 ) 會(huì)議秘書(shū)工作機(jī)構(gòu)的設(shè)置和工作人員的調(diào)配。日常工作性會(huì)議