文書與檔案管理基礎(chǔ)(第三版)5單元

1、美奇工作室制作美奇工作室制作任務(wù)三任務(wù)三 照片檔案管理照片檔案管理任務(wù)一任務(wù)一 電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理 任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理電子文件電子文件：指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、指在數(shù)字設(shè)備及環(huán)境中生成，以數(shù)碼形式存儲(chǔ)于磁帶、磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱磁盤、光盤等載體，依賴計(jì)算機(jī)等數(shù)字設(shè)備閱讀、處理，讀、處理，并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。并可在通信網(wǎng)絡(luò)上傳送的文件。電子檔案：電子檔案：就是經(jīng)過(guò)整理歸檔保存的電子文件。就是經(jīng)過(guò)整理歸檔保存的電子文件。電子文件生成途徑主要有兩種電子文件生成途徑主要有兩種：直接生成

2、和模數(shù)轉(zhuǎn)換。：直接生成和模數(shù)轉(zhuǎn)換。直接生成：直接生成：指文件是在各種數(shù)字技術(shù)環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通指文件是在各種數(shù)字技術(shù)環(huán)境中以數(shù)字形態(tài)產(chǎn)生，或通過(guò)各種數(shù)字技術(shù)設(shè)備對(duì)聲音、圖像等多媒體信息直接接過(guò)各種數(shù)字技術(shù)設(shè)備對(duì)聲音、圖像等多媒體信息直接接收、采集而成。在日常工作中，辦公自動(dòng)化（收、采集而成。在日常工作中，辦公自動(dòng)化（OA系統(tǒng)）系統(tǒng)）是電子文件直接生成的主要渠道。是電子文件直接生成的主要渠道。模數(shù)轉(zhuǎn)換模數(shù)轉(zhuǎn)換是指將模擬信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，以利計(jì)算機(jī)是指將模擬信息轉(zhuǎn)換為數(shù)字信息，以利計(jì)算機(jī)處理的過(guò)程。處理的過(guò)程。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理1、手工與計(jì)算機(jī)輔助整

3、理比較手工與計(jì)算機(jī)輔助整理比較：所謂輔助的三個(gè)含義：所謂輔助的三個(gè)含義：第一、操作的對(duì)象是文件的數(shù)字化信息或目錄數(shù)據(jù)，第一、操作的對(duì)象是文件的數(shù)字化信息或目錄數(shù)據(jù)，包括文件的內(nèi)容，即原文掃描或由文字處理軟件形成包括文件的內(nèi)容，即原文掃描或由文字處理軟件形成的各種電子文件，而不是文件的實(shí)體。的各種電子文件，而不是文件的實(shí)體。第二、目錄數(shù)據(jù)、信息的形成要由文檔人員輸入分類第二、目錄數(shù)據(jù)、信息的形成要由文檔人員輸入分類信息，再由計(jì)算機(jī)根據(jù)這些信息，通過(guò)運(yùn)行檔案管理信息，再由計(jì)算機(jī)根據(jù)這些信息，通過(guò)運(yùn)行檔案管理軟件來(lái)完成。軟件來(lái)完成。第三、由計(jì)算機(jī)形成的目錄數(shù)據(jù)、信息，一般還要由第三、由計(jì)算機(jī)形成的目

4、錄數(shù)據(jù)、信息，一般還要由檔案管理人員進(jìn)行審查和調(diào)整。檔案管理人員進(jìn)行審查和調(diào)整。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理一、了解一、了解計(jì)算機(jī)輔助計(jì)算機(jī)輔助歸檔方法歸檔方法手工與計(jì)算機(jī)輔助整理手工與計(jì)算機(jī)輔助整理的區(qū)別的區(qū)別：文件分類方式不同文件分類方式不同文件排列方法不同文件排列方法不同檔案編目的過(guò)程不同檔案編目的過(guò)程不同任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理一、了解一、了解計(jì)算機(jī)輔助計(jì)算機(jī)輔助歸檔方法歸檔方法1、手工與、手工與計(jì)算機(jī)輔助計(jì)算機(jī)輔助整理的比較整理的比較計(jì)算機(jī)輔助整理歸檔操作計(jì)算機(jī)輔助整理歸檔操作：錄入檔案分類方案錄入檔案分類方案數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和擬歸

5、檔數(shù)據(jù)準(zhǔn)備和擬歸檔歸檔審查與調(diào)整歸檔審查與調(diào)整執(zhí)行歸檔命令執(zhí)行歸檔命令打印目錄并整理上架打印目錄并整理上架任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理1、主要渠道、主要渠道一是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（一是辦公自動(dòng)化系統(tǒng)（OA），），二是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)（二是計(jì)算機(jī)輔助設(shè)計(jì)系統(tǒng)（CAD）和計(jì)算機(jī)輔）和計(jì)算機(jī)輔助制造系統(tǒng)（助制造系統(tǒng)（CAM）。）。2、收集方式、收集方式健全電子文件的歸檔制度健全電子文件的歸檔制度建立電子文件登記表建立電子文件登記表電子文件的收集渠道，可以離線收集（磁盤、電子文件的收集渠道，可以離線收集（磁盤、移動(dòng)硬盤和光盤）和在線收集（網(wǎng)絡(luò)傳輸）。移動(dòng)硬盤和光盤）和在線收集

6、（網(wǎng)絡(luò)傳輸）。不能忽視對(duì)紙質(zhì)文件的收集。不能忽視對(duì)紙質(zhì)文件的收集。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理二、了解電子文件歸檔方式二、了解電子文件歸檔方式2、電子文件收集工作的要求、電子文件收集工作的要求電子文件的收集工作應(yīng)當(dāng)即時(shí)進(jìn)行，隨時(shí)對(duì)電子文件的收集工作應(yīng)當(dāng)即時(shí)進(jìn)行，隨時(shí)對(duì)電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載電子文件進(jìn)行備份，存儲(chǔ)于能夠脫機(jī)保存的載體上；對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)體上；對(duì)在網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)中處于流轉(zhuǎn)狀態(tài)，暫時(shí)無(wú)法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措法確定其保管責(zé)任的電子文件，應(yīng)采取捕獲措施，集中存儲(chǔ)在符合安全要求的電子文件暫存施，集中存儲(chǔ)在符合安全要

7、求的電子文件暫存存儲(chǔ)器中，以防散失。存儲(chǔ)器中，以防散失。電子文件的收集積累工作應(yīng)當(dāng)由電子文件的電子文件的收集積累工作應(yīng)當(dāng)由電子文件的形成者或承辦者負(fù)責(zé)。形成者或承辦者負(fù)責(zé)。必須采取嚴(yán)格的安全措施，保證被收集的電必須采取嚴(yán)格的安全措施，保證被收集的電子文件不被非正常改動(dòng)。子文件不被非正常改動(dòng)。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理2、電子文件收集工作的要求、電子文件收集工作的要求對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收對(duì)用文字處理技術(shù)形成的文本電子文件，收集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，集時(shí)應(yīng)注明文件存儲(chǔ)格式、文字處理工具等，必要時(shí)同時(shí)保留文字處理工具軟件。必要時(shí)同時(shí)保留

8、文字處理工具軟件。對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其對(duì)通用軟件產(chǎn)生的電子文件，應(yīng)同時(shí)收集其軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)軟件型號(hào)、名稱、版本號(hào)和相關(guān)參數(shù)手冊(cè)、說(shuō)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)明資料等。專用軟件產(chǎn)生的電子文件原則上應(yīng)轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則轉(zhuǎn)換成通用電子文件，如不能轉(zhuǎn)換，收集時(shí)則應(yīng)連同專用軟件一并收集。應(yīng)連同專用軟件一并收集。計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等處理過(guò)程中涉計(jì)算機(jī)系統(tǒng)運(yùn)行和信息處理等處理過(guò)程中涉及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等及的與電子文件處理有關(guān)的參數(shù)、管理數(shù)據(jù)等應(yīng)與電子文件一同收集。應(yīng)與電子文件一同收集。任務(wù)一任務(wù)一電子文

9、件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理2、電子文件收集工作的要求、電子文件收集工作的要求對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)對(duì)套用統(tǒng)一模板的電子文件，在保證能恢復(fù)原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板原形態(tài)的情況下，其內(nèi)容信息可脫離套用模板進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)進(jìn)行存儲(chǔ)，被套用模板作為電子文件的元數(shù)據(jù)保存。保存。每份電子文件均要填寫電子文件登記表，制每份電子文件均要填寫電子文件登記表，制成電子表格的電子文件登記表，應(yīng)與電子文件成電子表格的電子文件登記表，應(yīng)與電子文件一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等一同保存，永久保存的電子表格應(yīng)附有紙質(zhì)等備份并與相應(yīng)的電子文件備份一

10、起保存。備份并與相應(yīng)的電子文件備份一起保存。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理3、電子文件的歸檔范圍、電子文件的歸檔范圍概念概念 電子文件歸檔是將具有檔案價(jià)值的電子文電子文件歸檔是將具有檔案價(jià)值的電子文件由形成部門向檔案部門移交的過(guò)程，標(biāo)志著件由形成部門向檔案部門移交的過(guò)程，標(biāo)志著電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門電子文件管理責(zé)任由文件生成部門向檔案部門的正式移交。的正式移交。范圍范圍 電子文件的歸檔范圍小于其收集范圍，它電子文件的歸檔范圍小于其收集范圍，它總體上應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)總體上應(yīng)參照國(guó)家關(guān)于紙質(zhì)文件歸檔的有關(guān)規(guī)定來(lái)確定，但有一點(diǎn)不同：所有歸

11、檔的電子文定來(lái)確定，但有一點(diǎn)不同：所有歸檔的電子文件必須與規(guī)范、齊全的元數(shù)據(jù)一并歸檔。件必須與規(guī)范、齊全的元數(shù)據(jù)一并歸檔。電子文件類型電子文件類型圖像文件圖像文件圖形文件圖形文件數(shù)據(jù)文件數(shù)據(jù)文件文本文件文本文件命令文件命令文件影像文件影像文件聲音軟件聲音軟件多媒體文件多媒體文件任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理3、選擇存儲(chǔ)載體、選擇存儲(chǔ)載體與紙質(zhì)文件整理的最大區(qū)別，在于電子文件的整理與紙質(zhì)文件整理的最大區(qū)別，在于電子文件的整理要選擇載體，以便進(jìn)行記錄。要選擇載體，以便進(jìn)行記錄。選擇載體選擇載體，就是根據(jù)不同載體保存電子文件的特點(diǎn)，就是根據(jù)不同載體保存電子文件的特點(diǎn)，在電子

12、文件形成、積累時(shí)，選擇電子文件載體。在電子文件形成、積累時(shí)，選擇電子文件載體。選擇要求選擇要求存儲(chǔ)容量大；存儲(chǔ)容量大；選擇性能穩(wěn)定，易長(zhǎng)期保存；選擇性能穩(wěn)定，易長(zhǎng)期保存；方便檢索使用；方便檢索使用；標(biāo)準(zhǔn)化程度高標(biāo)準(zhǔn)化程度高國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)推薦使用的電子文件載體為光盤、磁帶、國(guó)家標(biāo)準(zhǔn)推薦使用的電子文件載體為光盤、磁帶、硬盤，軟磁盤禁止作為檔案的存儲(chǔ)載體。硬盤，軟磁盤禁止作為檔案的存儲(chǔ)載體。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理光盤的特點(diǎn)光盤的特點(diǎn)記錄密度高、信息存儲(chǔ)量大；記錄密度高、信息存儲(chǔ)量大；壽命長(zhǎng)；壽命長(zhǎng)；數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快。數(shù)據(jù)傳輸率高，存取速度快。表面有保護(hù)層，易保存。

13、表面有保護(hù)層，易保存。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理4、整理刻錄、整理刻錄歸檔審查歸檔審查刻錄準(zhǔn)備刻錄準(zhǔn)備光盤刻錄光盤刻錄先要在硬盤的子目錄下，建立由說(shuō)明文件、先要在硬盤的子目錄下，建立由說(shuō)明文件、類目表、著錄文件和電子文件目錄等光盤的根類目表、著錄文件和電子文件目錄等光盤的根目錄，及其相應(yīng)子目錄組成的樹形結(jié)構(gòu)。目錄，及其相應(yīng)子目錄組成的樹形結(jié)構(gòu)。光盤瀏覽光盤瀏覽加封光盤標(biāo)簽加封光盤標(biāo)簽編制電子檔案目錄編制電子檔案目錄5、制作封面制作封面封面內(nèi)容包括光盤名稱、項(xiàng)目編號(hào)、單位和封面內(nèi)容包括光盤名稱、項(xiàng)目編號(hào)、單位和歸檔日期。歸檔日期。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電

14、子文件整理歸檔與管理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔歸檔方式歸檔方式電子文件歸檔，包括電子文件邏輯歸檔和物理歸檔。電子文件歸檔，包括電子文件邏輯歸檔和物理歸檔。邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，不改變?cè)瓉?lái)邏輯歸檔是指在計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)上進(jìn)行的，不改變?cè)瓉?lái)存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交存儲(chǔ)方式和位置而實(shí)現(xiàn)的電子文件向檔案部門移交的過(guò)程。的過(guò)程。物理歸檔是指把計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)中的電子文件，集中物理歸檔是指把計(jì)算機(jī)及網(wǎng)絡(luò)中的電子文件，集中傳輸至獨(dú)立的可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移傳輸至獨(dú)立的可脫機(jī)保存的載體上，向檔案部門移交的過(guò)程。交的過(guò)程。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管

15、理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔歸檔制度歸檔制度1、歸檔范圍，可參照有關(guān)文件材料歸檔范圍的、歸檔范圍，可參照有關(guān)文件材料歸檔范圍的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件和相相關(guān)規(guī)定執(zhí)行，并應(yīng)包括相應(yīng)的支持軟件和相關(guān)數(shù)據(jù)。關(guān)數(shù)據(jù)。2、歸檔時(shí)間，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔、歸檔時(shí)間，邏輯歸檔可實(shí)時(shí)進(jìn)行，物理歸檔應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)檔案時(shí)間定期完成。應(yīng)當(dāng)按照紙質(zhì)檔案時(shí)間定期完成。3、歸檔前檢測(cè)，就是在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，、歸檔前檢測(cè)，就是在進(jìn)行電子文件歸檔時(shí)，應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，其內(nèi)容包括：應(yīng)按其基本技術(shù)條件進(jìn)行檢測(cè)，其內(nèi)容包括：硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有效性及其信硬件環(huán)境的有效性，軟件環(huán)境的有

16、效性及其信息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。息記錄格式、有無(wú)病毒感染等。4、歸檔鑒定，由文件形成單位對(duì)電子文件的有、歸檔鑒定，由文件形成單位對(duì)電子文件的有效性、完整性和保管期限等進(jìn)行審核，并由負(fù)效性、完整性和保管期限等進(jìn)行審核，并由負(fù)責(zé)人簽署審核意見(jiàn)。責(zé)人簽署審核意見(jiàn)。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔注意事項(xiàng)注意事項(xiàng)一是接收審查環(huán)節(jié)一是接收審查環(huán)節(jié)二是履行手續(xù)環(huán)節(jié)。二是履行手續(xù)環(huán)節(jié)。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔（4）歸檔要求）歸檔要求在進(jìn)行電子文件物理歸檔時(shí)，要按照一式在進(jìn)行電子文件物理歸

17、檔時(shí)，要按照一式3套套的辦法；一套封存保管，一套供查閱使用，一的辦法；一套封存保管，一套供查閱使用，一套異地保存。套異地保存。保存電子檔案的載體，優(yōu)先順序分別為：只保存電子檔案的載體，優(yōu)先順序分別為：只讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫讀光盤、一次寫光盤、磁帶、硬磁盤、可擦寫光盤等。禁用軟磁盤作為歸檔文件長(zhǎng)期保存的光盤等。禁用軟磁盤作為歸檔文件長(zhǎng)期保存的載體。載體。存儲(chǔ)電子檔案的載體包裝盒上，應(yīng)貼有標(biāo)簽，存儲(chǔ)電子檔案的載體包裝盒上，應(yīng)貼有標(biāo)簽，標(biāo)簽內(nèi)填寫檔號(hào)、題名、密級(jí)、保管期限、硬標(biāo)簽內(nèi)填寫檔號(hào)、題名、密級(jí)、保管期限、硬件及軟件環(huán)境等。件及軟件環(huán)境等。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理

18、電子文件整理歸檔與管理6、電子文件歸檔、電子文件歸檔（4）歸檔要求）歸檔要求將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其將相應(yīng)的電子文件機(jī)讀目錄、相關(guān)軟件、其他說(shuō)明等一同歸檔，并附電子文件歸檔登記表。他說(shuō)明等一同歸檔，并附電子文件歸檔登記表。需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子需要長(zhǎng)期保存的電子文件，應(yīng)當(dāng)把歸檔電子文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一類型載體上，文件與相應(yīng)的機(jī)讀目錄存在同一類型載體上，如果采用專用軟件，應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在如果采用專用軟件，應(yīng)將軟件及相關(guān)數(shù)據(jù)存在同一載體上。同一載體上。原電子文件載體完成電子文件歸檔后，其形原電子文件載體完成電子文件歸檔后，其形成部門保留時(shí)間至少成部門保留

19、時(shí)間至少1年。年。在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，在網(wǎng)絡(luò)中進(jìn)行了邏輯歸檔操作的電子文件，應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。應(yīng)按上述歸檔過(guò)程完成物理歸檔。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)檔案數(shù)字化檔案數(shù)字化是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、圖像照片、聲像是將傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案、圖像照片、聲像檔案和縮微膠片通過(guò)掃描、攝錄、采集等手段轉(zhuǎn)化檔案和縮微膠片通過(guò)掃描、攝錄、采集等手段轉(zhuǎn)化為數(shù)字形式的計(jì)算機(jī)文件的過(guò)程。為數(shù)字形式的計(jì)算機(jī)文件的過(guò)程。1、檔案數(shù)字化的意義、檔案數(shù)字化的意義提高檔案信息的利用效率提高檔案信息的利用效率保護(hù)歷史檔案保護(hù)歷史檔案規(guī)避

20、安全風(fēng)險(xiǎn)規(guī)避安全風(fēng)險(xiǎn)緩解庫(kù)房空間的緊張緩解庫(kù)房空間的緊張任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)2、檔案數(shù)字化的基本要求、檔案數(shù)字化的基本要求規(guī)范化要求規(guī)范化要求安全性要求安全性要求第一，要確保檔案原件的安全。第一，要確保檔案原件的安全。第二，維護(hù)檔案信息的保密性。第二，維護(hù)檔案信息的保密性。真實(shí)性要求真實(shí)性要求任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)3紙質(zhì)檔案數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)字化紙質(zhì)檔案數(shù)字化是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)對(duì)紙是采用掃描儀或數(shù)碼相機(jī)對(duì)紙質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化

21、加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁質(zhì)檔案進(jìn)行數(shù)字化加工，將其轉(zhuǎn)化為存儲(chǔ)在磁盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖盤、光盤等載體上并能被計(jì)算機(jī)識(shí)別的數(shù)字圖像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。像或數(shù)字文本的處理過(guò)程。（1）檔案整理）檔案整理檢查案卷文件及其目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量。檢查案卷文件及其目錄數(shù)據(jù)質(zhì)量。拆除裝訂。拆除裝訂。區(qū)分掃描件和非掃描件。區(qū)分掃描件和非掃描件。頁(yè)面修整。頁(yè)面修整。檔案整理登記。檔案整理登記。裝訂。裝訂。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化（2）檔案掃描）檔案掃描確定掃描方式。確定掃描方式。確定掃描色彩模

22、式。確定掃描色彩模式。確定色彩位數(shù)。確定色彩位數(shù)。確定掃描分辨率。確定掃描分辨率。合理調(diào)節(jié)掃描亮度。合理調(diào)節(jié)掃描亮度。做好掃描登記。做好掃描登記。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化（3）圖像處理）圖像處理對(duì)圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查。對(duì)圖像數(shù)據(jù)進(jìn)行質(zhì)量檢查。糾偏。糾偏。去污。去污。圖像拼接。圖像拼接。裁邊。裁邊。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化（4）圖像存儲(chǔ)）圖像存儲(chǔ)存儲(chǔ)格式的選擇。存儲(chǔ)格式的選擇。圖

23、像文件的命名。圖像文件的命名。（5）目錄建庫(kù)）目錄建庫(kù)目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)系到數(shù)字化資源的利用與管目錄數(shù)據(jù)的質(zhì)量關(guān)系到數(shù)字化資源的利用與管理效率。因此，在數(shù)字化流程中目錄建庫(kù)及其理效率。因此，在數(shù)字化流程中目錄建庫(kù)及其質(zhì)量核查被作為一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)，提出了嚴(yán)格要質(zhì)量核查被作為一個(gè)獨(dú)立環(huán)節(jié)，提出了嚴(yán)格要求。求。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化（6）數(shù)據(jù)掛接）數(shù)據(jù)掛接將經(jīng)過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)合格的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像將經(jīng)過(guò)質(zhì)檢環(huán)節(jié)確認(rèn)合格的目錄數(shù)據(jù)庫(kù)與圖像數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)據(jù)服務(wù)器端匯總，通過(guò)數(shù)據(jù)通過(guò)網(wǎng)絡(luò)加載到數(shù)

24、據(jù)服務(wù)器端匯總，通過(guò)編制程序或借助相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)編制程序或借助相應(yīng)軟件，實(shí)現(xiàn)目錄數(shù)據(jù)庫(kù)對(duì)相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子相關(guān)聯(lián)的數(shù)字圖像自動(dòng)搜索、加入對(duì)應(yīng)的電子地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。地址信息等，實(shí)現(xiàn)批量、快速掛接。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化（7）數(shù)據(jù)驗(yàn)收）數(shù)據(jù)驗(yàn)收數(shù)據(jù)驗(yàn)收是檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)數(shù)據(jù)驗(yàn)收是檔案數(shù)字化質(zhì)量控制的重要環(huán)節(jié)。要以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的節(jié)。要以抽檢的方式檢查已完成數(shù)字化轉(zhuǎn)換的所有數(shù)據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)所有數(shù)

25、據(jù)，包括目錄數(shù)據(jù)庫(kù)、圖像文件及數(shù)據(jù)掛接的總體質(zhì)量。一個(gè)單位的檔案，數(shù)據(jù)庫(kù)驗(yàn)掛接的總體質(zhì)量。一個(gè)單位的檔案，數(shù)據(jù)庫(kù)驗(yàn)收時(shí)抽檢的比率不低于收時(shí)抽檢的比率不低于5%。一個(gè)全宗的檔案數(shù)。一個(gè)全宗的檔案數(shù)字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率必須達(dá)到字化轉(zhuǎn)換質(zhì)量抽檢的合格率必須達(dá)到95%以上以上方為驗(yàn)收通過(guò)。方為驗(yàn)收通過(guò)。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)三、了解檔案數(shù)字化技術(shù)3、紙質(zhì)檔案數(shù)字化、紙質(zhì)檔案數(shù)字化（8）數(shù)據(jù)備份）數(shù)據(jù)備份經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行備份。為經(jīng)驗(yàn)收合格的完整數(shù)據(jù)要及時(shí)進(jìn)行備份。為保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選擇應(yīng)多樣化，可保證數(shù)據(jù)安全，備份載體的選

26、擇應(yīng)多樣化，可采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，采用在線、離線相結(jié)合的方式實(shí)現(xiàn)多套備份，并異地保存。并異地保存。任務(wù)一任務(wù)一電子文件整理歸檔與管理電子文件整理歸檔與管理任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解新型檔案載體了解新型檔案載體光盤光盤光學(xué)性載體光學(xué)性載體是指用光學(xué)原理與技術(shù)記錄信息數(shù)據(jù)的載體，是指用光學(xué)原理與技術(shù)記錄信息數(shù)據(jù)的載體，目前主要是指光盤。目前主要是指光盤。光盤光盤是電子文件的主要儲(chǔ)存形式，電子文檔、數(shù)碼照片、是電子文件的主要儲(chǔ)存形式，電子文檔、數(shù)碼照片、數(shù)碼錄像、數(shù)據(jù)庫(kù)信息均可存入光盤中

27、。數(shù)碼錄像、數(shù)據(jù)庫(kù)信息均可存入光盤中。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解新型檔案載體了解新型檔案載體光盤光盤存取原理存取原理把激光束聚焦成小于把激光束聚焦成小于1微米的微小光點(diǎn)，能量高度集中，微米的微小光點(diǎn)，能量高度集中，使存儲(chǔ)載體上被照射點(diǎn)產(chǎn)生物理、化學(xué)變化，進(jìn)行物理標(biāo)使存儲(chǔ)載體上被照射點(diǎn)產(chǎn)生物理、化學(xué)變化，進(jìn)行物理標(biāo)記，從而用這種方式進(jìn)行記錄。記，從而用這種方式進(jìn)行記錄。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解新型檔案載體了解新型檔案載體光盤光盤光盤的種類光盤的種類1、只讀式光盤、只讀式光盤2、一次寫、多次讀光盤、一次寫、多次讀光盤3、可擦

28、寫光盤、可擦寫光盤任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解新型檔案載體了解新型檔案載體光盤光盤光盤的優(yōu)點(diǎn)光盤的優(yōu)點(diǎn)記錄密度高，存儲(chǔ)容量大；記錄密度高，存儲(chǔ)容量大；非接觸形式的寫入和讀取信息；非接觸形式的寫入和讀取信息；數(shù)據(jù)傳輸率高；數(shù)據(jù)傳輸率高；存取速度快；存取速度快；存儲(chǔ)費(fèi)用低；存儲(chǔ)費(fèi)用低；易保存。易保存。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理掌握光盤檔案的歸檔要求掌握光盤檔案的歸檔要求1、概念、概念光盤檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐光盤檔案是指國(guó)家機(jī)構(gòu)、社會(huì)組織和個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)及科學(xué)實(shí)踐中形成的具有保存價(jià)值、以光盤為保存載體的

29、文件。中形成的具有保存價(jià)值、以光盤為保存載體的文件。2、歸檔范圍、歸檔范圍本單位形成的文書類電子文件、各種數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)碼照片、音頻、本單位形成的文書類電子文件、各種數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)碼照片、音頻、視頻、多媒體電子文件及軟件等以光盤為保存載體的文件。視頻、多媒體電子文件及軟件等以光盤為保存載體的文件。3、歸檔時(shí)間、歸檔時(shí)間一般自形成后的第二年六月底前完成光盤檔案的整理歸檔工作。一般自形成后的第二年六月底前完成光盤檔案的整理歸檔工作。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理掌握光盤檔案的歸檔要求掌握光盤檔案的歸檔要求4、歸檔要求、歸檔要求各部門負(fù)責(zé)光盤內(nèi)文件的整理及刻錄，由檔案部門統(tǒng)一編號(hào)

30、。各部門負(fù)責(zé)光盤內(nèi)文件的整理及刻錄，由檔案部門統(tǒng)一編號(hào)。歸檔光盤要檢測(cè)，包括載體外觀檢驗(yàn)、病毒檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)可讀性歸檔光盤要檢測(cè)，包括載體外觀檢驗(yàn)、病毒檢驗(yàn)、數(shù)據(jù)可讀性檢驗(yàn)。檢驗(yàn)。檢查光盤的完整性、準(zhǔn)確性等。檢查光盤的完整性、準(zhǔn)確性等。歸檔光盤的性能質(zhì)量，應(yīng)符合長(zhǎng)期保管的要求。歸檔光盤的性能質(zhì)量，應(yīng)符合長(zhǎng)期保管的要求。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法1、分類、分類機(jī)關(guān)：機(jī)關(guān)：一般單位光盤數(shù)量不多時(shí)，可只設(shè)到二級(jí)類目，也就是文書類電一般單位光盤數(shù)量不多時(shí)，可只設(shè)到二級(jí)類目，也就是文書類電子文件、數(shù)子文件、數(shù)據(jù)庫(kù)、數(shù)碼照片、錄像等光

31、盤，作為一個(gè)類來(lái)處理。據(jù)庫(kù)、數(shù)碼照片、錄像等光盤，作為一個(gè)類來(lái)處理。企業(yè)：企業(yè)：如在企業(yè)分類體系中不單獨(dú)設(shè)置類目，可按光盤內(nèi)容對(duì)應(yīng)大類進(jìn)如在企業(yè)分類體系中不單獨(dú)設(shè)置類目，可按光盤內(nèi)容對(duì)應(yīng)大類進(jìn)行分類編號(hào)行分類編號(hào)。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法2、組卷、組卷兩種形式：兩種形式：以單張光盤為一卷，光盤號(hào)就是案卷號(hào)。以單張光盤為一卷，光盤號(hào)就是案卷號(hào)。將若干張光盤按時(shí)間放入光盤冊(cè)。將若干張光盤按時(shí)間放入光盤冊(cè)。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法3、編目、編目編

32、檔號(hào)編檔號(hào):在每張光盤的非數(shù)據(jù)面上用黑色油性鉛筆填寫檔號(hào)，格式為：分在每張光盤的非數(shù)據(jù)面上用黑色油性鉛筆填寫檔號(hào)，格式為：分類號(hào)類號(hào)冊(cè)號(hào)冊(cè)號(hào)光盤號(hào)。光盤號(hào)。填寫每張光盤的說(shuō)明：填寫每張光盤的說(shuō)明：說(shuō)明內(nèi)容包括：進(jìn)館號(hào)（全宗號(hào)）、目錄號(hào)、分類號(hào)、卷號(hào)、光說(shuō)明內(nèi)容包括：進(jìn)館號(hào)（全宗號(hào)）、目錄號(hào)、分類號(hào)、卷號(hào)、光盤名稱、刻錄人、刻錄日期。盤名稱、刻錄人、刻錄日期。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法3、編目、編目編制光盤檔案卷內(nèi)目錄編制光盤檔案卷內(nèi)目錄卷內(nèi)目錄包括：序號(hào)、檔號(hào)、案卷題名、刻錄日期、刻錄人、密卷內(nèi)目錄包括：序號(hào)、檔號(hào)、案

33、卷題名、刻錄日期、刻錄人、密級(jí)和備注。級(jí)和備注。填寫光盤檔案內(nèi)封面填寫光盤檔案內(nèi)封面封面內(nèi)容包括：光盤名稱、光盤冊(cè)號(hào)、保管期限、起止時(shí)間、分封面內(nèi)容包括：光盤名稱、光盤冊(cè)號(hào)、保管期限、起止時(shí)間、分類號(hào)和案卷號(hào)類號(hào)和案卷號(hào)任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法3、編目、編目填寫本冊(cè)光盤檔案的說(shuō)明填寫本冊(cè)光盤檔案的說(shuō)明主要包括本冊(cè)內(nèi)光盤的內(nèi)容，文件格式及其他需要說(shuō)明的情況。主要包括本冊(cè)內(nèi)光盤的內(nèi)容，文件格式及其他需要說(shuō)明的情況。填寫本冊(cè)光盤盒脊標(biāo)簽填寫本冊(cè)光盤盒脊標(biāo)簽可按設(shè)置如實(shí)填寫，也可統(tǒng)一貼上四格標(biāo)簽：全宗號(hào)、目錄號(hào)、可按設(shè)置如實(shí)

34、填寫，也可統(tǒng)一貼上四格標(biāo)簽：全宗號(hào)、目錄號(hào)、分類號(hào)、冊(cè)內(nèi)光盤起止號(hào)。分類號(hào)、冊(cè)內(nèi)光盤起止號(hào)。組卷：組卷：編制光盤檔案案卷目錄并裝訂成冊(cè)。編制光盤檔案案卷目錄并裝訂成冊(cè)。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解光盤檔案的整理方法了解光盤檔案的整理方法4、上架、上架光盤放入盒套、光盤檔案冊(cè)或光盤架中。注意上架豎放，不能相光盤放入盒套、光盤檔案冊(cè)或光盤架中。注意上架豎放，不能相疊平放。疊平放。任務(wù)二任務(wù)二 光學(xué)載體（光盤）的管理光學(xué)載體（光盤）的管理了解光盤的維護(hù)了解光盤的維護(hù)1、在通常環(huán)境中保存兩年的光盤使用效果保持穩(wěn)定、在通常環(huán)境中保存兩年的光盤使用效果保持穩(wěn)定2、光盤保存

35、的環(huán)境溫度以、光盤保存的環(huán)境溫度以20、濕度以、濕度以45%為好。為好。3、光盤保存信息的能力和使用壽命在、光盤保存信息的能力和使用壽命在20年以內(nèi)。須在年以內(nèi)。須在1020年年內(nèi)對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。內(nèi)對(duì)其進(jìn)行轉(zhuǎn)錄。任務(wù)三任務(wù)三 照片檔案的整理照片檔案的整理照片檔案是指企業(yè)單位、社會(huì)組織、團(tuán)體及個(gè)人在社會(huì)活動(dòng)中直接形成的，具有保存價(jià)值的，以感光材料為載體，以影像為主要信息記錄方式的一種專門檔案。一、了解照片收集工作規(guī)范一、了解照片收集工作規(guī)范1、收集范圍、收集范圍領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公領(lǐng)導(dǎo)和著名人物參加與本單位有關(guān)的重大公務(wù)活動(dòng)的照片。務(wù)活動(dòng)的照片。本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照

36、片。本單位組織或參加的重要外事活動(dòng)的照片。記錄本單位重大事件、重大事故及其他異常記錄本單位重大事件、重大事故及其他異常情況和現(xiàn)象的照片。情況和現(xiàn)象的照片。與本單位保存的其他載體檔案有密切關(guān)系的與本單位保存的其他載體檔案有密切關(guān)系的照片。照片。其他具有保存價(jià)值的照片檔案。其他具有保存價(jià)值的照片檔案。一、了解照片收集工作規(guī)范一、了解照片收集工作規(guī)范1、收集范圍、收集范圍需要注意收集歸檔的照片有：需要注意收集歸檔的照片有：（1）本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員及全體職工的照片）本單位歷屆領(lǐng)導(dǎo)班子成員及全體職工的照片（2）本單位建設(shè)發(fā)展史的照片）本單位建設(shè)發(fā)展史的照片（3）本單位宣傳報(bào)道工作的照片）本單位宣傳報(bào)

37、道工作的照片（4）本單位獲得各種榮譽(yù)和紀(jì)念品、宣傳品的照片）本單位獲得各種榮譽(yù)和紀(jì)念品、宣傳品的照片（5）本單位黨、工青婦等各種組織或團(tuán)體舉辦的活）本單位黨、工青婦等各種組織或團(tuán)體舉辦的活動(dòng)的照片動(dòng)的照片一、了解照片收集工作規(guī)范一、了解照片收集工作規(guī)范2、收集時(shí)間、收集時(shí)間對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦部對(duì)具有歸檔價(jià)值的照片，其攝影者或承辦部門應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔（一般在門應(yīng)及時(shí)整理，向檔案室歸檔（一般在3個(gè)個(gè)月內(nèi)，盡量不跨年）月內(nèi)，盡量不跨年）一、了解照片收集工作規(guī)范一、了解照片收集工作規(guī)范3、收集要求、收集要求對(duì)屬于收集和歸檔范圍的照片，應(yīng)按照規(guī)定對(duì)屬于收集和歸檔范圍的照片，應(yīng)按

38、照規(guī)定定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔定期向本單位檔案機(jī)構(gòu)或檔案工作人員歸檔，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有，集中管理，任何單位或個(gè)人不得據(jù)為己有。底片、照片、文字說(shuō)明齊全（事由、時(shí)間、底片、照片、文字說(shuō)明齊全（事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景和攝影者等六要素）。地點(diǎn)、人物、背景和攝影者等六要素）。底片和照片的影像相符。底片和照片的影像相符。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法1、整理原則、整理原則照片整理遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)照片整理遵循有利于保持照片檔案的有機(jī)聯(lián)系，有利于保管，便于為利用者提供服務(wù)為系，有利于保管，便于為利用者提供服務(wù)為原則。原則。照片檔案的

39、底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)照片檔案的底片應(yīng)單獨(dú)整理和存放，照片和說(shuō)明一同整理和存放。明一同整理和存放。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法2、整理工作簡(jiǎn)要流程、整理工作簡(jiǎn)要流程挑選挑選分類排列分類排列編號(hào)入冊(cè)編號(hào)入冊(cè)編目編目擬寫說(shuō)明擬寫說(shuō)明 貼側(cè)標(biāo)簽貼側(cè)標(biāo)簽二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（1）挑選（鑒定價(jià)值）挑選（鑒定價(jià)值）區(qū)分歸檔的（劃分保管期限）和不歸檔的照片。區(qū)分歸檔的（劃分保管期限）和不歸檔的照片。歸檔照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整歸檔照片應(yīng)具備主題鮮明、影像清晰、畫面完整、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。、未加修飾剪裁等特點(diǎn)。反映同一主題的若干張

40、照片，應(yīng)選主要的、有代反映同一主題的若干張照片，應(yīng)選主要的、有代表性的照片歸檔。表性的照片歸檔。對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底對(duì)無(wú)底片的照片應(yīng)制作翻拍底片；對(duì)無(wú)照片的底片應(yīng)制作照片。片應(yīng)制作照片。保管期限的確定：永久、長(zhǎng)期、短期。保管期限的確定：永久、長(zhǎng)期、短期。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（2）分類排列）分類排列分類分類按按“保管期限保管期限年度年度問(wèn)題問(wèn)題”進(jìn)行分類。即將照片分為永久、進(jìn)行分類。即將照片分為永久、長(zhǎng)期、短期三類長(zhǎng)期、短期三類 跨年度且不可分的照片，可按跨年度且不可分的照片，可按“保管期限保管期限問(wèn)題問(wèn)題”進(jìn)行區(qū)分進(jìn)行區(qū)分排列。排列。如果年

41、度不詳?shù)恼掌c能區(qū)分年度的照片一起整理時(shí)，可如果年度不詳?shù)恼掌c能區(qū)分年度的照片一起整理時(shí)，可將難以區(qū)分年度的照片歸入正在整理的年度同時(shí)歸檔，并將難以區(qū)分年度的照片歸入正在整理的年度同時(shí)歸檔，并在照片冊(cè)備考表或整理說(shuō)明中予以說(shuō)明。在照片冊(cè)備考表或整理說(shuō)明中予以說(shuō)明。排列：排列：照片應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)的類目即照片應(yīng)在分類方案的最低一級(jí)的類目即“問(wèn)題問(wèn)題”層次內(nèi)，按照層次內(nèi)，按照部門序列、時(shí)間順序或重要程度的順序，進(jìn)行排列。部門序列、時(shí)間順序或重要程度的順序，進(jìn)行排列。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（3）編號(hào)入冊(cè)）編號(hào)入冊(cè)照片的編號(hào)：照片的編號(hào)：照片號(hào)是固定和反映每張照片

42、在全宗內(nèi)分類與排列順序的一照片號(hào)是固定和反映每張照片在全宗內(nèi)分類與排列順序的一組字符代碼。有兩種格式：組字符代碼。有兩種格式：格式一：進(jìn)館號(hào)（即全宗號(hào)）格式一：進(jìn)館號(hào)（即全宗號(hào)）保管期限代碼保管期限代碼冊(cè)號(hào)冊(cè)號(hào)張?zhí)枏執(zhí)柛袷蕉罕９芷谙薮a格式二：保管期限代碼張?zhí)枏執(zhí)柕灼木幪?hào)：底片的編號(hào)：底片號(hào)是固定和反映在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼。底片號(hào)是固定和反映在全宗內(nèi)排列順序的一組字符代碼。格式為：格式為： 進(jìn)館號(hào)進(jìn)館號(hào)保管期限代碼保管期限代碼張?zhí)枏執(zhí)栒掌雰?cè)：照片入冊(cè)：是指按照片編號(hào)將照片固定在芯頁(yè)上組成照片冊(cè)的過(guò)程。是指按照片編號(hào)將照片固定在芯頁(yè)上組成照片冊(cè)的過(guò)程。按照分類、排列順序即照片號(hào)順

43、序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組按照分類、排列順序即照片號(hào)順序?qū)⒄掌潭ㄔ谛卷?yè)上，組成照片冊(cè)。成照片冊(cè)。底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。底片放入底片袋內(nèi)保管，一張一袋。二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（4）編目）編目填寫照片檔案卷內(nèi)目錄填寫照片檔案卷內(nèi)目錄包括照片包括照片/底片號(hào)、題名、拍攝時(shí)間和備注底片號(hào)、題名、拍攝時(shí)間和備注填寫照片檔案冊(cè)內(nèi)備考表填寫照片檔案冊(cè)內(nèi)備考表包括本冊(cè)情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間包括本冊(cè)情況說(shuō)明、立卷人、檢查人、立冊(cè)時(shí)間編制照片案卷目錄編制照片案卷目錄項(xiàng)目包括照片號(hào)、題名、年度、保管期限、備注等項(xiàng)目包括照片號(hào)、題名、年度、保管期限、備注等二、掌握照

44、片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（5）擬寫說(shuō)明）擬寫說(shuō)明照片說(shuō)明就是概括地揭示和解釋照片的來(lái)源、內(nèi)容照片說(shuō)明就是概括地揭示和解釋照片的來(lái)源、內(nèi)容、形式和整理情況等的一種文字材料。、形式和整理情況等的一種文字材料。符號(hào)說(shuō)明：符號(hào)說(shuō)明：包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見(jiàn)號(hào)。包括照片號(hào)、底片號(hào)和參見(jiàn)號(hào)。文字說(shuō)明：文字說(shuō)明：包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六包括事由、時(shí)間、地點(diǎn)、人物、背景、攝影者等六要素。（不超過(guò)要素。（不超過(guò)200字，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）字，用阿拉伯?dāng)?shù)字表示）總說(shuō)明和分說(shuō)明?？傉f(shuō)明和分說(shuō)明。照片說(shuō)明的書寫格式：照片說(shuō)明的書寫格式：總說(shuō)明放在上方，其他均在下、左、右。橫寫，不

45、總說(shuō)明放在上方，其他均在下、左、右。橫寫，不小于小于50mm二、掌握照片檔案的整理方法二、掌握照片檔案的整理方法（6）貼側(cè)標(biāo)簽）貼側(cè)標(biāo)簽照片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：照片冊(cè)冊(cè)脊的項(xiàng)目包括：進(jìn)館號(hào)（全宗號(hào)）、保管期限、冊(cè)號(hào)、起止張?zhí)?。進(jìn)館號(hào)（全宗號(hào)）、保管期限、冊(cè)號(hào)、起止張?zhí)?。三、了解照片檔案的保管方法三、了解照片檔案的保管方法1、保管方法、保管方法（1）相片：）相片：相片應(yīng)按照編號(hào)的順序排列上架，單獨(dú)保存。相片應(yīng)按照編號(hào)的順序排列上架，單獨(dú)保存。相片入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，防止受污染的相片入庫(kù)。相片入庫(kù)前要進(jìn)行檢查，防止受污染的相片入庫(kù)。保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生。保持庫(kù)房的清潔衛(wèi)生。定期檢查相片。定期檢查相片。三

46、、了解照片檔案的保管方法三、了解照片檔案的保管方法1、保管方法、保管方法（2）底片）底片底片放入袋內(nèi)保管，并單獨(dú)存放。底片袋的右上方應(yīng)底片放入袋內(nèi)保管，并單獨(dú)存放。底片袋的右上方應(yīng)標(biāo)明底片號(hào)。標(biāo)明底片號(hào)。接觸底片的人員應(yīng)帶潔凈的手套操作，防止污染底片。接觸底片的人員應(yīng)帶潔凈的手套操作，防止污染底片。底片應(yīng)立放。底片應(yīng)立放。根據(jù)具體情況定期檢查底片。根據(jù)具體情況定期檢查底片。三、了解照片檔案的保管方法三、了解照片檔案的保管方法2、溫濕度條件、溫濕度條件保存照片的適宜溫度：保存照片的適宜溫度：1424， 相對(duì)濕度：相對(duì)濕度：40%60%。保存底片的適宜溫度：保存底片的適宜溫度：1315， 相對(duì)濕度

47、：相對(duì)濕度：35%45%。庫(kù)房?jī)?nèi)晝夜溫度變化不大于庫(kù)房?jī)?nèi)晝夜溫度變化不大于2，晝夜?jié)穸茸?，晝夜?jié)穸茸兓辉谟诨辉谟?%。三、了解照片檔案的保管方法三、了解照片檔案的保管方法3、庫(kù)房設(shè)施和裝具、庫(kù)房設(shè)施和裝具庫(kù)房門窗應(yīng)密封良好，采用機(jī)械通風(fēng)時(shí)應(yīng)加防塵罩，并配庫(kù)房門窗應(yīng)密封良好，采用機(jī)械通風(fēng)時(shí)應(yīng)加防塵罩，并配備濕度控制與調(diào)節(jié)的設(shè)施。備濕度控制與調(diào)節(jié)的設(shè)施。照片檔案的裝具應(yīng)結(jié)實(shí)、密封，特別要注意防光、防塵、照片檔案的裝具應(yīng)結(jié)實(shí)、密封，特別要注意防光、防塵、防蟲、防污染、防高溫和防潮等。裝具內(nèi)應(yīng)放置防蛀、防防蟲、防污染、防高溫和防潮等。裝具內(nèi)應(yīng)放置防蛀、防霉、防潮等藥具。霉、防潮等藥具。照片檔案的裝

48、封要求很高，一般應(yīng)使用透氣性較好的紙制照片檔案的裝封要求很高，一般應(yīng)使用透氣性較好的紙制卷皮或卷盒。底片袋應(yīng)使用中性紙和中性膠粘劑制成的卷皮或卷盒。底片袋應(yīng)使用中性紙和中性膠粘劑制成的80mm100mm或相應(yīng)規(guī)格的紙袋。底片冊(cè)由或相應(yīng)規(guī)格的紙袋。底片冊(cè)由297mm210mm的插袋式芯頁(yè)組成，用于保存單張底片。底的插袋式芯頁(yè)組成，用于保存單張底片。底片盒使用片盒使用95mm95mm的紙盒，用于貯存大張底片。的紙盒，用于貯存大張底片。四、掌握數(shù)碼照片保管方法四、掌握數(shù)碼照片保管方法1、歸檔要求、歸檔要求凡屬歸檔的數(shù)碼照片，攝影者或形成部門應(yīng)在年度內(nèi)定期或凡屬歸檔的數(shù)碼照片，攝影者或形成部門應(yīng)在年度

49、內(nèi)定期或活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，整理后向檔案部門移交歸檔，實(shí)行集活動(dòng)結(jié)束后一個(gè)月內(nèi)，整理后向檔案部門移交歸檔，實(shí)行集中統(tǒng)一管理。中統(tǒng)一管理。數(shù)碼照片的攝影者或形成部門向檔案部門移交歸檔的數(shù)碼照數(shù)碼照片的攝影者或形成部門向檔案部門移交歸檔的數(shù)碼照片，須附有文字說(shuō)明（攝影六要素）。片，須附有文字說(shuō)明（攝影六要素）。歸檔的數(shù)碼照片電子文件應(yīng)為歸檔的數(shù)碼照片電子文件應(yīng)為JPEG或或TIFF通用格式，并刻錄成通用格式，并刻錄成光盤一式三套保存。（封存保管、供查閱利用、異地保存）光盤一式三套保存。（封存保管、供查閱利用、異地保存）拍攝數(shù)碼照片的像素應(yīng)在拍攝數(shù)碼照片的像素應(yīng)在300萬(wàn)以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低萬(wàn)

50、以上，掃描照片的線數(shù)應(yīng)不低于于600dpi分辨率。分辨率。屬永久保存的數(shù)碼照片，應(yīng)制成紙質(zhì)照片并按屬永久保存的數(shù)碼照片，應(yīng)制成紙質(zhì)照片并按照片檔案管照片檔案管理規(guī)范理規(guī)范整理，并于參見(jiàn)號(hào)處于注明對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片的檔號(hào)。整理，并于參見(jiàn)號(hào)處于注明對(duì)應(yīng)數(shù)碼照片的檔號(hào)。對(duì)反映同內(nèi)容的若干數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。對(duì)反映同內(nèi)容的若干數(shù)碼照片，應(yīng)選擇其主要照片歸檔。四、掌握數(shù)碼照片保管方法四、掌握數(shù)碼照片保管方法2、鑒定、鑒定沒(méi)有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片要剔除，反映同一場(chǎng)景或同一沒(méi)有歸檔價(jià)值的或重復(fù)的照片要剔除，反映同一場(chǎng)景或同一角度鏡頭的數(shù)碼照片一般只收集一張。角度鏡頭的數(shù)碼照片一般只收集一張。對(duì)每張歸檔的數(shù)碼照片必須劃分其保管期限。（分為永久存對(duì)每張歸檔的數(shù)碼照片必須劃分其保管期限。（分為永久存和定期存和定期存30年、年、10年年）四、掌握數(shù)碼照片保管方法四、掌握數(shù)碼照片保管方法3、分類、