外包與采購(gòu)管理

1、第19章外包與采購(gòu)管理 i介紹 i夕卜包管理 2目的 2角色與職責(zé) 2啟動(dòng)準(zhǔn)那么 2輸入 2主要步驟 3Stepi選擇最適宜的承包商 3Step2簽訂外包合同 4Step3監(jiān)控外包開(kāi)發(fā)過(guò)程 4Step4外包開(kāi)發(fā)成果驗(yàn)收 5輸出 6結(jié)束準(zhǔn)那么 6度量 6采購(gòu)管理 6目的 6角色與職責(zé) 6啟動(dòng)準(zhǔn)貝U 6輸入 7主要步驟 7Stepi 選擇最適宜的供給商 7Step2簽訂采購(gòu)合同 8Step3采購(gòu)物品驗(yàn)收 8輸出 9結(jié)束準(zhǔn)貝U 9度量 9實(shí)施建議 9第19章外包與采購(gòu)管理外包與采購(gòu)管理(Outsourci ng and Procureme nt Man ageme nt, OPM)是指外包管理和采購(gòu)

2、管理，目的是選擇適宜的承包商和供給商，并依據(jù)合同進(jìn)行有效的管理。外包與采購(gòu)管理過(guò)程域是 SPP模型的重要組成局部。本標(biāo)準(zhǔn)闡述了外包與采購(gòu)管理過(guò)程 域的兩個(gè)主要規(guī)程：外包管理SPP-PROC-OPM-OM采購(gòu)管理SPP-PROC-OPM-PM上述每個(gè)規(guī)程的“目標(biāo)、“角色與職責(zé)、“啟動(dòng)準(zhǔn)那么、“輸入、“主要步驟、“輸出 “完成準(zhǔn)那么和“度量均已定義。本標(biāo)準(zhǔn)適用于國(guó)內(nèi)IT企業(yè)的軟件研發(fā)工程。建議用戶根據(jù)自身情況(如商業(yè)目標(biāo)、研 發(fā)實(shí)力等)適當(dāng)?shù)匦薷谋緲?biāo)準(zhǔn)，然后推廣使用。介紹軟件業(yè)是一個(gè)高速變化、新技術(shù)層出不窮的行業(yè)，同時(shí)又是人力資源本錢(qián)相對(duì)較高的行業(yè)。企業(yè)需要采用外包和采購(gòu)形式來(lái)獲取待開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的部件

3、，最大限度地從社會(huì)分工合作、 資源共享中獲益。一般地，在立項(xiàng)階段，產(chǎn)品負(fù)責(zé)人應(yīng)當(dāng)進(jìn)行“Make-or-Buy決策，確定待開(kāi)發(fā)產(chǎn)品的哪些局部應(yīng)當(dāng)“采購(gòu)、“外包開(kāi)發(fā)或者“自主研發(fā)。外包管理與采購(gòu)管理的流程如圖19-1所示。圖19-1外包管理與采購(gòu)管理流程圖外包管理和采購(gòu)管理是機(jī)構(gòu)的公共職能，有條件的機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立外包管理員和采購(gòu)管理員兩個(gè)角色。由于外包管理和采購(gòu)管理都是為具體的工程效勞的，因此需要工程成員的協(xié)作才能把工作做好。如果機(jī)構(gòu)沒(méi)有外包管理員和采購(gòu)管理員的話，由工程經(jīng)理兼此角色。外包管理過(guò)程產(chǎn)生的主要文檔有：?外包開(kāi)發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)?，模板見(jiàn)SPP-TEMP-OPM-OM-BID。?承包商評(píng)估報(bào)告

4、?，模板見(jiàn) SPP-TEMP-OPM-OM-EVALUATE?外包開(kāi)發(fā)合同?，模板見(jiàn)SPP-TEMP-OPM-OM-CONTRACT?外包開(kāi)發(fā)過(guò)程監(jiān)控報(bào)告?，模板見(jiàn)SPP-TEMP-OPM-OM-MONITOR?外包開(kāi)發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告?，模板見(jiàn)SPP-TEMP-OPM-OM-ACCEPTANCE采購(gòu)管理過(guò)程產(chǎn)生的主要文檔有：?采購(gòu)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)?，模板見(jiàn)SPP-TEMP-OPM-PM-BID。?供給商評(píng)估報(bào)告?，模板見(jiàn)SPP-TEMP-OPM-PM-EVALUATE?采購(gòu)合同?，模板見(jiàn) SPP-TEMP-OPM-PM-CONTRACT ?采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告?，模板見(jiàn) SPP-TEMP-OPM-PM-A

5、CCEPTANCE外包管理目的從多個(gè)候選承包商中選擇最適宜的承包商，與其簽訂外包開(kāi)發(fā)合同，并依據(jù)合同監(jiān)控外包開(kāi)發(fā)過(guò)程以及驗(yàn)收成果。角色與職責(zé)機(jī)構(gòu)外包管理員邀請(qǐng)一些工程成員、同行專(zhuān)家、財(cái)務(wù)人員、市場(chǎng)人員等人組成臨時(shí)的外包管理小組。機(jī)構(gòu)外包管理員為該小組的負(fù)責(zé)人。啟動(dòng)準(zhǔn)那么在立項(xiàng)階段，有關(guān)人員已經(jīng)進(jìn)行了“Make-or-Buy決策，確定了需要外包的產(chǎn)品部件通稱(chēng)外包工程。輸入“ Make-or-Buy決策產(chǎn)生的文檔，主要是對(duì)外包產(chǎn)品部件的描述。主要步驟Stepl 選擇最適宜的承包商起草?外包開(kāi)發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)?外包工程根本信息外包產(chǎn)品部件的詳細(xì)說(shuō)明一些要求和約束制定“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)外包管理小組制定承包商

6、評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，主要評(píng)估因素有：開(kāi)發(fā)方案是否令人滿意開(kāi)發(fā)周期是否可以接受性能價(jià)格比方何能否提供較好的效勞維護(hù)是否具有開(kāi)發(fā)相似產(chǎn)品的經(jīng)驗(yàn)承包商以前開(kāi)發(fā)的產(chǎn)品是否有良好的質(zhì)量承包商的開(kāi)發(fā)能力與管理能力如何承包商的資源人力、財(cái)力、物資等是否充足并且穩(wěn)定承包商的信譽(yù)如何外界對(duì)其評(píng)價(jià)如何承包商是否已經(jīng)取得業(yè)界認(rèn)可的證書(shū)如ISO質(zhì)量認(rèn)證、CMM 2級(jí)以上認(rèn)證承包商的地理位置是否適宜外包管理小組可以根據(jù)實(shí)際情況適當(dāng)修改上述評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)。競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)外包管理小組與候選承包商建立聯(lián)系，分發(fā)?外包開(kāi)發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)?以及相關(guān)材料。外包管理小組整理并保存候選承包商提交的“應(yīng)標(biāo)書(shū)以及相關(guān)材料。粗篩選外包管理小組按照“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)候

7、選承包商進(jìn)行粗篩選，剔除明顯不合格的承包商。在此評(píng)估過(guò)程中，外包管理小組可能要和候選承包商進(jìn)行交流如面談、 交談。評(píng)估結(jié)論記錄在?承包商評(píng)估報(bào)告?之中。通過(guò)了粗篩選的候選承包商將進(jìn)入下一輪評(píng)估，轉(zhuǎn)向。評(píng)估候選承包商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力外包管理小組按照“承包商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)逐一評(píng)估候選承包商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，給出排名。在此評(píng)估過(guò)程中，外包管理小組要和候選承包商進(jìn)行深入的交流如面談、電 話交談。評(píng)估結(jié)論記錄在?承包商評(píng)估報(bào)告?之中。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)外包管理小組逐一評(píng)估與候選承包商建立外包合同的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估結(jié)論記錄在 ?承包商評(píng)估報(bào)告?之中。確定承包商外包管理小組根據(jù) 和的結(jié)論，挑選出最適宜的承包商。外包管理小組產(chǎn)生完整的?承

8、包商評(píng)估報(bào)告?。Step2 簽訂外包合同協(xié)商外包管理小組和承包商就?外包開(kāi)發(fā)合同?的主要條款進(jìn)行協(xié)商談判，達(dá)成共識(shí)。協(xié)商的重點(diǎn)包括：承包金額和付款方式產(chǎn)品交付方式和交付日期違約處理 開(kāi)發(fā)方案監(jiān)控方案 驗(yàn)收方案維護(hù)方案起草合同外包管理小組和承包商按照指定的模板共同起草?外包開(kāi)發(fā)合同?。簽訂合同外包管理小組和承包商仔細(xì)審查?外包開(kāi)發(fā)合同?中的每個(gè)條款，確保合同沒(méi)有錯(cuò)誤和隱患。合同雙方的代表具有法律效律的人在?外包開(kāi)發(fā)合同?上簽字，此后合同生效。Step3 監(jiān)控外包開(kāi)發(fā)過(guò)程 進(jìn)展檢查外包管理小組按照?外包開(kāi)發(fā)合同?中的“監(jiān)控方案，定期檢查承包商的開(kāi)發(fā)進(jìn)展情況，并記錄到?外包開(kāi)發(fā)過(guò)程監(jiān)控報(bào)告?之中。進(jìn)

9、展檢查的重點(diǎn)是：實(shí)際進(jìn)度是否與方案相符承包商的投入人力、物力、財(cái)力是否充分質(zhì)量檢查外包管理小組按照?外包合同?中的“監(jiān)控方案，組織人員對(duì)承包商的工作成果進(jìn)行技術(shù)評(píng)審、測(cè)試，或者參與承包商組織的技術(shù)評(píng)審和測(cè)試，以保證工作成果的質(zhì)量符合要求。外包管理小組將評(píng)審結(jié)論記錄到?外包開(kāi)發(fā)過(guò)程監(jiān)控報(bào)告?之中。糾正偏差外包管理小組根據(jù)進(jìn)展檢查和質(zhì)量檢查的結(jié)論,催促承包商糾正工作偏差。如果需要更改合同、產(chǎn)品需求或開(kāi)發(fā)方案，那么按照變更控制規(guī)程處理。Step4外包開(kāi)發(fā)成果驗(yàn)收驗(yàn)收準(zhǔn)備承包商將待驗(yàn)收的工作成果準(zhǔn)備好，并將必要的材料提前交給外包管理小組。外包管理小組慎重地組織驗(yàn)收人員。外包管理小組與承包商確定驗(yàn)收的時(shí)

10、間、地點(diǎn)、參加人員等。審查與測(cè)試成果審查。驗(yàn)收人員審查承包商應(yīng)當(dāng)交付的成果，如代碼、文檔等等。確保這些成 果是完整的并且是正確的。驗(yàn)收人員將審查結(jié)果記錄在?外包開(kāi)發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告? 之中。驗(yàn)收測(cè)試。驗(yàn)收人員對(duì)待交付的產(chǎn)品進(jìn)行全面的測(cè)試，確保產(chǎn)品符合需求。驗(yàn)收人員將測(cè)試結(jié)果記錄在?外包開(kāi)發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告?之中。問(wèn)題處理如果驗(yàn)收人員在審查與測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)工作成果存在缺陷，那么外包管理小組應(yīng)當(dāng)視問(wèn)題的嚴(yán)重性與承包商協(xié)商，給出適宜的處理措施。如果工作成果存在嚴(yán)重的缺陷， 那么退回給承包商。承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施， 雙方協(xié)商第二次驗(yàn)收的時(shí)間。如果給驗(yàn)收方帶來(lái)?yè)p失，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同對(duì)承包商作出 相應(yīng)的處分。如果

11、工作成果存在一些輕微的缺陷，那么承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商 是否需要第二次驗(yàn)收。成果交付與簽字當(dāng)所有的工作成果都通過(guò)驗(yàn)收后，承包商將其交付給外包管理小組。 雙方的責(zé)任人簽字認(rèn)可。外包管理員通知本機(jī)構(gòu)的財(cái)務(wù)人員，將合同余款支付給承包商。輸出?外包開(kāi)發(fā)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)?承包商評(píng)估報(bào)告?外包開(kāi)發(fā)合同?外包開(kāi)發(fā)過(guò)程監(jiān)控報(bào)告?外包開(kāi)發(fā)成果驗(yàn)收?qǐng)?bào)告?結(jié)束準(zhǔn)那么所有應(yīng)交付的工作成果都已經(jīng)通過(guò)驗(yàn)收。本規(guī)程所有的文檔都已經(jīng)產(chǎn)生。度量外包管理員統(tǒng)計(jì)工作量和文檔的規(guī)模，匯報(bào)給工程經(jīng)理以及有關(guān)領(lǐng)導(dǎo)。采購(gòu)管理目的從多個(gè)候選供給商中選擇最適宜的供給商，與其簽訂采購(gòu)合同，并依據(jù)合同驗(yàn)收產(chǎn)品部件。角色與職責(zé)機(jī)構(gòu)的采購(gòu)管

12、理員邀請(qǐng)一些工程成員、同行專(zhuān)家、財(cái)務(wù)人員、市場(chǎng)人員等人組成臨時(shí)的采購(gòu)管理小組。采購(gòu)管理員為該小組的負(fù)責(zé)人。啟動(dòng)準(zhǔn)那么在立項(xiàng)階段，有關(guān)人員已經(jīng)進(jìn)行了“Make-or-Buy決策，確定了需要采購(gòu)的產(chǎn)品部件。輸入“ Make-or-Buy決策產(chǎn)生的文檔，主要是對(duì)需采購(gòu)的產(chǎn)品部件的描述。主要步驟Stepl 選擇最適宜的供給商起草?采購(gòu)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)?采購(gòu)管理小組起草?采購(gòu)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)?，主要內(nèi)容包括：需采購(gòu)的產(chǎn)品部件的詳細(xì)說(shuō)明一些要求和約束制定“供給商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)管理小組制定“供給商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)，主要評(píng)估因素有：供給商的產(chǎn)品部件的功能是否符合本產(chǎn)品的需求供給商的產(chǎn)品部件的質(zhì)量是否令人滿意 供給商的產(chǎn)品部件的性能

13、價(jià)格比是否令人滿意供給商的供貨周期是否可以接受供給商能否提供較好的效勞維護(hù)供給商的信譽(yù)如何外界對(duì)其評(píng)價(jià)如何供給商是否已經(jīng)取得業(yè)界認(rèn)可的證書(shū)如ISO質(zhì)量認(rèn)證、CMM 2級(jí)以上認(rèn)證競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)采購(gòu)管理小組與候選供給商建立聯(lián)系，分發(fā)?采購(gòu)競(jìng)標(biāo)邀請(qǐng)書(shū)?以及相關(guān)材料。采購(gòu)管理小組整理并保存候選供給商提交的“應(yīng)標(biāo)書(shū)以及相關(guān)材料。粗篩選采購(gòu)管理小組按照“供給商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)對(duì)候選供給商進(jìn)行粗篩選，剔除明顯不合格 的供給商。在此評(píng)估過(guò)程中，采購(gòu)管理小組可能要和候選供給商進(jìn)行交流 如面談、 交談。評(píng)估結(jié)論記錄在?供給商評(píng)估報(bào)告?之中。通過(guò)了粗篩選的候選供給商將進(jìn)入下一輪評(píng)估，轉(zhuǎn)向。評(píng)估候選承包商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力采購(gòu)管理小組按

14、照“供給商評(píng)估標(biāo)準(zhǔn)逐一評(píng)估候選供給商的綜合競(jìng)爭(zhēng)力，給出排名。在此評(píng)估過(guò)程中，外包管理小組要和候選供給商進(jìn)行深入的交流如面談、電 話交談。評(píng)估結(jié)論記錄在?供給商評(píng)估報(bào)告?之中。評(píng)估風(fēng)險(xiǎn)采購(gòu)管理小組逐一評(píng)估與候選供給商建立采購(gòu)合同的風(fēng)險(xiǎn)，評(píng)估結(jié)論記錄在 ?供給商評(píng)估報(bào)告?之中。確定供給商采購(gòu)管理小組根據(jù)和的結(jié)論，挑選出最適宜的供給商。 采購(gòu)管理小組產(chǎn)生完整的?供給商評(píng)估報(bào)告?。Step2 簽訂采購(gòu)合同協(xié)商采購(gòu)管理小組和供給商就?采購(gòu)合同?的主要條款進(jìn)行協(xié)商談判 的重點(diǎn)包括：采購(gòu)金額和付款方式產(chǎn)品部件交付方式和交付日期違約處理驗(yàn)收方案維護(hù)方案起草合同采購(gòu)管理小組和供給商按照指定的模板共同起草?采購(gòu)合

15、同?簽訂合同采購(gòu)管理小組和供給商仔細(xì)審查?采購(gòu)合同?中的每個(gè)條款，隱患。合同雙方的代表具有法律 效律的人在?采購(gòu)合同?上簽字,Step3 采購(gòu)物品驗(yàn)收，達(dá)成共識(shí)。協(xié)商確保合同沒(méi)有錯(cuò)誤和該合同生效。驗(yàn)收準(zhǔn)備采購(gòu)管理小組慎重地組織驗(yàn)收人員。采購(gòu)管理小組與供給商確定驗(yàn)收的時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員等。供給商將待驗(yàn)收的物品準(zhǔn)備好。審查與測(cè)試成果審查。驗(yàn)收人員審查供給商應(yīng)當(dāng)交付的物品，如代碼、文檔等等。確保這些成果是完整的并且是正確的。驗(yàn)收人員將審查結(jié)果記錄在?采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告?之中。 驗(yàn)收測(cè)試。驗(yàn)收人員對(duì)采購(gòu)物品進(jìn)行全面測(cè)試， 確保采購(gòu)物品符合需求。驗(yàn)收人員 將測(cè)試結(jié)果記錄在?采購(gòu)物品驗(yàn)收?qǐng)?bào)告?之中。問(wèn)題處理如果驗(yàn)收人員在審查與測(cè)試時(shí)發(fā)現(xiàn)采購(gòu)物品存在缺陷，那么采購(gòu)管理小組應(yīng)當(dāng)視問(wèn)題的嚴(yán)重性與供給商，給出適宜的處理措施。如果采購(gòu)物品存在嚴(yán)重的缺陷， 那么退回給供給商。承包商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施， 雙方協(xié)商第二次驗(yàn)收的時(shí)間。如果給驗(yàn)收方帶來(lái)?yè)p失，應(yīng)當(dāng)依據(jù)合同對(duì)供給商作出 相應(yīng)的處分。如果采購(gòu)物品存在一些輕微的缺陷，那么供給商應(yīng)當(dāng)給出糾正缺陷的措施，雙方協(xié)商是否需要第二次驗(yàn)收。交付與簽字