Word文檔編寫論文的十大技巧

1、Word文檔編寫論文的十大技巧現(xiàn)在大家主要都是用 MicrosoftWord 來論文（ 不論各位用哪個 版本，基本功能都是一致的，以下簡稱 Word）。如果不能充分 Word 的一些強大功能， 大家在撰寫和較長篇幅的科技論文的時候， 可能經(jīng) 常要為不斷地調(diào)整格式而煩惱。在這里我把自己以前使用Word的經(jīng)驗和教訓總結(jié)一下，以求拋磚引玉。一篇論文應(yīng)該包括兩個層次的含義：內(nèi)容與表現(xiàn)，內(nèi)容是指文 章作者用來表達自己思想的文字、圖片、表格、公式及整個文章的章 節(jié)段落結(jié)構(gòu)等， 表現(xiàn)則是指論文頁面大小、 邊距、各種字體、字號等。 相同的內(nèi)容可以有不同的表現(xiàn)， 例如一篇文章在不同的出版社出版會 有不同的表現(xiàn)

2、;而不同的內(nèi)容可以使用相同的表現(xiàn)，例如一個期刊上 發(fā)表的所有文章的表現(xiàn)都是相同的。這兩者的關(guān)系不言自明。筆者認為，論文“表現(xiàn)”的，是一個非常費時費力的工作。如 果在寫論文之前， 做了各方面的準備， 并按照一定的規(guī)律來編寫和排 列，會起到事半功倍的效果 ; 否則，會給你帶來無窮無盡的痛苦。筆 者根據(jù)自己寫碩士論文的體驗，向各位提供如下建議，供大家參考。1 、用好樣式編寫論文，一定要使用樣式，除了 Word原先所提供的標題、正 文等樣式外， 還可以自定義樣式。 如果你發(fā)現(xiàn)自己是用選中文字然后 用格式欄來設(shè)定格式的， 一定要注意， 想想其他地方是否需要相同的 格式，如果是的話，最好就定義一個樣式。對

3、于相同排版表現(xiàn)的內(nèi)容 一定要堅持使用統(tǒng)一的樣式，這樣做能大大減少工作量和出錯機會。如果要對排版格式 （文檔表現(xiàn) ）做調(diào)整，只需一次性修改相關(guān)樣式即可。使用樣式的另一個好處是可以由 Word自動生成各種目錄和索引。 一般情況下，不論撰寫學術(shù)論文或者學位論文，相應(yīng)的雜志社 或?qū)W位授予機構(gòu)都會根據(jù)其具體要求， 給論文撰寫者一個清楚的格式 要求。比如，要求宋體、小四，行間距 17 磅等等。這樣，論文的撰 寫者就可以在撰寫論文前對樣式進行一番設(shè)定， 這樣就會很方便的編 寫論文了。如筆者用 MicrosoftOfficeWordxx 進行樣式設(shè)計如下圖：2 、使用交叉引用設(shè)置編號 一定不要自己敲編號，推薦

4、使用交叉引用，否則手動輸入的編號極可能給你文章的修改帶來無窮的后患。 標題的編號可以通過設(shè)置 標題樣式來實現(xiàn)， 表格和圖形的編號通過設(shè)置題注的編號來完成。 在 寫“參見第 x 章、如圖 x 所示”等字樣時，不要自己敲編號，應(yīng)使用 交叉引用。這樣做以后，當插入或刪除新的內(nèi)容時，所有的編號和引 用都將自動更新，無需人力維護。并且可以自動生成圖、表目錄。3 、對齊 一定不要用手動敲空格來達到對齊的目的。只有英文單詞間才會有空格，中文文檔沒有空格。 所有的對齊都應(yīng)該利用標尺、 制表位、 對齊方式和段落的縮進等來進行。 如果發(fā)現(xiàn)自己手動打了空格， 一定 要謹慎，想想是否可以通過其他方法來避免。同理，一定

5、不要通過敲 回車來調(diào)整段落的間距。4 、繪圖技巧論文中會用到很多圖表，筆者強烈建議論文撰寫者分清論文中 的圖形和表格，表格可以使用 Word提供的工具進行編寫，很簡單， 這里就不再贅述了?？驁D和流程圖的，筆者強烈建議使用 Officexx 中綁定的 MicrosoftOfficeVisioProfessionalxx 畫。如果不能忍受 Visio對象復制到Word的速度，還可以試試SmardDraw功能不比 Visio 弱，使用不比 Visio 難，速度卻快多了。5 、數(shù)學公式在論文中數(shù)學公式，個人建議使用 MathType5.0，其實Word集 成的公式器就是它的3.0版。安裝MathTyp

6、e后，Word會增加一個菜 單項，其功能一目了然。推薦使用MathType的自動編號和引用功能， 這樣首先有良好的對齊效果，還可以自動更新編號。Word正文中插入公式的一個常見問題是把上下行距都撐大了， 很不美觀， 這部分可 以通過固定行距來修正。 但是要提醒論文撰寫者， 如果你計算機上安 裝了 MathType5.0后，撰寫公式的速度非常快，占用少量的CPU但是，當你準備打印論文的時候， 要記得找個按照了 MathType5.0 的計 算機打印，不然，我們的公式就“不翼而飛”了。6 、參考文獻的和管理 如果你在寫論文時才想到要參考文獻，就已經(jīng)太遲了，但總比 論文寫到參考文獻那一頁時才去要好。

7、 應(yīng)該養(yǎng)成看文章的同時就參考 文獻的習慣。手工參考文獻是很痛苦的，而且很容易出錯。Word沒有提供管理參考文獻的功能，用插入尾注的方法也很不地道。7 、使用分節(jié)符如果希望在一篇文檔里得到不同的頁眉、頁腳、頁碼格式，可 以插入分節(jié)符，并給每一節(jié)設(shè)置不同的格式。上述七點都是關(guān)于排版的建議，還是要強調(diào)一遍，作者關(guān)心的 重點是文章的內(nèi)容，文章的表現(xiàn)就交給 Word去處理。如果你發(fā)現(xiàn)自 己正在做與文章內(nèi)容無關(guān)的繁瑣的排版工作，一定要停下來學一下 Word的幫助，因為 Word早已提供了足夠強大的功能。8 、使用子文檔學位論文至少要幾十頁，且包括大量的圖片、公式、表格，比 較龐大。如果所有的內(nèi)容都保存在一

8、個文件里，打開、保存、關(guān)閉都 需要很長的時間，且不保險。建議論文的每一章保存到一個子文檔，而在主控文檔中設(shè)置樣 式。這樣每個文件小了，速度快，而且就算文檔損壞，也只有一章的 損失，不至于全軍覆滅。建議先建主控文檔，從主控文檔中創(chuàng)建子文 檔，個人感覺比先寫子文檔再插入到主控文檔要好。9 、及時保存、多做備份設(shè)置自動保存，還有一有空就 Ctrl+S 。不但Word不可靠，Windows也不可靠，每天的工作都要有備份 才好。Word提供了版本管理的功能，將一個文檔的各個版本保存到 一個文件里， 并提供比較合并等功能。 不過保存幾個版本后文件就大 得不得了，而且一個文件損壞后所有的版本都沒了， 個人感覺不實用 還是多處備份吧。另外提醒一下，插入的圖片、和公式最好單獨保存 到文件里另做備份。 否則，哪天打文檔時發(fā)現(xiàn)自己辛辛苦苦的的圖片 和公式都變成了大紅叉，哭都來不及了。10 、大綱視圖與文檔結(jié)構(gòu)圖 使用大綱視圖寫文章的提綱，調(diào)整章節(jié)順序比較方便。 使用文檔結(jié)構(gòu)圖讓你方便地定位章節(jié)。 有人說，