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文檔簡介

1、有限公司會(huì)議管理制度第一章總則第一條目的為了規(guī)范公司各項(xiàng)會(huì)議及各類培訓(xùn)流程, 統(tǒng)一會(huì)議管理模式,加 強(qiáng)公司會(huì)議紀(jì)律,提高會(huì)議質(zhì)量,增強(qiáng)會(huì)議執(zhí)行效果,特制定本制度。 第二條原則強(qiáng)調(diào)會(huì)前通知、會(huì)時(shí)簽到、會(huì)中記錄、會(huì)后落實(shí)四項(xiàng)要求。第三條適用范圍適用于公司各種例會(huì)及專題會(huì)議。第二章職責(zé)第四條歸屬部門行政人事部負(fù)責(zé)監(jiān)督該制度的執(zhí)行。第五條職責(zé)1、總經(jīng)辦負(fù)責(zé)公司級(jí)例會(huì)的組織及相關(guān)工作。2、各部門主管負(fù)責(zé)組織本部門例會(huì)。3、行政人事部負(fù)責(zé)各種會(huì)議的下文通知、 會(huì)場(chǎng)安排、設(shè)備準(zhǔn)備, 負(fù)責(zé)管理保存所有會(huì)議簽到和紀(jì)要原件。4、與會(huì)人員需按時(shí)參加會(huì)議并簽到,遵守會(huì)議紀(jì)律,對(duì)會(huì)議內(nèi) 容保守秘密第三章管理規(guī)定第六條會(huì)

2、議分類1、員工大會(huì):由總經(jīng)理主持召開,全整員工參與,在每年的1月份和7月份的第二個(gè)星期五召開,主要的會(huì)議內(nèi)容是:(1)總經(jīng)理 作年度工作報(bào)告,總結(jié)公司上半年(或者全年)經(jīng)營管理狀況、部署 下半年(或下一年)戰(zhàn)略發(fā)展思路和經(jīng)營目標(biāo);(2)表彰獎(jiǎng)勵(lì)先進(jìn)集 體和個(gè)人;(3)通報(bào)公司經(jīng)營戰(zhàn)略和目標(biāo)調(diào)整及重大人事變動(dòng)。2、高層會(huì)議:由總經(jīng)理主持召開,核心管理層參與,在每月最 后一個(gè)星期五(如遇重大事件或亟待會(huì)議研究解決的事項(xiàng)和重大問題 時(shí),臨時(shí)召集)召開;主要會(huì)議內(nèi)容是:(1)通過對(duì)階段性目標(biāo)及成 果的總結(jié)和檢驗(yàn),驗(yàn)證經(jīng)營目標(biāo)及方向的正確性;(2)研究調(diào)整經(jīng)營 戰(zhàn)略,決策公司重大事件;(3)討論決定公司

3、中高層管理人員任免;(4)結(jié)合公司發(fā)展戰(zhàn)略,研究審議組織機(jī)構(gòu)的變動(dòng)與調(diào)整;(5)審議公司規(guī)章制度修訂案;(6)研究決策公司投資立項(xiàng)、撤項(xiàng)、調(diào)整與 具體實(shí)施步驟和方案。會(huì)議要求:(1)參會(huì)人員必須提前作好會(huì)議準(zhǔn) 備,帶著工作成果、制約經(jīng)營發(fā)展的問題及解決方案參會(huì);(2)對(duì)于公司經(jīng)營思路、規(guī)劃以及內(nèi)部管理有建設(shè)性意見或改進(jìn)建議的,提前 一周提交意見建議書,提請(qǐng)會(huì)議研究討論。3、管理例會(huì):由總經(jīng)理或總經(jīng)理指定人員主持召開,每周一下 午16:30舉行(如有節(jié)假日,順延至下周),各部門主管參與,主要 的會(huì)議內(nèi)容是:(1)傳達(dá)公司高管會(huì)議精神;(2)通報(bào)階段性經(jīng)營成 果;(3)各部門主管上級(jí)匯報(bào)總結(jié)上周工

4、作進(jìn)展及成果,通報(bào)一周工作安排;(4)研究解決工作中存在和出現(xiàn)的問題, 協(xié)調(diào)跨部門協(xié)作配 合事項(xiàng);(5)重要或緊急工作以及專項(xiàng)工作布置;(6)通報(bào)重大工作 思路調(diào)整和重大人事變動(dòng)或調(diào)整。 會(huì)議要求:(1)工作總結(jié)與計(jì)劃由 各部門主管領(lǐng)導(dǎo)向會(huì)議作詳盡匯報(bào),要求統(tǒng)一格式(見附件) ,匯報(bào) 內(nèi)容包括:A、本部門上周工作落實(shí)情況、B、本部門本周工作安排;C、一周工作計(jì)劃要明確責(zé)任人、執(zhí)行人、時(shí)間節(jié)點(diǎn)、目標(biāo)成果;D、目前工作中遇到的問題和難點(diǎn)及初步做出的解決方案;E、需要其他部門配合解決或公司支持的事項(xiàng);(2)總結(jié)計(jì)劃定于每周五下班前以 電子版形式提交行政部。4、部門例會(huì):由部門主管主持召開,部門人員參

5、與,總經(jīng)理或 副總經(jīng)理指定人員列席會(huì)議。4.1 商務(wù)部例會(huì):每天上午9:30召開,由商務(wù)主管或者副主管主 持,部門全體人員參與,總經(jīng)理助理列席會(huì)議;主要會(huì)議內(nèi)容是:(1) 會(huì)議由主要對(duì)昨天工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)定,表揚(yáng)優(yōu)秀,批評(píng)和指正錯(cuò)誤, 鼓舞士氣;(2)布置當(dāng)日工作任務(wù)和注意事項(xiàng);(3)通報(bào)有關(guān)通知和 特殊事情等。4.2 生產(chǎn)部管理例會(huì):每天早上8:30召開,由生產(chǎn)主管或副主管 主持,班長級(jí)以上人員參與;主要會(huì)議內(nèi)容是:(1)對(duì)生產(chǎn)管理問題 及解決方法進(jìn)行討論(包括人事、衛(wèi)生、安全、質(zhì)量等);(2)檢查 和總結(jié)部門工作的落實(shí)進(jìn)度;(3)部門重大事項(xiàng)的通報(bào)和討論。5、專題會(huì)議:指由相關(guān)部門(或人員)

6、組織的針對(duì)專項(xiàng)問題的 會(huì)議,會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參加人員由召集部門確定。5.1 客訴及質(zhì)量分析會(huì):由總經(jīng)理或副總經(jīng)理主持召開,每個(gè)月 的由總經(jīng)辦根據(jù)實(shí)際情況安排時(shí)間召開,生產(chǎn)主管和副主管、班長、 財(cái)務(wù)主管、品控主管、商務(wù)主管、倉庫主管和出貨組長參加,主要會(huì) 議內(nèi)容是:(1)由商務(wù)主管和品控主管分別匯報(bào)、 總結(jié)上月客戶投訴 及產(chǎn)品質(zhì)量情況;(2)討論分析問題原因和理清責(zé)任;(3)研究決定 改進(jìn)方案。5.2 安全管理會(huì):由安全主任不定期主持召開,生產(chǎn)主管、班長、 倉庫主管、行政主管參與,主要會(huì)議內(nèi)容是:(1)由安全主任匯報(bào)總 結(jié)安全生產(chǎn)、治安、消防工作情況;(2)分析處理事故,檢查分析事 故隱患及相關(guān)

7、理清責(zé)任;(3)研究確定安全防范措施。5.3 項(xiàng)目專題會(huì):由總經(jīng)理或者項(xiàng)目組長主持召開,由召集人確 定會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、參會(huì)人員及會(huì)議主題。5.4 訓(xùn)會(huì):根據(jù)培訓(xùn)內(nèi)容由不同部門自行組織。6.1 銷售管理培訓(xùn)會(huì):由銷售總監(jiān)主持召開,業(yè)務(wù)部、網(wǎng)絡(luò)部、 外貿(mào)部全體人員參與,原則上每個(gè)月組織一次,時(shí)間安排在當(dāng)月的最 后一周或次月的第一周,具體時(shí)間由總經(jīng)辦確認(rèn)。主要對(duì)產(chǎn)品知識(shí)、 銷售技能進(jìn)行培訓(xùn)。6.2 安全管理培訓(xùn)會(huì):由安全主任主持召開,行政部協(xié)助,不定 期舉行,全體車間人員參與,主要對(duì)安全生產(chǎn)、安全管理等相關(guān)知識(shí) 及注意問題進(jìn)行培訓(xùn)。6.3其他培訓(xùn)會(huì):對(duì)于其他一些培訓(xùn),比例入職培訓(xùn)、制度培訓(xùn)I、 專業(yè)

8、技能培訓(xùn)等等,由人事行政部負(fù)責(zé)組織,其他相關(guān)部門配合。具 體的培訓(xùn)事項(xiàng)、時(shí)間、人員等由人事行政部負(fù)責(zé)協(xié)調(diào)和安排。7、臨時(shí)會(huì)議:總經(jīng)理安排臨時(shí)緊急會(huì)議,由總經(jīng)辦負(fù)責(zé)通知安 排會(huì)議參加人員等其他事宜,各部門臨時(shí)緊急會(huì)議自行安排會(huì)議事 宜。8、班前會(huì):每天上班作業(yè)前的20分鐘由生產(chǎn)主管或跟班主管主 持,生產(chǎn)車間所有人員參加,主要對(duì)昨天工作進(jìn)行總結(jié)評(píng)定,表揚(yáng)優(yōu) 秀,批評(píng)和指正錯(cuò)誤,鼓舞士氣;布置當(dāng)日工作任務(wù)和注意事項(xiàng);通 報(bào)有關(guān)通知和特殊事情等。第七條會(huì)議通知1、沒有固定會(huì)時(shí)間的,會(huì)議召集部門需在會(huì)議召開前一個(gè)星期 發(fā)通知單給各參會(huì)部門(人員),并同時(shí)抄送行政部。2、有固定會(huì)議時(shí)間的,會(huì)議召集部門需在

9、會(huì)議召開前一個(gè)工作 日發(fā)通知單給各參會(huì)部門(人員),并同時(shí)抄送行政部。3、例會(huì)時(shí)間不需另行通知。如出現(xiàn)會(huì)議時(shí)間調(diào)整,公司級(jí)例會(huì) 由總經(jīng)辦通知各參會(huì)人員,部門例會(huì)則由部門通報(bào)行政部,并說明原 因。4、會(huì)議通知需明確會(huì)議時(shí)間、地點(diǎn)、內(nèi)容和參會(huì)人員等。第八條會(huì)議準(zhǔn)備行政部負(fù)責(zé)會(huì)場(chǎng)安排、設(shè)備準(zhǔn)備,需在會(huì)前半小時(shí)準(zhǔn)備完畢,部 門例會(huì)的由部門自行安排,行政部協(xié)助處理。第九條會(huì)議紀(jì)律1、會(huì)議組織部門負(fù)責(zé)會(huì)議紀(jì)律的維護(hù),準(zhǔn)備簽到表,組織參會(huì) 人員簽到。2、參會(huì)人員提前5分鐘到達(dá)會(huì)場(chǎng)進(jìn)行簽到。會(huì)議開始時(shí),組織 人收回簽到表。會(huì)后,組織人在簽到表上標(biāo)注遲到(注明到會(huì)時(shí)間) 未到人員。3、參會(huì)人員如不能按時(shí)出席,需

10、提前向相關(guān)人員請(qǐng)假,未按時(shí) 請(qǐng)假視同缺席或遲到處理;3.1 一般會(huì)議的,需提前1天向會(huì)議組織部門請(qǐng)假;3.2 部門例會(huì)未能出席的,需提前1小時(shí)向部門主管請(qǐng)假;4、會(huì)議期間與會(huì)人員不得喧嘩,禁止交頭接耳開小會(huì)。不得來 回走動(dòng),遲到、中途離席者應(yīng)輕聲入、出席,盡量不干擾會(huì)議進(jìn)行。5、會(huì)議期間與會(huì)人員須將手機(jī)關(guān)閉或調(diào)至振動(dòng)狀態(tài),認(rèn)真聽取 會(huì)議內(nèi)容并做好記錄,不允許接聽電話,如有重要電話應(yīng)離場(chǎng)接聽, 會(huì)議后,需由與會(huì)人員在會(huì)議記錄上簽名的,應(yīng)及時(shí)簽署。6、與會(huì)人員應(yīng)保持會(huì)場(chǎng)整潔,禁止吸煙,不準(zhǔn)隨地吐痰,扔紙 屑,會(huì)議結(jié)束后將座椅整理好。7、公司例會(huì)需部門主管參加,如部門主管因故不能出席,需指 派本部門

11、副主管級(jí)人員代替,并提前通知總經(jīng)辦。8、無故缺席會(huì)議,視同曠工處理。9、與會(huì)者到會(huì)必須有準(zhǔn)備,均應(yīng)保持良好的會(huì)風(fēng),注意言談舉 止,須文明用語,不允許在會(huì)場(chǎng)上罵人進(jìn)行人身攻擊,會(huì)議事項(xiàng)討論 中不得因個(gè)人原因與與會(huì)者爭吵,工作討論中對(duì)事不對(duì)人。10、與會(huì)人員不可無故打斷他人的發(fā)言,不可對(duì)發(fā)言者吹毛求疵 第十條會(huì)議記錄所有公司層面的會(huì)議需要安排專人進(jìn)行會(huì)議記錄,會(huì)后整理會(huì)議 紀(jì)要,并于會(huì)后一個(gè)工作日內(nèi),發(fā)各參會(huì)部門(復(fù)印件),同時(shí)抄送 行政部。原件(附簽到表)交行政部存檔。第四章保密管理第十一條 會(huì)議召集者對(duì)會(huì)議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)的保密工作負(fù)總責(zé)。第十二條 與會(huì)人員及記錄員對(duì)會(huì)議內(nèi)容的秘密事項(xiàng)負(fù)有保密的

12、義務(wù)。第十三條涉及到秘密事項(xiàng)的會(huì)議紀(jì)要記錄員應(yīng)在保密地方整理,并且嚴(yán)格按照主持人簽發(fā)的抄送人員發(fā)送。第五章違紀(jì)處理第十四條 為了保證會(huì)議和培訓(xùn)的正常進(jìn)行,由總經(jīng)辦牽頭成立“會(huì)議 基金;違反了會(huì)議紀(jì)律,由會(huì)議組織者或行政人事部現(xiàn)場(chǎng)向當(dāng)事人出 具樂捐單,由于當(dāng)事人向基金樂捐。1、無故遲到早退5分鐘以內(nèi)的樂捐10元,5分鐘以上的樂捐20元,遲到30分鐘以上的,視同無故缺席樂捐 100元。2、在會(huì)議期間,手機(jī)沒調(diào)靜音或振動(dòng)狀態(tài),手機(jī)鈴聲響一次樂捐10元。3、在會(huì)議期間,在會(huì)場(chǎng)打電話、吸煙、隨地吐痰的,一次樂捐20元。4、條在會(huì)議期間,在會(huì)場(chǎng)上對(duì)會(huì)議事項(xiàng)討論對(duì)人不對(duì)事,對(duì)參 會(huì)人員進(jìn)行辱罵或者人身攻擊,一次樂捐 200元,部門主管以上雙 倍樂捐,情節(jié)嚴(yán)重的,按公司獎(jiǎng)罰制度進(jìn)行處理第十五條 違紀(jì)者收到樂捐單后現(xiàn)場(chǎng)把樂捐款給會(huì)議組織者或行政,由會(huì)議組織者或行政統(tǒng)一到公司財(cái)務(wù)部繳納樂捐款,或在 24小 時(shí)內(nèi)自行到財(cái)務(wù)部繳納樂捐款,違者雙倍從當(dāng)事人工資中扣減。第十六條如果某次會(huì)議對(duì)會(huì)議紀(jì)律和違紀(jì)處理另有規(guī)定,從其規(guī)定。第十七條違反十一、十二、十三條按公司保密制度有關(guān)處理執(zhí)行。第十八條違反其他相關(guān)規(guī)定將按情況處理。第六章會(huì)議基金的管理第十九條“會(huì)議基金”實(shí)行??顚S?,只可以用于與會(huì)議相關(guān)的支出, 由總經(jīng)辦統(tǒng)籌,財(cái)務(wù)部負(fù)責(zé)管理,做到入帳、出帳帳目筆筆清楚,手 續(xù)完備,注明日期、金額、用

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