大自我修煉工具－時(shí)間管理

1、n認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙 n分析如何運(yùn)用時(shí)間n掌握各種有效控制時(shí)間的工具n訂出行動(dòng)方案n時(shí)間管理只是常識(shí)只要我把工作做好，時(shí)間管理只是常識(shí)只要我把工作做好， 我的時(shí)間管理應(yīng)該還不錯(cuò)我的時(shí)間管理應(yīng)該還不錯(cuò)n我在壓力下表現(xiàn)較好，我在壓力下表現(xiàn)較好， 時(shí)間管理會(huì)令我時(shí)間管理會(huì)令我失去我的優(yōu)勢(shì)失去我的優(yōu)勢(shì)n我有使用計(jì)事本和行事歷，這還不夠嗎？我有使用計(jì)事本和行事歷，這還不夠嗎？這個(gè)課程帶給大家最重要的訊息是.n不是教給你把事情做得快的技巧, 也不是教你怎樣可以不眠不休明白自己?jiǎn)栴}所在明白自己?jiǎn)栴}所在, 你們需要作出怎樣的決定你們需要作出怎樣的決定, 及及你可以做些什么和要做些什麼你可以做些什么和要做些什麼認(rèn)識(shí)時(shí)

2、間障礙認(rèn)識(shí)時(shí)間障礙什么是時(shí)間殺手? 時(shí)間殺手的分類(lèi)有形有形 ( ( 自覺(jué)的自覺(jué)的) ) 接聽(tīng) 電話(huà)接聽(tīng) 電話(huà) 打電 話(huà)打電 話(huà) 會(huì)議會(huì)議 打擾打擾 官僚 作風(fēng)官僚 作風(fēng) 溝通 不足溝通 不足 辦公 室政 治辦公 室政 治 資源 不足資源 不足 閱讀 文件 及郵 件閱讀 文件 及郵 件 交通 堵塞交通 堵塞無(wú)形 的無(wú)形 的 ( ( 不自覺(jué)不自覺(jué)) )1. 1. 欠 缺周 詳計(jì)劃欠 缺周 詳計(jì)劃6. 6. 拖 延拖 延2. 2. 不 懂分 辨緩急 先后不 懂分 辨緩急 先后7. 7. 善 忘善 忘3. 3. 過(guò) 分注 重細(xì)節(jié)過(guò) 分注 重細(xì)節(jié)8. 8. 不 懂授 權(quán)不 懂授 權(quán)4. 4. 猶 疑不

3、決猶 疑不 決9. 9. 欠 缺組 織欠 缺組 織5. 5. 不 懂得 說(shuō)不不 懂得 說(shuō)不10. 10. 健康 欠佳健康 欠佳時(shí)間殺手的分類(lèi)n工作欠目標(biāo)， 優(yōu)先次序不明確n危機(jī)管理能力薄弱n多項(xiàng)工作須同時(shí)進(jìn)行n自我組織問(wèn)題n外界騷擾n無(wú)力拒絕要求n不能有效授權(quán)n拖延工作n會(huì)議要懂得管理自己，首先要認(rèn)識(shí)自己要管理好自己?jiǎn)? n拋棄惡習(xí), 引進(jìn)新的工作方式和生活習(xí)慣 訂好長(zhǎng)期目標(biāo), 以及的短期目標(biāo) 根據(jù)目標(biāo)的輕重, 安排優(yōu)先次序 搞清楚個(gè)人活力周期表, 再根據(jù)最有效 的工作時(shí)間, 勾勒出“ 理想工作時(shí)間表” 以目標(biāo), 優(yōu)先次序, 理想工作時(shí)間表表示這三塊積木為基礎(chǔ), 想好一天的計(jì)劃 目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)

4、航燈目標(biāo)是行動(dòng)的導(dǎo)航燈! !為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？成功就等于目標(biāo)，成功就等于目標(biāo)，其他的一切都是這句話(huà)的注解。其他的一切都是這句話(huà)的注解。美國(guó)潛能大師伯恩美國(guó)潛能大師伯恩崔西語(yǔ)崔西語(yǔ)為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？哈佛大學(xué)有一個(gè)非常著名的25年跟蹤調(diào)查：對(duì)象是一群智力、學(xué)歷、環(huán)境都差不多的年輕人，調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒(méi)有目標(biāo)60目標(biāo)模糊10有清晰但較短期的目標(biāo)3有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo)為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？25年后調(diào)查發(fā)現(xiàn) ：27%的人沒(méi)有目標(biāo) 60目標(biāo)模糊 10有清晰但較短期的目標(biāo) 3有清晰且長(zhǎng)期的目標(biāo) 為什么需要目標(biāo)？為什么需要目標(biāo)？社會(huì)的最底層，抱怨整個(gè)世界社社會(huì)的中下層

5、面安穩(wěn)地生活與工作成為各行業(yè)的專(zhuān)業(yè)人士成為社會(huì)各界的頂尖人士長(zhǎng)期目標(biāo)長(zhǎng)期目標(biāo): :n個(gè)人目標(biāo)- 是否有關(guān)于健康, 休閑和營(yíng)養(yǎng)等的目標(biāo)?n事業(yè)目標(biāo)短期目標(biāo)短期目標(biāo)項(xiàng)目計(jì)劃( 例如推行 新系統(tǒng))日常運(yùn)作計(jì)劃 ( 編寫(xiě)每月生產(chǎn)報(bào)告)每周的行事安排每日的需要完成的工作n“ “ 剝洋蔥法剝洋蔥法”n“多叉樹(shù)法多叉樹(shù)法”分 解 目 標(biāo)ns specific -pecific - 明確的明確的nm measurableeasurable - 可以量度的可以量度的na achievablechievable - 可以達(dá)成的可以達(dá)成的nr realisticealistic - 實(shí)際可行的實(shí)際可行的nt tim

6、e boundime bound - 有時(shí)間性的有時(shí)間性的計(jì)劃目標(biāo)n命中是偶然的，打不中是必然的！命中是偶然的，打不中是必然的！如 果 沒(méi) 有 目 標(biāo)一、明 確 的 目 標(biāo)二、工 作 排 列 優(yōu) 先 次 序你是怎樣編排時(shí)間計(jì)劃？一、年度計(jì)劃甘特圖二、周計(jì)劃執(zhí)行事項(xiàng)清單史蒂芬 柯維博士“與時(shí)間有約”to do list - 執(zhí)行事項(xiàng)清單執(zhí)行事項(xiàng)清單本周目標(biāo)本周任務(wù)次序星期一_月_ 日星期二_月_ 日星期三_月_ 日星期四_月_ 日星期五_月_ 日星期六_月_ 日1. 今天任務(wù)次序今天任務(wù)次序2. 3. 4. 5. 6. 7. 約會(huì)/ 承諾8. 8888889. 99999910. 1010101

7、0101011. 11111111111112. 12121212121213. 11111114. 22222215. 33333316. 44444417. 55555518. 666666to do list - 執(zhí)行事項(xiàng)清單執(zhí)行事項(xiàng)清單重要又緊急 危機(jī) 急迫的問(wèn)題 有期限壓力的計(jì)劃重要但不緊急 防患未然 改進(jìn)產(chǎn)能 建立人際關(guān)系 發(fā) 新機(jī)會(huì) 規(guī)劃，休閑不重要但緊急 不速之客 某些電話(huà) 某些信件與報(bào)告 某些會(huì)議 必要而不重要的問(wèn)題 受歡迎的活動(dòng)不重要又不緊急 某些信件 某些電話(huà) 浪費(fèi)時(shí)間之事 有趣的活動(dòng)最重要的是我們必須常常把最重要的事列為最重要the main thing is to k

8、eep the main thing the main thing at all times- 哲學(xué)家 施格蘭1/ 要有正面的工作態(tài)度2/ 留意自己的表現(xiàn)曲線(xiàn)3/ 預(yù)留自己安靜的時(shí)間4./利用工作日志請(qǐng)記著 : 巴雷德“80/20”定理看看你的工作日志看看你的工作日志, , 然后問(wèn)自己然后問(wèn)自己: :n幾點(diǎn)開(kāi)始目標(biāo)幾點(diǎn)開(kāi)始目標(biāo)? ? 能不能早點(diǎn)開(kāi)始能不能早點(diǎn)開(kāi)始? ? 有沒(méi)有任何讓你分心有沒(méi)有任何讓你分心, ,以致以致無(wú)法完成目標(biāo)的事情無(wú)法完成目標(biāo)的事情?, ?, 能不能早點(diǎn)開(kāi)始能不能早點(diǎn)開(kāi)始? ? n你完全不受干擾的最長(zhǎng)時(shí)段有多久你完全不受干擾的最長(zhǎng)時(shí)段有多久? ( ? ( 不要把午飯也放進(jìn)

9、去不要把午飯也放進(jìn)去) )n你最有效率和最沒(méi)有效率是什么時(shí)候你最有效率和最沒(méi)有效率是什么時(shí)候? ? n你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度你將當(dāng)天的主要目標(biāo)完成到什么程度? ? n你會(huì)照著優(yōu)先次序的書(shū)面計(jì)劃做事嗎你會(huì)照著優(yōu)先次序的書(shū)面計(jì)劃做事嗎? ? n你在適當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠崮阍谶m當(dāng)?shù)臅r(shí)間做適當(dāng)?shù)氖聠? ?n你在怎么處理不應(yīng)該做的事你在怎么處理不應(yīng)該做的事? ? 可不可以授權(quán)可不可以授權(quán)? ? n手邊的工作要如何做得更有成效手邊的工作要如何做得更有成效, , 更為簡(jiǎn)化更為簡(jiǎn)化, , 并減少細(xì)節(jié)并減少細(xì)節(jié)? ? n你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次序是否相稱(chēng)你花的時(shí)間與你的優(yōu)先次序是否相稱(chēng)? ?將目標(biāo)寫(xiě)下來(lái)

10、- 是什么目標(biāo)? 要達(dá)致什么的成果? 行動(dòng) 要做些什么? 次序 - 哪些應(yīng)該先做/ 哪些為后? 訂下完成 日期及排列優(yōu)先次序時(shí)間估計(jì) 每項(xiàng)的行動(dòng)需要多長(zhǎng)時(shí)間? 靈活性 有沒(méi)有預(yù)留時(shí)間給不可估計(jì)的突發(fā)事情時(shí)間表 甚么時(shí)候處理甚么事項(xiàng)？立立 即即 行行 動(dòng)動(dòng) ! ! 1/改 變 你 的 習(xí) 慣 行為科學(xué)研究表明：一個(gè)人一天的行為只有5是屬于非習(xí)慣性的，而95的行為都是習(xí)慣性的。江山易改，本性難移 !羅曼羅蘭名言：性情即命運(yùn) ! 立立 即即 行行 動(dòng)動(dòng) ! ! 2/ 修 正 你 的 態(tài) 度 時(shí)光對(duì)有些人像張滿(mǎn)的風(fēng)帆，而對(duì)另一些人卻像爬行的蝸牛。怎樣可以增加怎樣可以增加你的生產(chǎn)力你的生產(chǎn)力? ? 1.

11、 你的辦公桌n你的工作環(huán)境是怎么樣? n有什么方法令你的辦公環(huán)境可以令你感到愉快和增加效率? 改善工作環(huán)境n將所有可以吸引你視線(xiàn)的東西全挪開(kāi)n將你每天必須用的文具放在上面 ( 電話(huà), 時(shí)間表, 筆記本, 日歷, 筆座.)n將你要用的器材放在容易找到的地方n把以下可以鼓勵(lì)自己的金石良言放在你抬頭可以看到的地方n將一些你知道不會(huì)作出反應(yīng)的信件拋棄n 利用文件夾來(lái)將不同的文件歸檔改善工作環(huán)境2. 歸檔n所有的文件和書(shū)信應(yīng)只分成三類(lèi): 馬上處理只作參考?xì)w檔歸檔系統(tǒng)n一些你需要今天馬上完成的事情 - do nown 一些你需要這個(gè)星期完成的工作 - filen 一些你需要?dú)w檔的文件 - filen 有空

12、才閱讀的書(shū)本 - readn 需要傳閱的文件 - pass onn 一些文件需要等待資料完成 - progress3. 如何處理電話(huà)/ 電郵n如果找不到要通話(huà)的對(duì)方 - 切記要留言, 并說(shuō)明事情的嚴(yán)重性, 以確保對(duì)方回電n打電話(huà)之前, 要把事情重點(diǎn)寫(xiě)下來(lái)n 要談比較復(fù)雜的事情, 可以先將文件傳真給對(duì)方先看, 減少詳細(xì)解釋的時(shí)間n備有有關(guān)文件n 自設(shè)時(shí)限4. 處理會(huì)議n每次召開(kāi)任何會(huì)議前, 必須要緊記以下幾點(diǎn): 我是否一定要出席這個(gè)會(huì)議 會(huì)議之前應(yīng)派發(fā)議程 說(shuō)明開(kāi)會(huì)的目的 如果你是主席, 你應(yīng) 鼓勵(lì)發(fā)言和要求言之有物 , 要避免發(fā)言同事偏離主題 最好設(shè)定一個(gè)時(shí)限, 以方便各人安排工作5. 授權(quán)授

13、權(quán)的定義和原因n委派授權(quán)是一個(gè)向下級(jí)分配工作的過(guò)程, 它通常與一個(gè)經(jīng)理的責(zé)任以及決策權(quán)利有關(guān)n 委派授權(quán)可以幫助你節(jié)約時(shí)間的有力武器n 委派授權(quán)可以增強(qiáng)一個(gè)經(jīng)理的聰明才智 授 權(quán) 應(yīng) 有 的 心 態(tài) ?n 把工作授權(quán)給下級(jí), 應(yīng)該存在一個(gè)給下屬發(fā)展的機(jī)會(huì)n 它不是用來(lái)懲罰下級(jí)n 不是讓經(jīng)理擺脫自己不喜歡做的事情n主要可以分成兩種形態(tài)： 委派授權(quán)技巧n解釋所分配工作的重要性n訂出需要的結(jié)果n詢(xún)問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn)應(yīng)守的規(guī)則應(yīng)守的規(guī)則n訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定n達(dá)到完成工作限期的共識(shí)n訂出跟進(jìn)時(shí)間表n肯定成就, 提高士氣如何介定哪些工作委派?你必須自己做你應(yīng)該做, 但有些人可以幫助你你可以做, 但如

14、果其他人有機(jī)會(huì)也可以做其他人應(yīng)該做, 但情況緊急時(shí)你可以幫他其他人必須做委派授權(quán)技巧n解釋所分配工作的重要性n訂出需要的結(jié)果n訂出下屬的權(quán)利范圍及規(guī)定n達(dá)到完成工作限期的共識(shí)n詢(xún)問(wèn)下屬的意見(jiàn)及疑問(wèn)n訂出跟進(jìn)時(shí)間表n肯定成就, 提高士氣6. 要懂得說(shuō)不n 說(shuō)不應(yīng)該是有禮貌n 要給對(duì)方的清晰的解釋n 給對(duì)方另外的選擇和建議 7. 處理拖延心態(tài)n為什么我們會(huì)拖延?不知道如何或從何入手不知道為什么要做? 不喜歡去處理 個(gè)人情緒及健康問(wèn)題 缺乏獎(jiǎng)勵(lì)沒(méi)有迫切性找借口過(guò)分憂(yōu)慮忙碌過(guò)后改善拖延方法問(wèn)題問(wèn)題文件洗牌著手工作時(shí)間改善拖延方法建立自信 - 跟自己說(shuō) “ 我一定可以做到”設(shè)立目標(biāo)找出與自己相關(guān)的地方- 對(duì)自己的好處儲(chǔ)蓄時(shí)間全力再戰(zhàn)自我獎(jiǎng)勵(lì)設(shè)立完工期限時(shí)刻提醒自己事情的重要性有充分的準(zhǔn)備, 才會(huì)把事情做好時(shí)間就是金錢(qián)我們可以怎樣贏得每一分秒? n利用交通時(shí)間 與運(yùn)動(dòng)同行 避開(kāi)繁忙時(shí)間 車(chē)上觀察構(gòu)思 車(chē)上看書(shū)n出差外游 收集情報(bào) 計(jì)劃構(gòu)想 寓工作于娛樂(lè)總結(jié) 希望你能夠: 看到自己的問(wèn)題在那里 要改變生活的習(xí)慣和工作方式 訂立目標(biāo), 策略, 行動(dòng)去應(yīng)付每一個(gè)挑戰(zhàn) 在自己所能控制的情