GK-WI-YW017訂單受理作業(yè)流程

1、廣州市XXXX公司工作文件文件編號GK-WI-YW017標(biāo)題訂單受理作業(yè)流程 版號A/0 頁碼第1頁 共8頁1.0職責(zé)和權(quán)利1.1 業(yè)務(wù)部1.1.1 業(yè)務(wù)部負(fù)責(zé)接收客戶訂單或?qū)⒃囉?需求訂單轉(zhuǎn)正式合同訂單。1.2 商務(wù)部1.2.1 商務(wù)部助理負(fù)責(zé)初次審核客戶訂單及ERP系統(tǒng)的訂單數(shù)據(jù)錄入。1.2.2 商務(wù)部信用人員負(fù)責(zé)審核客戶的試用、應(yīng)收情況，以及該客戶信用情況等。1.2.3 商務(wù)部終審人員負(fù)責(zé)審核客戶訂單錄入數(shù)據(jù)準(zhǔn)確性。1.3 生產(chǎn)品質(zhì)物流部1.3.1 生產(chǎn)品質(zhì)物流部對客戶的需求交貨時間進(jìn)行審批，溝通達(dá)成一致的預(yù)計交貨時間。22.0運(yùn)作詳細(xì)流程和運(yùn)作程序2.1商務(wù)助理接客戶訂單需求并進(jìn)行訂單

2、紙質(zhì)審核；2.1.1 客戶訂單分三種：試用訂單SY（對應(yīng)紙質(zhì)表單產(chǎn)品試用單）、需求訂單SYD（對應(yīng)紙質(zhì)表單供貨需求訂單）和銷售合同XS（客戶合同文本），試用訂單SY適用于新產(chǎn)品運(yùn)用、新用戶的試用等情況，原則上對代理商不予試用。需求訂單SYD適用于待簽合同或部分先發(fā)貨再簽合同之特例等情況，如某些運(yùn)營商定期統(tǒng)簽合同之情況。銷售合同XS適用于已明確可以購買設(shè)備簽訂合同的情況。2.1.2當(dāng)客戶需要試用設(shè)備時業(yè)務(wù)員填寫產(chǎn)品試用單或供貨需求訂單并簽名，再由所在片區(qū)經(jīng)理簽字審核后傳給客戶簽字蓋章確認(rèn)后交商務(wù)部商務(wù)組。2.1.3當(dāng)客戶需要簽訂合同時，業(yè)務(wù)員進(jìn)行合同制作。當(dāng)業(yè)務(wù)員特殊情況無法自己制作合同，經(jīng)公司

3、領(lǐng)導(dǎo)審批同意后，收到業(yè)務(wù)員與客戶形成的通信產(chǎn)品訂貨合同草案，商務(wù)助理可以協(xié)助制作合同。合同制作注意事項：（1） 按公司標(biāo)準(zhǔn)合同格式（客戶特別要求時，可按客戶合同格式）。（2） 合同文字需用詞規(guī)范、嚴(yán)謹(jǐn)。（3） 如所擬合同為試用設(shè)備轉(zhuǎn)合同的，需要查看該客戶的試用設(shè)備記錄，按照合同配置的內(nèi)容進(jìn)行試用沖銷的工作，以免與試用數(shù)量不符。（4） 如合同設(shè)備為已交貨設(shè)備，需在合同發(fā)貨條款中清晰注明：本合同全部設(shè)備或部分設(shè)備已交貨（交貨情況詳見合同附件）；以此為依據(jù)來沖銷。2.1.4按公司標(biāo)準(zhǔn)訂單格式填寫。產(chǎn)品試用單或供貨需求訂單要有客戶的簽字及蓋章確認(rèn)，如客戶不能簽字蓋章的應(yīng)由業(yè)務(wù)員擔(dān)保。如遇特殊情況業(yè)務(wù)員

4、和片區(qū)經(jīng)理均無法書面申請時，電話通知商務(wù)助理協(xié)助填寫，在一周內(nèi)補(bǔ)齊相關(guān)手續(xù)。否則不予辦理下次試用申請。2.1.5產(chǎn)品試用數(shù)量審批權(quán)：一次性申請下單同一型號設(shè)備超過50臺或不同型號設(shè)備合計超過100臺，根據(jù)業(yè)務(wù)員信用等級劃分審批權(quán)限，A等級業(yè)務(wù)員片區(qū)經(jīng)理審批后，方給予下單發(fā)貨；B等級業(yè)務(wù)員片區(qū)經(jīng)理審批后總裁業(yè)務(wù)助理審批后，方給予下單發(fā)貨；C等級業(yè)務(wù)員片區(qū)經(jīng)理審批、總裁業(yè)務(wù)助理以上領(lǐng)導(dǎo)審批后，方給予下單發(fā)貨。（詳見試用產(chǎn)品管理規(guī)定）2.2判斷是否為新客戶接客戶訂單需求，業(yè)務(wù)員判別是否為新客戶如為新客戶則需通知商務(wù)部為新客戶轉(zhuǎn)新客戶建立流程（詳見新客戶代碼流程）。2.3價格審核：如果未合同訂單，商務(wù)

5、助理需對客戶訂單需求配置、報價方案、交貨期限等信息和業(yè)務(wù)員做初步溝通，判斷報價是否符合公司報價體系規(guī)定。 若低于基準(zhǔn)報價或低于該客戶前期審批價，則需重新走報價審批流程。（詳見報價審批流程）23.0在OA系統(tǒng)走審批流商務(wù)助理在易飛ERP錄入訂單信息后，檢查無誤后保存該訂單，并送簽。3.1訂單在OA審批流程：商務(wù)助理保存產(chǎn)品經(jīng)理商務(wù)信用助理商務(wù)配置審核商務(wù)終審客服部：梁家茂，需要工程安裝時系統(tǒng)會進(jìn)行通知；信用助理：對客戶信用進(jìn)行審核。商務(wù)終審：對客戶整體情況和價格進(jìn)行審核。生產(chǎn)計劃：訂單評審?fù)旰筮M(jìn)行通知，對出貨時間有異議則進(jìn)行溝通后做訂單出貨時間變更。技術(shù)部評審：如下單有涉及到需技術(shù)部評審的設(shè)備或

6、板卡，技術(shù)部需在OA審批流審批。3.1.1訂單評審：訂單生成后，點(diǎn)擊送簽按紐，系統(tǒng)會將需審核訂單的審核指令送達(dá)相關(guān)評審員，通知評審。3.1.2商務(wù)助理送審訂單后，需將訂單號寫在紙質(zhì)訂單上，等產(chǎn)品經(jīng)理審核完成，遞交給商務(wù)信用人員進(jìn)行信用評審，商務(wù)信用評審?fù)ㄟ^，信用人員直接將紙質(zhì)訂單遞交商務(wù)組配置審核員評審。3.1.3 商務(wù)組配置審核員評審系統(tǒng)訂單信息是否和客戶紙質(zhì)需求訂單一致，各項信息是否填寫完整，配置選擇是否準(zhǔn)確等，通過后直接遞交商務(wù)終審審核3.1.4 商務(wù)終審主要對合同訂單的價格、客戶的整理合作情況和訂貨情況進(jìn)行審核把控，評審?fù)ㄟ^則系統(tǒng)完成訂單下單操作。3.2需工程安裝的訂單評審?fù)瓿珊螅到y(tǒng)

7、會有指令通知客服部3.3訂單評審?fù)瓿珊螅到y(tǒng)會有指令通知物流部計劃員，如果出貨時間需要調(diào)整，計劃員會先和商務(wù)進(jìn)行溝通，溝通達(dá)成一致后，計劃發(fā)出訂單出貨日期變更通知單，變更訂單的出貨時間。3.4 訂單評審不通過：商務(wù)助理需與業(yè)務(wù)員溝通，直至評審?fù)ㄟ^為止。3.5訂單發(fā)貨：商務(wù)助理按照訂單中的客戶出貨時間進(jìn)行跟進(jìn)，出貨前在系統(tǒng)做借出單或銷貨單。（詳見訂單出貨作業(yè)流程）24.0易飛ERP系統(tǒng)生產(chǎn)訂單操作，詳細(xì)如下：4.4.1收到業(yè)務(wù)員與客戶傳來的合同文本、產(chǎn)品試用單或供貨需求訂單，根據(jù)訂單信息及產(chǎn)品需求，在易飛ERP系統(tǒng)中進(jìn)“銷存管理目錄”下，進(jìn)入“銷售管理子系統(tǒng)”，點(diǎn)擊選擇“錄入客戶訂單”進(jìn)入后并點(diǎn)

8、擊新增訂單4.4.2 新增訂單操作（1）打開系統(tǒng)，進(jìn)入錄入客戶訂單界面，點(diǎn)擊“錄入客戶訂單”，進(jìn)入錄入客戶訂單界面，點(diǎn)擊界面右上角新增按鈕，新增訂單。（2）系統(tǒng)訂單單別按照具體訂單信息選擇生成訂單，填寫單頭信息。如下圖：點(diǎn)擊訂單訂單單別旁邊的開窗選擇按鈕，根據(jù)訂單類型新增訂單：根據(jù)客戶的訂單信息對訂單的內(nèi)容進(jìn)行選擇填寫，“客戶編號”“業(yè)務(wù)人員”，技術(shù)部評審勾選等。如果客戶有自己的訂單或合同編號，則在客戶單號處進(jìn)行注明。送貨信息等，特殊情況則在備注處注明。合同訂單XS還要對付款條件、保修依據(jù)、保修月份等，依據(jù)是初審過的合同紙質(zhì)文本信息（3）選擇填寫單身信息（如下圖）：主要是品號、品名、訂單數(shù)量、

9、配置方案（整機(jī)）、預(yù)交貨日等。其它根據(jù)具體訂單要求進(jìn)行填寫（4）單身視圖可以按照個人習(xí)慣進(jìn)行調(diào)整后保存：點(diǎn)擊界面上方資料，選擇“保存視圖” 今后再進(jìn)入此界面操作會以保存過的視圖顯示，方便查看及操作（如下圖）。（5）訂單設(shè)備信息配置：單板直接查看產(chǎn)品配置信息，將對應(yīng)的接線板和配件在單身直接填寫品號等鏈接出對應(yīng)信息，修改數(shù)量完成。若整機(jī)有現(xiàn)成配置方案可直接選擇應(yīng)用若無適合的配置方案，整機(jī)設(shè)備在訂單右上角點(diǎn)擊“CTO配置”鍵，進(jìn)入“錄入產(chǎn)品配置方案”，選擇產(chǎn)品配置（如下圖）進(jìn)入錄入配置方案頁面，點(diǎn)擊左上角新增按鈕，新增配置方案。點(diǎn)擊品號旁開窗健，選擇要新增配置方案的整機(jī)；命名配置方案，在描述窗口輸入對配置方案進(jìn)行描述，包括交直流信息，信令方式，板卡名稱及相應(yīng)數(shù)量等。以上信息輸入完成后點(diǎn)擊上方引入標(biāo)準(zhǔn)BOM表按鈕，取默認(rèn)配置，點(diǎn)擊確定。（6）根據(jù)需求選擇板卡，配件及修改數(shù)量