整改方法和整改報(bào)告的探討

1、整改方法和整改報(bào)告的探討 0引言實(shí)驗(yàn)室認(rèn)證認(rèn)可，現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審是永恒的主題。實(shí)驗(yàn)室的成長(zhǎng)過程，就是在經(jīng)常性的評(píng)審、整改、評(píng)審的循環(huán)中，千錘百煉，過關(guān)斬將一步一步走過來的。實(shí)驗(yàn)室如果是計(jì)量認(rèn)證（cma）和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可（cnas）雙證的話，從初審、監(jiān)督評(píng)審到復(fù)評(píng)審，幾乎每年都有評(píng)審任務(wù)，而且cma和cnas資質(zhì)的評(píng)審是兩套人馬，各自為政，時(shí)間上也不統(tǒng)一，呈現(xiàn)出你方審罷我登場(chǎng)的壯觀局面，如今，檢驗(yàn)檢測(cè)機(jī)構(gòu)資質(zhì)認(rèn)定管理辦法（質(zhì)檢總局令第163號(hào)）和實(shí)驗(yàn)室認(rèn)可規(guī)則（cnas-rl01：2016）已經(jīng)將認(rèn)證認(rèn)可周期調(diào)整為6年，每年以飛行檢查代替監(jiān)督評(píng)審，采取隨機(jī)抽樣的方式，故實(shí)驗(yàn)室避免了定期的監(jiān)督評(píng)審，有一定的隨

2、機(jī)性，感覺更加務(wù)實(shí)和人性化了。 1整改方法的探討 1.1從事實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)和質(zhì)量管理工作的同志對(duì)于現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審之后的整改工作并不陌生，其感覺可以說是痛并快樂著。在每次的評(píng)審過程中，實(shí)驗(yàn)室的質(zhì)量活動(dòng)和質(zhì)量管理工作始終沒有最好，永遠(yuǎn)都不是完美的，始終都有提高的空間。每次評(píng)審，沒有不符合項(xiàng)是不可能的事情，也可以這樣說，沒有不符合項(xiàng)的評(píng)審是失敗的。從另一個(gè)角度去審視，現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審的專家有時(shí)會(huì)來自于不同的系統(tǒng)或領(lǐng)域，以他們的專業(yè)背景和從業(yè)經(jīng)驗(yàn)來看問題，往往會(huì)出現(xiàn)一些你意想不到的東西，在他們眼里看來就是不符合項(xiàng)，遇到這種情況你也沒轍，再說沒有發(fā)現(xiàn)不符合項(xiàng)，又怎能顯示出專家的厲害呢。只能說，每次評(píng)審都會(huì)有問題，往好的方

3、向想，每次都是有所發(fā)現(xiàn)和收獲。 1.2不符合項(xiàng)的產(chǎn)生往往不是實(shí)驗(yàn)室愿意看到的，大多數(shù)實(shí)驗(yàn)室都很懼怕不符合項(xiàng)，這些往往來自于實(shí)驗(yàn)室內(nèi)部和外部的壓力，領(lǐng)導(dǎo)當(dāng)然不愿意看到太多的不符合項(xiàng)，不符合項(xiàng)太多的話，領(lǐng)導(dǎo)對(duì)檢測(cè)人員會(huì)有所看法，殊不知出現(xiàn)不符合項(xiàng)是很正常的事情，只要不是原則性問題，不符合項(xiàng)還是可以理解的，但凡出現(xiàn)不符合項(xiàng)，檢測(cè)人員和管理人員就壓力山大，其實(shí)這是一個(gè)誤區(qū);另一方面，評(píng)審人員對(duì)于發(fā)現(xiàn)的問題往往不給面子，有時(shí)是相當(dāng)嚴(yán)厲地指出來，甚至?xí)暇V上線，使得檢測(cè)人員在面臨評(píng)審時(shí)誠(chéng)惶誠(chéng)恐。其實(shí)在我看來，發(fā)現(xiàn)問題并非壞事，發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)采取措施加以糾正，亡羊補(bǔ)牢，未為晚也。 1.3面對(duì)不符合項(xiàng)，要如何

4、來整改呢。這點(diǎn)大家也許并不會(huì)陌生，一路走來，我個(gè)人覺得整改一般是按以下流程來完成的： 1.制訂整改方案;2.落實(shí)責(zé)任部門;3.進(jìn)行原因分析、同時(shí)舉一反三;4.采取糾正措施、收集見證資料;5.驗(yàn)證糾正措施的有效性;6.撰寫整改報(bào)告;7.提交評(píng)審組長(zhǎng);8.完成整改。下面就讓我來對(duì)這個(gè)流程進(jìn)行逐一說明。 2整改方法的實(shí)施 2.1制訂整改方案。評(píng)審過后，實(shí)驗(yàn)室的主管領(lǐng)導(dǎo)，同時(shí)也是技術(shù)負(fù)責(zé)人會(huì)第一時(shí)間召集相關(guān)部門負(fù)責(zé)人針對(duì)評(píng)審組提出的不符合項(xiàng)，召開整改工作會(huì)議。整改工作會(huì)議雖然只是表面文章，但也是整改工作的重要一環(huán)，體現(xiàn)了實(shí)驗(yàn)室的重視程度，應(yīng)保存會(huì)議的簽到記錄，作為整改見證材料，并寫進(jìn)整改報(bào)告中。會(huì)議一

5、般由實(shí)驗(yàn)室負(fù)責(zé)人或分管實(shí)驗(yàn)室業(yè)務(wù)工作的領(lǐng)導(dǎo)主持，質(zhì)量負(fù)責(zé)人和各相關(guān)部門負(fù)責(zé)人參加。領(lǐng)導(dǎo)的作用是發(fā)號(hào)施令，便于協(xié)調(diào)工作。會(huì)議對(duì)每個(gè)不符合項(xiàng)所對(duì)應(yīng)的條款，結(jié)合實(shí)驗(yàn)室的實(shí)際情況進(jìn)行分析，大家集思廣益，分析原因、落實(shí)責(zé)任、最終形成共識(shí)，采取行之有效的整改措施。在整改方案確定之后，質(zhì)量管理部門應(yīng)按照程序文件的規(guī)定，向具體責(zé)任部門發(fā)出不符合工作處理報(bào)告，要求他們?cè)谝?guī)定的期限內(nèi)完成整改工作。 2.2落實(shí)責(zé)任部門。有人會(huì)說，這不是很簡(jiǎn)單的問題嗎。在哪里發(fā)現(xiàn)問題，哪里就是責(zé)任部門，其實(shí)不然。責(zé)任部門可以是單一的部門，也可以是多個(gè)部門共同承擔(dān)責(zé)任。專家在評(píng)審過程中，是通過察看現(xiàn)場(chǎng)、提問、查記錄等方式來審核的，責(zé)任

6、的界定應(yīng)該具體問題具體分析，在實(shí)驗(yàn)室范圍內(nèi)發(fā)現(xiàn)的問題，如果屬于技術(shù)問題，當(dāng)然是實(shí)施檢測(cè)的技術(shù)部門的責(zé)任，如果在質(zhì)量管理部門查資料，發(fā)現(xiàn)缺乏某一項(xiàng)資料，如儀器設(shè)備或標(biāo)準(zhǔn)物質(zhì)期間核查資料，也是技術(shù)部門的責(zé)任，而非質(zhì)量管理部門的責(zé)任，但有時(shí)在實(shí)驗(yàn)室發(fā)現(xiàn)的問題，不一定就是實(shí)驗(yàn)室的責(zé)任，比如在實(shí)驗(yàn)室中發(fā)現(xiàn)沒有配備滅火器等消防器材，那是行政后勤的問題，責(zé)任也要分配到行政辦公室，實(shí)驗(yàn)室最多也就是配合辦公室來完善滅火器材的配備而已。說到底，責(zé)任部門的界定，還是要根據(jù)體系文件所規(guī)定的職責(zé)來確認(rèn)，只有落實(shí)了責(zé)任部門，接下來才能進(jìn)行有效的整改。 2.3原因分析、舉一反三。萬事皆有因果，只要找出產(chǎn)生問題的直接原因，才

7、能進(jìn)行有效的整改。原因分析應(yīng)深入、細(xì)致、透徹，抓住問題的關(guān)鍵，切忌應(yīng)付式，聊聊幾句就完事了，原因分析過于簡(jiǎn)單草率，往往會(huì)招來評(píng)審組長(zhǎng)的詬病，有態(tài)度不端，落入俗套的嫌疑，這點(diǎn)必須引起實(shí)驗(yàn)室的充分重視。另一方面，評(píng)審是通過抽樣調(diào)查的形式來開展的，評(píng)審組在評(píng)審之前也有所提醒，不符合項(xiàng)的事實(shí)發(fā)現(xiàn)一宗，只能說是特定地點(diǎn)發(fā)現(xiàn)的特定問題，在別的地點(diǎn)也有可能存在同樣的問題，只是沒有被看到而已，所以說針對(duì)問題，舉一反三非常必要，實(shí)驗(yàn)室應(yīng)該根據(jù)發(fā)現(xiàn)的問題查找是否有類似問題存在，并同時(shí)進(jìn)行糾正，避免類似問題的再次發(fā)生，只有這樣做才不會(huì)陷入頭痛醫(yī)頭腳痛醫(yī)腳的被動(dòng)局面，否則的話，下次評(píng)審專家來了，問題依然存在。 2.4

8、采取糾正措施，收集見證資料。這是整改工作的重點(diǎn)步驟，對(duì)于存在的問題，來一次徹底的的糾正。在經(jīng)過分析原因之后，通過對(duì)標(biāo)準(zhǔn)、準(zhǔn)則的進(jìn)一步學(xué)習(xí)和理解，認(rèn)識(shí)了問題的的嚴(yán)重性，從而采取措施加以糾正，糾正措施具體做了什么，應(yīng)收集所有的見證資料，作為本次整改報(bào)告的佐證材料。這也說明整改過程中的培訓(xùn)特別重要，整改措施應(yīng)該包含重新進(jìn)行有針對(duì)性培訓(xùn)的內(nèi)容，只有這樣，整改措施才能真正落到實(shí)處。 2.5驗(yàn)證糾正措施的有效性。針對(duì)不符合項(xiàng)采取的糾正措施是否有效，必須通過驗(yàn)證，看看是否能夠有效地解決問題，是否有效地杜絕問題的再次發(fā)生，是否達(dá)到預(yù)期的目的。驗(yàn)證的方法可以通過對(duì)見證資料的審核，甚至到發(fā)生不符合項(xiàng)的現(xiàn)場(chǎng)去驗(yàn)證、確認(rèn)。 2.6撰寫整改報(bào)告。整改工作完成之后，還需要撰寫一份整改報(bào)告，這點(diǎn)可能有些實(shí)驗(yàn)室會(huì)忽略，認(rèn)為只要有整改方案、不符合工作處理報(bào)告、加上見證資料一起提交給評(píng)審組長(zhǎng)就算完成整改工作了，其實(shí)不然，筆者認(rèn)為，除了提交以上資料之外，還應(yīng)該撰寫一份對(duì)整改過程進(jìn)行總結(jié)的綜合性整改報(bào)告，這是給認(rèn)可委的書面交代，報(bào)告的抬頭應(yīng)該是中國(guó)合格評(píng)定國(guó)家認(rèn)可委員會(huì)，而不是評(píng)審組。整改報(bào)告一般采用三段式敘述，分別是現(xiàn)場(chǎng)評(píng)審情況簡(jiǎn)介、不符合項(xiàng)整改完成情況、結(jié)束語。 3整改報(bào)告和整改資料的提交 在評(píng)審組規(guī)定的期限內(nèi)完