探析醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展之路

1、探析醫(yī)院檔案管理工作發(fā)展之路摘要：檔案是國家機關(guān)、社會團體和個人在社會 活動中所形成的，用以留備查考的有價值的各種原始資料和 歷史文獻。衛(wèi)生單位檔案是各醫(yī)療衛(wèi)生單位在長期的醫(yī)療衛(wèi) 生活動中所形成的各種有價值的歷史資料，是國家和衛(wèi)生單 位的寶貴財富。衛(wèi)生單位對有價值的歷史資料進行歸檔管 理、開發(fā)和利用，從而為醫(yī)療衛(wèi)生管理服務提供了保障。本 文通過對永城市人民醫(yī)院綜合檔案管理工作進行調(diào)查，以期 了解目前綜合檔案管理狀況。從調(diào)查中發(fā)現(xiàn)，目前還有部分 綜合檔案管理工作未能與現(xiàn)代醫(yī)療衛(wèi)生管理同步發(fā)展，存在 問題仍待解決。關(guān)鍵詞：檔案醫(yī)院檔案管理1永城市人民醫(yī)院檔案管理目前存在的問題1.1管理體制未健全，

2、沒有統(tǒng)一的管理模式目前我院在管理模式上還未做到統(tǒng)一，由于檔案管理缺 乏規(guī)范，不僅造成管理漏洞，還影響了檔案的綜合利用和信 息開發(fā)，使計算機等現(xiàn)代化管理手段的運用造成困難。1.2專職檔案管理人員少我院檔案管理人員一身兼多職，常因兼職過多而無法將 精力放在檔案業(yè)務上，同時對檔案法律法規(guī)、專業(yè)知識學習 不夠，法律意識不強，缺乏工作方法，隨意性強，使檔案工 作管理處于被動狀態(tài)。1.3檔案管理過度分散我院仍沿用過往對檔案分散管理的方法，各科室或各部 門各自保存檔案，沒有設置綜合檔案室，造成不少有價值的 檔案散落在各專業(yè)部門，一方面使大量原始文件資料容易丟 失，另一方面檔案利用率低。此外，分散管理還造成重

3、復保 管，造成庫房、人力、物力、空間等資源浪費，檔案資料丟 失情況時有發(fā)生，不利于醫(yī)院對整個檔案工作進行統(tǒng)籌規(guī) 劃。1.4重管輕用，沒有發(fā)揮檔案應有的作用受舊的管理模式影響，目前我院檔案管理存在重管輕用 現(xiàn)象，檔案收集了，卻忽視了最為重要的檔案信息資源開發(fā) 和再利用。許多珍貴的檔案沉睡在檔案柜內(nèi)，體現(xiàn)不出其應有的價 值。1.5重病例檔案，輕其它檔案，綜合檔案管理工作相對 滯后病例檔案在醫(yī)院檔案管理中有著重要作用，我院對病案 保管較為完善，能及時收集、歸檔、且有專人負責管理，體 現(xiàn)出我院對此工作的重視，但是缺乏對其它檔案，如文書檔 案、科研檔案、設備檔案、聲像檔案等的重視，造成了我院 綜合檔案管

4、理的不完整性。2針對我院檔案管理目前存在的問題進行分析和制定對策2. 1健全制度，建立統(tǒng)一管理模式2.1.1由于醫(yī)院檔案工作具有其獨特性，因此要建立符 合醫(yī)院實際情況的檔案管理模式，健全檔案管理制度內(nèi)容十 分廣泛，如建立檔案利用、保管等制度，制訂檔案保管期限, 歸檔范圍等規(guī)定，并將這些制度和規(guī)定的執(zhí)行納入醫(yī)院崗位 責任制和考核辦法之中。2.1.2我院應形成一個由分管院長全面領(lǐng)導、辦公室主 持具體方案，各部門負責人和專、兼職檔案員完成日常檔案 歸檔管理事務的醫(yī)院檔案三級管理網(wǎng)絡。實現(xiàn)統(tǒng)一領(lǐng)導、統(tǒng) 一機構(gòu)、統(tǒng)一制度、統(tǒng)一操作、統(tǒng)一保管，這樣不僅有利于 檔案的收集和開發(fā)利用，有利于解決檔案綜合管理中

5、的人 員、經(jīng)費、設備等問題，有利于組織監(jiān)督各職能部門的檔案 工作，還有利于醫(yī)院檔案的安全和完整。2. 1.3我院應建立醫(yī)院檔案、資料圖書、情報信息一體 化管理模式，這不僅是醫(yī)院檔案動態(tài)管理的需要，也是社會 發(fā)展的需要。2.2培養(yǎng)高素質(zhì)檔案管理隊伍，增強全員檔案意識重視檔案，培養(yǎng)專業(yè)人才，加強干部隊伍建設，是重視 和發(fā)展檔案事業(yè)的根本。我院可通過組織繼續(xù)再教育，積極 參加檔案管理部門舉辦的實習班；鼓勵檔案員在職自學，加 強新知識和有關(guān)知識的補充；大力開展檔案管理經(jīng)驗交流， 請檔案專家講課或組織檔案員外出參加學習來提高檔案管 理隊伍素質(zhì)，同時要大力宣傳學習檔案法，從而提高醫(yī) 院社會群體的檔案意識和

6、法制觀念，使每個職工和領(lǐng)導意識 到檔案是醫(yī)院管理工作的基礎(chǔ)之一，是重要的信息資源，檔 案管理的好壞是一個單位管理水平和文明程度的體現(xiàn)。2. 3實現(xiàn)檔案的集中統(tǒng)一管理集中統(tǒng)一管理是檔案法的要求，是檔案管理體系的 核心內(nèi)容，是檔案管理達標升級的標準。醫(yī)院具有門類多， 載體多樣化等特點，因此，正確處理醫(yī)院檔案集中統(tǒng)一與分 散的關(guān)系，如圖書館、病案室、x片室、ct室等可列入檔案 管理網(wǎng)，接受綜合檔案室的監(jiān)督和指導。2.4多途徑、多渠道地開發(fā)檔案信息資源檔案管理的最終目的就是利用，就是使檔案發(fā)揮其潛在 的社會效益和經(jīng)濟效益。我院檔案管理工作者應多途徑、多 渠道地開發(fā)檔案信息資源，使檔案為我院各項工作，特

7、別是 為醫(yī)療、教學、科研服務。2.5重視管理現(xiàn)代化檔案管理現(xiàn)代化不僅僅是指先進設備的配置，還應包括 檔案工作的標準化，管理思想的現(xiàn)代化，管理設備和管理技 術(shù)的現(xiàn)代化。3實現(xiàn)綜合檔案管理的具體措施檔案管理走法制化、規(guī)范化和現(xiàn)代化管理的正確軌道已 成為醫(yī)療衛(wèi)生單位現(xiàn)代化管理的一個重要環(huán)節(jié)。我院要想實 現(xiàn)綜合檔案管理的要求，主要要做到以下幾點：3.1強化領(lǐng)導，完善機構(gòu)，明確職責3.1.1成立綜合檔案管理工作領(lǐng)導小組：由單位負責人 擔任主要領(lǐng)導，由各職能科室負責人擔任領(lǐng)導小組成員，從 而對檔案管理工作實行全面領(lǐng)導，統(tǒng)一行動，協(xié)調(diào)發(fā)展。3. 1.2成立綜合檔案室：綜合檔案室為辦公室隸屬部 門，設置1-2

8、名專職人員，主要職責是負責檔案收集、歸檔、 保管等管理職能，同時指導和督促各部門兼職檔案員的規(guī)范 工作。3. 1.3設立部門兼職檔案員：各職能科室設立兼職檔案 員一名，主要負責對本科室在日常工作中形成的有價值材料 的收集，定期上送綜合檔案室歸檔，同時對科室正在進行中 的資料進行登記和保管。3.2建章立制根據(jù)綜合檔案管理要求，制定各種管理制度，如：文書 檔案管理制度、會計檔案管理制度、圖書資料管理制度、綜 合檔案室管理制度，還制定：檔案管理分類方案、檔案管理 崗位職責、檔案工作人員考核辦法等相關(guān)規(guī)定。3.3開張宣傳和業(yè)務培訓一是利用專題會議，對單位職工開展檔案法宣傳， 使全體職工了解國家對檔案工

9、作的法律法規(guī)；二是利用宣傳 欄，重點宣傳開展檔案管理的意義和基礎(chǔ)知識，使職工對檔 案綜合管理認識不斷提高；三是邀請上級檔案專業(yè)人員對專 職、兼職檔案員進行業(yè)務培訓；四是派出骨干人員參加各級 檔案業(yè)務培訓班及外出參觀，不斷提高檔案人員的業(yè)務水 平；五是將各種制度和規(guī)定匯編成冊，發(fā)至各部門學習，從 而統(tǒng)一思想，為檔案管理規(guī)范化運作打基礎(chǔ)。3.4改善設施，重視投入按照檔案分類保管標準，把綜合檔案室分成文書檔案、 財會檔案、專門檔案等區(qū)域，配備檔案工作必備的空調(diào)機、 吸濕機、電子計算機、復印機、裝具等現(xiàn)代檔案管理設備， 為檔案管理提供較好的物質(zhì)條件。3. 5突出“三率”，狠抓管理“三率”指的是歸檔率、完整率、合格率。檔案管理是 一門科學，要掌握檔案的規(guī)律，樹立現(xiàn)代化意識，以科學發(fā) 展觀辦事，才能使