office辦公技巧隨手查

1、Word辦公技巧1第一章Word辦公技巧1.1 基本編輯技巧S kill 1：快速找回上次修改的位置Microsoft Word可以記錄鍵入或編輯文字的最后3 個位置，在保存檔后，仍可用此功能回到以前進(jìn)行編輯的位置。因此在打開上次修改過的文檔時，按組合鍵“Shift F5 ”，即可使光標(biāo)迅速跳到上次結(jié)束修改工作的位置，在很大程度上提高工作效率。S kill 2：控制每頁的行數(shù)和字?jǐn)?shù)基本使用 Word 2003控制行數(shù)和字?jǐn)?shù)的方法非常簡單。具體的操作步驟編如下：輯技巧【第 1 步】執(zhí)行菜單欄中的“文件”“頁面設(shè)置”命令，打開“頁面設(shè)置”對話框。【第 2 步】單擊“文檔網(wǎng)格”標(biāo)簽，打開“文檔網(wǎng)格”

2、選項卡，如圖 1-1-1 所示。圖1-1-1 “頁面設(shè)置”對話框中的“文檔網(wǎng)格”選項卡2基本編輯技巧Office辦公技巧隨手查【第 3 步】在“網(wǎng)格”選項區(qū)域中，選中“指定行和字符網(wǎng)格”單選按鈕，即可在“字符”和“行”選項區(qū)域中指定每行的字?jǐn)?shù)和每頁的行數(shù)。Skill 3：刪除自動添加的空格在文檔中進(jìn)行刪除文字操作時，Word 會自動刪除多余空格；而當(dāng)插入“剪貼板”中的內(nèi)容時，Word 會在插入內(nèi)容的前后自動添加空格，這就是Word 提供的智能剪貼功能。該功能對于英文編輯來說，將省去手動增刪空格的麻煩，但對漢字來說，就顯得有點畫蛇添足了。如果要禁用智能剪貼功能，可以執(zhí)行如下的操作步驟：【第 1

3、步】執(zhí)行菜單欄中的“工具”“選項”命令，打開“選項”對話框?！镜? 步】單擊“編輯”標(biāo)簽，打開如圖1-1-2所示的“編輯”選項卡。圖1-1-2“選項”對話框中的“編輯”選項卡【第 3 步】在“剪切和粘貼選項”區(qū)域中，單擊“設(shè)置”按鈕，打開如圖 1-1-3 所示的“設(shè)置”對話框。圖1-1-3“設(shè)置”對話框Word辦公技巧3【第 4 步】在“個人選項”區(qū)域中，清除“自動調(diào)整語句和單詞間隔”復(fù)選框，然后單擊“確定”按鈕即可。S kill 4：去除頁眉中的橫線在設(shè)置 Word 文檔的頁眉時，軟件會自動加上一條水平線。如果不想顯示這條水平線，可以通過以下兩種方式去除?！痉椒ㄒ弧孔远x段落邊框利用自定義的

4、段落邊框可以將頁眉中的橫線去除，具體的操作步驟如下：【第1 步】在頁眉中選中其中的文字和段落標(biāo)記，如圖圖1-1-4選中文字和段落標(biāo)記注意如果頁眉中沒有文字，會有一個段落標(biāo)記，一定要選中它。【第 2 步】執(zhí)行菜單欄中的“格式”“邊框和底紋”命令，打開如圖 1-1-5 所示的“邊框和底紋”對話框中的“邊框”選項卡。圖1-1-5“邊框和底紋”對話框【第 3 步】在“設(shè)置”選項區(qū)域中選擇“無”，在“應(yīng)用于”下拉列表中選擇“段落”。【第4 步】單擊“確定”按鈕，即可去除段落的下邊框線。去除水平線后的效果如圖1-1-6所示。1-1-4所基本編輯技巧4Office辦公技巧隨手查圖1-1-6去除水平線后的效果

5、【方法二】改變樣式利用更改樣式可以將頁眉中的橫線去除，具體的操作步驟如下：【第1 步】雙擊頁眉，使其處于編輯狀態(tài)?！镜?2 步】單擊“格式”工具欄中的“樣式”下拉列表，并從中選擇“正文”樣式，即可將頁眉的橫線刪除。Skill 5：使封面、目錄和正文有不同的頁碼格式在使用 Word 制作一本手冊或書籍時，經(jīng)常會遇到頁碼編排的問題。如果這個手冊或書籍包含封面、目錄和正文時，要使封面沒有頁碼，而基目錄和正文又各有獨立的頁碼。有的讀者可能會把這樣的大文件分成若干個文件來處理，但這不便于對整篇文檔的編輯和管理。實際上，只要本編在封面、目錄和正文之間插入分節(jié)符后再插入頁碼即可。具體的操作步輯驟如下：技巧【

6、第 1 步】將鼠標(biāo)放于目錄與正文之間，然后執(zhí)行菜單欄中的“插入”“分隔符”命令，打開如圖1-1-7 所示的“分隔符”對話框。圖1-1-7 “分隔符”對話框【第2 步】在“分節(jié)符類型”選項區(qū)域中，選擇“下一頁”選項，單擊“確定”按鈕。這樣就在目錄和正文之間插入了一個分節(jié)符?！镜? 步】選中頁眉頁腳部分文字，自動打開“頁眉和頁腳”工具欄，在該工具欄中的“鏈接到前一個”按鈕，可以控制分節(jié)符前后文檔的“頁眉和頁腳”顯示結(jié)果，如圖1-1-8所示。圖1-1-8 分節(jié)的控制Word辦公技巧5S kill 6：更改 Word新建文檔的模板在 Word 2003 中新建一個文檔后，如果要更改新建文檔的模板，可以

7、執(zhí)行如下的操作步驟：【第 1 步】在 Word2003 中新建一個文檔后，執(zhí)行菜單欄中的“工具”“模板和加載項”命令，打開“模板和加載項”對話框中的“模板”選項卡，如圖1-1-9 所示?；揪庉嫾记蓤D1-1-9“模板和加載項”對話框中的“模板”選項卡【第 2 步】單擊“管理器”按鈕，打開“管理器”對話框中的“樣式”選項卡。左側(cè)列表框中所列舉的就是新建文檔中的樣式，如圖所示。圖1-1-10“管理器”對話框中的“樣式”選項卡【第 3 步】單擊右側(cè)列表框中下面的“關(guān)閉文件”按鈕，隨之再單擊“打開文件”按鈕，打開“打開”對話框，并在列表框中選擇所需的模板，如圖 1-1-11 所示。6Office辦公技

8、巧隨手查圖1-1-11“打開”對話框【第 4 步】單擊“打開”按鈕，返回到“管理器”對話框，在右側(cè)的列表框中選擇指定的樣式后，單擊“復(fù)制”按鈕，將其復(fù)制到左側(cè)的列表框中，如圖1-1-12所示。基本編輯技巧圖1-1-12 復(fù)制所選樣式【第 5 步】將左側(cè)列表框中沒用的樣式刪除，最后單擊“關(guān)閉”按鈕，即可完成新建文檔模板的更改。Skill 7：同時更換不同段落的屬性在一篇文檔中，通常標(biāo)題的格式與正文不同，正文與正文之間的格式也有一定的差異。如果要將相同格式的正文內(nèi)容同時改變其屬性，比如字體、段落、項目符號和編號，甚至文字方向等，除了可以一段一段地修改之外，還可以同時設(shè)置或更換不同段落的屬性。具體的

9、操作步驟如下：【第1 步】選中其中一段要更換段落屬性的文字?！镜? 步】執(zhí)行菜單欄中的“格式”“格式”命令，打開如圖1-1-13所示的“顯示格式”任務(wù)窗格。Word辦公技巧7圖1-1-13“顯示格式”任務(wù)窗格【第 3 步】將鼠標(biāo)移動到“示例文字”處，單擊其右側(cè)的下三角按鈕，在彈出的快捷菜單中執(zhí)行“選定所有格式類似的文本”命令（如圖1-1-14 ），此時與這段文字格式相同的所有文本都被選中了，接下來就可以根據(jù)需要對其進(jìn)行更改設(shè)置了。基本編輯技巧圖1-1-14執(zhí)行“選定所有格式類似的文本”命令S kill 8：快速改變英文字的大小寫在輸入英文的過程中，你一定會為英文字的大小寫轉(zhuǎn)換而煩惱。利用“ S

10、hift+F3 ”快捷鍵，可以方便地將英文設(shè)置為“全部大寫”、“全部小寫”或“首字母為大寫其余為小寫”。操作方法：首先將光標(biāo)移到英語單詞之中，表示選中了該單詞；然后按下“Shift+F3”，字母的大就在三種方式中變換。反復(fù)按“Shift+F3”，直到得到符合要求的字母大小寫樣式即可。8Office辦公技巧隨手查Skill 9：用重復(fù)執(zhí)行命令加快操作通過雙擊快捷工具條上的某些命令按鈕即可達(dá)到重復(fù)執(zhí)行相應(yīng)命令的目的。如我們只須雙擊格式工具欄上的“格式刷”按鈕，系統(tǒng)即會進(jìn)入“格式刷”的設(shè)置狀態(tài)，然后我們就可以重復(fù)利用它快速地為整篇文檔定義相同的格式了。再如，當(dāng)我們雙擊“繪圖”工具欄上的“矩形”或“橢

11、圓形”按鈕之后，系統(tǒng)即會將圖形處理方式暫時定義為“矩形”或“橢圓形”，此時用戶就可以連續(xù)繪制多個不同的“矩形”或“橢圓形”，無需任何停頓，運行效率非常高。在雙擊某個命令按鈕并實現(xiàn)重復(fù)執(zhí)行目的之后，若要取消重復(fù)執(zhí)行功能，只須再次單擊該按鈕或按下Esc 鍵即可。Skill 10：畫圓和圓弧在繪圖工具欄中點擊“橢圓”按鈕，按Shift鍵，可拖動畫出以指針起點為圓心的圓。單擊“自選圖形”“基本形狀”“圓弧”，按住基Shift 鍵拖動，可畫出圓弧。本編輯Skill 11：畫正弦曲線技巧單擊“繪圖”工具欄上的“自選圖形”“線條“曲線”圖標(biāo)，沿右上角拖動指針至峰點，松手，向右下拖動指針至橫軸，松手，向右下拖

12、動指針至谷點，松手 在曲線要結(jié)束處雙擊，一條正弦曲線就畫好了。Skill 12：畫垂線先畫一直線，按住Ctrl 鍵的同時，拖動該直線將其復(fù)制一份。再用“設(shè)置自選圖形格式”下的旋轉(zhuǎn)功能將其旋轉(zhuǎn)90 度，最后將兩直線擺好位置后組合起來。擺放位置時可按住“Ctrl+ 光標(biāo)”鍵實現(xiàn)微調(diào)。Skill 13：繪制正七邊形首先畫一直線，將其復(fù)制一份。然后將復(fù)件旋轉(zhuǎn)，得到七邊形的第2條邊；再將第1 條直線復(fù)制一份并旋轉(zhuǎn)，得到第3 條直線 按照這種方法，得到七邊形的其它各邊。Skill 14：巧妙繪制折線首先可以利用“自選圖形”的“線條”中“直線”畫出一條直線，Word辦公技巧9然后用鼠標(biāo)右鍵單擊該直線。在彈出

13、的快捷菜單中選擇“編輯頂點”選項，再在直線上單擊鼠標(biāo)右鍵，從彈出的快捷菜單中選擇“增加頂點”選項，并在直線上合適位置單擊增加一個頂點，把鼠標(biāo)指針指到該頂點上按住鼠標(biāo)左鍵進(jìn)行拖動，即可畫出折線。如果要取消折線頂點的話，可以在按住Ctrl鍵不放的同時單擊該頂點。S kill 15：快速調(diào)用圖章利用 Word 制作好圖章后，可以使用“自動圖文集”來實現(xiàn)快速調(diào)用圖章。首先選定該圖章，按“ Alt+F3 ”組合鍵，在打開的“創(chuàng)建自動圖文集”對話框中輸入一個印章的代用名，單擊“確定”按鈕即設(shè)置完成。以后如果要在適當(dāng)位置加入該印章，只需輸入此代用名，再按回車鍵就可以了。S kill 16：快速還原圖片尺寸基

14、本有時我們會在文檔中放置一些圖片，并作適當(dāng)?shù)男薷?。如果修改得編輯技不滿意，想還原后重新修改，可按住Ctrl鍵，用鼠標(biāo)雙擊該圖片，即可快巧速還原。S kill 17：精確旋轉(zhuǎn)圖片對于添加到文檔中的圖片，單擊選中它，可以利用圖片上方的調(diào)節(jié)旋轉(zhuǎn)柄旋轉(zhuǎn)圖片。但這種調(diào)節(jié)只是一種粗略的調(diào)節(jié)。如果想精確地調(diào)整圖片的旋轉(zhuǎn)角度，可以雙擊圖片，在彈出的“設(shè)置圖片格式”對話框中選擇“大小”，在“旋轉(zhuǎn)”中就可以輸入旋轉(zhuǎn)的任意角度。注意此時圖片的“環(huán)繞方式”要為除嵌入式外的其他形式。若是嵌入式則可在“設(shè)置圖片格式”的“版式”中修改。S kill 18：隱藏圖形如果覺得屏幕滾動得太慢，則請按如下方法操作：在頁面視圖中單擊

15、“工具”“選項”命令，然后單擊“視圖”選項卡，選中“圖片框”復(fù)選框，可隱藏以嵌入方式（直接在插入點插入至文字的圖片）插入的圖片，Word 將只顯示大樣而不顯示具體圖片。清除“圖形”復(fù)選框上的選中標(biāo)記，可以隱藏以浮動方式導(dǎo)入的圖10Office辦公技巧隨手查片（即位于圖形層并可根據(jù)需要精確地放置在頁面上的、還可置于文字和其它對象之前或之后的圖片）和用繪圖工具創(chuàng)建的對象，如自選圖形等。Skill 19：將“圖片”轉(zhuǎn)換成“圖形對象”文檔中的“圖形對象”比“圖片”有更大的靈活性。不但可以縮放、移動，還可以旋轉(zhuǎn)。因此，我們有時就想讓圖片也轉(zhuǎn)換成圖形，這樣就可以更加自由地進(jìn)行編輯了。轉(zhuǎn)換的方法是: 選中圖

16、片，單擊繪圖工具欄中的“繪圖”按鈕，在彈出的菜單中選中“文字環(huán)繞”中的一種方式，此時文檔中的“圖片”就轉(zhuǎn)換成與“圖形對象”一樣可自由移動、旋轉(zhuǎn)的對象。如果要幾個圖片與圖形對象組合，經(jīng)過對圖片的上述操作，就可利用“繪圖”工具欄的“選擇對象”按鈕和“繪圖”菜單中的“組合”命令，使幾個對象組合成一體。基本Skill 20：自動恢復(fù)文檔編輯若在丟失文檔前啟動了“自動恢復(fù)”功能，你就可以打開它了。技巧具體方法是：單擊“打開”按鈕，在文件夾列表中，雙擊Temp 文夾。該文件夾通常位于Windows文件夾中。選定“文件類型”框為“所有文件”選項。Word 為每個恢復(fù)的文檔都命名為“自動恢復(fù)功能保存件名”，并

17、且文件的擴(kuò)展名為“.doc”。打開恢復(fù)的文檔，再單擊“保存”按鈕，在“文件名”框中，鍵入或選定已有的文檔文件名即可。Skill 21：如何讓屏幕上的工作空間變大可以將不用的工具欄隱藏，也可以極大化窗口或者在“視圖”菜單中選擇“全屏顯示”命令。Skill 22：快速移動文檔在作近距離的文本移動時，一般的操作方法是：首先選定要移動的文本，然后把鼠標(biāo)移到所選的區(qū)域中，待光標(biāo)變?yōu)樽笾告I頭時，再按下鼠標(biāo)左鍵并拖至所要的位置。如果在按鼠標(biāo)左鍵之前先按下Ctrl鍵拖曳，還可實現(xiàn)文本的復(fù)制功能。在進(jìn)行遠(yuǎn)距離文本移動操作時，這種拖曳操作就顯得很不方便，可改用F2 鍵的方法快速實現(xiàn)。在選好要移動Word辦公技巧1

18、1的文本以后，按下F2 鍵，這時插字符變?yōu)橐桓怪钡奶摼€，然后滾動窗口到要移入的位置單擊鼠標(biāo)，按下Enter 鍵即可完成所選文本的移動。當(dāng)然也可通過復(fù)制組合鍵“Ctrl+C”和粘貼組合鍵“Ctrl+V ”來完成文的移動操作。S kill 23：快速插入多個相同圖片有時候在Word 文檔中想多次插入一種小圖標(biāo)，反復(fù)用“插入”“圖片“來自文件”命令則非常麻煩。其實可以用“替換”的方法來快速實現(xiàn)：【第1步】先在文檔中需要插入圖片的地方輸入一個字母組合（如 tu）。【第2 步整】篇文檔錄入完畢后，將需要插入的圖片復(fù)制到“剪貼板”上?！镜? 步】單擊“編輯”“替換”命令，打開“查找與替換”對話框，并點擊“高級”按鈕。在“查找內(nèi)容”框中填入“基tu ”，點擊“本換為”框，再單擊“特殊字符”按鈕，并選“剪貼板內(nèi)容”選項。編【第4 步】按“全部替換”按鈕，即可將全文的字母“輯tu ”一次技換為剪貼板上的圖片了。巧S kill 24：在文檔中一次性插入多個圖片在一般情況下，我們是利用“插入”“圖片“來自文件”打開插入圖片對話框，然后選擇圖片進(jìn)行插入。如果我們要在文檔中插入數(shù)個圖片，一個一個地重復(fù)以上的操作就顯得煩瑣。事實上我們