關(guān)于水利工程檔案管理工作的相關(guān)問題探討

1、    關(guān)于水利工程檔案管理工作的相關(guān)問題探討    鄭曉萌摘 要：在水利工程的管理中，檔案管理既是記錄工程詳細(xì)信息的方式，也是水利技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)的總結(jié)，通過對整個(gè)工程過程的記錄，不但能夠記錄水利工程建設(shè)過程中真實(shí)的情況，也有利于為交付使用的水利工程管理提供依據(jù)。對此，筆者在本文中在對水利工程檔案管理的特點(diǎn)和重要性進(jìn)行簡單介紹基礎(chǔ)上，總結(jié)了我國當(dāng)前水利工程檔案管理在實(shí)踐中存在的幾個(gè)典型問題，并且有針對性的提出了完善水利工程檔案管理的具體對策建議，旨在通過本文的研究引起對水利工程中檔案管理工作的重視，并從思想上和措施上進(jìn)行強(qiáng)化和改進(jìn)。關(guān)鍵詞：建筑工程；施工管理

2、在社會經(jīng)濟(jì)社會發(fā)展的促進(jìn)下，我國在各地興建水利工程也是十分重視，同時(shí)水利工程也發(fā)揮了重要的作用，但是作為水利工程管理的檔案管理工作不但沒有得到重視，還存在著各種問題，以下本文對此進(jìn)行具體的闡述。1 水利工程檔案管理概述1.1 水利工程檔案管理的特點(diǎn)水利工程檔案管理貫穿整個(gè)工程的始終，在過程中體現(xiàn)出以下幾個(gè)特點(diǎn)：一是形成周期較長，由于水利工程大多周期長，有的需要幾年甚至十幾年，因此整個(gè)過程的檔案管理工作周期也長；二是由于水利工程往往由多個(gè)工程項(xiàng)目組成，涉及多個(gè)建設(shè)單位和主體，因此檔案資料種類十分繁多和復(fù)雜；第三，涉及領(lǐng)域廣，水利工程從開始到結(jié)束的規(guī)劃、施工、驗(yàn)收等各個(gè)環(huán)節(jié)都要進(jìn)行檔案資料管的管理

3、；四是在檔案資料存在的形式多樣，包括文字、圖紙、聲音、錄像，還有現(xiàn)在較為普遍的電子文件資料等。1.2 水利工程的檔案管理的重要性水利工程檔案記錄的是整個(gè)工程周期內(nèi)的所有活動，包括從項(xiàng)目提出到最終的竣工驗(yàn)收，通過檔案記錄可以反映出該工程的質(zhì)量水平。水利工程檔案中記載的技術(shù)及實(shí)施也能夠?yàn)橄嚓P(guān)水利工程項(xiàng)目提供技術(shù)和經(jīng)驗(yàn)參考，尤其是一些技術(shù)在實(shí)踐中不斷改進(jìn)通過形成檔案也能夠形成有價(jià)值的資源，發(fā)揮檔案資源的運(yùn)用價(jià)值。2 當(dāng)前水利工程檔案管理中存在的問題2.1 缺乏足夠的重視和規(guī)范化的制度體系從實(shí)踐來看，多年來在水利工程建設(shè)管理中對檔案管理都缺乏足夠的重視，這就導(dǎo)致許多水利工程在建設(shè)之初不重視檔案資料的收

4、集和整理，導(dǎo)致工程完成后再回溯進(jìn)行資料收集整理建立檔案就十分困難。筆者認(rèn)為這與相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的不重視有很大關(guān)系，在水利工程項(xiàng)目的開展過程中，相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)在工作部署中最關(guān)心的就是工程質(zhì)量和進(jìn)度，這種思想理念也影響著具體的建設(shè)單位、技術(shù)人員等相關(guān)人員，導(dǎo)致整個(gè)過程中對水利工程檔案管理都不重視。同時(shí)也正是由于不夠重視，在檔案管理方面缺乏制度和體系的建設(shè)和完善，導(dǎo)致實(shí)際檔案管理工作缺乏指導(dǎo)依據(jù)，缺乏規(guī)范，形成的檔案資料也存在諸多的問題。2.2 水利工程檔案質(zhì)量存在諸多問題上文提到水利工程檔案管理專業(yè)性十分強(qiáng)，但是現(xiàn)實(shí)是大多數(shù)水利工程檔案管理人員都不具備檔案管理的專業(yè)素質(zhì)能力，加之缺乏科學(xué)的管理制度，導(dǎo)致檔案管理

5、質(zhì)量也存在著諸多的問題。筆者結(jié)合工作經(jīng)驗(yàn)，總結(jié)出水利工程檔案質(zhì)量問題主要表現(xiàn)為檔案資料內(nèi)容不完整，書寫不規(guī)范導(dǎo)致許多檔案資料無法辨別內(nèi)容，一些重要數(shù)據(jù)存在缺失甚至錯誤影響檔案資料的使用，檔案資料分類不科學(xué)甚至有的水利工程檔案資料根本沒有進(jìn)行分類，導(dǎo)致檔案資料的查找十分困難。2.3 檔案管理責(zé)任部門不清晰水利工程檔案管理持續(xù)的時(shí)間周期較長，涉及的環(huán)節(jié)、部門也較多，因此在實(shí)際的管理責(zé)任部門方面存在著責(zé)任的不清晰。這也與重視程度不夠有很大關(guān)系，因?yàn)椴粔蛑匾?，在具體的檔案管理職責(zé)分配上就沒有明確，導(dǎo)致有時(shí)出現(xiàn)不同部門之間責(zé)任推脫，尤其是在不同環(huán)節(jié)的檔案管理銜接問題上，經(jīng)常出現(xiàn)對接上的矛盾，導(dǎo)致對接及前

6、后階段一些重要檔案資料缺失，給整個(gè)水利工程的檔案管理帶來困難。2.4 檔案管理方式落后在各個(gè)領(lǐng)域的檔案管理傳統(tǒng)方式都是紙質(zhì)化的方式，水利工程檔案管理也不例外，但是紙質(zhì)檔案資料在保管上容易受損，保管難度較大。與此同時(shí)，隨著現(xiàn)代科學(xué)技術(shù)的應(yīng)用，尤其是計(jì)算技術(shù)的應(yīng)用，包括水利工程在內(nèi)的許多技術(shù)應(yīng)用都呈現(xiàn)為電子文件資料，對此類文件資料的檔案管理也十分需要在檔案管理方式上進(jìn)行改進(jìn)。3 完善水利工程檔案管理的對策建議3.1 強(qiáng)化對水利工程檔案管理的重視根據(jù)上述所述，水利工程檔案管理具有重要的應(yīng)用價(jià)值和意義，因此有必要從水利工程項(xiàng)目的相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)和責(zé)任人方面重視起檔案管理工作，并安排專人進(jìn)行負(fù)責(zé)，明確相關(guān)部門對

7、檔案收集、整理的配合；同時(shí)，對于大型的水利工程項(xiàng)目，還要制定專門的檔案管理制度，一些小型水利工程項(xiàng)目可以借鑒相關(guān)的制度來進(jìn)行檔案管理，通過制度來確保檔案管理工作的規(guī)范化；加強(qiáng)對水利工程檔案管理的重視，還要在資金、設(shè)備等方面加強(qiáng)支持，設(shè)立專門的檔案室、配備檔案管理的辦公設(shè)備和用品，確保檔案管理工作的順利開展和進(jìn)行。3.2 強(qiáng)化水利工程檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力水利工程檔案管理是一項(xiàng)專業(yè)性的工作，在設(shè)置了具體的崗位和明確了職責(zé)的基礎(chǔ)上，還要由具有專業(yè)知識能力的人員任職，而作為水利工程檔案管理人員自身要不斷進(jìn)行學(xué)習(xí)，按照規(guī)章制度認(rèn)真履行職責(zé)，按照檔案管理的要求對水利工程檔案材料、文件等進(jìn)行規(guī)范化收集、整

8、理、形成檔案。作為水利工程檔案管理部門，也應(yīng)當(dāng)定期組織相關(guān)的檔案管理人員進(jìn)行業(yè)務(wù)培訓(xùn)，學(xué)習(xí)國家有關(guān)工程檔案管理的規(guī)范要求，學(xué)習(xí)現(xiàn)代信息技術(shù)進(jìn)行水利工程檔案的信息化管理，促進(jìn)水利工程檔案管理隊(duì)伍的業(yè)務(wù)能力強(qiáng)化。3.3 加強(qiáng)水利工程檔案的收集水利工程檔案管理工作貫穿是整個(gè)工程始終，因此檔案材料的收集工作也要覆蓋整個(gè)工程始終，為了確保水利工程的檔案收集的順利進(jìn)行，有必要在工程開始將有關(guān)檔案管理的要求下發(fā)到各個(gè)參建單位、部門，要求配合檔案管理部門收集相關(guān)的檔案資料。此外，在水利工程檔案的收集渠道和收集方式上也要進(jìn)行加強(qiáng)，例如目前在一些水利工程檔案管理中應(yīng)用的追蹤法，不但能夠提高檔案收集的效率，還對檔案

9、資料規(guī)范化有著積極的意義。3.4 利用現(xiàn)代信息技術(shù)促進(jìn)水利工程檔案的信息化管理無論是從順應(yīng)當(dāng)前信息時(shí)代的發(fā)展要求來看，還是從水利工程檔案管理的實(shí)際需求出發(fā)，都應(yīng)當(dāng)在檔案管理方式上進(jìn)行改進(jìn)，進(jìn)行信息化的應(yīng)用。尤其是當(dāng)前在水利工程的實(shí)施過程中已經(jīng)開始出現(xiàn)了越來也多的電子文件信息等，并且將會越來越普遍，因此有必要在傳統(tǒng)紙質(zhì)檔案封存保管的基礎(chǔ)上利用計(jì)算機(jī)將電子檔案進(jìn)行存儲，還可以利用網(wǎng)絡(luò)計(jì)算機(jī)專門的檔案管理系統(tǒng)進(jìn)行檔案管理，這樣也方便查閱和檔案資源的共享利用。4 結(jié)語水利工程本身就是一項(xiàng)十分復(fù)雜系統(tǒng)性工程，關(guān)乎工程建設(shè)后的使用以及后期和其他水利工程項(xiàng)目借鑒，因此一定要重視起來。本文對水利工程檔案管理工作中存在的問題只是對典型問題進(jìn)行了分析，實(shí)際上還