2022年信息化背景下動物譜系檔案管理的實踐探索1

1、信息化背景下動物譜系檔案治理的實踐探究王羽佳摘要：本文以解決動物譜系檔案治理和開發(fā)利用中的困境為目標，并從建立動物譜系檔案收集歸檔機制、完善動物譜系檔案著錄模式、加強動物譜系檔案信息化等方面提出建議；關鍵詞：動物譜系檔案檔案治理開發(fā)利用動物檔案是科技檔案的一類，包括動物統(tǒng)計檔案、動物觀看記錄、動物譜系檔案等，其中動物譜系檔案是動物檔案不行或缺的組成部分；動物譜系檔案是指反映動物家庭世代成員之間的親緣關系以及動物個體有關情形的檔案；筆者所在單位于1906 年建園， 1908 年正式向公眾開放，是國內對公眾開放最早的動物園和華北地區(qū)對公眾開放最早的公園，目前飼養(yǎng)展出動物 500 余種；動物譜系檔案

2、是理清動物親緣關系，科學調配動物繁衍，最大限度地儲存種群的遺傳多樣性，規(guī)避動物疾病，提高動物存活率，降低動物發(fā)病率、死亡率的重要原始記錄；基于此，筆者以動物譜系檔案治理為例，就其檔案治理的現狀，特殊是存在的問題，提出相應的解決計策；一、動物譜系檔案治理的現狀動物譜系檔案建立是以動物譜系檔案歸檔范疇為基礎，依據科學的分類整理方法組織形成， 同時動物譜系檔案數字化方法也具有其自身特點；具體如下：（一）動物譜系檔案的收集機制動物譜系檔案以單個物種的數據資料為記錄對象，形成單獨的物種數據記錄體系；主要記錄動物個體的飼養(yǎng)、繁衍、馴化及日常生活的具體情形；在動物檔案登記表中具體記錄的內容主要有：動物譜系號

3、、中文名、英文名、呼名、學名、動物芯片信息、誕生日期、誕生地、死亡日期、父母情形、來源方式、轉移、租借、繁衍、飼養(yǎng)治理情形、重大疾病治療記錄、飼養(yǎng)治理基礎數據、重大疾病治療記錄以及其他需要特殊說明的事項等；同時，筆者所在單位進行的科學討論項目以及與其他機構合作進行的項目也要有記錄，與其有關的獲獎情形， 如榮獲國家級、市級、區(qū)級、局級頒發(fā)的科學技術進步成果獎的相關資料必需存檔；與有關國家、地區(qū)溝通，互贈禮品動物的相關資料也列入歸檔范疇；上述歸檔工作主要涉及動物業(yè)務科、飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院三個部門；其中，飼養(yǎng)部門向動物業(yè)務科提交動物飼養(yǎng)檔案，獸醫(yī)院提交相應的病歷，動物業(yè)務科需要將動物飼養(yǎng)檔案、病歷檔案以

4、及其他有儲存價值的文件材料合并、組卷，每年四月將上年應歸檔的動物譜系檔案提交檔案室；（二）實行“一物一檔”的分類整理方法以動物綱目科屬種分類為整理依據，如哺乳綱、鳥綱、爬行綱等；單個物種排序，一般依據時間先后次序排列，如動物入園前后、動物誕生前后、年長至年幼等；單個物種歸入一個檔案袋，實行“一物一檔”（如大熊貓“丫丫”建一檔、亞洲象“明明”建一檔等）的分類整理方法；（三）動物譜系檔案的著錄標準依據動物譜系檔案按卷整理的特點，動物譜系檔案設置為檔案案卷庫的著錄模式，需要著錄案卷目錄和卷內目錄；案卷目錄的著錄項設置為全宗號、目錄號、分類號、所屬科目、案卷號、檔號、案卷題名、起始日期、終止日期、卷內

5、文件數、總頁數、保管期限、備注；卷內目錄的著錄項目設置為全宗號、目錄號、分類號、所屬科目、案卷號、檔號、卷內次序號、責任者、文件標題、成文日期、頁號、保管期限、機構、密級、備注；其中檔號表示為：全宗號目錄號分類號所屬科類案卷號；如09-15-dd-br-a-10001-001 ；其中， 09 為全宗號， 15 為目錄號， dd-br-a為分類號（代表動物檔案 - 哺乳綱- 偶蹄目）， 10001 為所屬科類（代表非洲河馬類）， 001 為非洲河馬的個體（代表非洲河馬“ 75 -1 號”的檔案材料）；分類號設置為下拉式菜單，可挑選哺乳綱下12 個類目、鳥綱下 2 個類目；二、動物譜系檔案治理中的

6、利用困境（一）動物譜系檔案收集面臨的困境一是歸檔不準時；依據北京動物園動物飼養(yǎng)展現治理規(guī)定要求，“每年 2 月前，飼養(yǎng)部門應編制個體可識別的，已經死亡和輸出的動物清單，報動物業(yè)務科；每年 3 月前，飼養(yǎng)部門應依據清單向動物業(yè)務科提交相應個體的飼養(yǎng)治理檔案，獸醫(yī)院提交相應的病歷；每年 4月前，動物業(yè)務科應將飼養(yǎng)隊和獸醫(yī)院提交的飼養(yǎng)治理和病歷檔案合并、組卷，提交檔案室；”在動物譜系檔案收集的過程中，常常存在飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院向動物業(yè)務科歸檔不準時， 動物業(yè)務科不能按時完成向檔案室歸檔的現象；二是收集不完整；目前儲存的動物譜系檔案案卷以動物基本登記表、重大疾病治療記錄組卷為主，部分歸檔了與有關國家、地區(qū)

7、溝通， 互贈禮品動物的相關資料；但與歸檔動物有關的科學討論項目以及與其他機構合作進行的項目，與其獲獎情形相關資料儲存在單獨的科研檔案里，沒有在動物譜系檔案中做好信息對 接；（二）動物譜系檔案著錄信息不精確在 2021 年動物譜系檔案數字化前，筆者所在單位借助紙質動物檔案目錄檢索查詢檔案；紙質檔案案卷目錄沒有對動物具體的綱目科屬種單獨標注，只用檔號表示綱目科屬種的分類， 如不是檔案治理人員就無法解讀；案卷目錄查到的每卷檔案案卷題名，也只是簡潔登記為 “大熊貓丫丫的個體資料”；（三）動物譜系檔案信息開發(fā)不足由于信息化前動物譜系檔案著錄信息不完善，手工檢索效率低，需要具體的檔案信息必需翻閱檔案實體，

8、許多重要的信息包含在動物譜系檔案中無法查找利用，對于動物飼養(yǎng)人員查找有關動物的檔案情形，科研人員做項目討論，以及動物統(tǒng)計等工作都帶來困難；三、信息化背景下動物譜系檔案治理的建議（一）規(guī)范動物譜系檔案收集歸檔機制借助信息化建設規(guī)范動物譜系檔案收集歸檔機制，制定動物譜系檔案利用數字檔案系統(tǒng)收集歸檔的有關規(guī)定，著重強調動物譜系檔案的日常歸檔；具體而言，飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院、動物園業(yè)務科兼職檔案員設置兼職檔案員賬號，利用數字檔案治理系統(tǒng)中兼職檔案員隨時歸檔電子檔案的權限功能，轉變以往一年移交一次動物檔案的歸檔機制；在動物輸出、死亡一個月 內，由飼養(yǎng)隊第一在數字檔案治理系統(tǒng)中建立該動物譜系檔案的案卷目錄，將動

9、物的基本情形登記表作為卷內文件錄入卷內目錄、掃描紙質檔案上傳到檔案系統(tǒng)中；獸醫(yī)院就利用原來已經形成電子病歷的優(yōu)勢，在飼養(yǎng)隊已經建立該動物譜系檔案的案卷中，著錄相應病歷檔案的卷內目錄，再將電子病歷檔案掛接到條目上；最終，動物業(yè)務科在規(guī)定時間檢查飼養(yǎng)隊、獸醫(yī)院的歸檔情形，并補充有關的動物科研記錄、榮譽記錄、禮品動物交換的電子檔案等；這樣，利用在線歸檔，縮短歸檔時間的同時，也防止歸檔時間過長無法查證的問題；針對動物譜系檔案歸檔范疇不夠全面的現狀，檔案室聯合動物業(yè)務部門重新制定動物譜系檔案的歸檔范疇；增加聲像照片、與歸檔動物檔案有關的科學討論項目檔案、獲獎情形，以及與有關國家、地區(qū)溝通，互贈禮品動物檔案等相關條目；此外，檔案室仍應組織對動物譜系檔案員進行信息化系統(tǒng)學問的相關培訓，告知應將科研檔案、文書檔案中涉及可以判定具體動物名稱的相關科研項目、引進、