材料采購(gòu)和成本控制程序

1、WXCEC無錫市交通工程 臨海高等級(jí)公路東臺(tái)段 LHDT-LM1標(biāo)材料米購(gòu)和本錢控制程序本頁(yè)/總頁(yè)1/81、目的標(biāo)準(zhǔn)采購(gòu)操作流程，提高采購(gòu)工作效率，有效降低采購(gòu)本錢。2、適用范圍本程序適用于所有從事材料采購(gòu)的業(yè)務(wù)人員，只要涉及材料采購(gòu)業(yè)務(wù)活動(dòng)的，便視為材料采購(gòu)業(yè)務(wù)人員。3、具體流程3.1材料申購(gòu)操作程序申購(gòu)部門根據(jù)工程進(jìn)度和實(shí)際需求填寫物品申購(gòu)單或工程材料方案單，要求清晰填寫申購(gòu)單位、申購(gòu)人、申購(gòu)日期、希望完成日期、預(yù)計(jì)需金額、物品名 稱、規(guī)格、請(qǐng)購(gòu)數(shù)量、預(yù)計(jì)單價(jià)、金額、使用位置等。物品申購(gòu)單必須先經(jīng)由倉(cāng) 庫(kù)復(fù)核并提交采購(gòu)部門制定產(chǎn)品采購(gòu)分析表后，再由申購(gòu)部門結(jié)合產(chǎn)品采購(gòu)分析 表按通知有關(guān)財(cái)務(wù)

2、審批權(quán)限規(guī)定上呈審批。采購(gòu)部門接收各部門的物品申購(gòu)單或工程材料方案單執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)時(shí)，應(yīng)初審申購(gòu)單據(jù)和報(bào)價(jià)單據(jù)是否審批完善。 一般情況下，接到手續(xù)不齊全的物品申 購(gòu)單應(yīng)直接退回給申購(gòu)部門，待審批手續(xù)完善前方可操作。對(duì)于特殊需急用的申 購(gòu)材料，必須取得部門負(fù)責(zé)人同意，超出審批權(quán)限還得經(jīng)由工程經(jīng)理批示才可執(zhí) 行采購(gòu)，且事后必須及時(shí)補(bǔ)齊相關(guān)審批手續(xù)。3.2材料樣板操作程序采購(gòu)責(zé)任人接收申購(gòu)部門提交的物品申購(gòu)單或工程材料方案單，首先了解該批材料是否需要樣板，并聯(lián)系相關(guān)部門按樣操作程序組織材料樣板工作。在工程工程前期，根據(jù)工程工程材料要求，對(duì)于采用準(zhǔn)入制度的材料，先由 材料部組織相關(guān)需求材料提交工程管理部

3、作技術(shù)評(píng)定，待確認(rèn)標(biāo)準(zhǔn)后由材料部組織報(bào)價(jià)并簽訂合作協(xié)議，合同部根據(jù)確認(rèn)報(bào)價(jià)或協(xié)議內(nèi)容核算工程造價(jià)，通知施工單位執(zhí)行具體采購(gòu)工作并對(duì)選用材料質(zhì)量進(jìn)行反應(yīng)監(jiān)督。3.3 材料庫(kù)存查核操作程序采購(gòu)責(zé)任人在跟進(jìn)各部門申購(gòu)單或工程材料方案單時(shí) ，必須對(duì)申購(gòu)材料庫(kù)存 情況進(jìn)行查核以合理利用庫(kù)存資源，防止因材料庫(kù)存而導(dǎo)致資金積壓。3.3.1 對(duì)于尚有庫(kù)存的申購(gòu)材料， 不能直接將申購(gòu)單或方案單填寫數(shù)量作為訂貨 數(shù)量，需分析庫(kù)存材料是否屬于閑置庫(kù)存， 如屬于閑置庫(kù)存應(yīng)與申購(gòu)部門溝通適 當(dāng)作訂貨數(shù)量扣減處理，如不屬于閑置庫(kù)存那么考慮進(jìn)行數(shù)量?jī)?yōu)化處理。3.3.2 對(duì)于沒有庫(kù)存的申購(gòu)材料， 如屬于常用產(chǎn)品且有固定供給商

4、簽訂長(zhǎng)期購(gòu)銷 協(xié)議，應(yīng)按申購(gòu)部門要求的回貨時(shí)間填寫訂貨單進(jìn)行訂貨， 如申購(gòu)材料沒有固定 供給商且沒有長(zhǎng)期供貨協(xié)議，采購(gòu)員應(yīng)以產(chǎn)品采購(gòu)分析表的形式進(jìn)行報(bào)價(jià)工作。3.4 產(chǎn)品采購(gòu)分析表報(bào)價(jià)操作程序3.4.1 采購(gòu)責(zé)任人就申購(gòu)材料的名稱、 規(guī)格、數(shù)量、交貨周期等訂購(gòu)內(nèi)容以 、 或電郵方式通知相關(guān)供給商進(jìn)行報(bào)價(jià)， 對(duì)于某些特定或復(fù)雜的申購(gòu)材料還要 求附上相應(yīng)的規(guī)格說明書或圖示或樣品等，以便供給商按特定要求作清晰報(bào)價(jià)。3.4.2 采購(gòu)責(zé)任人收集整理好供給商提供的有效報(bào)價(jià)后， 應(yīng)當(dāng)遵循價(jià)廉物美和擇 優(yōu)選購(gòu)的原那么編制產(chǎn)品采購(gòu)分析表。 制作產(chǎn)品采購(gòu)分析表必須具體清晰注明分析 表相關(guān)內(nèi)容，含申購(gòu)部門、申購(gòu)單號(hào)

5、、制表日期、產(chǎn)品名稱、規(guī)格、數(shù)量、供給 商名稱、聯(lián)系人、聯(lián)系 、單價(jià)、金額、總額、歷史參考價(jià)格、送貨方式、結(jié) 算方式、交貨周期、報(bào)價(jià)有效期以及最終擇選供給商分析說明等。3.4.3 產(chǎn)品采購(gòu)分析表應(yīng)后附已審批完善的物品申購(gòu)單或工程材料方案表以及 供給商提供的原始報(bào)價(jià)單，在經(jīng)由采購(gòu)部門負(fù)責(zé)人審批后作為呈批申購(gòu)單的附 件。為進(jìn)一步提高采購(gòu)時(shí)效性， 對(duì)于同一區(qū)域或工程已有審批完善產(chǎn)品采購(gòu)分析 表的同類屢次申購(gòu)物品，如申購(gòu)數(shù)量不超過原審批產(chǎn)品采購(gòu)分析表數(shù)量20%，可于 30 天內(nèi)作為再申購(gòu)訂貨依據(jù)，申購(gòu)數(shù)量超過 20%那么須另作產(chǎn)品采購(gòu)分析表執(zhí) 行采購(gòu)工作。3.5 訂貨單制作操作程序采購(gòu)責(zé)任人制作訂貨單

6、必須注意內(nèi)容填寫具體明確， 包括客戶名稱、負(fù)責(zé)人、 聯(lián)系 、訂貨時(shí)間、交貨時(shí)間、 號(hào)碼、申購(gòu)部門、申購(gòu)單編號(hào)、交貨地點(diǎn)、 合同或比照表編號(hào)、收貨聯(lián)系人、聯(lián)系 、材料名稱、型號(hào)規(guī)格、數(shù)量、單位、 單價(jià)、金額和總額等。3.6材料采購(gòu)本錢控制程序采購(gòu)人員執(zhí)行采購(gòu)任務(wù)應(yīng)充分考慮材料本錢因素，通過注重庫(kù)存量變化、尋 找適宜訂貨方法和合理運(yùn)用數(shù)量策略進(jìn)行有效的材料采購(gòu)本錢控制。注重材料庫(kù)存量變化材料要擁有多少庫(kù)存，根本上除涉及經(jīng)營(yíng)方針之外，也視材料或零配件的不 同而異。為了保管而須占用倉(cāng)存位置的貨品，有必要盡量減少庫(kù)存，充分考慮庫(kù) 存產(chǎn)品的使用，防止由于材料過多積壓而增加庫(kù)存空間并導(dǎo)致資金積壓。尋找適宜的

7、訂貨方法訂貨以定期訂貨和定量訂貨來決定采購(gòu)數(shù)量，通常訂購(gòu)數(shù)量越多那么價(jià)格越 低，而訂貨次數(shù)越多那么費(fèi)用越高。合理運(yùn)用數(shù)量策略訂貨選擇品質(zhì)和信譽(yù)良好的供給商以長(zhǎng)期協(xié)議或短期合約的方式進(jìn)行定點(diǎn)采購(gòu)，可以有效提高采購(gòu)批量訂貨效率，減少因零散采購(gòu)而現(xiàn)用現(xiàn)購(gòu)的本錢費(fèi)用材料采購(gòu)本錢控制流程表采購(gòu)部門確定采購(gòu)內(nèi)容和交付時(shí)間后及時(shí)通知倉(cāng)庫(kù)提前做好收貨準(zhǔn)備，倉(cāng)庫(kù)于收到申購(gòu)部門的申購(gòu)單據(jù)和采購(gòu)部門訂貨單據(jù)， 依采購(gòu)類別、數(shù)量和日期作 好卸貨安排含卸貨人員、卸貨工具和卸貨位置等。供給商于雙方確認(rèn)交貨時(shí)間內(nèi)送貨至指定收貨地點(diǎn)，同時(shí)提交送貨單據(jù)給 倉(cāng)庫(kù)辦理到貨材料驗(yàn)收入庫(kù)手續(xù)。材料送達(dá)指定卸貨地點(diǎn)，采購(gòu)業(yè)務(wù)員和倉(cāng)庫(kù)管理

8、員應(yīng)參與材料到貨驗(yàn)收監(jiān)管工作，對(duì)于技術(shù)性材料回貨還要求使用部門或?qū)I(yè)技術(shù)部門到現(xiàn)場(chǎng)進(jìn)行品質(zhì)確 認(rèn)。待貨物的包裝、品種、規(guī)格、型號(hào)以及質(zhì)量等檢驗(yàn)合格后，倉(cāng)庫(kù)管理員接收 齊全的送貨資料并于送貨當(dāng)天內(nèi)辦理相應(yīng)材料入庫(kù)手續(xù)。倉(cāng)庫(kù)可以直接憑申購(gòu)部門已審批完善的物品申購(gòu)單或工程材料方案單以及采購(gòu)部門已審批完善的材料 訂貨單辦理入庫(kù)手續(xù)，辦理報(bào)銷手續(xù)只附倉(cāng)庫(kù)入庫(kù)單和供給商發(fā)票，不必后附其它單據(jù)。采購(gòu)部門應(yīng)按產(chǎn)品購(gòu)銷合同或報(bào)價(jià)單上雙方協(xié)議好的付款期限定期編制 材料資金分配方案表安排貨款支付。采購(gòu)部門根據(jù)倉(cāng)庫(kù)提供的入庫(kù)報(bào)表及時(shí)編制“材料資金分配方案表，并按權(quán)限呈級(jí)審批后辦理相關(guān)材料款支付工作。3.8不合格品管理

9、程序倉(cāng)庫(kù)或使用部門在發(fā)現(xiàn)不合格產(chǎn)品時(shí)，應(yīng)根據(jù)不合格品管理程序?qū)Σ缓细衿繁旧砑皶r(shí)進(jìn)行標(biāo)識(shí)、記錄、評(píng)價(jià)、隔離和處置。對(duì)于已做了標(biāo)識(shí)和記錄的不合 格品，供給方在等候評(píng)審和最后處置期間， 將其放置在特定的隔離區(qū)并實(shí)行嚴(yán)格 控制，以防在此之前被動(dòng)用。采購(gòu)部門接到材料質(zhì)量檢驗(yàn)報(bào)告，發(fā)現(xiàn)商品不符合合同或樣板要求，應(yīng)及 時(shí)通知供給商協(xié)商作出處理意見。 當(dāng)商議決定作退貨處理時(shí)，采購(gòu)業(yè)務(wù)員應(yīng)編制“退貨單辦理相關(guān)退貨手續(xù)并補(bǔ)回原訂購(gòu)產(chǎn)品。 如因此而造成工程延誤或經(jīng)濟(jì) 損失，應(yīng)根據(jù)合同規(guī)定追究其經(jīng)濟(jì)賠償或法律責(zé)任。 當(dāng)雙方談判決定作折讓處理 時(shí)，購(gòu)需雙方應(yīng)就購(gòu)貨質(zhì)量確定折讓的具體數(shù)量或單價(jià)， 待折讓方案確定后通知 倉(cāng)

10、庫(kù)調(diào)整入庫(kù)數(shù)據(jù)并通知財(cái)務(wù)部門按調(diào)整金額調(diào)整應(yīng)付帳款。不合格品退貨流程圖發(fā)現(xiàn)不合格品T， 標(biāo)識(shí) T， 記錄評(píng)價(jià) _隔離處理3.12材料采購(gòu)整體工作流程圖接收已批申購(gòu)方案選擇供給商議價(jià)、定價(jià)1r貨品驗(yàn)收檢查訂單跟蹤彳訂單簽彳訂F跟進(jìn)有效報(bào)銷單據(jù)的審批編制材料資金分配方案支付貨款附件1:材料部工作流程圖工程經(jīng)理部門人員考核廠商交貨異常處理請(qǐng)購(gòu)方式部門設(shè)定請(qǐng)購(gòu)手續(xù)及權(quán)限檢驗(yàn)標(biāo)準(zhǔn)設(shè) 曹 檢驗(yàn)結(jié)果處理應(yīng)商選與料V 供廠的擇資建米購(gòu)方式設(shè)定附件2:采購(gòu)管理制度一、準(zhǔn)采購(gòu)作業(yè)程序采購(gòu)作業(yè)內(nèi)容是從收到“請(qǐng)購(gòu)案件開始進(jìn)行分發(fā)采購(gòu)案件，由采購(gòu)經(jīng)辦人員先核對(duì)請(qǐng) 購(gòu)內(nèi)容，查閱“廠商資料、“采購(gòu)記錄及其他有前資料后，開始

11、辦理詢價(jià)，于報(bào)價(jià)后，整理 報(bào)價(jià)資料，擬訂議價(jià)方式及各種有利條件，進(jìn)行議價(jià)，辦妥后，依核決公限，呈核訂購(gòu)。詳 細(xì)作業(yè)務(wù)序及要點(diǎn)如：程序要點(diǎn)接件分發(fā)1、請(qǐng)購(gòu)單各欄填寫是否清楚2、按分配原那么請(qǐng)購(gòu)案件3、急件優(yōu)先分派辦理4、無法于需用日用辦妥者利用“交貨期聯(lián)絡(luò)單通知請(qǐng)購(gòu) 部門5、撤銷請(qǐng)購(gòu)單應(yīng)先辦理詢價(jià)1、交貨期無法配合需用日期時(shí)聯(lián)絡(luò)請(qǐng)購(gòu)部門2、充分了解請(qǐng)購(gòu)材料的品名、規(guī)格3、急件或需用日期接近者應(yīng)優(yōu)先辦理4、向廠商詳細(xì)說明品名、質(zhì)量要求、數(shù)量、扣款規(guī)定、交 貨期、地點(diǎn)、付款方法5、同規(guī)格產(chǎn)品有幾家供給宜均詢價(jià)6有否其他較有利的代用品或?qū)蛊?、應(yīng)提供同規(guī)格，不同廠牌做比擬8、有否必要辦理售后效勞及保

12、年限9、新丿商產(chǎn)品，是否需經(jīng)檢驗(yàn)試用比價(jià)、議價(jià)1、廠商的供給能力是否能按期交貨、質(zhì)量確認(rèn)2、是否殷實(shí)可靠的生產(chǎn)廠3、其他經(jīng)銷商價(jià)格是否較低4、經(jīng)本錢分析后，設(shè)定議價(jià)目標(biāo)5、是否必要向廠索取型錄比擬6價(jià)格上漲下跌有何因素7、是否必要開發(fā)其它廠商或轉(zhuǎn)外購(gòu)呈核1、請(qǐng)購(gòu)單上應(yīng)詳細(xì)注明與廠商的買價(jià)條件2、買賣慣例需超交者應(yīng)注明3、現(xiàn)場(chǎng)選用較貴材料時(shí)，聯(lián)絡(luò)請(qǐng)購(gòu)部門述明原因4、按核決權(quán)呈核訂購(gòu)1、需預(yù)付定金，內(nèi)外銷價(jià)需辦退稅、或規(guī)定多少金 額以上或有附帶條件等應(yīng)制定頭賣合同2、再向廠商確認(rèn)價(jià)格交貨期質(zhì)量條件3、分批交貨者在請(qǐng)購(gòu)單上蓋分批交貨單4、訂購(gòu)單日采用聯(lián)絡(luò)函式 機(jī)寄交廠商，無法按需用 日期交貨案件聯(lián)絡(luò)

13、請(qǐng)購(gòu)部門催交1、約交日期前應(yīng)再確認(rèn)交貨期2、無法于約交日期前交貨時(shí)聯(lián)絡(luò)請(qǐng)購(gòu)部門并列入交貨期異 常表內(nèi)催辦3、已逾約交貨日期尚未到貨者加緊催交整理付款1、發(fā)票抬頭及內(nèi)容是否相符2、發(fā)票金額與請(qǐng)購(gòu)單價(jià)格是否相符3、有否預(yù)付款或暫借款，應(yīng)處理4、疋否需要扣款5、需要辦退稅的請(qǐng)購(gòu)單轉(zhuǎn)吿退稅部門6以內(nèi)銷價(jià)米購(gòu)供外銷用材料，應(yīng)先收齊退稅同意書始得 辦理付款附件3:進(jìn)料驗(yàn)收管理方法第一條對(duì)物料的驗(yàn)收以及入庫(kù)均依本方法作業(yè)。第二條待收料收料人員于接到部門轉(zhuǎn)來已核準(zhǔn)的“采購(gòu)單時(shí)，按供給商、物科別及交貨日期分別依 序排列存檔，并于交貨前安排存放的庫(kù)位以利收料作業(yè)，收料前需之間部門檢驗(yàn)的，合格的 確認(rèn)。第三條收料1

14、 、材料進(jìn)廠后，收料人員必須依“采購(gòu)單的內(nèi)容，并核對(duì)供給商送來的物料名稱、規(guī)格、數(shù)量和送貨單及發(fā)票并清查數(shù)量無誤后，將到貨日期及實(shí)收數(shù)量填記于“請(qǐng)購(gòu)單，辦理收料。2 、如覺察所送來的材料與“采購(gòu)單上所核準(zhǔn)的內(nèi)容不符時(shí)，應(yīng)即時(shí)通知采購(gòu)處理， 并通知主管，原那么上非“采購(gòu)單上所核準(zhǔn)的材料不予接受，如采購(gòu)部門要收下該等材料時(shí)， 收料人員應(yīng)告知主管，并于單據(jù)上注明實(shí)際收料狀況，并會(huì)簽采購(gòu)部門。第四條材料待驗(yàn)迸廠待驗(yàn)的材料，必須于物品的外包裝上貼材料標(biāo)簽并詳細(xì)注明料號(hào)、品名規(guī)格、數(shù)量 及入廠日期，且與已檢驗(yàn)者分開儲(chǔ)存，并規(guī)劃“待驗(yàn)區(qū)以為區(qū)分，收料后，收料人員應(yīng)將 每日所收料品匯總以為入帳清單的依據(jù)。第五

15、條超交處理交貨數(shù)量超過“訂購(gòu)量局部應(yīng)予退回，但屬買賣慣例，以重量或長(zhǎng)度計(jì)算的材料，其 超交量的3%含以下，由物料管理部門于收料時(shí)，在備欄注明超交數(shù)量，經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門主管含 科長(zhǎng)同意后，始得收料，并通知采購(gòu)人員。第六條短交處理交貨數(shù)量末達(dá)訂購(gòu)數(shù)量時(shí)，以補(bǔ)足為原那么，但經(jīng)請(qǐng)購(gòu)部門主管科長(zhǎng)含同意者，可免補(bǔ)交，短交如需補(bǔ)足時(shí)，物料管理部門應(yīng)通知采購(gòu)部門聯(lián)絡(luò)供給商處理。第七條急用品收料緊急材料于廠商交貨時(shí)，假設(shè)物料管理部門尚未收到“請(qǐng)購(gòu)單時(shí)，收料人員應(yīng)先洽詢采 購(gòu)部門，確認(rèn)無誤后，始得依收料作業(yè)辦理。第八條材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)為利于材料檢驗(yàn)收料的作業(yè)，質(zhì)量管理部門就材料重要性及特性等，適時(shí)召集使用部門 及其他有關(guān)部

16、門，依所需的材料質(zhì)量研訂“材料驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)，呈總經(jīng)理核準(zhǔn)后公布實(shí)施，以為 采購(gòu)及驗(yàn)收的依據(jù)。第九條材料檢驗(yàn)結(jié)果的處理一檢驗(yàn)合格的材料，檢驗(yàn)人員于外包裝上貼合格標(biāo)簽，以示區(qū)別，物料管理人員再 將合格品入庫(kù)定位。二不合格驗(yàn)收標(biāo)準(zhǔn)的材料，檢驗(yàn)人員于物品包裝貼不合格的標(biāo)簽，并于“材料檢驗(yàn) 報(bào)告表上注明不良原因，經(jīng)主管核示處理對(duì)策并轉(zhuǎn)采購(gòu)部門處理及通知請(qǐng)購(gòu)單位，再送回 物料管理憑此以辦理退貨，如特采時(shí)那么辦理收料。第十條退貨作業(yè)對(duì)于檢驗(yàn)不合格的材料退貨時(shí)，應(yīng)開立“材料交運(yùn)單并檢附有關(guān)的“材料檢驗(yàn)報(bào)告 表呈主管簽認(rèn)后，憑此異常材料出廠。附件4：發(fā)料作業(yè)管理方法第一條領(lǐng)料1使用部門領(lǐng)用材料時(shí)，由領(lǐng)用經(jīng)辦人員開立“領(lǐng)料單經(jīng)主管核簽后，向倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)料2領(lǐng)用工具類材料 明細(xì)由公司自行制定 時(shí)，領(lǐng)用保管人應(yīng)拿“工具保管記錄卡到 倉(cāng)庫(kù)辦理領(lǐng)用保管手續(xù)。3進(jìn)場(chǎng)材料檢驗(yàn)中，因急用而需領(lǐng)料時(shí)，其“領(lǐng)料單應(yīng)經(jīng)主管核簽，并于單據(jù)注 明，方可領(lǐng)用。第二條 發(fā)料由生產(chǎn)管理開立的發(fā)料單經(jīng)主管核簽后， 轉(zhuǎn)送倉(cāng)庫(kù)依工令及發(fā)料日期備料， 并送至現(xiàn)場(chǎng) 點(diǎn)交簽收。第三條 材料的轉(zhuǎn)移凡經(jīng)常使用