職業(yè)院校檔案管理工作的問題和對策

1、    職業(yè)院校檔案管理工作的問題和對策    周媛【摘要】從目前情況來看，職業(yè)院校中檔案管理還存在很大問題，例如普遍存在檔案管理意識不強(qiáng)、缺乏專業(yè)人員、檔案信息化不全面等問題。本文通過對這些問題的研究，提出相應(yīng)的解決對策：加強(qiáng)檔案管理宣傳工作，提高人們的檔案管理意識；加快建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，提高管理人員的專業(yè)素質(zhì)；加速校園網(wǎng)絡(luò)建設(shè)，盡早完成校園數(shù)字化建設(shè)，使檔案管理信息化。【關(guān)鍵詞】職業(yè)院校；檔案管理；問題和對策近些年來，由于我國的職業(yè)技術(shù)教育發(fā)展迅速，新組建和新成立的高職學(xué)校也逐漸增多，但是目前職業(yè)教育管理體制中，普遍存在著一些檔案管理上的問題。職業(yè)院

2、校在建校發(fā)展過程中，會產(chǎn)生各種各樣的檔案，主要有黨政群團(tuán)、教師團(tuán)隊(duì)、學(xué)生學(xué)籍信息管理等。一、當(dāng)前職業(yè)院校檔案管理工作存在的問題（一）學(xué)生檔案內(nèi)容不全面。目前大多數(shù)職業(yè)院校對于學(xué)生的檔案管理不能充分重視，也沒有明確學(xué)生的檔案材料歸檔和要求。檔案是反映一個學(xué)生綜合素質(zhì)的最佳材料，沒有將其進(jìn)行明確的歸檔和要求，會導(dǎo)致學(xué)生的綜合素質(zhì)得不到充分的反映，不能全面了解一個學(xué)生。還有大部分院校中目前所存在的檔案問題之一是主觀內(nèi)容過多，例如常見的一些，“同意以上意見”“以上內(nèi)容屬實(shí)”等，這些大都來自于班主任、班委以及團(tuán)支部提供的一些意見，在一定程度上，并不是全面反映學(xué)生于客觀情況的材料。對于能夠全面評價學(xué)生的客

3、觀性材料相比甚少，導(dǎo)致學(xué)生的整個檔案內(nèi)容顯得過于單薄，質(zhì)量并不會很高。此外，職業(yè)院校的教職工對于學(xué)生的檔案管理意識也很淡薄，導(dǎo)致檔案并不能滿足一些用人單位對于人才選擇的需求，特別是一些私企，更加注重招聘學(xué)生的能力而輕視檔案問題。職業(yè)院校在辦學(xué)條件、教學(xué)水平、科研以及學(xué)校的辦學(xué)規(guī)模各個環(huán)節(jié)都有待提高，所以檔案管理的工作由于其特殊的工作性質(zhì)，雖然在短時期內(nèi)并不能影響到學(xué)校的大局，但是長期以往，可能會導(dǎo)致學(xué)生檔案不能及時歸檔整理以至于檔案散失。并且在這樣一個職業(yè)院校的認(rèn)同率并不高的社會中，很多院校在學(xué)生畢業(yè)前會將學(xué)生之前記過的處分消除，并且成績造假問題比較嚴(yán)重，這樣導(dǎo)致檔案失去原本的真實(shí)性，也會使得

4、檔案的利用率逐漸降低。（二）檔案管理制度上的不完善。目前在職業(yè)院校的檔案管理工作中，由于經(jīng)費(fèi)的投入不足，并且基礎(chǔ)也比較薄弱，檔案的管理設(shè)施和管理方法都比較落后。目前并沒有統(tǒng)一的、詳細(xì)的以及符合學(xué)生實(shí)際情況的檔案管理制度。大多職業(yè)院校目前依舊采用的是比較傳統(tǒng)的檔案管理方法，這樣會導(dǎo)致出現(xiàn)學(xué)生的檔案信息依舊不全面。并且學(xué)校的檔案建設(shè)也存在跟不上時代的問題，由于檔案管理工作容易被校領(lǐng)導(dǎo)忽視，導(dǎo)致對于從事檔案工作管理的工作人員專業(yè)技能的培訓(xùn)以及專業(yè)知識和他們的業(yè)務(wù)培訓(xùn)都不能順利開展，檔案管理工作人員缺乏相關(guān)的專業(yè)知識，也缺少相關(guān)知識的研究，這就成為職業(yè)院校檔案工作管理進(jìn)步路上最大的障礙。學(xué)校缺乏統(tǒng)一的

5、檔案管理規(guī)章制度，學(xué)生的檔案材料雜亂無章。二、解決學(xué)生檔案管理存在問題的對策（一）提高學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)檔案管理的意識。在職業(yè)院校的檔案管理工作中，由于經(jīng)費(fèi)的投入不足，并且基礎(chǔ)也比較薄弱，檔案的管理設(shè)施和管理方法都比較落后。職業(yè)院校的教職工對于學(xué)生的檔案管理意識也很淡薄，導(dǎo)致檔案不能很好地發(fā)揮應(yīng)有的作用。所以應(yīng)該加強(qiáng)學(xué)校領(lǐng)導(dǎo)對檔案管理規(guī)章制度的意識，建立與學(xué)校規(guī)模相當(dāng)?shù)臋n案管理工作制度，加強(qiáng)檔案管理與保護(hù)意識。同時也要求管理工作者豐富學(xué)生的檔案內(nèi)容，檔案是一個學(xué)生綜合素質(zhì)的體現(xiàn)方式之一，所以除了提供一些主觀的學(xué)生分析材料以外，還應(yīng)該提供一些客觀的分析材料，而不是在社會對于職業(yè)院校認(rèn)同率步步高的前提下修改

6、學(xué)生的一些信息甚至是處分，以備能夠更加全面地了解一個學(xué)生。例如，可以在學(xué)生的檔案中增加誠信，這對于培養(yǎng)學(xué)生在平常的誠信待人中能夠起到很大的作用，讓每個學(xué)生意識到維護(hù)誠信的重要性，將考試作弊等都可以寫入檔案，在職業(yè)院校中營造誠信的氛圍，當(dāng)然還有學(xué)生在校期間表現(xiàn)良好的材料也要記入檔案，這對于用人單位更好更全面地了解一個學(xué)生有很大的幫助，同時也為全面推進(jìn)素質(zhì)教育打下了堅(jiān)實(shí)的基礎(chǔ)，提高職業(yè)技術(shù)院校的教學(xué)質(zhì)量。（二）提高檔案管理工作者的管理水平。由于職業(yè)院校的教職工對于學(xué)生的檔案管理意識很淡薄，導(dǎo)致檔案不能滿足一些用人單位對于人才選擇的需求，特別是一些私企，更加注重招聘學(xué)生的能力而輕視檔案問題，使得檔案不能發(fā)揮更好的作用。所以加強(qiáng)檔案管理者對檔案的管理意識，提高檔案管理工作者的管理水平，熟悉學(xué)生的教育目標(biāo)，例如檔案管理者可以將學(xué)生在校參加活動的照片以及畢業(yè)照裝入檔案，可以更加全面地認(rèn)識學(xué)生，從而實(shí)現(xiàn)有效的檔案管理工作，使檔案發(fā)揮應(yīng)有的作用。三、小結(jié)目前職業(yè)院校的檔案管理工作者對于檔案管理依舊采用的是傳統(tǒng)的管理模式，對于學(xué)生的檔案依舊是重視保護(hù)管理，而忽視了檔案的利用，加強(qiáng)檔案管理宣傳工作，提高人們的檔案管理意識；加快建設(shè)檔案管理機(jī)構(gòu)，提高管理人員