淺議海外工程商務(wù)信函寫作及策略

1、淺議海外工程商務(wù)信函寫作及策略摘要：海外項(xiàng)目的商務(wù)信函寫作，需要有合同條款的理解 深度、項(xiàng)目本身的認(rèn)知能力和信函寫作水平都是必要的基 礎(chǔ)。有了這些基礎(chǔ)，再運(yùn)用正確的策略，為撰寫好一篇商務(wù) 信函創(chuàng)造一個好的條件。關(guān)鍵詞：合同管理商務(wù)信函格式，開篇和結(jié)尾，寫作 策略，深刻理解合同條款中圖分類號：k826. 16文獻(xiàn)標(biāo)識碼：a文章編號：從事過海外工程項(xiàng)目的管理人員都會對工程中紛繁復(fù) 雜的書面文件有深刻的印象。出來雙方簽訂的合同外，商務(wù) 信函和各類文件的書面往來是各方溝通的主要方式。一般合 同方之間的通知（notice）、提議（proposal）、遞交 （submission）、批準(zhǔn)同意（approv

2、al）、決定（decision）、 索賠（claim）等，都應(yīng)該采取書面方式。合同各方往來的 商務(wù)信函對雙方具有法定約束力，不得隨意更改。對商務(wù)信 函的管理是合同管理的重要組成部分。在此，本文就結(jié)合筆 者近十幾年在海外工程實(shí)施和合同管理的實(shí)踐和體會，對海 外工程中的商務(wù)信函實(shí)務(wù)寫作做些簡單的探討：寫好信函的知識基礎(chǔ)首先，寫好商務(wù)信函應(yīng)具有以下基礎(chǔ)：深厚的合同功底，了解國際通用條款（如fidic合同條 款)、熟知本項(xiàng)目所采用的合同文件。對所從事的工程行業(yè)有較好的了解和認(rèn)知，能了解、掌 握本項(xiàng)目的全面工作進(jìn)展情，知道事件的前因后果，并能分 清楚主次關(guān)系。良好的語言表達(dá)能力和寫作能力。二、信函的基本

3、格式在工程項(xiàng)目中使用的商務(wù)信函都應(yīng)該是正式的書面信 函。相對與國內(nèi)的中文信函，英文信函在格式和語言上都有 比較固定的格式和規(guī)范。信頭(letter heading),主要包括發(fā)信人公司名稱， 標(biāo)識(logo),地址，電話，傳真等基本信息，一般在信函 的最上方。信函編號(reference no.):由于一個項(xiàng)目工程信函一 般都會比較多，通常發(fā)信人都會為信函編號，一般來說，信 函的編號不應(yīng)該緊緊是一個數(shù)字，而應(yīng)該也有一個比較固定 的格式，并在這個格式中反映較多的信息。如某信函的編號 為 cfmcc/bd/dwasa/120817/01,其中 cfmcc 代表發(fā)函公司， bd代表國家，dwasa代

4、表部門，120817代表年月 日，01則 為編號。信函編號一般放在信頭下方。日期(date):即發(fā)函的具體日期，通常在信頭的下方并 和編號平行。收信方(to whom):是指接收信函的公司或機(jī)構(gòu)名稱， 如業(yè)主、監(jiān)理或分包商，通常用to： xxxx的形式指定，收 信方一般要有對方名稱(全稱)，地址的詳細(xì)信息。收信人(attention):指的是信函指定的接受人，通常 是合同中約定的各方授權(quán)代表，通常用attention： xxxx的 形式指定，收信人一般要有收信人的姓名(全名)和職務(wù)。主題(subject):是指信函所包含的主要內(nèi)容，即標(biāo)題。 通常以subject或sub的形式來引出信函標(biāo)題。正

5、文(body of letter):信函的主要部分和內(nèi)容。結(jié)束語(complementary close):即一種客套語，類似 于中文中的“此致敬禮”或“謹(jǐn)啟”，常用的有“您真實(shí) 的"yours truly,"您真誠的"yours sincerely 等等。發(fā)信人(from whom):是指以其名義發(fā)信的人。在這里 需要注意的是，海外項(xiàng)目中通常發(fā)信人是合同中約定的項(xiàng)目 授權(quán)代表，而不是信函的起草人。發(fā)信人一般要包括發(fā)信人 的姓名和職務(wù)，并要有發(fā)信人的親筆簽名或印章。附件(enclosure 或 attachment):海外項(xiàng)目商務(wù)信函作為一種十分正式的文件，應(yīng)設(shè)計(jì)

6、得 清楚、簡練、實(shí)用、美觀，并一般應(yīng)要求計(jì)算機(jī)打印。打印 時，信函的各個部分要安排得當(dāng)，字體不能太小、太密。三、信函寫作中的策略常見的開篇句一一開篇明義在海外工程實(shí)施的實(shí)際工作中，工程商務(wù)信函的數(shù)量非 常之多，為了方便各方清楚遞交本信函的來由和原因，并能 迅速引起收信人的注意，通常在信函的第一句都要說明所要 回復(fù)的信函編號、日期并重申一下該信函的內(nèi)容或觀點(diǎn)，并 緊接著表明自己的態(tài)度。例如：with reference to your letter ref no dwasa/cn/cfmcc/120506/02 dt 6 may, 2012 regarding the issuing the p

7、erformance guarantee and advanee payment guaranteeby our company for the project,we regret to inform you that we cannot agree with the content of your letter and would like to respond as follows：(根據(jù)你方2012年5月6日信函 dwasa/cn/cfmcc/120506/02,關(guān)于由我公司為項(xiàng)目開具履約 包含和預(yù)付款保函一事，我方很遺憾的告之你，我們不同意 你在此信函中的內(nèi)容，并答復(fù)如下)這里必須強(qiáng)調(diào)

8、的是在引用對方信函的時候約定要寫明 信函的編號和日期，但如果信函上表明的日期和受到的日期 間隔太久，比如信函上日期是5月6日，而收到日期是5月 10日，則約定要加上注明"收到日期為5月10日” (received on 10th may, 2012)o因?yàn)楹芏嗟暮贤瑮l款都 有明確的時間限制，比如說索賠必須是在收到通知一定時間 內(nèi)才有效，這樣可以贏得時間。常見的結(jié)尾句一一需有所求工程商務(wù)信函的結(jié)尾應(yīng)能使用較為客氣的語言并能提 出具體的要求，以提醒對方能去及時解決或回復(fù)，例如：我方等待著貴方在兩周內(nèi)關(guān)于此事進(jìn)一步的指令。we look forward to your further in

9、struction on this matter within next two weeks預(yù)先感謝貴方對此事宜將采取的迅速行動your prompt action regarding this issue will be highly appreciated.終上所述，我們要求貴方考慮我們的延長時間的要求， 并期待貴方in view of all of the above, we therefore request that you review our claim for an extension of time and look forward to your favorable response.深刻理解合同條款緊扣條款有理有據(jù)在海外工程中，合同管理是項(xiàng)目管理的核心。對參與工 程建設(shè)的各方，尤其是業(yè)主、監(jiān)理和承包商三方，合同管理 尤為重要。合同文件是國際工程合同管理的基礎(chǔ)，也是我們 在寫作信函和起草相關(guān)文件的主要依據(jù)，大部分的信函都會 和合同事宜緊密相連。所以在起草商務(wù)信函前，相關(guān)的合同 條款