工程管理部資料管理制度

1、工程管理部資料管理制度 工程管理部資料管理制度 目的 對(duì)工程管理部全部的文件資料及書籍進(jìn)行有效掌握和管理。 工程文件資料 1.下發(fā)的公司文件; 2.工程技術(shù)書籍; 3.與工程有關(guān)的政府批文(包括復(fù)印件); 4.勘察、設(shè)計(jì)、施工等有關(guān)合同(包括復(fù)印件); 5.工程管理部來往文件; 6.工程管理部管理制度; 7.工作記錄; 8.工程地質(zhì)勘察報(bào)告; 9.設(shè)計(jì)圖紙、文件及圖形磁盤; 10.施工承包商提交的文件; 11.現(xiàn)場簽證單及現(xiàn)場簽證跟蹤單(經(jīng)濟(jì)和工期)、設(shè)計(jì)變更及設(shè)計(jì)變更跟蹤單(經(jīng)濟(jì)和工期); 12.竣工圖和竣工資料; 13.工程管理部內(nèi)部各項(xiàng)計(jì)劃、文件、報(bào)告等; 14.其它資料。 必需歸檔的工

2、程資料 對(duì)于必需歸檔的工程資料,資料員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)了解狀況,向有關(guān)部門索要資料。 其中包括: 1.與工程有關(guān)的政府批文; 2.勘察、設(shè)計(jì)、施工等有關(guān)合同; 3.設(shè)計(jì)圖紙、文件及圖形磁盤; 4.竣工圖和竣工資料; 5.依照y市城市檔案管理處規(guī)定必需歸檔的文件。 資料室文件資料管理 一、文件 1.政府來文 (1)政府來文是指:政府部門所批的各種批文及通知等; (2)資料員在收到來文后,填好政府文件登記表(表4-17-1),填寫來文處理單(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審讀; (3)工程管理部經(jīng)理審讀后,認(rèn)為需要下發(fā)的做出批示,由資料員進(jìn)行復(fù)印、下發(fā),并填好文件發(fā)放登記表(表4-17-2),原件不

3、得下發(fā); (4)不能下發(fā)的文件,在工程管理部經(jīng)理批示后可到資料室閱覽。 2.內(nèi)部文件 (1)內(nèi)部文件是指:公司文件及合同等; (2)工程管理部經(jīng)理在收到內(nèi)部文件后交資料員; (3)資料員收到文件后對(duì)其進(jìn)行統(tǒng)一編號(hào),分類填好文件登記表(表4-17-7)和合同登記表(表4-17-6); (4)內(nèi)部文件一般不得借閱,工程管理部內(nèi)部員工可到資料室進(jìn)行閱覽; (5)若確有需要借閱,應(yīng)有工程管理部經(jīng)理的批準(zhǔn)簽字。 (6)內(nèi)部文件重新改版后資料員應(yīng)將舊版文件交工程管理部經(jīng)理審核,工程管理部經(jīng)理批示是否消毀。 3.其它文件的收發(fā) (1)這里主要是指:外部文件及資料等; (2)資料員在收到文件后填好文件登記表(

4、表4-17-7); (3)資料員登記后填寫來文處理單(表4-17-3),然后送工程管理部經(jīng)理審讀; (4)由工程管理部經(jīng)理批示來文是否需下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā)以及轉(zhuǎn)發(fā)部門; (5)資料員依據(jù)工程管理部經(jīng)理批示進(jìn)行文件的下發(fā)、轉(zhuǎn)發(fā),并填好文件發(fā)放登記表(表4-17-2)。 二、專業(yè)書籍管理 (6)專業(yè)書籍的購買是由各專業(yè)工程師提出,經(jīng)領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn),資料室統(tǒng)一購買; (7)資料員應(yīng)對(duì)專業(yè)書籍進(jìn)行具體登記,填好專業(yè)書籍登記表(表4-17-4); (8)借閱的書籍資料員應(yīng)填好專業(yè)書籍借閱表(表4-17-5); (9)已過時(shí)的舊版書籍,資料員應(yīng)準(zhǔn)時(shí)整理,建議重新申請(qǐng)購買; (10)對(duì)于離職、離崗人員借閱的書籍,資料員應(yīng)

5、準(zhǔn)時(shí)索要。 三、資料錯(cuò)漏管理 a)凡是資料室下發(fā)的資料,接收人若發(fā)覺有錯(cuò)漏之處,為避免出現(xiàn)混亂,必需將錯(cuò)漏之處列項(xiàng)發(fā)文到資料室; b)資料室收到文交工程管理部經(jīng)理審讀后再將文傳到相關(guān)部門。相關(guān)部門出變更文件,由資料室跟蹤、發(fā)文。 項(xiàng)目部資料管理 i.文件收發(fā) (1)項(xiàng)目部在收到資料室的發(fā)文后,由項(xiàng)目主管視文件內(nèi)容下發(fā),并填好文件發(fā)放登記表(表4-17-2); (2)項(xiàng)目主管收到其它單位來文后,項(xiàng)目主管審讀后送交資料室處理。 ii.資料錯(cuò)漏管理 參閱資料室文件資料的接收與發(fā)放。 資料分類與編號(hào) 1.文件資料編號(hào) i.政府來文編號(hào)規(guī)則: "(政)-分類代號(hào)-序號(hào)" 其中: 分類

6、代號(hào): js:建設(shè)局; gt:國土局; xf:消防局; zj:質(zhì)檢站; qt:其它。 ii.公司內(nèi)部文件編號(hào): "(內(nèi))-分類代號(hào)-序號(hào)" 其中: 分類代號(hào): zz:職責(zé); zd:制度; qt:其它。 iii.其它文件編號(hào): "(文)-分類代號(hào)-專業(yè)代號(hào)-序號(hào)" 其中: 分類代號(hào): ht:合同; tz:圖紙; bg:設(shè)計(jì)變更; qz:簽證單; sg:施工單位提交的文件; dz:電子文檔; qt:其它。 專業(yè)代號(hào): j:建筑; g:結(jié)構(gòu); s:給排水; n:采暖、通風(fēng); d:電氣; r:弱電; q:其它。 2.工程技術(shù)書籍編號(hào)規(guī)則: "(書)-分類代號(hào)-專業(yè)代號(hào)-序號(hào)" 其中: 分類代號(hào): gf:規(guī)范、標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)定; sc:技術(shù)手冊(cè); bz:各專業(yè)標(biāo)準(zhǔn)圖; cx:計(jì)算機(jī)程序盤; qt:其它工程技術(shù)書籍。 專業(yè)代號(hào): j:建筑; g:結(jié)構(gòu); s:給排水; n:采 暖、通風(fēng); d:電氣; r:弱電; q:其它。 相關(guān)記錄和表格 4-13-1政府文件登記表 4-13-2文件發(fā)放登記表 4-13-3來文處理單 4-13-4專業(yè)