建設(shè)工程監(jiān)理文件編碼及歸檔管理細(xì)則

1、建設(shè)工程監(jiān)理文件編碼與歸檔管理細(xì)則為便于公司工程監(jiān)理文件的整理、歸檔和查詢，按照公司質(zhì)量管理體系文件要求，依據(jù)建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)x （gb/t50328-2001）, 參照建筑工程資料管理規(guī)程（db11/t695-2009） ，特制訂本細(xì)則。一、監(jiān)理文件編碼要求：（一）各生產(chǎn)部門(mén)負(fù)責(zé)所監(jiān)理項(xiàng)目的文件編碼管理工作，定期檢查在建項(xiàng)目的文件編碼情況； 公司承接的所有項(xiàng)目文件編碼，必須按照本文件中的編碼方式進(jìn)行編碼。文件上明確文件編號(hào)位置的在規(guī)定位置進(jìn)行標(biāo)注，無(wú)明確文件編號(hào)位置的應(yīng)在文件右上角進(jìn)行標(biāo)注。生產(chǎn)部門(mén)按下圖設(shè)置條形章，在編號(hào)位置加蓋。條形章由項(xiàng)目管理部提供x本。（二）編碼方式：1、每個(gè)項(xiàng)

2、目的每個(gè)文件編碼為：類別編號(hào) / 文件代號(hào) / 順序號(hào)，土建工程需按專業(yè)劃分時(shí)，文件編碼可按類別編號(hào) / 專業(yè)代號(hào) / 文件代號(hào) / 順序號(hào)2、經(jīng)營(yíng)計(jì)劃部在下達(dá)工程項(xiàng)目任務(wù)通知單時(shí)，同時(shí)下達(dá)該項(xiàng)目的“工程編號(hào)”發(fā)到生產(chǎn)部門(mén)，工程編號(hào)在檔案封面上標(biāo)注。3、 “類別編號(hào)”主要分為以下四類：第一類為監(jiān)理管理資料，類別編號(hào)為b1；第二類為監(jiān)理工作記錄資料，類別編號(hào)為b2；第三類為竣工驗(yàn)收資料，類別編號(hào)為b3；第四類為監(jiān)理日志與影像記錄，類別編號(hào)為b4；具體類別內(nèi)容見(jiàn)附表一。4、公司監(jiān)理檔案保存期限保存期限按照建設(shè)工程文件歸檔管理規(guī)x （gb/t50328-2001）執(zhí)行，工長(zhǎng)期xx xxxxx 短期x

3、x xxxxx 程監(jiān)理檔案紙質(zhì)文件保存期限分為短期保存、長(zhǎng)期保存， 長(zhǎng)短期保存的紙質(zhì)文件皆應(yīng)制作成電子檔案， 電子檔案皆長(zhǎng)期保存， 電子檔案的制作要求由項(xiàng)目管理部提出。短期保存時(shí)間為5 年，土建工程長(zhǎng)期保存時(shí)間為50 年，通信工程長(zhǎng)期保存時(shí)間為 20 年，如設(shè)計(jì)使用壽命高于公司保存期限，則公司長(zhǎng)期保存期限順延至工程使用壽命。檔案分長(zhǎng)期和短期分別組卷，并應(yīng)建立目錄。5、歸檔 x圍長(zhǎng)期保存表分土建和通信兩類工程，短期保存表為土建和通信共用。6、歸檔方式公司歸檔方式分為紙質(zhì)檔案1 份和電子檔案 1 份。紙質(zhì)檔案統(tǒng)一采用a4大小，裝訂成冊(cè)，要求整齊。電子檔案提交項(xiàng)目管理部統(tǒng)一保管。二、監(jiān)理文件歸檔管理

4、要求項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)監(jiān)理文件歸檔管理, 不符合編碼要求、 未按照要求組卷的監(jiān)理文件不得歸檔。 分公司應(yīng)將長(zhǎng)期保存的紙質(zhì)文件和長(zhǎng)短期電子文件提交一份到項(xiàng)目管理部歸檔，并同時(shí)在分公司內(nèi)做好保存。生產(chǎn)部門(mén)在接到工程項(xiàng)目任務(wù)通知單后3 日內(nèi)，總監(jiān)理工程師應(yīng)安排項(xiàng)目檔案管理人員， 從工程啟動(dòng)開(kāi)始就著手收集和整理有關(guān)資料，項(xiàng)目管理部在質(zhì)量監(jiān)督檢查中進(jìn)行檢查。在工程實(shí)施過(guò)程中，各項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)按照監(jiān)理文件編碼要求與時(shí)將文件進(jìn)行歸類，并對(duì)每一份文件進(jìn)行標(biāo)識(shí)，歸入對(duì)應(yīng)的文件盒。項(xiàng)目驗(yàn)收后 60 日內(nèi)，項(xiàng)目監(jiān)理部應(yīng)按照要求進(jìn)行檔案整理，經(jīng)項(xiàng)目管理部審核后存檔。監(jiān)理資料可根據(jù)資料類別和數(shù)量多少組成一卷或多卷，監(jiān)理資料的

5、組卷順序按附表 1 順序進(jìn)行，檔案號(hào)由項(xiàng)目管理部確定。工程監(jiān)理檔案封面、審核備考表見(jiàn)附表2，附表 3。三、本歸檔目錄僅為向公司提交檔案的要求，對(duì)于日常監(jiān)理工作尚需收集的資料根據(jù)項(xiàng)目情況自定，未列入歸檔保存表而生產(chǎn)部門(mén)又認(rèn)為有保存價(jià)值的，在部門(mén)內(nèi)自行保存。 提交建設(shè)單位的檔案如其有要求格式，則按建設(shè)單位要求組卷，否則參照本細(xì)則提交建設(shè)單位監(jiān)理檔案。本細(xì)則由項(xiàng)目管理部負(fù)責(zé)解釋，自發(fā)布之日起執(zhí)行，原建設(shè)工程監(jiān)理文件編碼與歸檔管理細(xì)則（試行） 作廢。附表 1：工程監(jiān)理文件歸檔x圍和保存期限表附表 2：工程監(jiān)理檔案封面附表 3：工程監(jiān)理檔案審核備考表附表 1：工程監(jiān)理文件歸檔x 圍和保存期限表工程監(jiān)理文

6、件歸檔x 圍和保存期限表（土建長(zhǎng)期）文件類別文件代號(hào)歸檔文件名稱歸檔方式紙質(zhì)保存期限紙質(zhì)電子b1 01 工程概況表長(zhǎng)期02 參建方與負(fù)責(zé)人名錄長(zhǎng)期03 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期04 監(jiān)理工作總結(jié)（竣工）長(zhǎng)期05 監(jiān)理通知長(zhǎng)期06 監(jiān)理通知回復(fù)單長(zhǎng)期07 工作聯(lián)系單長(zhǎng)期08 重要往來(lái)函件長(zhǎng)期b2 09 工程動(dòng)工報(bào)審表長(zhǎng)期10 工程暫停令長(zhǎng)期11 工程復(fù)工報(bào)審表長(zhǎng)期12 工程延期申請(qǐng)表長(zhǎng)期13 工程延期審批表長(zhǎng)期14 監(jiān)理抽檢記錄長(zhǎng)期15 不合格項(xiàng)處置記錄長(zhǎng)期16 質(zhì)量事故報(bào)告與處理資料長(zhǎng)期17 建設(shè)工程質(zhì)量事故（勘）察筆錄長(zhǎng)期18 建設(shè)工程質(zhì)量事故報(bào)告書(shū)長(zhǎng)期19 費(fèi)用索賠申請(qǐng)表長(zhǎng)期20 費(fèi)用索賠審批表長(zhǎng)

7、期b3 21 結(jié)構(gòu)實(shí)體混凝土強(qiáng)度驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期22 結(jié)構(gòu)實(shí)體鋼筋保護(hù)層厚度驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期23 鋼筋保護(hù)層厚度驗(yàn)收?qǐng)?bào)告長(zhǎng)期24 室內(nèi)環(huán)境檢測(cè)報(bào)告長(zhǎng)期25 建筑節(jié)能工程現(xiàn)場(chǎng)實(shí)體檢驗(yàn)報(bào)告長(zhǎng)期26 智能建筑工程資料審查長(zhǎng)期27 智能建筑工程竣工驗(yàn)收結(jié)論匯總長(zhǎng)期28 分部（子分部）工程驗(yàn)收記錄表長(zhǎng)期29 單位（子單位）工程質(zhì)量控制資料核查記錄長(zhǎng)期30 單位（子單位）工程安全和功能檢查資料核查與主要功能抽查記錄長(zhǎng)期31 單位（子單位）工程觀感質(zhì)量檢查記錄長(zhǎng)期32 工程竣工質(zhì)量報(bào)告（施工方提供）長(zhǎng)期33 單位工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表長(zhǎng)期34 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長(zhǎng)期35 建設(shè)工程竣工驗(yàn)收備案表長(zhǎng)期36 單位（子單位）工

8、程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期37 竣工移交證書(shū)長(zhǎng)期38 對(duì)建設(shè)單位的檔案移交記錄長(zhǎng)期39 工程監(jiān)理檔案審核備考表長(zhǎng)期工程監(jiān)理文件歸檔x 圍和保存期限表（通信長(zhǎng)期）文件類別文件代號(hào)歸檔文件名稱歸檔方式紙質(zhì)保存期限紙質(zhì)電子b1 01 工程概況表長(zhǎng)期02 參建方與負(fù)責(zé)人名錄長(zhǎng)期03 監(jiān)理會(huì)議紀(jì)要長(zhǎng)期04 監(jiān)理工作總結(jié) ( 竣工 ) 長(zhǎng)期05 監(jiān)理通知長(zhǎng)期06 監(jiān)理通知回復(fù)單長(zhǎng)期07 工作聯(lián)系單長(zhǎng)期08 重要往來(lái)函件長(zhǎng)期b2 09 工程動(dòng)工報(bào)審表長(zhǎng)期10 工程暫停令長(zhǎng)期11 工程復(fù)工報(bào)審表長(zhǎng)期12 工程延期申請(qǐng)表長(zhǎng)期13 工程延期審批表長(zhǎng)期14 監(jiān)理抽檢記錄長(zhǎng)期15 不合格項(xiàng)處置記錄長(zhǎng)期16 質(zhì)量事故報(bào)告與

9、處理資料長(zhǎng)期17 建設(shè)工程質(zhì)量事故（勘）察筆錄長(zhǎng)期18 建設(shè)工程質(zhì)量事故報(bào)告書(shū)長(zhǎng)期19 費(fèi)用索賠申請(qǐng)表長(zhǎng)期20 費(fèi)用索賠審批表長(zhǎng)期b3 21 工程驗(yàn)收記錄表長(zhǎng)期22 工程竣工預(yù)驗(yàn)收?qǐng)?bào)驗(yàn)表長(zhǎng)期23 工程質(zhì)量評(píng)估報(bào)告長(zhǎng)期24 工程質(zhì)量竣工驗(yàn)收記錄長(zhǎng)期25 竣工移交證書(shū)長(zhǎng)期26 對(duì)建設(shè)單位的檔案移交記錄長(zhǎng)期27 工程監(jiān)理檔案審核備考表長(zhǎng)期工程監(jiān)理文件歸檔x 圍和保存期限表（土建與通信短期）文件類別文件編號(hào)歸檔文件名稱歸檔方式紙質(zhì)保存期限紙質(zhì)電子b1 01 監(jiān)理規(guī)劃短期02 監(jiān)理實(shí)施細(xì)則短期03 監(jiān)理月報(bào)（周報(bào)）短期b2 04 圖紙會(huì)審記錄短期05 設(shè)計(jì)變更通知單短期06 工程變更洽商記錄短期07 工程變更單短期08 （）月工、料、機(jī)動(dòng)態(tài)表短期09 施工進(jìn)度計(jì)劃報(bào)審表短期10 分包單位資質(zhì)報(bào)審表短期11 工程技術(shù)文件報(bào)審表短期12 見(jiàn)證記錄短期13 旁站監(jiān)理記錄短期14 （）月工程進(jìn)度款報(bào)審表短期15 工程款支付申請(qǐng)表短期16 工程款支付證書(shū)短期17 工程變更費(fèi)用報(bào)審表短期b4 18 監(jiān)理日志短期19 有關(guān)影像資料短期附表 2：工程監(jiān)理檔案封面檔案號(hào)：工 程 監(jiān) 理 檔 案（長(zhǎng)期）共冊(cè)第冊(cè)工程名稱：工程編號(hào)：保存時(shí)限：編制人：總監(jiān)理工程師：編制日期：檔案號(hào)：工 程 監(jiān) 理 檔 案（短期）共冊(cè)第冊(cè)工程名稱：工程編號(hào)：保存時(shí)限：編制人：總監(jiān)理工程師：編制日期：背脊樣式：xxxxx工程監(jiān)理