電力工程檔案數(shù)字化管理探究

1、    電力工程檔案數(shù)字化管理探究    鄧園園摘 要：許多企業(yè)在檔案管理工作上都拋棄了傳統(tǒng)的管理方式，選擇適應時代發(fā)展的數(shù)字檔案管理方式。數(shù)字化檔案管理技術(shù)不僅能夠?qū)π畔⒓夹g(shù)進行及時處理，而且可以更好的提升企業(yè)檔案管理工作的質(zhì)量。而且許多的電力公司也將數(shù)字化檔案管理技術(shù)應用在公司檔案管理工作中，因此，筆者在這里將對電力工程檔案數(shù)字化管理進行探究。關(guān)鍵詞：現(xiàn)代化；數(shù)字化；電力工程檔案管理電力行業(yè)不斷發(fā)展給電力公司檔案管理工作帶來了非常大的壓力，檔案管理工作者不僅需要對紙質(zhì)檔案進行嚴格的備份和查閱，而且必須要保證檔案管理工作的質(zhì)量符合公司要求。在這種情況下

2、，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足公司對檔案管理工作質(zhì)量的要求，因此電力公司必須要將數(shù)字化檔案管理技術(shù)應用在公司的檔案管理工作中，從而更好促進公司檔案管理工作的規(guī)范化和標準化。1 數(shù)字化檔案管理的含義數(shù)字化檔案管理技術(shù)的出現(xiàn)是電子檔案管理技術(shù)的必然產(chǎn)物，在這個信息化快速發(fā)展的時代人們對檔案管理工作的質(zhì)量和管理效率的要求也越來越高，因此，在公司檔案管理工作技術(shù)上必須要有所創(chuàng)新，要提高公司檔案上傳效率。由此，數(shù)字化檔案管理技術(shù)在電力行業(yè)的檔案管理工作上便得到了充分的利用，這種檔案管理方式不僅是傳統(tǒng)檔案管理方式的改革和創(chuàng)新，更是現(xiàn)代化檔案管理在建設上的必然產(chǎn)物。2 數(shù)字化檔案管理技術(shù)的重要性現(xiàn)在電力

3、企業(yè)的紙質(zhì)檔案非常多，而且檔案信息量也非常的大，因此，將數(shù)字化檔案管理技術(shù)應用在電力企業(yè)檔案管理工作上是非常重要的。數(shù)字化檔案管理技術(shù)不僅能夠幫助檔案管理工作人員提高檔案管理工作的質(zhì)量，而且可以讓檔案信息得到有效的存儲和利用。數(shù)字化檔案管理技術(shù)不僅能夠有效地減少電力公司在檔案管理工作方面的成本投入，而且能夠有效地實現(xiàn)檔案信息的資源共享，幫助公司形成更好的檔案管理體系。2.1 數(shù)字化檔案管理在電力工程檔案管理工作上的優(yōu)勢由于電力公司需要整理的資料檔案非常多，大多數(shù)的電力公司都會選擇增加更多的人力來提高檔案管理工作的效率，但是增加檔案管理工作人員不僅需要電力公司投入更多的成本，反而會降低檔案管理工

4、作的效率。但是采用數(shù)字化檔案管理方式可以讓電力公司在不需要投入更多的檔案管理人員這一前提下，提高檔案管理人員的工作效率，另外，數(shù)字化檔案管理方式是讓機器來完成對文件的一系列操作，這一檔案管理方式能夠有效地提高檔案管理工作的質(zhì)量。一些電力公司為了更好的提高公司檔案管理工作的效率還構(gòu)建了新的檔案整理平臺，幫助公司能夠快速地從網(wǎng)上對各種檔案信息進行歸檔和整理，促進公司更好的實現(xiàn)檔案管理工作的數(shù)字化和網(wǎng)絡化。2.2 數(shù)字化檔案管理在電力工程檔案管理工作上的作用數(shù)字化檔案管理技術(shù)在電力工程檔案管理工作上，能夠有效地提高檔案管理工作在這個信息化社會的地位，數(shù)字化檔案管理不僅是公司在檔案管理工作技術(shù)上的創(chuàng)新

5、，更是公司在檔案管理理論方面的創(chuàng)新。傳統(tǒng)的檔案管理方式在檔案審核和查閱過程中會讓紙質(zhì)檔案受到一定程度的破損，這在很大的程度上會嚴重影響檔案的保存時間。另外，傳統(tǒng)的檔案管理方式不能夠?qū)崿F(xiàn)網(wǎng)絡化的信息共享，公司人員在需要查閱檔案時，一般都是需要向檔案管理人員借閱檔案，在檔案借閱的過程中經(jīng)常會出現(xiàn)篡改檔案和檔案破損的情況。但是利用數(shù)字化檔案管理方式就可以有效地解決上述問題，數(shù)字化檔案管理不僅能夠?qū)崿F(xiàn)公司人員間的信息資源共享，而且可以更好地保證檔案信息的安全。數(shù)字化檔案管理在電子檔案管理系統(tǒng)的幫助下能夠?qū)n案查閱過程進行全程監(jiān)控，這在很大的程度上提高了檔案管理工作的規(guī)范化程度。2.3 數(shù)字化檔案管理能

6、夠有效地提高電力公司檔案管理工作的效率數(shù)字化檔案管理方式利用了電子檔案管理系統(tǒng)，這一系統(tǒng)是通過網(wǎng)絡對檔案信息進行檢索，所以說數(shù)字化檔案管理能夠在保證檔案信息準確的情況下，提高檔案管理工作的效率，促進公司檔案管理工作趨向規(guī)范化。另外，現(xiàn)在許多的電力公司在檔案信息共享上都需要系統(tǒng)管理人員設置權(quán)限，只有擁有閱讀權(quán)限人員才可以進行檔案信息的閱讀和下載，這在很大的程度上更好地保障了公司檔案信息的安全。3 促進電力工程檔案數(shù)字化管理發(fā)展的必要條件3.1 電力公司一定要重點培養(yǎng)檔案管理方面的人才對于電力企業(yè)而言，企業(yè)的檔案管理工作是整個企業(yè)的基礎(chǔ)工作之一，很多時候公司檔案管理工作的質(zhì)量能夠在一定程度上影響公

7、司發(fā)展，因此，電力公司一定要重點培養(yǎng)檔案管理方面的人才，為企業(yè)發(fā)展提供保障。企業(yè)在平時的管理工作中，一定要充分調(diào)動檔案管理人員的工作積極性，保障檔案管理人員充分投入檔案管理工作中，并且要嚴格督促檔案管理人員將檔案管理工作落到實處。更重要的是，電力公司一定要根據(jù)公司檔案管理工作的現(xiàn)狀，階段性地開展檔案管理方面的知識講座，鼓勵答案管理人員積極參與，這樣有助于實現(xiàn)公司檔案管理工作的規(guī)范化。另外，公司在平時的運營管理過程中，一定要注重提高檔案管理人員的奉獻精神，不管是檔案管理人員的思想覺悟還是綜合素質(zhì)都一定要有所提高。電力公司可以經(jīng)常開展相應的檔案管理知識培訓，提高每一位檔案管理工作人員的專業(yè)技術(shù)水平

8、，切實保證每一位檔案管理人員能夠熟練地對公司檔案進行審核和查閱。3.2 電力公司可以建立相應的數(shù)字化檔案管理服務平臺電力公司在檔案管理工作上可以建立相應的數(shù)字化檔案管理服務平臺，這樣有助于檔案管理工作人員發(fā)揮主觀能動性，另外，建立數(shù)字化檔案管理服務平臺還可以提高電力公司的服務質(zhì)量。更重要的是，使用數(shù)字化檔案管理能夠更好的保證檔案管理人員對重要文件的處理質(zhì)量，從而保證檔案處理工作完全符合公司要求。有的時候電力公司也需要對檔案進行分批處理，這個時候利用數(shù)字化檔案管理服務平臺能夠很好地實現(xiàn)文件的同步移交。不僅如此，構(gòu)建數(shù)字化檔案管理服務平臺能夠有效地彌補公司檔案管理軟件的不足，及時的解決檔案管理人員

9、所遇到的問題，提高檔案管理工作的效率。3.3 能夠有效地實現(xiàn)集團信息和企業(yè)信息之間的聯(lián)合數(shù)字化的檔案管理能夠有效地實現(xiàn)電力企業(yè)信息與集團信息的有效聯(lián)合，不管是在文件上傳還是在政策下達方面都能實現(xiàn)信息聯(lián)合，提高電力公司工作的及時性和有效性。另外，數(shù)字化檔案管理可以幫助企業(yè)和集團在網(wǎng)上實現(xiàn)溝通和交流，一旦企業(yè)和集團實現(xiàn)網(wǎng)上溝通交流，就可以在網(wǎng)上進行文件傳輸和視頻會議，這也是企業(yè)與集團實現(xiàn)檔案信息互聯(lián)的體現(xiàn)。數(shù)字化檔案管理不僅需要對現(xiàn)有文獻進行數(shù)字化歸檔，更需要對過去重要的文件進行入檔和數(shù)字化轉(zhuǎn)換，有些重要的文件是需要企業(yè)長期保存的，所以說在企業(yè)管理分散和檔案數(shù)據(jù)龐大的情況下，建立數(shù)字化檔案管理平臺對電力企業(yè)檔案管理工作是非常重要的，而且建立數(shù)字化的檔案管理平臺可以促進企業(yè)形成良好的信息資源體系。4 結(jié)束語當今電力企業(yè)快速發(fā)展，傳統(tǒng)的檔案管理方式已經(jīng)不能夠滿足企業(yè)對檔案管理工作質(zhì)量和效率的要求，因此，電力企業(yè)必須要將數(shù)字化檔案管理應用在企業(yè)的檔案管理工作中，這樣可以有效地提高檔案管理工作效率，促進企業(yè)更好、更快發(fā)展。參考文獻1劉曉云.試述電力工程檔案數(shù)字化管理j.中國高新技術(shù)企業(yè)，2016（12）：226-227.2李浩.論電網(wǎng)工程建設影