采購管理制度及采購流程.doc

1、采購管理制度及采購流程采購管理制度及采購流程一、目的：規(guī)范公司采購流程，提高采購工作效率，從而為生產(chǎn)的順利進行提供保障，并最大化降低企業(yè)成本，為企業(yè)帶來更大的資金支持。二、適用范圍適用本公司范圍內(nèi)采購管理三、內(nèi)容（一）總則：為加強采購工作的管理，提高采購工作的效率，制定本制度。所有的采購人員及相關(guān)人員均應(yīng)以本制度為依據(jù)開展工作。（二）基本流程：采購需求尋找供應(yīng)商詢價、比價、議價采購洽談合同的簽訂交貨驗收質(zhì)檢入庫計劃對賬財務(wù)結(jié)算（三）采購流程圖如下：四、制度細(xì)則（一）采購需求的提請1、定義：采購需求是指某部門根據(jù)生產(chǎn)經(jīng)營需要確定一種或幾種物品，并按照規(guī)定的格式填寫，按照即定流程申請獲得這些物品的

2、過程。2、采購需求流程如圖：由需求部門填寫，按著公司規(guī)定的申請單格式，認(rèn)真詳細(xì)、清楚的填寫采購申請單各項數(shù)據(jù)（重點要素見細(xì)則要求）。填寫后由填寫人簽字確認(rèn)。填報申請單部門審核總經(jīng)理采購部由需求部門經(jīng)理（負(fù)責(zé)人）進行審核，對申請采購的物品用途、數(shù)量、規(guī)格等進行審核確認(rèn)，簽字后提交上一級主管領(lǐng)導(dǎo)?？偨?jīng)理簽字批準(zhǔn)后，交由采購部進行采購。采購部收到經(jīng)過簽字批準(zhǔn)的采購申請書，要對申請書的內(nèi)容進行核對，并與需求部門就采購物品的規(guī)格、數(shù)量、到貨日期進行確認(rèn)。再根據(jù)庫存、采購在途等進行訂單數(shù)量的最終確認(rèn)。確認(rèn)后，進入采購環(huán)節(jié)。3、請購單的要素完整的請購單應(yīng)包括以下要素： l請購的部門； &

3、#160;l請購物品所屬項目； l請購的用途；  l請購的物品名；  l請購的物品數(shù)量；  l請購的物品規(guī)格； l請購物品的樣品、圖紙或技術(shù)資料等； l請購物品的需求時間； l請購如有特殊需要請備注； l請購單填寫人；  l請購的部門負(fù)責(zé)人；  l請購單的審核人； l財務(wù)審核人；  l公司總經(jīng)理。 4、請購單及其提請規(guī)定l 請購單應(yīng)按照要素填寫完整、清晰 ，由公司領(lǐng)導(dǎo)審核批準(zhǔn)后報采購部門。l 請購

4、部門在提交請購單時應(yīng)要求采購部簽字接收，請購部門備份。l 涉及的采購物品種類、數(shù)量過多時可以以附件清單的形式進行提交，同時清單的電子文檔也需一并提交。l 遇公司生產(chǎn)、生活急需的物資，公司領(lǐng)導(dǎo)不在的情況，可以電話、郵件或其他形式請示，征得同意后提報采購部門，簽字確認(rèn)手續(xù)后補。l 如果是單一來采購或指定采購廠家及品牌的產(chǎn)品，申請部門必須作出書面說明。l 請購單使用公司規(guī)定的統(tǒng)一表單，請購部門有更改和補充的，應(yīng)以書面形式由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字后報采購部。 5、公司物資申請采購的提請部門l 公司生產(chǎn)經(jīng)營所需的原材料、生產(chǎn)設(shè)備、輔件及其他物品由生產(chǎn)部門提請。l 公司設(shè)備維修、維護所需的備品備件、維修工

5、具等物品由生產(chǎn)部門提請。l 公司生活及辦公的物品、固定資產(chǎn)或其他生活及辦公項目由行政部門提請。l 公司各部門專用的物資由各部門自行提請。6、請購單的接收l 采購部在接收請購單時應(yīng)檢查表單的填寫是否按照規(guī)定填寫完整、清晰，檢查請購是否經(jīng)過公司領(lǐng)導(dǎo)審批。l 接收請購單時應(yīng)遵循無計劃不采購、名稱規(guī)格等不完整清晰不采購、圖紙及技術(shù)資料不全不采購、庫存已超儲積壓的物資不采購的原則。l 聯(lián)系倉庫管理人員核查采購物資是否有庫存，核對采購臺帳看在途采購的物資是否滿足采購申請。l 對于不符合規(guī)定和撤銷的采購物資應(yīng)及時通知申請采購的部門。7、請購單的分工處理l 核對過的請購單，采購部應(yīng)按照人員分工和崗位職責(zé)進行分

6、工處理。l 對于緊急采購項目應(yīng)優(yōu)先處理。l 無法按照申請部門需求日期完成采購的，應(yīng)通知申請部門。l 重要的項目采購前應(yīng)征求公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)的建議。8、采購周期的規(guī)定 l  根據(jù)采購物品的金額、特性、地域規(guī)定相應(yīng)的采購周期。l 請購部門應(yīng)按照公司規(guī)定的時間提前走請購單的審批流程，以便采購部門能按時完成采購。l 采購部如未能按時完成采購任務(wù)時應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)說明原因。l 遇到緊急采購應(yīng)匯報公司領(lǐng)導(dǎo)采取快速優(yōu)先采購的策略。（二）詢價及其規(guī)定l 詢價請應(yīng)認(rèn)真審閱請購單的品名、規(guī)格、數(shù)量、名稱，了解其技術(shù)要求，遇到問題要應(yīng)及時與請購部門溝通。l 屬于相同類型或?qū)傩越频漠a(chǎn)品應(yīng)整理、歸類集中打

7、包采購。l 對于緊急請購項目應(yīng)優(yōu)先處理。l 所有采購項目上必須向生產(chǎn)廠家或供應(yīng)商直接詢價，原則上盡量不通過其代理或各種中介機構(gòu)詢價。l 對于請購部門需求的物資或設(shè)備如有品質(zhì)相同，成本較低的替代品可以推薦采購替代品。采購提出的可替代品，一經(jīng)被選用，做績效考核加分。對于請購部門需求的物品，采購人員在采購過程中應(yīng)該發(fā)現(xiàn)，采購物品有新產(chǎn)品可替代，而未與請購部門進行溝通的，采購也應(yīng)負(fù)責(zé)。采購對使用部門提出修改性建議，一經(jīng)被選用，做績效考核加分，使用部門相應(yīng)的減分。l 遇到重要的物資、項目或預(yù)估單次采購金額較大的采購情況，詢價前應(yīng)先向公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)匯報擬邀請報價或投標(biāo)單位的基本情況，提報公司領(lǐng)導(dǎo)批準(zhǔn)方可詢價

8、或發(fā)放標(biāo)書。l 詢價時對于相同規(guī)格和技術(shù)要求應(yīng)對不同品牌進行詢價。l 除固定資產(chǎn)外，根據(jù)單次采購金額的不同，選擇供應(yīng)商詢價、供應(yīng)商參與比價或招標(biāo)采購的供應(yīng)商數(shù)量也要不同。金額大的，公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)參與監(jiān)督。l 比價采購或招標(biāo)采購所邀請的單位均應(yīng)具備一定資質(zhì)和實力，具有提供或完成公司所需物資和項目的能力。l 比價采購或招標(biāo)采購應(yīng)按照公司規(guī)定的表單格式或擬定完整的招標(biāo)文件格式進行詢價。l 在詢價時遇到特殊情況應(yīng)書面報請公司領(lǐng)導(dǎo)批示。（三）比價、議價l 對廠商的供應(yīng)能力，交貨時間及產(chǎn)品或服務(wù)質(zhì)量進行確認(rèn)。l 對于合格供應(yīng)商的價格水平進行市場分析p ，是否其他廠商的價格最低，所報價格的綜合條件更加突出。l

9、 收到供應(yīng)單位第一次報價或進行開標(biāo)后應(yīng)向公司領(lǐng)導(dǎo)匯報情況，設(shè)定議價目標(biāo)或理想中標(biāo)價格。l 重要項目應(yīng)通過一定的方法對于目標(biāo)單位的實力，資質(zhì)進行驗證和審查，如通過進行實地考察了解供應(yīng)商的各方面的實力等。l 參考目標(biāo)或理想中標(biāo)價格與擬合作單位或擬中標(biāo)單位進行價格及條件的進一步談判。 （四）比價、議價結(jié)果匯總l 比價、議價匯總前應(yīng)匯報公司相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)，征得同意后方可匯總。l 比價、議價結(jié)果匯總應(yīng)按照規(guī)定的格式完整列出報價、工期、付款方式及其他價格條件、列出擬選用單位及選用理由，按照一定順序逐一審核。l 如比價、議價結(jié)果未通過公司領(lǐng)導(dǎo)審核應(yīng)進行修改或重新處理。 （五）合同的簽訂及其規(guī)定

10、（1）合同正文應(yīng)包含的要素l 合同名稱、編號、簽訂時間、簽訂地點。l 采購物品的名稱、規(guī)格、數(shù)量、單價、總價及合同總額，清單、技術(shù)文件與確認(rèn)文件是合同不可分割的部分。l 包裝要求，備品備件包裝運輸要求。l 合同總額應(yīng)含稅，含運達(dá)公司的總價，特殊情況應(yīng)注明。l 付款方式。l 交貨期。l 質(zhì)量保證期。l 質(zhì)量要求及規(guī)范。l 違約責(zé)任和解決糾紛的辦法。l 雙方的公司信息。l 其他約定。（2）合同簽訂及其規(guī)定 l 如涉及到技術(shù)問題及公司機密的，注意保密責(zé)任。l 擬定合同條款時一定要將各種風(fēng)險降低到最低。l 如物品訂購數(shù)量較多且價值較大或難清點的情況時，務(wù)必請廠商派代表來場協(xié)助清點。l 質(zhì)保期

11、一定要明確從什么時候開始并應(yīng)盡量要求廠商延長產(chǎn)品質(zhì)保期。l 詳細(xì)約定發(fā)票的提供時間及要求。l 針對不同的合同約定不同的付款方式，如設(shè)備類的合同一般應(yīng)分按照預(yù)付款、驗收款、調(diào)試服務(wù)款、質(zhì)量保證金的順序明確付款額度、付款時間和付款條件等。l 與初次合作的單位合作時，應(yīng)少付預(yù)付款或不付預(yù)付款。l 違約責(zé)任一定要詳細(xì)、具體。l  比價匯總相關(guān)表單巡簽完畢后方可進行合同的簽訂工作。l 合同簽定前應(yīng)按照規(guī)定的格式對合同初稿進行巡簽審查。l 合同巡簽審查通過后應(yīng)由公司領(lǐng)導(dǎo)簽字，加蓋公司合同章方可生效。l  簽訂的所有合同應(yīng)及時報送財務(wù)部門。（六）付款及合同執(zhí)行（1）付款流程（2）付款規(guī)定

12、 l 所有已簽訂合同付款時應(yīng)參照公司財務(wù)報銷流程及資金支出審批流程的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。l 按照進度付款的采購項目必須確保質(zhì)檢合格方可付款。l 按照公司規(guī)定和合同約定達(dá)到付款條件的合同在付款時應(yīng)按財務(wù)部要求填寫相關(guān)資金支出、付款的審批表單，巡簽完畢后提交財務(wù)部付款。l 財務(wù)部門在接到付款審批單后應(yīng)在3天內(nèi)付款，以免影響合同的執(zhí)行和供貨周期，遇特殊情況限延期付款的應(yīng)及時的通知采購部并匯報公司領(lǐng)導(dǎo)。（3）合同執(zhí)行l(wèi) 已簽訂合同由采購部項目負(fù)責(zé)人負(fù)責(zé)跟進，由采購部負(fù)責(zé)人進行監(jiān)督，如出現(xiàn)問題，采購部應(yīng)及時提出建議或補救措施，并及時通知請購部門及公司領(lǐng)導(dǎo)。l 已簽訂的合同在執(zhí)行期間，應(yīng)及時掌握合作單

13、位對于合同義務(wù)和責(zé)任的履行情況，跟蹤并督促其保質(zhì)保量，按時履約。l 合同在履行期間應(yīng)按照上方約定嚴(yán)格執(zhí)行合同，遇未盡事宜應(yīng)及時協(xié)商并簽訂補充合同。（七）驗收入庫與退貨（1）驗收流程（2）報驗l 供應(yīng)單位已經(jīng)履行完畢的合同，采購部應(yīng)及時的通知質(zhì)檢部門進行驗收。l 對于不同類型的物品驗收標(biāo)準(zhǔn)參照公司質(zhì)檢部門的相關(guān)規(guī)定執(zhí)行。l 質(zhì)檢部門在接到采購部報驗通知后應(yīng)及時進行質(zhì)檢，并出具質(zhì)檢結(jié)果證明書，對于質(zhì)檢不及時延誤生產(chǎn)部門使用或不能入庫的情況質(zhì)檢部門應(yīng)負(fù)主要責(zé)任。l 用于公司生活和辦公的物資不在公司質(zhì)檢部質(zhì)檢范圍之內(nèi)。（3）入庫l 公司所有的生產(chǎn)材料、設(shè)備入庫前均應(yīng)通過質(zhì)檢部門的檢驗或驗收。l 采購的物品在運達(dá)公司后采購部應(yīng)及時通知請購部門，由請購部門及時安排卸貨與搬運。l 質(zhì)檢部門未及時驗收的，倉庫在收到送貨清單后應(yīng)將其作為暫存物資接受，并妥