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文檔簡介
1、管理制度的制定及優(yōu)化(行政人事部分)深圳市諾克斯企業(yè)管理咨詢有限公司1、 行政人事職責簡介人事方面:1 公司各部門人員的招聘 2 公司員工的培訓、考核、建議 3 公司人事制度的擬定、實施、監(jiān)督、完善 4 公司對外事務聯系和辦理 5 公司企業(yè)文化的建設 6 公司員工相關證件的辦理 7 公司對外的宣傳 8 公司員工檔案的管理行政方面:1 負責公司行政制度的擬定和實施 2 負責公司廠房的維護 3 負責公司固定資產的管理 4 負責公司辦公用品的采購與管理 5 負責公司員工宿舍的管理 6 負責公司車輛的管理 7 負責公司消防的管理 8 公司對外的聯系與協調2、 行政人事職責細則1、負責貫徹公司領導指示。
2、做好上下聯絡溝通工作,及時向領導反映情況、反饋信息;搞好各部門間相互配合、綜合協調工作;對各項工作和計劃的督辦和檢查。2. 根據領導意圖和公司發(fā)展戰(zhàn)略,負責起草年度工作計劃、年度工作總結和其他重要文稿,牽頭或協助公司的規(guī)劃研究。3. 負責全公司日常行政事務管理,協助總經理處理日常工作,負責總經理的日?;顒雍屯獬龌顒拥陌才?。4. 組織安排公司辦公會議,或會同有關部門籌備公司其他會議及有關重要活動,做好會議記錄和整理會議紀要,根據需要按會議決定發(fā)文。5. 負責公司來往信函的收發(fā)、登記、傳閱、批示,做好公文的擬訂、審核、印刷、傳遞、催辦和檢查,及文書檔案資料的歸檔立卷管理的工作。6. 做好公司歷年大
3、事記的原始資料收集和編纂工作,定期或不定期編輯公司簡訊、簡報或內部發(fā)行的刊物。7. 負責公司保密工作和法律事務,妥善保管和正確使用公司印章和介紹信。8. 負責前臺接待、客人來訪迎送等招待工作。9. 負責公司辦公設施的管理。包括公司辦公用品采購、發(fā)放、使用登記、保管、維護管理工作,負責傳真機、復印機、長途電話、手提電話、計算機、手提計算機的管理和使用。10. 負責公司總務工作,做好后勤保障。主要是員工膳食、衛(wèi)生保潔、電話總機服務、安全門衛(wèi)、宿舍管理工作。11. 負責公司車輛調度、管理、維修、保養(yǎng)工作,確保公司領導和職工正常工作用車。定期對司機進行交通安全教育,減少事故和違章,降低油耗。12. 負
4、責公司人力資源管理方針、政策、制度和公司行政組織機構設置、部門工作職責、部門人員編制與內設機構、崗位工作標準和人員素質要求的制定、實施及檢討、改善、修訂。13. 根據公司發(fā)展規(guī)劃,制定人力資源招聘、調配、培訓開發(fā)計劃并組織實施。14. 組織督促各部門編制工作計劃、工作總結、業(yè)務管理程序、規(guī)范和落實辦公例會、總經理交辦工作,并負責跟進、檢查、監(jiān)督、考核。15. 辦理員工招聘、錄用、薪資獎金、調動、考核、獎懲、辭職辭退、離職、人事檔案等業(yè)務事項。16. 調查處理各種重大工作失職、違規(guī)違紀案件;調查處理員工投訴;調處勞資糾紛。17. 做好員工保險、福利工作。18. 為豐富員工文化生活,組織安排各種文
5、體活動和旅游活動。19. 每月制作相關行政費用表及人力資源報表供總經理審查并進行存檔。20. 其他需要配合完成的工作。3、 相關制度(一)、考勤管理制度1. 作息時間:星期一至星期五08:3018:00,午休12:0013:302. 員工上班時必須簽到。遇公事外出遲到公司,提前向行政部或直屬分部經理說明。3. 員工考勤包括遲到、早退、事假、病假、曠工。4. 遲到:上班時間開始后未到崗者。5. 早退:下班時間結束前1小時內提前離開公司者。下班提前1小時以上離開,未請假者計曠工。6. 曠工:上班時間開始后1小時以上未到公司者,下班時間結束提前1小時以上離開公司者;超過遲到、早退時限到崗或離崗,且未
6、提前請假的,記一天曠工;以去工地、處理客戶事宜等為由未到公司上班,經查不實的,按曠工論處。7. 病假:提前以口頭或書面形式通知行政部,病假結束后需到行政部進行銷假。未填請假條的補填請假條。病假2天及以上者需提供醫(yī)療單位開具的病假證明。8. 事假:一天以內需提前請假,填寫請假單,經部門經理或總經理批準后方可休假,特殊情況不能提前請假的,需在上班后半小時內請假,并在上班后補辦請假單;事假兩天或以上者,需提前由本人填寫請假單,未按上規(guī)定辦理的,均按曠工處理;9. 違反勞動紀律規(guī)定:(1) 遲到、早退:次數第一次第二次第三次第四次第五次罰款20元30元50元按曠工一天計辭退(2) 曠工:曠工一天以內的
7、,當月工資按全額工資扣除三天出勤天數計算工資;曠工超過三天者解除勞動合同。(3) 婚假凡通過試用期的員工,憑結婚證可享受七天有薪婚假。(4) 喪假員工直系親屬(指配偶、子女、父母、兄弟姐妹及配偶之父母、兄弟姐妹)去世,可申請三天有薪假。(5) 分娩假凡符合計劃生育規(guī)定并在公司工作一年以上的女員工,憑醫(yī)院證明,經公司行政部核準后,可視情況享受四十天有薪產假。(二)、物資用品采購及使用管理制度1. 本制度所指物資用品包括:(1) 公司固定資產及低值易耗品;(2) 辦公用品、電腦耗材等用品用具;(3) 其他用品(另行規(guī)定)。2. 采購程序:(1) 每月各部門上報下月所需辦公用品、電腦耗材、工具用品等
8、到行政部,由行政部匯總編制采購預算表一式兩份。(2) 行政部經理根據實際需要進行審核簽字,并報總經理簽字批準。(3) 總經理審批簽字后交財務部,財務部預算、預支采購金額,并留存一聯;(4) 行政部按計劃安排實施采購。(5) 由行政部對采購物品進行登記,填寫辦公用品采購統計表。(6) 如需進行應急采購,可先報行政部,由行政部報總經理審批進行采購,采購后按正常登記手續(xù)進行登記。(三)、物品領用管理制度1. 物品類別(1) 辦公用品:包括紙、筆、筆記本、計算器、名片簿、名片夾、訂書機、膠水、回形針、透明膠、雙面膠、尺、美工刀等公司出資購買的辦公用品。(2) 公用物品:包括各類彩墨、碳粉、硒鼓、打印紙
9、、專用彩噴紙、照片紙、硫酸紙,其它特種紙及各類電腦、打印機耗材。2. 領用原則(1) 辦公用品:本人根據工作需要,填寫辦公用品領用表,到行政部領取。(2) 公用物品:本著合理使用杜絕浪費的原則,互相監(jiān)督,物品屬自然磨損者,則以舊換新;凡屬遺失或被盜者,及時報行政部備補,并按原價賠償,由行政部不定期進行抽查盤點。(四)、清潔衛(wèi)生管理制度1. 本公司清潔范圍包括:辦公區(qū)域內所有角落。2. 本公司清潔衛(wèi)生由各部門所有人員輪流打掃,詳見值日輪流表。3. 值日人員須按如下標準進行清掃:(1) 地面:無紙屑碎末,無油漬,無污痕,整潔通透。(2) 桌面:無明顯灰塵,無油漬污痕,桌上物件分類整齊擺放,物見本色
10、。(3) 椅、沙發(fā):無明顯灰塵,無污垢,擺放端正整齊。(4) 玻璃窗、窗臺:光潔锃亮,無水漬、無污痕和灰塵,做到窗明幾凈。(5) 打印機等固定設備設施:無灰塵,無污垢。(6) 公司盆景、花木植物由行政部統一管理,值日人員對其進行垃圾清掃、去雜物處理。4. 個人衛(wèi)生執(zhí)行以下標準:(1) 自己辦公區(qū)域衛(wèi)生,整理文件,清倒個人垃圾,保持辦公桌整潔;(2) 定期擦拭及保養(yǎng)自己使用的電腦,保持其清潔及正常的使用;(3) 嚴禁隨地吐痰,亂扔紙屑、煙頭、瓜果、皮核,禁止從窗戶往外吐痰倒水、亂扔雜物;(4) 其他需個人注意的衛(wèi)生事項。5. 衛(wèi)生懲罰制度:個人辦公區(qū)域衛(wèi)生由個人負責,包括工作臺、紙簍、書架、電腦
11、、個人辦公用品等。其他公共區(qū)域由值日人員負責。6. 懲罰原則:區(qū)域第一次第二次第三次第四次備注個人衛(wèi)生10元30元50元通報批評個人部分由個人負責,值日人員部分由當日值日人員均攤公共衛(wèi)生20元50元100元通報批評(五)、檔案的分類及管理制度1. 行政人事部檔案:(1) 分公司相關行政制度、員工檔案。(2) 集團公司下發(fā)的相關文件、制度等。(3) 合同文件,由行政部負責將各類合同進行存檔。需借閱合同者,在具體保管合同的部門簽字登記后方可借閱。凡與合同無關,因工作需要借閱合同者,除在具體保管合同的部門履行簽字手續(xù)外,還須出具書面借條,寫明借閱原因,借閱期限,經部門經理和行政部經理批準后方可借閱。
12、(4) 其他需要存檔的文件。2. 財務部檔案:(1) 包括各種費用明細表等與財務相關的資料。七、保密制度1. 凡技術人員或工作涉及到公司機密的人員在入、離職時必須簽訂保密協議,保證不泄露公司的機密資料。2. 各部門文件及檔案按類別、按級別、按時間的先后順序進行歸類管理,分為三類:一般檔案、保密檔案、絕密檔案。一般檔案各部門經理均有權查閱;保密檔案各部門經理如要查閱的,必須由行政部經理簽字才能查閱;絕密檔案一般不準任何人查閱(注:副總、總經理除外),如有特殊情況需要查閱的部門經理,必須要總經理簽字同意,且必須在行政部所指定的地點進行查閱,公司檔案不準任何人帶出公司。3. 除本部門工作人員外,未經
13、許可,任何人不得私自進入其他辦公場所,未經許可,不得使用其它部門人員電腦,不得查看U盤、光盤及軟盤中的文件資料,更不能翻閱、抄錄其他部門資料。4. 在打印、復印文件或資料中,應樹立保密意識,不得隨意將文件、資料內容泄露給公司外部人員及其他無關人員,打印、復印錯誤的重要文件應及時銷毀,不得亂丟亂放。5. 負責文件及檔案的管理人員應具有高度保密意識,不得向任何人有意無意泄露公司的機密。公司員工應做到“不該說的話不說”,“不該問的事不問”。廢舊文件不得隨意丟棄,經公司認定作廢的文件應定期銷毀。6. 公司員工不得擅自更改公司各種文件或資料。7. 財務人員應妥善保管好帳務、報表、資料,不得將公司機密泄露
14、給予任何人。8. 合同文件、財務狀況及其它重要的公司內部文件應特別注意保密原則,各種資料應妥善保存,更不能泄露給其他人。9. 凡重要文件,未經上級允許,不得復制、抄錄。10. 員工的薪金、獎金公司予以保密,嚴禁任何人互相打聽、攀比。11. 員工應盡忠盡職、努力工作,珍惜公司信譽,工作中不得泄露公司商業(yè)秘密或資料。八、獎懲制度1. 獎勵(1) 嘉獎1) 出色完成公司領導指派的重要任務者;2) 圓滿完成重大項目未出差錯者;3) 對操作技術或管理制度建議改進,經采納施行,著有成效者。4) 為公司節(jié)約成本,合理利用電腦耗材、辦公用品,充分利用廢棄品,成績顯著者;5) 檢舉違規(guī)或損害公司利益者;6) 全
15、心全意服務,有具體事跡者;7) 遇有困難,勇于負責,處理得當者。8) 其它突出事跡應予獎勵者。(2) 記功1) 節(jié)約物料或對廢品利用,著有成效者。2) 發(fā)現職責外問題,予以報告或妥為防止損害足為嘉許者。(3) 記大功1) 遇有意外事件或災害,奮不顧身、不避危難,因而減少損害者。2) 維護公司重大利益,避免重大損失者。3) 有其他重大功績者。(4) 獎金1) 對公司有特殊貢獻,足為全公司同仁表率者,獎現金200元。2) 一年內記在功二次者,獎現金300元。3) 服務年滿三年,成績優(yōu)良未曾曠工或受過記過以上處分者,獎現金500元。2. 懲罰:(1)警告:每次減發(fā)獎金二十元,并于年終獎金時一并減發(fā)。
16、有下列情形之一者,予以警告:1) 違反公司管理規(guī)定,情節(jié)輕微者;2) 著裝不整或不佩戴規(guī)定標志、員工牌;3) 不能按時完成工作任務者;4) 因過失導致工作失誤,情節(jié)輕微者;5) 不服從上級合理指示,情節(jié)輕微者;6) 浪費公物,情節(jié)輕微者;7) 上班時間、躺臥休息,擅離職守,怠忽工作者;8) 破壞環(huán)境者;9) 說長道短,影響團結者(2)記過:每次減發(fā)獎金三十元,并于年終獎金時一并減發(fā)。1) 違反公司管理規(guī)定,不聽勸阻者;2) 在工作場所喧嘩、嘻戲、吵鬧、妨礙他人工作而不聽勸告者;3) 對同仁惡意攻擊或誣害,偽證,制造事端者;4) 投機取巧,謀取非法利益者;5) 因疏忽或過失使公司遭受損害或傷及他
17、人者;6) 未經許可攜帶外地人入公司閑談。(3)記大過:每次減發(fā)獎金五十元,并于年終獎金時一并減發(fā)。1) 擅離職守,致公司蒙受重大損失者;2) 違反公司管理規(guī)定,頂撞、污辱管理人員者;3) 泄露公司重要機密者;4) 遺失經營的和重要文件、機件和其它物品;5) 一個月內曠工達五日者;6) 電腦等具技術性設備,非經使用人員及主管同意,擅自操作并造成損害者。7) 拒絕聽從主管人員合理指揮監(jiān)督,經勸告仍不聽從者;8) 其他重大違規(guī)行為者。(4) 開除、解雇開除(不發(fā)資遣費)1) 對同仁暴力、恐嚇,嚴重妨礙工作者;2) 在公司內毆打他人或相互毆打者;3) 故意損壞設備或財物者;4) 張貼、散發(fā)煽動性文字
18、,圖畫破壞勞資感情者;5) 偷盜同仁或公司財物者;6) 侵占、貪污公司財物者;7) 無故損毀公司財物,損失重大或第二次損毀、涂改重大文件或公物者;8) 未經許可兼任其他職務或兼營與本公司同類業(yè)務者;9) 在公司服務期間受刑事處分者;10) 一年內記大過滿二次,功過無法平衡抵消者;11) 無故連續(xù)曠工三日或全月累積曠工六日或一年內曠工達十二日者;12) 吸食毒品者;13) 偽造、編造或盜用公司印信者;14) 在工作場所內制作私人業(yè)務或喚使他人制作業(yè)務者;15) 故意泄露公司技術,營業(yè)上的機密致使公司蒙受重大損失者;16) 其他違反法令或勞動法或本制度規(guī)定情節(jié)重大者。3. 功過相抵(1) 嘉獎與警告相抵消;(2) 記功一次或嘉獎三次可抵消記過一次或警告三次;(3) 記大功一次或記功三次可抵消記大過一次或記過三次;(4) 前功不能抵后過。(5) 職員功過抵消以發(fā)生于同一年內的為限。4. 減發(fā)獎金受警告以上處分者,于年終獎金發(fā)放時按下列標準減發(fā):1) 警告減發(fā)15天工資的獎金;2) 記過減發(fā)25天工資的獎金;3) 記大過減發(fā)45天工資的獎金。5. 福利1)
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