辦公室日常行為規(guī)范

1、辦公室日常行為規(guī)范行為準(zhǔn)則一、愛崗敬業(yè)，恪盡職守，高質(zhì)高效地完成工作任務(wù)。對(duì)各項(xiàng)工作任務(wù)不折不扣的按程 序辦理，不省略、不簡(jiǎn)化、不拖拉。領(lǐng)導(dǎo)交辦的事務(wù)要迅速處理，并及時(shí)匯報(bào)辦理結(jié)果，做 到件件有著落，事事有回音。二、嚴(yán)守工作紀(jì)律，遵守作息時(shí)間。不遲到，不早退，有病有事要請(qǐng)假。不在辦公時(shí)間 申崗閑聊，不做與工作無關(guān)的事。三、尊敬領(lǐng)導(dǎo)和同事，待人真誠(chéng)。同事之間友好相處，平等對(duì)待，虛心學(xué)習(xí)他人的長(zhǎng)處 和優(yōu)點(diǎn)，互相團(tuán)結(jié)，互相幫助。四、關(guān)愛集體，愛護(hù)公物。積極參加各項(xiàng)活動(dòng)，維護(hù)企業(yè)榮譽(yù)和形象。五、不斷提高自身素質(zhì)，刻苦學(xué)習(xí)，勤奮工作，主動(dòng)承擔(dān)任務(wù)，創(chuàng)新工作方法，甘于吃 苦，自覺奉獻(xiàn)。六、 誠(chéng)實(shí)守信，言行

2、一致。做到 今日事、今日畢”，當(dāng)日情、當(dāng)日?qǐng)?bào)”。七、工作時(shí)間內(nèi)不脫崗，迅速、準(zhǔn)確、及時(shí)地做好上情下達(dá)，確保政令暢通。八、請(qǐng)假人員須事先安排好工作，非特殊、緊急情況，不得用電話或請(qǐng)人代假。九、正常工作期間，辦公室人員外出要向部門經(jīng)理及總經(jīng)理告知去向，并保證通信暢通, 便于聯(lián)系。十、要 懂規(guī)矩”。不該說的不說，不該做的不做，不該問的不問，做到辦事有規(guī)距，不 能破規(guī)矩。十一、自覺保持辦公環(huán)境的整潔有序，離開座位時(shí)，將椅子推進(jìn)桌斗并保持桌面潔凈。來賓接待一、本著熱情、周到的原則，認(rèn)真做好來賓接待工作，給來賓留下良好印象。二、當(dāng)客人來訪時(shí)，應(yīng)主動(dòng)從座位上站起來，禮貌詢問來訪事由，如有具體業(yè)務(wù)應(yīng)引領(lǐng) 至相

3、關(guān)部門，如探訪領(lǐng)導(dǎo)，應(yīng)先請(qǐng)客人在辦公室接待區(qū)等候，告知被探訪領(lǐng)導(dǎo)，經(jīng)同意后引 領(lǐng)至領(lǐng)導(dǎo)辦公室。如領(lǐng)導(dǎo)無意會(huì)見，應(yīng)委婉謝客，請(qǐng)客人另約時(shí)間。注意應(yīng)始終面帶微笑。 切忌態(tài)度生硬。三、客人落座后，應(yīng)及時(shí)為其送上飲料。遞送水杯應(yīng)把水杯把手遞向客人，退后一步后 再轉(zhuǎn)身退出。四、客人來訪應(yīng)注意介紹禮節(jié)。介紹行為應(yīng)大方得體。介紹的原則是將級(jí)別低的介紹給 級(jí)別高的；將年輕的介紹給年長(zhǎng)的，將未婚的介紹給已婚的，將男性介紹給女性，將本國(guó)人介紹給外國(guó)人。介紹同行人員應(yīng)先介紹級(jí)別高的，再按職位高低依次介紹，也可以先介紹女 士或年長(zhǎng)者。五、遞送名片時(shí)應(yīng)用雙手拇指和食指執(zhí)名片兩角，讓文字正面朝向?qū)Ψ?，接名片時(shí)要用 雙手，

4、并認(rèn)真看一遍上面的內(nèi)容。如果接下來與對(duì)方談話，不要將名片收起來，應(yīng)該放在桌 子上，并保證不被其他東西壓起來，這會(huì)使對(duì)方感覺你很重視他。參加會(huì)議時(shí)，應(yīng)該在會(huì)前 或會(huì)后交換名片，不要在會(huì)中擅自與別人交換名片。六、與人握手時(shí)應(yīng)注意：愉快的握手是堅(jiān)定有力，這能體現(xiàn)你的信心和熱情，但不宜太 用力且時(shí)間不宜過長(zhǎng)，幾秒鐘即可。如果你的手臟或者很涼或者有水、汗，不宜與人握手， 只要主動(dòng)向?qū)Ψ秸f明不握手的原因就可以了。女士應(yīng)該主動(dòng)與對(duì)方握手，同時(shí)不要戴手套握 手。電話禮儀（一） 重要的第一聲當(dāng)我們打電話給某單位，若一接通，就能聽到對(duì)方親切、優(yōu)美的招呼聲，心里一定會(huì)很 愉快，使雙方對(duì)話能順利展開，對(duì)該單位有了較好

5、的印象。在電話中，只要稍微注意一下自 己的行為就會(huì)給對(duì)方留下完全不同的印象。同樣說：你好，這里是 XXXX 公司”。但聲音活晰、悅耳、吐字活脆，給對(duì)方留下好的印象，對(duì)方對(duì)其所在單位也會(huì)有好印象。因此要記住，接 電話時(shí)，應(yīng)有 我代表單位形象”的意識(shí)。（二） 要有喜悅的心情打電話時(shí)我們要保持良好的心情，這樣即使對(duì)方看不見你，但是從歡快的語(yǔ)調(diào)中也會(huì)被 你感染，給對(duì)方留下極佳的印象，由于面部表情會(huì)影響聲音的變化，所以即使在電話中，也 要抱著 對(duì)方看著我”的心態(tài)去應(yīng)對(duì)。（三） 活晰明朗的聲音打電話過程中絕對(duì)不能吸煙、喝茶、吃零食，即使是懶散的姿勢(shì)對(duì)方也能夠聽”得出來如果你打電話的時(shí)候，彎著腰躺在椅子上，

6、對(duì)方聽你的聲音就是懶散的，無精打采的，若坐 姿端正，所發(fā)出的聲音也會(huì)親切悅耳，充滿活力。因此打電話時(shí)，即使看不見對(duì)方，也要當(dāng) 作對(duì)方就在眼前，盡可能注意自己的姿勢(shì)。（四） 認(rèn)真活楚的記錄隨時(shí)牢記 5WIH5WIH 技巧，所謂 5W1H5W1H 是指 WhenWhen 何時(shí) WhoWho 何人 WhereWhere 何地WhatWhat 何事WhyWhy 為什么HOWHOW 如何進(jìn)行。在工作中這些資料都是十分重要的。對(duì)打電 話，接電話具有相同的重要性。電話記錄既要簡(jiǎn)潔乂要完備，有賴于5WIH5WIH 技巧。（五） 了解來電話的目的上班時(shí)間打來的電話幾乎都與工作有關(guān)，公司的每個(gè)電話都十分重要，不可

7、敷衍，即使 對(duì)方要找的人不在，切忌只說 不在”就把電話掛了。接電話時(shí)也要盡可能問活事由，避免誤 事。我們首先應(yīng)了解對(duì)方來電的目的，如自己無法處理，也應(yīng)認(rèn)真記錄下來，委婉地探求對(duì) 方來電目的，就可不誤事而且贏得對(duì)方的好感。（六） 掛電話前的禮貌要結(jié)束電話交談時(shí)，一般應(yīng)當(dāng)由打電話的一方提出，然后彼此客氣地道別，說一聲 再見”, 再掛電話，不可只管自己講完就掛斷電話。二、使工作順利的電話術(shù)（一） 遲到、請(qǐng)假由自己打電話；（二） 外出辦事，隨時(shí)與單位聯(lián)系；（三） 外出辦事應(yīng)告知去處及電話；（四） 延誤拜訪時(shí)間應(yīng)事先與對(duì)方聯(lián)絡(luò)；（五） 用傳真機(jī)傳送文件后，以電話聯(lián)絡(luò)；（六） 同事家中電話不要輕易告訴別人

8、；（七） 借用別家單位電話應(yīng)注意，借用別家單位電話，一般不要超過十分鐘；遇特殊情況， 非得長(zhǎng)時(shí)間接打電話時(shí)，應(yīng)先征求對(duì)方的同意和諒解 。文件管理一、文件的起草要全面、客觀、完整地體現(xiàn)領(lǐng)導(dǎo)意圖，合理使用文種，符合格式要求， 重點(diǎn)突出，觀點(diǎn)鮮明，結(jié)構(gòu)嚴(yán)謹(jǐn)，條理活楚，語(yǔ)言簡(jiǎn)潔，通俗易懂。二、文件在送領(lǐng)導(dǎo)審批或簽發(fā)之前，必須反復(fù)校對(duì)確保無誤。三、打印、發(fā)放文件必須經(jīng)相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)審核后方可印發(fā)。四、凡正式行文應(yīng)加蓋單位公章。使用印章必須報(bào)經(jīng)總經(jīng)理批準(zhǔn)同意，對(duì)需加蓋印章的 文書內(nèi)容必須認(rèn)真審閱，尤其是一些特殊情況用印，更要審閱活楚，嚴(yán)禁擅自用印，非特殊 情況不得攜印外出。蓋印要嚴(yán)肅認(rèn)真，蓋出的印章要端正、活晰、直觀便于識(shí)別，不能蓋歪 和顛倒，不能壓正文。印章不能蓋在空白紙上。對(duì)有像片的證書、證件用印，不宜將印章蓋 人臉部，文件用印應(yīng)壓年蓋月。五、打印文件要注意保存原稿，應(yīng)將原稿與一份成文一并存檔保留，以備查閱。六、印發(fā)文件要做到文面活晰，字體適當(dāng)，用紙規(guī)范，美觀大方。七、按照檔案管理工作要求，及時(shí)做好各類文件歸檔、留存及銷毀工作會(huì)議禮儀規(guī)范一、著裝整潔大方。二、提前到場(chǎng)。事先閱讀會(huì)議通知，提前到達(dá)會(huì)場(chǎng)，自覺簽到，不得早退。三、 保持安靜。進(jìn)入會(huì)場(chǎng)后，將移動(dòng)電話關(guān)機(jī)或置于靜音狀態(tài)，不隨意接、打電話，如 確實(shí)需要接、打電話，應(yīng)輕步走出會(huì)議室。四、專心聆聽。做好記錄，不與周圍的人私下小聲說話或